В урока е обяснено как да създавате диаграми в Google Sheets и кои видове диаграми да използвате в дадена ситуация. Ще научите също как да създавате 3D диаграми и диаграми на Гант, както и как да редактирате, копирате или изтривате диаграми.

Когато анализираме данни, много често оценяваме определени числа. Когато подготвяме презентации на нашите констатации, трябва да помним, че визуалните образи се възприемат много по-добре и по-лесно от аудиторията, отколкото просто числата.

Независимо дали изучавате бизнес показатели, правите презентация или пишете доклад, диаграмите и графиките ще помогнат на аудиторията ви да разбере по-добре сложните зависимости и закономерности. Ето защо всяка електронна таблица, включително Google Sheets, предлага различни диаграми като средство за визуално представяне.

Как да направите диаграма в Google Spreadsheet

Нека се върнем към анализа на нашите данни за продажбите на шоколад в различни региони на различни клиенти. За да визуализираме анализа, ще използваме диаграми.

Първоначалната таблица изглежда по следния начин:

Нека да изчислим резултатите от продажбите на определени продукти по месеци.

А сега нека представим числовите данни по-ясно и кратко с помощта на графика.

Задачата ни е да анализираме динамиката на продажбите с помощта на колонни и линейни диаграми. Малко по-късно ще обсъдим и изследването на структурата на продажбите с помощта на кръгови диаграми.

Изберете диапазон от клетки за изграждане на диаграмата. Обхватът трябва да включва заглавия на редове и колони. Заглавията на редовете ще се използват като имена на индикатори, а заглавията на колоните - като имена на стойностите на индикаторите. Освен сумите на продажбите трябва да изберем и диапазони с видовете шоколад и с месеците на продажбите. В нашия пример избираме диапазона A1:D5.

След това изберете в менюто: Вмъкване - диаграма .

Графиката на Google Sheets е изградена, редакторът на графики е показан. Вашата електронна таблица ще ви предложи тип графика за вашите данни наведнъж.

Обикновено, ако анализирате показатели, които се променят с течение на времето, Google Sheets най-вероятно ще ви предложи диаграма с колони или линейна диаграма. В случаите, когато данните са част от едно нещо, се използва кръгова диаграма.

Тук можете да промените вида на схемата според желанието си.

Освен това можете да промените самата диаграма.

Посочете кои стойности искате да използвате по хоризонталната ос.

Има възможност за превключване на редове и колони в диаграма чрез поставяне на отметка в съответното квадратче. Например, ако в редовете имаме имената на стоките и обемите на продажбите, диаграмата ще ни показва обема на продажбите на всяка дата.

Този вид диаграма ще даде отговор на следните въпроси:

• Как се променят продажбите от дата до дата?
• Колко артикула от всеки продукт са били продадени на всяка дата?

Ако променим местата на редовете и колоните, основният въпрос ще се превърне в:

• Как се променят продажбите на всеки артикул с течение на времето?

В този случай най-важното за нас е елементът, а не датата.

Можем също така да променяме данните, използвани за построяване на диаграмата. Например искаме да видим динамиката на продажбите по месеци. За тази цел нека променим типа на диаграмата на линейна диаграма, след което да разменим редовете и колоните. Да предположим, че не се интересуваме от продажбите на екстра тъмен шоколад, така че можем да премахнем тези стойности от нашата диаграма.

На снимката по-долу можете да видите две версии на нашата диаграма: старата и новата.

Може да се забележи, че редовете и колоните са сменили местата си в тези графики.

Понякога в диапазона, който сте избрали за построяване на графиката, има филтрирани или скрити стойности. Ако искате да ги използвате в графиката, поставете отметка в съответното квадратче в Обхват на данните Ако ще използвате само видими на екрана стойности, оставете това квадратче празно.

След като определим типа и съдържанието на диаграмата, можем да променим начина, по който тя изглежда.

Как да редактирате графиката на Google Sheets

И така, построили сте графика, направили сте необходимите корекции и за определен период от време тя ви е удовлетворявала. Но сега искате да преобразите графиката си: да коригирате заглавието, да предефинирате типа, да промените цвета, шрифта, местоположението на етикетите с данни и т.н. Google Sheets предлага удобни инструменти за това.

Много е лесно да редактирате всеки елемент от диаграмата.

Щракнете с левия бутон на мишката върху диаграмата и вдясно ще видите познатия прозорец за редактор на диаграми.

Изберете Персонализиране на в редактора и ще се появят няколко раздела за промяна на графиката.

