Vejledningen viser, hvordan du bruger avanceret filter i Excel, og indeholder en række ikke-trivielle eksempler på kriterieområder til at oprette et case-sensitivt filter, finde overensstemmelser og forskelle mellem to kolonner, udtrække poster, der matcher en mindre liste, og meget mere.

I vores tidligere artikel diskuterede vi forskellige aspekter af Excel Advanced Filter, og hvordan du bruger det til at filtrere rækker med AND- og OR-logik. Nu hvor du kender det grundlæggende, skal vi se på mere komplekse eksempler på kriterieområder, som kan være nyttige i dit arbejde.

Opsætning af et formelbaseret kriterieområde

Da de fleste af de eksempler på kriterieområder, der behandles i denne vejledning, vil indeholde forskellige formler, skal vi begynde med at definere de vigtigste regler for at opsætte dem korrekt. Tro mig, dette lille stykke teori vil spare dig for en masse tid og hovedpine i forbindelse med fejlfinding af dine komplekse kriterieområder, der indeholder flere betingelser baseret på formler.

• Den formel, du bruger i kriterieområdet, skal evaluere til TRUE eller FALSK .
• Kriterieområdet skal indeholde mindst 2 celler: formelcelle og overskriftscelle.
• overskriftscelle i de formelbaserede kriterier skal enten være blank eller forskellig fra en af tabeloverskrifterne (listeområde).
• For at formlen, der skal evalueres for hver række i listeområdet skal du henvise til den øverste celle med data ved hjælp af en relativ reference som f.eks. A1.
• Hvis formlen kun skal evalueres for en specifik celle eller række af celler , henvise til den pågældende celle eller det pågældende område ved hjælp af en absolut reference som f.eks. $A$1.
• Når der henvises til liste rækkevidde i formlen, skal du altid bruge absolutte cellehenvisninger.
• Når du angiver flere betingelser, skal du angive alle kriterierne på samme række for at sammenføje dem med en OG operatøren, og placere hvert kriterium på en separat række for at sammenføje dem med ELLER operatør.

Eksempler på Excel Avanceret filterkriterier

I de følgende eksempler lærer du, hvordan du kan oprette dine egne filtre i Excel for at håndtere mere komplekse opgaver, som ikke kan udføres ved hjælp af det almindelige Excel AutoFilter.

Filter, der tager hensyn til store og små bogstaver for tekstværdier

Ligesom Excel AutoFilter er værktøjet Avanceret filter i sagens natur ufølsomt over for store og små bogstaver, hvilket betyder, at det ikke skelner mellem store og små bogstaver, når det filtrerer tekstværdier. Du kan dog nemt udføre en søgning med hensyn til store og små bogstaver ved at bruge EXACT-funktionen i de avancerede filterkriterier.

For eksempel for at filtrere rækker, der indeholder Banan , uden at tage hensyn til BANANNE og banan , indtast følgende formel i kriterieområdet:

=EXACT(B5, "Banana")

Hvor B er kolonnen med varebetegnelserne, og række 5 er den første datarække.

Anvend derefter Excel Advanced Filter ved at klikke på Avanceret på knappen på Data fanen, og konfigurer den Liste rækkevidde og Kriteriernes rækkevidde som vist i skærmbilledet nedenfor. Vær opmærksom på, at den Kriteriernes rækkevidde omfatter 2 celler - den overskriftscelle og formelcelle .

Bemærk: Ovenstående billede og alle andre skærmbilleder i denne vejledning viser formler i cellerne i kriterieområdet udelukkende af hensyn til overskueligheden. I dine rigtige regneark skal formularcellen returnere enten TRUE eller FALSE, afhængigt af om den første række data matcher kriterierne eller ej:

Filtrere værdier over eller under gennemsnittet i en kolonne

Når du filtrerer numeriske værdier, kan du ofte ønske kun at vise de celler, der ligger over eller under en gennemsnitsværdi i kolonnen. F.eks:

Sådan filtreres rækker med subtotal over gennemsnittet , bruge følgende formel i kriterieområdet:

=F5>AVERAGE($F$5:$F$50)

Sådan filtreres rækker med subtotal under gennemsnittet , bruge følgende formel:

=F5

Vær opmærksom på, at vi bruger en relativ reference til at henvise til den øverste celle med data (F5) og absolutte referencer til at definere hele det område, som du ønsker at beregne gennemsnittet for, undtagen kolonneoverskriften ($F$5:$F$50).

Følgende skærmbillede viser den ovennævnte gennemsnitlige formel i praksis:

De af jer, der er bekendt med Excel talfiltre, vil måske undre sig over, hvorfor nogen ville gide bruge et avanceret filter, mens de indbyggede talfiltre allerede har den Over middel og Under gennemsnittet Det er rigtigt, men de indbyggede Excel-filtre kan ikke bruges med OR-logikken!

