El tutorial muestra cómo realizar la revisión ortográfica en Excel de forma manual, con código VBA y mediante una herramienta especial. Aprenderá a revisar la ortografía en celdas y rangos individuales, en la hoja de cálculo activa y en todo el libro.

Aunque Microsoft Excel no es un programa de tratamiento de textos, dispone de algunas funciones para trabajar con texto, incluida la de corrección ortográfica. Sin embargo, la corrección ortográfica en Excel no es exactamente igual que en Word. No ofrece funciones avanzadas como la revisión gramatical, ni subraya las palabras mal escritas mientras se escribe. Pero aun así Excel proporciona la funcionalidad básica de corrección ortográfica yeste tutorial te enseñará a sacarle el máximo partido.

Cómo corregir la ortografía en Excel

Independientemente de la versión que utilices, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010 o inferiores, existen 2 formas de revisar la ortografía en Excel: un botón de la cinta de opciones y un atajo de teclado.

Simplemente, seleccione la primera celda o la celda desde la que desea empezar a comprobar y realice una de las siguientes acciones:

• Pulsa la tecla F7 de tu teclado.
• Haga clic en el botón Ortografía en el botón Consulte en la pestaña Pruebas grupo.

Esto realizará una comprobación ortográfica en el hoja de trabajo activa :

Cuando se detecta un error, el Ortografía aparece un cuadro de diálogo:

A corregir un error elija una opción adecuada en Sugerencias y haga clic en el botón Cambia La palabra mal escrita se sustituirá por la seleccionada y se le indicará el siguiente error.

Si el "error" no es realmente un error, elige una de las siguientes opciones:

• A ignorar el error actual pulse Ignorar una vez .
• A ignorar todos los errores igual que el actual, haga clic en Ignorar todo .
• A añadir la palabra actual al diccionario pulse Añadir al diccionario Esto garantizará que la misma palabra no se considere un error en la próxima revisión ortográfica.
• A sustituir todos los errores mismo que el actual con la sugerencia seleccionada, haga clic en Cambiar todo .
• Dejar Excel corrige el error como considere oportuno, haga clic en Autocorrección .
• Para fijar otro lenguaje de pruebas selecciónelo en Idioma del diccionario buzón.
• Para ver o cambiar el configuración de la corrección ortográfica pulse el botón Opciones... botón.
• A stop el proceso de corrección y cerrar el cuadro de diálogo, haga clic en el botón Cancelar botón.

Cuando finalice la corrección ortográfica, Excel le mostrará el mensaje correspondiente:

Corrección ortográfica de celdas individuales y rangos

Dependiendo de su selección, el corrector ortográfico de Excel procesa diferentes áreas de la hoja de cálculo:

Seleccionando un una sola célula se le dice a Excel que realice una corrección ortográfica en el campo hoja activa La celda seleccionada es el punto de partida:

• Si selecciona la primera celda (A1), se comprueba toda la hoja.
• Si selecciona alguna otra celda, Excel empezará a revisar la ortografía desde esa celda en adelante hasta el final de la hoja de cálculo. Cuando se revise la última celda, se le pedirá que continúe revisando al principio de la hoja.

Para corregir la ortografía una célula concreta haga doble clic en esa celda para entrar en el modo de edición y, a continuación, inicie la corrección ortográfica.

Para comprobar la ortografía en un rango de celdas seleccione ese rango y ejecute el corrector ortográfico.

Para comprobar sólo parte del contenido de la celda Haga clic en la celda y seleccione el texto que desea comprobar en la barra de fórmulas, o haga doble clic en la celda y seleccione el texto en la celda.

Cómo comprobar la ortografía en varias hojas

Para comprobar si hay faltas de ortografía en varias hojas de trabajo a la vez, haz lo siguiente:

1. Seleccione las pestañas de la hoja que desea comprobar. Para ello, mantenga pulsada la tecla Ctrl mientras hace clic en las pestañas.
2. Pulse el método abreviado de corrección ortográfica ( F7 ) o haga clic en el botón Ortografía en el botón Consulte ficha.