В Стил на диаграмата раздел, можете да промените фона на диаграмата, да я увеличите, да трансформирате правите линии в гладки, да направите 3D диаграма. Също така можете да увеличите или намалите размера на шрифта и да промените цвета му.

Обърнете внимание, че за всеки тип диаграма се предлагат различни промени в стила . Например не можете да направите 3D линейна диаграма или гладки линии в колонална диаграма.

Освен това можете да променяте стила на етикетите на осите и на цялата диаграма, да избирате желания шрифт, размер, цвят и формат на шрифта.

Можете да добавяте етикети с данни към графиката си в Google Sheets.

За да видите по-лесно как се променят индикаторите, можете да добавите линия на тенденцията.

Изберете местоположението на легендата на диаграмата, като тя може да бъде под, над, отляво, отдясно или извън диаграмата. Както обикновено, можете да промените шрифта.

Можете също така да регулирате дизайна на осите и решетъчните линии на диаграмата.

Възможностите за редактиране са лесни за интуитивно разбиране, така че няма да срещнете никакви трудности. Всички промени, които правите, се показват веднага на графиката, а ако нещо е направено погрешно, можете да отмените действието веднага.

Ето един пример за това как може да се промени стандартна линейна диаграма: сравнете две версии на една и съща диаграма горе и долу.

Както виждаме, Google Sheets предлага много възможности за редактиране на диаграми. Не се колебайте да изпробвате всички възможни варианти, за да постигнете целта си.

Как да направите кръгова диаграма в Google Spreadsheet

Сега ще видим как с помощта на диаграмите на Google Sheets може да се анализира структурата или състава на определен тип данни. Нека се върнем към нашия пример с продажбите на шоколад.

Нека разгледаме структурата на продажбите, т.е. съотношението на различните видове шоколад в общите продажби. Нека вземем за анализ януари.

Както вече направихме, нека изберем нашия диапазон от данни. Освен данните за продажбите, ще изберем видовете шоколад и месеца, в който ще анализираме продажбите. В нашия случай това ще бъде A1:B5.

След това изберете в менюто: Вмъкване - диаграма .

Графиката е построена. Ако Google Sheets не е отгатнал изискването ви и ви е предложил диаграма с колони (което се случва доста често), поправете ситуацията, като изберете нов тип диаграма - кръгова диаграма ( Редактор на диаграми - Данни - Тип диаграма ).

Можете да редактирате оформлението и стила на кръгова диаграма по същия начин, както за колонова и линейна диаграма.

Отново на снимката на екрана виждаме две версии на графиката: първоначалната и променената.

Добавихме етикети с данни, променихме заглавието, цветовете и т.н. Можете да редактирате кръговата диаграма толкова дълго, колкото е необходимо, за да постигнете необходимия резултат.

Направете 3D диаграма на Google Spreadsheet

За да представите данните си по по-привлекателен начин, можете да направите диаграмата си триизмерна с помощта на редактора на диаграми.

Поставете отметка в квадратчето, както е показано на снимката по-горе, и ще получите своята 3D диаграма. Всички останали настройки и промени могат да бъдат приложени, както беше направено преди това със стандартните 2D диаграми.

И така, нека да проверим резултата. Както обикновено, по-долу са представени старата версия на графиката в сравнение с новата.

Трудно е да се отрече, че сега представянето на нашите данни наистина изглежда по-стилно.

Как да направите диаграма на Гант в Google Sheets

Диаграмата на Гант е прост инструмент за създаване на последователности от задачи и проследяване на крайните срокове при управлението на проекти. В този вид диаграма заглавията, началните и крайните дати и продължителността на задачите се трансформират във водопадните стълбовидни диаграми.

Диаграмите на Гант ясно показват графика и текущото състояние на проекта. Този тип диаграма ще ви бъде много полезна, ако работите с колегите си по определен проект, който е разделен на етапи.

Разбира се, Google Sheets не може да замени професионалния софтуер за управление на проекти, но достъпността и простотата на предложеното решение със сигурност заслужават внимание.

И така, имаме план за пускане на продукта, който може да бъде представен като набор от данни по-долу.

Нека да добавим две колони към нашата таблица: начален ден на задачата и продължителност на задачата.

За начало на първата задача поставяме ден 1. За да пресметнем началния ден на втората задача, ще извадим началната дата на целия проект (1 юли, клетка B2) от началната дата на втората задача (11 юли, клетка B3).

Формулата в D3 ще бъде:

=B3-$B$2

Обърнете внимание, че препратката към клетка B2 е абсолютна, което означава, че ако копираме формулата от D3 и я поставим в диапазона D4:D13, препратката няма да се промени. Например в D4 ще видим:

=B4-$B$2

Сега нека пресметнем продължителността на всяка задача. За целта ще извадим началната дата от крайната дата.

