В този урок ще научите как бързо да добавяте цветни ленти в Excel и да ги персонализирате по свой вкус.

За да сравнявате различни категории данни в работния лист, можете да съставите диаграма. За визуално сравняване на числата в клетките много по-полезни са цветните ленти в клетките. Excel може да показва лентите заедно със стойностите на клетките или да показва само лентите и да скрива числата.

Какво представляват лентите с данни в Excel?

Баровете с данни в Excel са вграден вид условно форматиране, което вмъква цветни ленти в клетката, за да покаже как дадена стойност в клетката се сравнява с други. По-дългите ленти представляват по-високи стойности, а по-късите - по-малки. Баровете с данни могат да ви помогнат да откриете с един поглед най-високите и най-ниските стойности в таблиците, например да идентифицирате най-продаваните и най-продаваните продукти вдоклад.

Баровете с данни за условно форматиране не трябва да се бъркат с бар диаграмите - вид графика на Excel, която представя различни категории данни под формата на правоъгълни барове. Докато бар диаграмата е отделен обект, който може да се премества навсякъде в листа, баровете с данни винаги се намират в отделни клетки.

Как да добавяте ленти с данни в Excel

За да вмъкнете ленти с данни в Excel, изпълнете следните стъпки:

1. Изберете обхвата от клетки.
2. На Начало в раздела Стилове група, щракнете върху Условно форматиране .
3. Посочете към Диаграми с данни и изберете желания стил - Градиентно запълване или Твърдо запълване .

След като направите това, в избраните клетки веднага ще се появят цветни ленти.

Например, така можете да направите градиентно запълване на сини ленти с данни :

Да добавите плътно запълване на ленти с данни в Excel, изберете желания цвят в Твърдо запълване :

За да коригирате външния вид и настройките на лентите с данни, изберете някоя от форматираните клетки, щракнете върху Условно форматиране > Управление на правило > Редактиране на , след което изберете желания цвят и други опции.

Съвет. За да направите разликите между лентите по-забележими, направете колоната по-широка от обичайното, особено ако стойностите се показват и в клетки. В по-широка колона стойностите ще бъдат разположени върху по-светлата част на лентата с градиентно запълване.

Кой тип запълване на лентата с данни е по-добре да изберете?

В Excel има два стила на лентата - Градиентно запълване и Твърдо запълване .

Градиентно запълване е правилният избор, когато в клетките се показват както стълбове с данни, така и стойности - по-светлите цветове в края на стълбовете улесняват разчитането на числата.

Твърдо запълване е по-добре да се използва, ако се виждат само стълбовете, а стойностите са скрити. Вижте как да покажете само стълбовете с данни и да скриете числата.

Как да създадете персонализирани ленти с данни в Excel

Ако нито един от предварително зададените формати не отговаря на нуждите ви, можете да създадете потребителско правило със собствен стил на лентата с данни. Стъпките са следните:

1. Изберете клетките, в които искате да приложите ленти с данни.
2. Кликнете върху Условно форматиране > Диаграми с данни > Още правила .
3. В Ново правило за форматиране конфигурирайте тези опции:
   • Изберете типа данни за Минимален и Максимален стойностите по подразбиране ( Автоматичен ) работи добре в повечето случаи. Ако искате по-голям контрол върху начина на изчисляване на най-ниските и най-високите стойности, изберете Процент , Номер , Формула и т.н.
   • Експериментирайте с Напълнете и Граница цветове, докато не сте доволни от визуализацията.
   • Определяне на Посока на бара : контекст (по подразбиране), от ляво на дясно или от дясно на ляво.
   • Ако е необходимо, отбележете Покажете само бар квадратчето за отметка, за да скриете стойностите на клетките и да покажете само цветни ленти.
4. Когато приключите, щракнете върху OK .

По-долу е показан пример за ленти с данни с персонализиран цвят на градиента. Всички други опции са по подразбиране.