Excel comprobará las faltas de ortografía en todas las hojas de cálculo seleccionadas:

Una vez finalizada la revisión ortográfica, haga clic con el botón derecho del ratón en las fichas seleccionadas y haga clic en Desagrupar hojas .

Cómo revisar ortográficamente todo el libro de trabajo

Para comprobar la ortografía en todas las hojas del libro actual, haga clic con el botón derecho en cualquier pestaña de hoja y seleccione Seleccionar todas las hojas Con todas las hojas seleccionadas, pulse F7 o haga clic en el botón Ortografía de la cinta. ¡Sí, así de fácil!

Cómo corregir la ortografía del texto de las fórmulas

Normalmente, Excel no comprueba el texto basado en fórmulas porque una celda contiene realmente una fórmula, no un valor de texto:

Sin embargo, si entras en el modo de edición y luego ejecutas el corrector ortográfico, funcionará:

Por supuesto, tendrá que comprobar cada celda individualmente, lo que no es muy bueno, pero aún así este enfoque puede ayudarle a eliminar errores ortográficos en fórmulas grandes, por ejemplo, en sentencias IF anidadas de varios niveles.

Corrección ortográfica en Excel mediante una macro

Si te gusta automatizar las cosas, puedes automatizar fácilmente el proceso de búsqueda de palabras mal escritas en tus hojas de cálculo.

Macro para revisar la ortografía en la hoja activa

¿Qué puede ser más sencillo que hacer clic en un botón? Tal vez, esta línea de código :)

Sub RevisarOrtografíaHojaActiva() ActiveSheet.CheckSpelling End Sub

Macro para revisar ortográficamente todas las hojas del libro activo

Ya sabe que para buscar faltas de ortografía en varias hojas se seleccionan las fichas de las hojas correspondientes, pero ¿cómo se comprueban las hojas ocultas?

Dependiendo de su objetivo, utilice una de las siguientes macros.

Para comprobar todos hojas visibles:

Sub SpellCheckAllVisibleSheets() For Each wks In ActiveWorkbook.Worksheets If wks.Visible = True Then wks.Activate wks.CheckSpelling End If Next wks End Sub

Para comprobar todas las hojas del libro activo, visible y oculto :

Sub SpellCheckAllSheets() For Each wks In ActiveWorkbook.Worksheets wks.CheckSpelling Next wks End Sub

Resaltar palabras mal escritas en Excel

Esta macro le permite encontrar las palabras mal escritas simplemente visualizando la hoja. Resalta en rojo las celdas que contienen uno o más errores ortográficos. Para utilizar otro color de fondo, cambie el código RGB en esta línea: celda.Interior.Color = RGB(255, 0, 0).

Sub HighlightMispelledCells() Dim count As Integer count = 0 For Each cell In ActiveSheet.UsedRange If Not Application.CheckSpelling(Word:=cell.Text) Then cell.Interior.Color = RGB(255, 0, 0) count = count + 1 End If Next cell If count> 0 Then MsgBox count & " se han encontrado y resaltado celdas con palabras mal escritas." Else MsgBox "No se han encontrado palabras mal escritas." End If EndSub

Cómo utilizar las macros de corrección ortográfica

Descargue nuestro libro de trabajo de ejemplo con macros de corrección ortográfica y siga estos pasos:

1. Abra el libro de trabajo descargado y active las macros si se le solicita.
2. Abra su propio libro de trabajo y cambie a la hoja que desea comprobar.
3. Pulse Alt + F8 , seleccione la macro y haga clic en Ejecutar .

El libro de trabajo de ejemplo contiene las siguientes macros:

• SpellCheckActiveSheet - realiza una revisión ortográfica en la hoja de cálculo activa.
• Corregir ortografía de todas las hojas visibles - comprueba todas las hojas visibles del libro de trabajo activo.
• Corrector ortográfico - comprueba las hojas visibles e invisibles en el libro de trabajo activo.
• HighlightMispelledCells - cambia el color de fondo de las celdas que contienen palabras mal escritas.