Така в E2 ще имаме:

=C2-B2

В E3:

=C3-B3

Сега сме готови да построим нашата диаграма.

Както вероятно си спомняте, в Google Sheets можем да използваме няколко диапазона от данни, за да създадем диаграма.

В нашия случай ще използваме имената на задачите, началните дни и продължителността. Това означава, че ще вземем данни от колони A, D, E.

С помощта на клавиша Ctrl изберете необходимите диапазони.

След това, както обикновено, отидете в менюто: Вмъкване - диаграма .

Изберете типа на диаграмата Stacked Bar Chart.

Сега задачата ни е да направим така, че стойностите в колоната Start on day да не се показват в графиката, но все пак да присъстват в нея.

За тази цел трябва да направим стойностите невидими. Нека отидем в Таб Персонализиране , тогава Серия - Прилага се за: Започнете в деня - Цвят - Няма.

Сега стойностите в колоната Start on day са невидими, но все пак влияят на графиката.

Можем да продължим да редактираме нашата диаграма на Google Sheets Gantt, да променим заглавието, местоположението на легендата и т.н. Тук можете да правите всякакви експерименти.

Разгледайте нашата окончателна графика.

Тук може да се намери крайната дата на всеки етап от проекта и последователността на изпълнението им. За съжаление не можете да промените местоположението на етикетите с данни.

Ето някои важни съвети за работа с диаграма на Гант в Google Sheets:

• Можете да добавете нови задачи и промяна техните крайни срокове.
• Графики да се променя автоматично. ако се добавят или променят нови задачи.
• Можете да маркирате по-подробно дните по оста X, като използвате настройките на редактора на графики: Персонализиране - Мрежи - Брой на минорните линии на мрежата.
• Можете да предоставяне на достъп до диаграмата на други хора или да им даде статут на наблюдател, редактор или администратор.
• Можете да публикувате диаграмата си на Гант в Google Sheets като уебстраница , които членовете на екипа ви ще могат да виждат и актуализират.

Как да копирате и поставите графика от електронна таблица на Google

Щракнете върху диаграмата и тя ще се освети веднага. В горния десен ъгъл ще се появят три вертикални точки. Това е иконата на редактора. Щракнете върху нея и ще видите малко меню. Менюто ви позволява да отворите редактора на диаграми, да копирате диаграма или да я изтриете, да я запазите като изображение във формат PNG ( Запазване на изображение ), да преместите диаграма в отделен лист ( Преместване в собствен лист ). Тук може да се добави и описание на диаграмата. Например, ако по някаква причина диаграмата ви не е показана, вместо нея ще бъде представен текстът на това описание.

Има два начина за копиране на диаграма.

1. Използвайте описаната по-горе процедура, за да копирате диаграма в клипборда. След това се преместете на което и да е място в таблицата (може да бъде и друг лист), където искате да поставите диаграмата. След това просто отидете в Меню - Редактиране - Вмъкване . Копирането е завършено.
2. Щракнете върху диаграма, за да я маркирате. Използвайте комбинацията Ctrl + C, за да копирате диаграмата. След това я преместете на произволно място в таблицата (може да бъде и друг лист), където искате да поставите диаграмата. За да вмъкнете диаграма, използвайте комбинацията клавиши Ctrl + V.

Между другото, по същия начин можете да поставите диаграмата си в други документи на Google Docs. .

След натискане на клавишите Ctrl + V можете да изберете дали да вмъкнете диаграма в текущото й състояние без възможност за промяна ( Вмъкване без връзка ) или можете да запазите връзката му с първоначалните данни ( Връзка към електронната таблица ). Във втория случай, ако редактирате първоначалната диаграма, нейното копие в Google Docs ще бъде коригирано.

Преместване и премахване на диаграмата на Google Sheets

За да промените местоположението на диаграма, щракнете върху нея, задръжте натиснат левия бутон на мишката и преместете курсора. Ще видите малко изображение на ръка, а диаграмата ще се премести с нея.

За да премахнете диаграма, просто я маркирайте и натиснете клавиша Del. Също така можете да използвате менюто за това, като изберете Изтриване на диаграма .

Ако сте изтрили диаграмата си по погрешка, просто натиснете Ctrl + Z, за да отмените това действие.

Така че, ако някога ви се наложи да представите данните си графично, вече знаете как да го направите, като създадете диаграма в Google Sheets.

Електронна таблица с примери за формули

Урок за диаграма в Google Sheets (направете копие на тази таблица)