Die tutoriaal wys hoe om die formatering van getalle, datums, persentasie en geldeenheid te hou wanneer 'n possamevoeging van Excel na Word gedoen word of dit na jou smaak verander.

In een van ons vorige artikels, het ons gekyk hoe om possamevoeging van Excel na Word te stuur om persoonlike briewe of e-posboodskappe te stuur. Soos dit geblyk het, kan die gebruik van Word se Mail Merge om die skepping van 'n dokument vanaf 'n Excel-werkblad te outomatiseer baie uitdagings bied. Sommige velde is dalk nie gevul of met verkeerde inligting gevul nie. Nommers wat behoorlik in Excel geformateer is, sal dalk nie korrek in 'n Word-dokument verskyn nie. Poskodes kan voorste nulle verloor. Die foutsporingswenke hieronder sal jou help om tipiese Mail Merge-formateringprobleme op te los.

Hoe om possamevoeging en aanhou formateer

Wanneer 'n possamevoeging vanaf 'n Excel-werkblad uitgevoer word, van jou numeriese data kan formatering verloor nadat jy deur die samesmelting gekom het. Die probleme kom gewoonlik voor met getalle wat as persentasie of geldeenheid geformateer is, of nommers wat voorste nulle bevat, soos poskodes.

Oorsaak : Microsoft Word gebruik standaard die OLE DB-verbinding, wat intrek die inligting maar nie formate nie. Gevolglik verskyn die data in 'n Word-dokument in die formaat waarin dit intern in Excel gestoor word, en nie in die formaat wat op selle toegepas word nie.

Om die probleem te illustreer, kyk asseblief na die brondataformate in 'n Excel-werkblad:

Kyk nou wat gebeur in 'n Word-possamevoegingsdokument:

• Poskode - verskyn sonder 'n voorste nul. In Excel word 'n voorste nul vertoon omdat 'n sel 'n pasgemaakte getalformaat soos 00000 het. In Word verskyn 'n onderliggende waarde (2451).
• Geldeenheid - verskyn sonder die geldeenheid simbool, duisende skeier en desimale plekke. In Excel word die nommer as Geldeenheid ($3,000.00) geformateer. In Word word 'n getal in sy suiwer vorm vertoon (3000).
• Persentasie - verskyn gewoonlik as 'n desimale getal wat ooreenstem met die persentasie; in sommige gevalle - 'n swaaipuntgetal. Byvoorbeeld, 30% geformateer as Persent in Excel kan as 0.3 of 0.299999999 in Word verskyn.
• Datum - verskyn in die verstekformaat wat in jou Streek-instellings gestel is. In ons geval word Excel se datum 20-Mei-22 getransformeer na 20/5/2022 in Word.

Oplossing : Vir Word om poskodes, datums, pryse, persentasies en ander numeriese waardes in die regte formaat, koppel aan jou Excel-werkboek met Dynamiese Data-uitruil (DDE).

Hoe om Dynamic Data Exchange te gebruik om aan Excel-blad te koppel

Voordat 'n possamevoeging begin word, voer die volgende stappe in Microsoft Word uit.

1. Gaan na Lêer > Opsies > Gevorderd .
2. Blaai af na die Algemeen -afdeling, kies die merkblokkie Bevestig lêerformaatomskakeling op oop en klik OK .
3. Begin jou Mail Merge soos gewoonlik (die gedetailleerde stappe is hier). Wanneer dit by die kies van ontvangers kom, kies Gebruik 'n bestaande lys .
4. Blaai na jou sigblad, kies dit en klik Open (of dubbelklik die lêer) .
5. In die Bevestig databron -dialoogkassie wat oopmaak, merk die Wys alles -blokkie in die onderste linkerhoek en kies dan MS Excel-werkblaaie via DDE (*.xls) , en klik OK .
6. Klik Hele sigblad , en OK .

Dit kan Word nogal 'n rukkie neem om via DDE aan jou Excel-databron te koppel, so wees asseblief geduldig - dit sal jou op die lange duur nog meer tyd bespaar :)

Wenk. Om te verhoed dat veelvuldige aanwysings deur Word vertoon word elke keer as jy die datalêer oopmaak, maak die Bevestig lêerformaatomskakeling op oop -merkblokkie skoon nadat jy aan jou poslys gekoppel het.