Så for at gå videre med dette eksempel, kan vi filtrere rækker, hvor Subtotal (kolonne F) ELLER September salg (kolonne E) er over gennemsnittet. For at gøre dette skal du opstille kriterieområdet med OR-logikken ved at indtaste hver betingelse på en separat række. Resultatet er en liste over emner med værdier over gennemsnittet i enten kolonne E eller F:

Filtrer rækker med tomme eller ikke-tomme felter

Som alle ved, har Excel Filter en indbygget mulighed for at filtrere tomme celler. Ved at markere eller fravælge den (Løse felter) i menuen AutoFilter kan du kun vise de rækker, der har tomme eller ikke-tomme celler i en eller flere kolonner. Problemet er, at det indbyggede Excel-filter for tomme celler kun kan fungere med AND-logikken.

Hvis du vil filtrere tomme eller ikke-tomme celler med OR-logikken eller bruge betingelserne for tomme/ikke-tomme celler sammen med andre kriterier, skal du oprette et avanceret filterkriterieområde med en af følgende formler:

Filter emner :

Filter ikke-løse felter:

Filtrering af tomme celler med OR-logikken

Hvis du vil filtrere rækker, der har en tom celle enten i kolonne A eller B eller i begge kolonner, skal du konfigurere kriterierne for det avancerede filterområde på denne måde:

• =A6=""
• =B6=""

Hvor 6 er den øverste række af data.

Filtrering af ikke-blanke celler med OR- og AND-logik

For at få en bedre forståelse af, hvordan Excels avancerede filter fungerer med flere kriterier, kan vi filtrere rækker i vores eksempeltabel med følgende betingelser:

• Enten Region (kolonne A) eller Varen (kolonne B) skal være ikke-blank, og
• Subtotal (kolonne C) skal være større end 900.

Vi ønsker at vise rækker, der opfylder følgende betingelser:

( Subtotal >900 OG Region =ikke-blank) ELLER ( Subtotal >900 OG Varen =ikke-blank)

Som du allerede ved, skal de betingelser, der er forbundet med AND-logikken i Excel Advanced Filter-kriterierne, indtastes i samme række, og betingelserne, der er forbundet med OR-logikken - på forskellige rækker:

Da det ene kriterium i dette eksempel er udtrykt med en formel (ikke-tomme) og det andet indeholder en sammenligningsoperator (Sub-total> 900), vil jeg minde dig om, at:

• Kriterier, der er dannet med sammenligningsoperatorer, skal have overskrifter, der er nøjagtigt lig med tabeloverskrifterne, som f.eks. Subtotal kriterier i ovenstående skærmbillede.
• Formelbaserede kriterier skal enten have en tom overskriftscelle eller en overskrift, der ikke svarer til nogen af tabeloverskrifterne, som f.eks. Ikke-blanketter kriterier i ovenstående skærmbillede.

Sådan udtrækkes top/bund N poster

Som du sikkert ved, har Excel's indbyggede talfiltre en mulighed for at vise de 10 øverste eller de 10 nederste elementer. Men hvad nu hvis du har brug for at filtrere de 3 øverste eller 5 nederste værdier? I dette tilfælde er Excel Advanced Filter med følgende formler meget praktisk:

Uddrag top N elementer:

Uddrag bund N elementer:

Hvis du f.eks. vil filtrere de 3 bedste subtotaler, skal du oprette kriterieområdet med denne formel:

=F5>=LARGE($F$5:$F$50,3)

For at udtrække de 3 nederste subtotaler skal du bruge denne formel:

=F5>=SMALL($F$5:$F$50,3)

Hvor F5 er den øverste celle med data i den Subtotal kolonne (undtagen kolonneoverskriften).

Følgende skærmbillede viser top 3-formlen i aktion:

Bemærk: Hvis listeområdet indeholder nogle få rækker med de samme værdier, der falder i top/bund N-listen, vises alle disse rækker som vist i skærmbilledet nedenfor:

Filtrer efter overenskomster og forskelle mellem to kolonner

En af vores tidligere artikler forklarede en række forskellige måder at sammenligne to kolonner i Excel på og finde overensstemmelser og forskelle mellem dem. Ud over Excel-formler, betingede formateringsregler og værktøjet Duplicate Remover, der er beskrevet i ovenstående vejledning, kan du også bruge Excels avancerede filter til at udtrække rækker, der har de samme eller forskellige værdier i to eller flere kolonner. For at gøre dette skal du indtaste enaf følgende enkle formler i kriterieområdet:

• Filter til matcher (dubletter) i 2 kolonner:

=B5=C5

=B5C5

Hvor B5 og C5 er de øverste celler med data i de to kolonner, du vil sammenligne.

Bemærk. Værktøjet Avanceret filter kan kun søge efter overensstemmelser og forskelle i de samme række Hvis du vil finde alle de værdier, der er i kolonne A, men som ikke er i kolonne B, skal du bruge denne formel.

