Hvis jobben din involverer forretningskorrespondanse, skriver du absolutt forespørselsbrev , av og til eller med jevne mellomrom. Dette kan være en jobbforespørsel, forfremmelse eller møteforespørsler, forespørsel om informasjon eller henvisning, favoriseringsbrev eller karakterreferanse. Slike brev er vanskelige å skrive og enda vanskeligere å skrive på en slik måte at de oppmuntrer mottakerne til å svare villig og entusiastisk.

Når det gjelder forespørsel om pengebrev , alle slags sponsor-, donasjons- eller innsamlingsforespørsler, vil du være enig i at det ofte krever et mirakel å få svar: ) Jeg kan selvfølgelig ikke garantere at våre tips og brevprøver du vil gjøre miraklet, men de vil Du sparer definitivt litt tid og gjør skrivejobben mindre smertefull.

Tidsbesparende tips ! Hvis du kommuniserer via e-post, kan du spare enda mer tid ved å legge til alle disse eksempler på forretningsbrev direkte i Outlook. Og så vil du kunne sende personlig skreddersydde forretnings-e-poster med et museklikk!

Alt som trengs er delte e-postmaler-tillegget som du kan se til høyre. Når du har den i Outlook, trenger du ikke å skrive de samme frasene om og om igjen.

Bare dobbeltklikk på malen og finn teksten som er satt inn i meldingsteksten om et øyeblikk. All formatering, hyperkoblinger, bilder og signaturer vil være inneet annet medlem av samfunnet vårt. Jeg er sikker på at du setter pris på å bo i et så stille og fredelig nabolag, akkurat som jeg gjør.

Du vet, noen ganger må man ta affære for å holde samfunnet rolig og fredelig. Som du kanskje vet, har lokalsamfunnskomiteen vår møttes de siste to månedene for å prøve å finne måter å redusere innbruddsprosenten i området vårt. I forrige uke ga de ut sine anbefalinger om hvordan man best kan bekjempe dette problemet.

Deres primære anbefaling krever økt politi- og sikkerhetspatruljer for å supplere det lokale nabolagsvaktprogrammet. Dessverre er det nødvendige beløpet ikke inkludert i årets kommunale budsjettbevilgning.

Derfor, som et bekymret medlem av dette fellesskapet, har jeg bestemt at min bedrift vil donere $ for hver $ som samles inn i fellesskapet for å dekke tillegget sikkerhetskostnader. Jeg oppfordrer deg til å bli med meg i dag for å støtte denne verdige saken for vårt felles beste.

For å gi din donasjon i dag kan du stikke innom en av våre to butikker og sette inn donasjonen din i boksene nær fronten. kontanter. Hvis du ikke kan komme deg til butikken, vennligst send en sjekk eller postanvisning, utstedt til "XYZ" og send den til adressen oppført ovenfor.

På forhånd takk.

Be om en tjeneste

Jeg skriver til deg for å be deg om en tjeneste som jeg håper du kan gjøre for meg.

Om mindre enn tre måneder vil jeg væretar , med håp om å komme inn på , hvor de har det beste forskerskoleprogrammet for kurset jeg er interessert i.

Skolen legger ekstremt høy vekt på at en elev skal lykkes i eksamen, som er hvorfor jeg føler meg ekstremt presset til å få en over gjennomsnittet poengsum på Graduate Record Examination.

Fordi du nylig ble uteksaminert med en grad i , er du naturligvis den første personen jeg tenkte på når jeg vurderte hvem jeg kunne henvende meg til for å hjelpe meg . Jeg ber ikke om for mye tid, jeg vil virkelig sette pris på alle tips du kan gi meg og noen leksjoner om , som jeg føler er mine svakeste sider.

Jeg håper du vil gi meg et positivt svar . På forhånd takk.

Forespørsel om produktretur/erstatning

Den la jeg inn en bestilling for , mottok den . Jeg har oppdaget at det kjøpte produktet har følgende problem:

Siden produktet du leverte ikke er av tilfredsstillende kvalitet, har jeg rett til å ha det og jeg ber deg bekrefte at du vil gjøre dette innen neste syv dager. Jeg krever også at du bekrefter om du vil sørge for at kravet blir hentet eller vil refundere meg kostnadene ved å returnere det.