También puede añadir las macros a su propia hoja siguiendo estas instrucciones: Cómo insertar y ejecutar código VBA en Excel.

Por ejemplo, para resaltar todas las celdas con errores ortográficos en la hoja de cálculo actual, ejecute esta macro:

Y obtener el siguiente resultado:

Cambiar la configuración del corrector ortográfico de Excel

Si desea modificar el comportamiento del corrector ortográfico en Excel, haga clic en Archivo > Opciones > Pruebas y, a continuación, marque o desmarque las siguientes opciones:

• Ignorar las palabras en mayúsculas
• Ignorar palabras que contengan números
• Ignorar archivos y direcciones de Internet
• Marcar palabras repetidas

Todas las opciones se explican por sí solas, quizá excepto las específicas del idioma (puedo explicar lo de aplicar ё estricta en el idioma ruso si a alguien le interesa :)

La siguiente captura de pantalla muestra la configuración por defecto:

El corrector ortográfico de Excel no funciona

Si el corrector ortográfico no funciona correctamente en su hoja de cálculo, pruebe estos sencillos consejos para solucionar el problema:

El botón de ortografía está en gris

Lo más probable es que su hoja de cálculo esté protegida. El corrector ortográfico de Excel no funciona en hojas protegidas, por lo que primero tendrá que desproteger su hoja de cálculo.

Estás en modo edición

En el modo de edición, sólo se comprueba si hay errores ortográficos en la celda que está editando en ese momento. Para comprobar toda la hoja de cálculo, salga del modo de edición y, a continuación, ejecute la corrección ortográfica.

El texto de las fórmulas no está marcado

Las celdas que contienen fórmulas no se revisan. Para revisar la ortografía del texto de una fórmula, entra en el modo de edición.

Encuentre erratas y errores tipográficos con Fuzzy Duplicate Finder

Además de la función de corrección ortográfica incorporada en Excel, los usuarios de nuestra Ultimate Suite pueden encontrar y corregir rápidamente los errores tipográficos mediante una herramienta especial que se encuentra en la interfaz de usuario. Ablebits Herramientas pestaña bajo Buscar y reemplazar :

Al hacer clic en el botón Buscar errores tipográficos abre el panel Buscador de duplicados difusos en la parte izquierda de la ventana de Excel. Debe seleccionar el rango para comprobar los errores tipográficos y configurar los parámetros de la búsqueda:

• Número máximo de caracteres diferentes - limitar el número de diferencias a buscar.
• Número mínimo de caracteres en una palabra/celda - excluir los valores muy cortos de la búsqueda.
• Las celdas contienen palabras separadas delimitadas por - seleccione esta casilla si sus celdas pueden contener más de una palabra.

Con los ajustes correctamente configurados, haga clic en el botón Buscar errores tipográficos botón.

El complemento inicia la búsqueda de valores que difieran en 1 o más caracteres, según lo especificado por usted. Una vez finalizada la búsqueda, se le presenta una lista de las coincidencias difusas encontradas agrupadas en nodos como se muestra en la captura de pantalla siguiente.

Ahora, debe establecer el valor correcto para cada nodo. Para ello, expanda el grupo y haga clic en el símbolo de verificación de la casilla Acción junto al valor correcto:

Si el nodo no contiene la palabra correcta, haga clic en el botón Valor correcto junto al elemento raíz, escriba la palabra y pulse Intro .

Una vez asignados los valores correctos a todos los nodos, pulse el botón Solicitar y todas las erratas de su hoja de cálculo se corregirán de una sola vez:

Así es como se realiza la revisión ortográfica en Excel con Fuzzy Duplicate Finder. Si tiene curiosidad por probar esta y más de 70 herramientas profesionales para Excel, le invitamos a descargar una versión de prueba de nuestra Ultimate Suite.