Filtrere rækker baseret på matchende elementer i en liste

Antag, at du har en stor tabel med hundredvis eller tusindvis af rækker, og du har modtaget en kortere liste, der kun indeholder de elementer, der er relevante på et givet tidspunkt. Spørgsmålet er - hvordan finder du alle de poster i din tabel, der er eller ikke er i den mindre liste?

Filtrere rækker, der matcher elementer på en liste

Hvis du vil finde alle elementer i kildetabellen, som også findes i en mindre liste, skal du bruge følgende COUNTIF-formel:

Hvis vi antager, at den mindre liste er i intervallet D2:D7, og at de elementer i tabellen, der skal sammenlignes med denne liste, er i kolonne B fra række 10, lyder formlen således (bemærk brugen af absolutte og relative referencer):

=COUNTIF($D$2:$D$7,B10)

Du er naturligvis ikke begrænset til at filtrere din tabel med kun ét kriterium.

For eksempel for at filtrere rækker, der matcher listen, men for den Region Nord kun indtaste to kriterier i samme række, så de fungerer med AND-logikken:

• Region: ="=Nord"
• Matchende varer: =COUNTIF($D$2:$D$7,B10)

Som du kan se på skærmbilledet nedenfor, er der kun to poster i tabellen, der opfylder begge kriterier:

Bemærk. I dette eksempel bruger vi nøjagtig match kriterier for tekstværdier: ="=Nord " for kun at finde de celler, der er nøjagtigt lig med den angivne tekst. Hvis du indtaster Region-kriterierne blot som Nord (uden lighedstegnet og de dobbelte anførselstegn), finder Microsoft Excel alle elementer, der begynder med den angivne tekst, f.eks. Nordøst eller Nordvest Du kan finde flere oplysninger i Excel Avanceret filter til tekstværdier under Excel Avanceret filter til tekstværdier.

Filtrere rækker, der ikke svarer til elementer på en liste

For at finde alle elementer i tabellen, som ikke er på den mindre liste, skal du kontrollere, om resultatet af vores COUNTIF-formel er lig med nul:

Hvis du f.eks. vil filtrere Region Nord elementer i tabellen, der vises på listen, skal du bruge følgende kriterier:

• Region: ="=Nord"
• Ikke-matchende varer: =COUNTIF($D$2:$D$7,B10)=0

Bemærkninger:

• Hvis den liste, der skal matches, findes i et andet regneark, skal du sørge for at medtage arknavnet i formlen, f.eks. =COUNTIF(Ark2!$A$2:$A$7,B10) .
• Hvis du vil udtrække resultaterne til et andet ark, skal du starte det avancerede filter fra destinationsarket, som forklaret i Sådan udtrækkes filtrerede rækker til et andet regneark.

Filter for weekender og hverdage

Indtil videre har vores eksempler på kriterierne for det avancerede filterområde mest handlet om numeriske værdier og tekstværdier. Nu er det på tide at give nogle fingerpeg til dem af jer, der arbejder med datoer.

De indbyggede Excel-datafiltre giver en bred vifte af muligheder, der dækker mange scenarier. Mange, men ikke alle! Hvis du f.eks. fik en liste med datoer og skulle filtrere ugedage og weekender, hvordan ville du så gøre det?

Som du sikkert ved, har Microsoft Excel en særlig funktion WEEKDAY, der returnerer den ugedag, der svarer til en given dato. Og det er denne funktion, som vi skal bruge i Excel Advanced Filter-kriterierne.

Sådan filtrerer du weekender i Excel

Når man husker på, at i WEEKDAY-termerne står 1 for søndag og 6 for lørdag, er formlen til at filtrere weekender som følger:

I dette eksempel filtrerer vi datoer i kolonne B fra række 5, så vores Weekends-formel har følgende formular:

=ELLER(UGEDAG(B5)=7, UGEDAG(B5)=1)

Sådan filtrerer du ugedage i Excel

Hvis du vil filtrere ugedage, skal du ændre ovenstående formel, så den udelader 1'er (søndag) og 7'er (lørdag):

For vores eksempeltabel vil følgende formel fungere fint:

=OG(UGEDAG(B5)7, UGEDAG(B5)1)

Derudover kan du tilføje endnu en betingelse for at filtrere tomme celler fra: =B5""

Hvis du vil filtrere datoerne i dine regneark på andre måder, skal du blot finde den relevante datofunktion og ikke tøve med at bruge den i dit avancerede filterkriterieområde.

Sådan bruger du det avancerede filter i Excel med komplekse kriterier. Selvfølgelig er dine muligheder ikke begrænset til de eksempler, der er diskuteret i denne vejledning, vores mål var blot at give dig et par inspirerende idéer, der vil sætte dig på rette spor. Husk, at vejen til mesterskab er brolagt med øvelse, så du kan downloade vores eksempler ved hjælp af nedenstående link og udvide eller omvende-Jeg takker dig for at læse med og håber at se dig på vores blog i næste uge!

Arbejdsbog til øvelser

Eksempler på avancerede filtre i Excel (.xlsx-fil)