Nou, alle numeriese waardes in die Word-possamevoegingsdokument behou hul oorspronklike formate.

Hoe om spesifieke possamevoegingsvelde te formateer

Koppeling aan 'n Excel-werkblad via DDE is die vinnigste manier om alle formateringsprobleme op een slag reg te stel. As hierdie oplossing om een ​​of ander rede nie op jou van toepassing is nie, kan jy die formatering van Excel-data in Word beheer deur 'n numeriese skakelaar (voorheen 'n prentskakelaar genoem) by 'n spesifieke samevoegingsveld by te voeg.

A numeriese skakelaar is 'n soort masker waarmee jy die inhoud van 'nveld in 'n Word-dokument soos jy wil. Om 'n numeriese skakelaar by te voeg, voer hierdie stappe uit:

1. Kies die samevoegingsveld waarvan jy die formaat wil verander. Dit kan Datum , Geldeenheid , Persentasie of 'n ander veld wees.
2. Druk Shift + F9 om die kodering van die geselekteerde veld te vertoon of Alt + F9 om die kodes van al die velde in jou dokument bloot te lê. 'n Generiese veldkode lyk iets soos { MERGEFIELD Name }.
3. Voeg 'n numeriese skakelkode by die einde van die veld.
4. Met die wyser enige plek in die veld geplaas, druk F9 om dit op te dateer .
5. Druk weer Shift + F9 of Alt + F9 om die veldkode te versteek, en bekyk dan die resultaat.

Die volgende voorbeelde sal jou deur 'n paar tipiese scenario's bring.

Possamevoeging: getalformaat

Om getalle in die regte formaat te laat verskyn (dieselfde of anders as in jou Excel-lêer), gebruik die volgende numeriese skakelkodes.

Byvoorbeeld, om te formateer 'n heelgetal met 'n duisend skeier, gebruik die numeriese skakelaar \# ,0 sodat die Getal fie ld veranderingena:

{ MERGEFIELD Number\# ,0 }

Possamevoeging: geldeenheidformaat

Om geldeenheid in possamevoeging te formateer, is hierdie die kodes om te gebruik:

Om byvoorbeeld 'n dollarformaat in possamevoeging toe te pas, voeg die numeriese skakelaar \# $,0 by die Geldeenheid-veld:

{ MERGEFIELD Currency\# $,0 }

Gevolglik word die getal 3000 geformateer as $3 000 sonder desimale plekke.

Wenk. Die bogenoemde voorbeelde is vir die possamevoeging dollarformaat . In plaas van die dollarteken ($), kan jy enige ander geldeenheidsimbole gebruik, bv. € of £ .

Possamevoeging: persentasieformaat

Die manier waarop jy persentasies in 'n Word-possamevoegingsdokument formateer, hang af van hoe die bronwaardes word in jou Excel-blad geformateer.

As die Algemene - of Getal -formaat in Excel gebruik word, sal 'n ooreenstemmende nommer in Word verskyn. Om daardie getal as 'n persentasie te formateer, voeg een van die volgende numeriese skakelaars by.

Om byvoorbeeld 'n getal te formateer as 'n hele persentasie, wysig die Persentasie -veld soos volg:

{ MERGEFIELD Percent\# 0% }

Gevolglik word die getal 50 as 50% geformateer.

As die persentasieformaat op Excel-selle toegepas word, sal Word 'n werklike waarde agter die persentasieformatering vertoon, wat 'n desimale getal is. Byvoorbeeld, 'n Excel-waarde van 50% sal as 0.5 in Word verskyn. Om dit na 'n persent om te skakel, moet jy eers 'n desimale met 100 vermenigvuldig, en dan 'n toepaslike numeriese skakelaar gebruik. Hier is die gedetailleerde stappe:

1. Kies die samevoegingsveld wat jy as 'n persentasie wil formateer, bv. "Persentasie". Let wel, die aanhalingstekens moet by die seleksie ingesluit word.
2. Druk Ctrl + F9 om die geselekteerde veld so in 'n ander een te vou: { «Persent» }
3. Wysig die veld sodat jy kry een van die volgende:
   • Afgeronde hele persentasie: {=«Persentasie»*100 \# 0%}
   • Persentasie met twee desimale plekke: {=«Persentasie»*100 \# 0.00 %}
4. Plaas die wyser enige plek in die veld en druk F9 om dit op te dateer.