Как да определите минимална и максимална стойност на баровете с данни в Excel

Когато прилагате предварително зададени ленти с данни, минималните и максималните стойности се задават автоматично от Excel. Вместо това можете да решите как да изчислите тези стойности. За целта направете следното:

1. Ако създавате ново правило, щракнете върху Условно форматиране > Диаграми с данни > Още правила .

   Ако редактирате съществуващо правило, щракнете върху Условно форматиране > Управление на правило . В списъка с правила изберете правилото за лентата с данни и щракнете върху Редактиране на .

2. В диалоговия прозорец за правила, под Редактиране на описанието на правилото изберете желаните опции за Минимален и Максимален стойности.
3. Когато приключите, щракнете върху OK .

Например, можете да зададете процент на лентата с данни , с минимална стойност, равна на 0%, и максимална стойност, равна на 100%. В резултат на това лентата с най-високата стойност ще заема цялата клетка. За най-ниската стойност няма да има видима лента.

Създаване на лента с данни в Excel въз основа на формула

Вместо да дефинирате определени стойности, можете да изчислите стойностите MIN и MAX, като използвате съответната функция. За по-добра визуализация прилагаме следните формули:

За Минимален (Ако използвате формулата MIN в нейната чиста форма, в тази клетка няма да се вижда никаква лента).

=MIN($D$3:$D$12)*0.95

За Максимален стойност, формулата задава максималната стойност с 5% над най-високата стойност в диапазона. Това ще добави малко разстояние в края на лентата, така че тя да не припокрива цялото число.

=MAX($D$3:$D$12)*1.05

Барове с данни на Excel въз основа на стойност на друга клетка

В случай на предварително зададено условно форматиране няма очевиден начин за форматиране на дадени клетки въз основа на стойностите в други клетки. Когато използвате ленти с данни с много ярък или тъмен цвят, такава опция би била изключително полезна, за да не се затъмняват стойностите в клетките. За щастие има много лесно решение.

За да приложите ленти с данни въз основа на стойност в друга клетка, трябва да направите следното:

1. Копирайте оригиналните стойности в празна колона, в която искате да се появят лентите. За да запазите връзката между копираните стойности и оригиналните данни, използвайте формула като =A1, като приемете, че A1 е най-горната клетка, в която се намират числата.
2. Добавете ленти с данни в колоната, в която сте копирали стойностите.
3. В Диалогов прозорец Правило за форматиране , поставете отметка в квадратчето Показвай само лентата, за да скриете числата. Готово!

В нашия случай числата са в колона D, така че формулата в E3, копирана надолу, е =D3. В резултат на това имаме стойностите в колона D и лентите с данни в колона E:

Барове за данни на Excel за отрицателни стойности

Ако наборът ви от данни съдържа както положителни, така и отрицателни числа, ще се радвате да научите, че лентите за данни на Excel работят и за отрицателни числа.

За да приложите различни цветове на лентата за положителни и отрицателни числа, трябва да направите следното:

1. Изберете клетките, които искате да форматирате.
2. Кликнете върху Условно форматиране > Диаграми с данни > Още правила .
3. В Ново правило за форматиране прозорец, под Външен вид на бара , изберете цвят за положителни барове с данни .
4. Щракнете върху Нагативна стойност и ос бутон.
5. В Нагативна стойност и настройки на оста диалогов прозорец, изберете цветовете на запълване и рамка за отрицателни стойности . Също така определете позицията и цвета на оста. Ако искате без ос , след което изберете бял цвят, така че оста да бъде невидима в клетките.
6. Щракнете върху OK толкова пъти, колкото е необходимо, за да затворите всички отворени прозорци.

Сега можете да идентифицирате отрицателните числа, като хвърлите бърз поглед на набора си от данни.

Как да покажете само барове без стойности

Показването и скриването на стойности във форматирани клетки е въпрос на една отметка :)

Ако желаете да виждате само цветни ленти, но без числа, в Правило за форматиране диалогов прозорец, изберете Покажете само бар Поле за отметка. Това е всичко!

Това е начинът за добавяне на ленти с данни в Excel. Много лесно и много полезно!

Практическа работна тетрадка за изтегляне

Барове с данни в Excel - примери (.xlsx файл)