   Let wel. 'n Samevoegingsveld wat 'n formule bevat, sal 'n waarde vertoon, nie die veldnaam nie, selfs wanneer dit nie in die voorskoumodus is nie. Moenie bekommerd wees nie, dit is 'n normale gedrag. Om seker te maak diewaarde nie staties is nie, klik op die pyltjies in die Voorskou resultate groep om tussen die ontvangers te wissel. Om die veldkode te sien, kies die waarde en druk die Shift + F9 sleutels saam. As alles korrek gedoen is, sal jy iets soos hierdie sien:

   { ={MERGEFIELD Percent }*100 \# 0% }

Possamevoeging: datum- en tydformaat

Soos met getalle en geldeenheid, jy kan die datumformaat in possamevoeging verander deur 'n numeriese skakelaar te gebruik. Die tabel hieronder lys kodes vir 'n paar algemeen gebruikte datum/tyd-formate.

Om byvoorbeeld 'n volledige datum -formaat, verander die Datum-samevoegingsveldformaat op hierdie manier:

{ MERGEFIELD Date\@ "dddd, MMMM dd, yyyy" }

Wenke en notas:

• In 'n datum/tyd numeriese skakelaar, die hoofletters M word vir maande gebruik en kleinletters m vir minute.
• Afgesien van die kodes hierbo gelys, kan jy enige ander gepasmaakte datum- en tydformate gebruik.

Hoe om formaat van diehuidige datum en tyd in Word-possamevoeging

Om vandag se datum en huidige tyd in 'n possamevoegingsdokument in te voeg, kan jy die volgende kortpaaie gebruik:

• Alt + Shift + D - voeg in die DATUM-veld wat die huidige datum vertoon.
• Alt + Shift + T - voeg die TYD-veld in wat die huidige tyd vertoon.

Dit sal die datum en tyd in die verstek byvoeg formaat. Om dit te verander, kan jy 'n numeriese skakelaar gebruik soos hierbo beskryf. Of jy kan die verlangde datum/tyd-formatering op 'n visuele manier toepas.

1. Kies die Datum - of Tyd -veld waarvan jy die formaat wil verander .
2. Druk Shift + F9 om die veldkodering te vertoon, wat iets soos { DATUM \@ "M/d/yyyy" kan lyk
3. Klik met die rechtermuisknop op die geselekteerde veld en kies Wysig veld... vanaf die kontekskieslys.
4. In die Geliasseer dialoogkassie, kies die verlangde formaat vir die Datum veld, en klik OK .

   Wenk. As jy formatering tydens opdaterings wil bewaar , kies die ooreenstemmende merkblokkie in die onderste regterhoek.

Hoe om te verhoed dat jy voorste nulle in possamevoeging verloor

In alle numeriese waardes word voorste nulle tydens 'n possamevoeging laat val. Vir poskodes en ander nommers om deur 'n possamevoeging te kom sonder om nulle te verloor, moet hulle geformateer word as teks .

Om dit te laat doen, kies die kolom met nommers en kies Teks in die nommerFormateer -kassie op die Tuis -oortjie.

Alternatiewelik kan jy regskliek op die geselekteerde kolom, en dan Formateer selle... klik. In die dialoog Formateer selle wat oopmaak, op die Getal -oortjie, kies Teks en klik dan OK .

Belangrike nota! As Spesiaal (soos Poskode) of Gepasmaakte (soos 00000) formaat op jou Excel-selle toegepas word, sal die verandering van dit na die Teks -formaat veroorsaak dat voorste nulle verdwyn. Nadat jy selle as Teks geformateer het, sal jy elke sel moet hersien en ontbrekende nulle handmatig moet tik. Om hierdie uitdagende taak te vermy, koppel aan jou Excel-blad via DDE. Dit sal die oorspronklike Excel-getalformate behou, insluitend voorafgaande nulle.

Dis hoe om possamesmeltingsformateringkwessies op te los en die velde te formateer soos jy wil. Dankie dat jy gelees het!