Jeg ser frem til å motta dine tilfredsstillende forslag til oppgjør av kravet mitt innen syv dager etter at dato for dette brevet.

*****

Og dette er alt for i dag. Forhåpentligvis detteinformasjon vil hjelpe deg å skrive riktig formatert forretningsbrev generelt og overbevisende forespørselsbrev spesielt, og alltid få ønsket svar. Takk for at du leste!

Ikke nøl med å sjekke det ut akkurat nå; en gratisversjon er tilgjengelig for nedlasting på Microsoft AppStore.

Vel, tilbake til å skrive forretningsbrev, lenger ned i artikkelen finner du:

Format for forretningsbrev

Et forretningsbrev er en formell måte å kommunisere på, og det er derfor det krever et spesielt format. Du bryr deg kanskje ikke for mye om brevformatet hvis du sender en e-post, men hvis du skriver et tradisjonelt forretningsbrev på papir, kan anbefalingene nedenfor være nyttige. Det anses som en god praksis å skrive ut et forretningsbrev på standard 8,5" x 11" (215,9 mm x 279,4 mm) hvitt papir.

1. Avsenderens adresse. Vanligvis starter du ved å skrive inn din egen adresse. På britisk engelsk er avsenderens adresse vanligvis skrevet i øvre høyre hjørne av brevet. På amerikansk engelsk er avsenderens adresse plassert øverst i venstre hjørne.

   Du trenger ikke skrive avsenderens navn eller tittel, siden det er inkludert i brevets avslutning. Skriv bare inn gateadresse, by og postnummer og eventuelt telefonnummer og e-postadresse.

   Hvis du skriver på brevpapir med brevhode, hopp over dette.

2. Dato . Skriv inn en dato noen få linjer under brevhodet eller returadressen. Standarden er 2-3 linjer (én til fire linjer er akseptabelt).
3. Referanselinje (valgfritt) . Hvis brevet ditt er relatert til noen spesifikkeinformasjon, for eksempel en jobbreferanse eller fakturanummer, legg den til under datoen. Hvis du svarer på et brev, referer til det. For eksempel,
   • Re: Faktura # 000987
   • Re: Ditt brev datert 4/1/2014
4. Meldinger ved ankomst ( valgfritt) . Hvis du vil inkludere en notasjon på privat eller konfidensiell korrespondanse, skriv den inn under referanselinjen med store bokstaver, hvis det er aktuelt. For eksempel PERSONLIG eller KONFIDENSIELT.
5. Innsideadresse . Dette er adressen til mottakeren av forretningsbrevet ditt, en person eller et selskap. Det er alltid best å skrive til en bestemt person ved bedriften du skriver til.

   Standarden er 2 linjer under det forrige elementet du skrev inn, én til seks linjer er akseptable.

6. Oppmerksomhetslinje (valgfritt). Skriv inn navnet på personen som du prøver å nå. Hvis du skrev personens navn i den indre adressen, hopper du over oppmerksomhetslinjen.
7. Hilsen . Bruk samme navn som den innvendige adressen, inkludert tittelen. Hvis du kjenner personen du skriver til og vanligvis tiltaler vedkommende med fornavnet, kan du skrive inn fornavnet i hilsenen, for eksempel: Kjære Jane. I alle andre tilfeller er det vanlig praksis å adressere en person med personlig tittel og etternavn etterfulgt av komma eller kolon, for eksempel:
   • Mr. Brown:
   • Kjære Dr. Brown:
   • Kjære fru.Smith,

   Hvis du ikke kjenner mottakerens navn eller ikke er sikker på hvordan du staver det, bruk en av følgende hilsener:

   • Damer
   • Gentlemen
   • Dear Sir
   • Dear Sir or Madam
   • Til hvem det måtte angå
8. Subject Linje (valgfritt): La to eller tre tomme linjer stå etter hilsenen og skriv inn hovedet av brevet med store bokstaver, enten avlyst til venstre eller sentrert. Hvis du har lagt til referanselinjen (3), kan emnelinjen være overflødig. Her er noen eksempler:
   • REFERANSEBREV
   • FORBREV
   • ØKNAD OM ERSTATNING AV PRODUKT
   • JOBBFORSPØRSEL
9. Kropp . Dette er hoveddelen av brevet ditt, vanligvis bestående av 2 - 5 avsnitt, med en blank linje mellom hvert avsnitt. I første avsnitt, skriv en vennlig åpning og fortell deretter hovedpoenget ditt. I de neste avsnittene, gitt bakgrunnsinformasjon og støttedetaljer. Til slutt, skriv det avsluttende avsnittet der du gjengir hensikten med brevet og ber om noen handling, hvis det er aktuelt. Se tips om å skrive overbevisende forretningsbrev for flere detaljer.
10. Avslutning. Som du vet, er det noen få generelt aksepterte komplementære avslutninger. Hvilken du velger avhenger av tonen i brevet ditt. For eksempel,
    • Med respekt (veldig formell)
    • Vennlig hilsen eller vennlig hilsen (mest nyttige avslutninger iforretningsbrev)
    • Vennlig hilsen (litt mer personlig og vennlig)

    Avslutningen skrives vanligvis på samme vertikale punkt som datoen og en linje etter siste tekst avsnitt. Bare bruk store bokstaver i det første ordet og la tre eller fire linjer stå mellom den avsluttende og signaturblokken. Hvis hilsenen er etterfulgt av et kolon, legg til et komma etter avslutningen; ellers er det ikke nødvendig med tegnsetting etter lukkingen.

11. Signatur. Som regel kommer en signatur fire tomme linjer etter gratislukkingen. Skriv inn navnet ditt under en signatur og legg til en tittel om nødvendig.
12. Vedlegg. Denne linjen forteller mottakeren hvilke andre dokumenter, for eksempel en CV, som er vedlagt brevet ditt. De vanlige stilene følger nedenfor:
    • Vedlegg
    • Legg ved.
    • Vedlegg: 2
    • Vedlegg (2)
13. Initialer for maskinskriver (valgfritt) . Denne komponenten brukes til å indikere personen som skrev brevet for deg. Hvis du skrev inn bokstaven selv, utelat dette. Vanligvis inkluderer identifikasjonsinitialene tre av initialene dine med store bokstaver, deretter to eller tre av maskinskriverens med små bokstaver. For eksempel JAM/dmc , JAM:cm . Men denne komponenten brukes ganske sjelden i disse dager, i veldig formelle forretningsbrev.

    Nedenfor kan du se et riktig formatert eksempel på donasjonsbrev. Det er alltid lettere å forstå fra eksempler, er det ikkedet?

    

10 tips for å skrive overbevisende forespørselsbrev

Nedenfor finner du 10 strategier for å skrive forespørselsbrevene dine i en slik måten de overbeviser leseren om å svare eller handle.

1. Kjenn din adressat . Før du begynner å skrive, ber du om brev, still deg selv disse spørsmålene. Hvem er leseren min og hvordan kan de hjelpe meg? Er de beslutningstakere, eller vil de bare videresende forespørselen min til en senioroffiser? Både stilen og innholdet i forespørselsbrevet ditt vil avhenge av leserens posisjon.
2. Ikke vær detaljert . Vær tydelig, kort og presis. En tommelfingerregel er dette - ikke bruk to ord når ett er tilstrekkelig. Bare husk det berømte sitatet av Mark Twain - "Jeg hadde ikke tid til å skrive et kort brev, så jeg skrev et langt i stedet". En person i hans stilling hadde råd til det, og ... han ba ikke om noe : )
3. Gjør brevet ditt lett å lese . Når du skriver et forespørselsbrev, må du ikke gå bort fra og ikke forvirre leseren din ved å gå bort fra hovedpoenget ditt. Unngå lange, stappfulle setninger og avsnitt fordi de er skremmende og vanskelig å fordøye. Bruk enkle, deklarative setninger i stedet og bryt lange setninger med komma, kolon og semikolon. Start et nytt avsnitt når du endrer en tanke eller idé.

   Her er et veldig dårlig eksempel på et følgebrev:

   " I alle henseender ser kvalifikasjonene mine ut til åvære konsistent med ønsket uttrykt av annonsen din, og basert på stemmen til bedriftens blogger, tror jeg virkelig at jeg var ment å være en [posisjon] i bedriften din."

   Og dette er en god en:

   " Jeg har gode ferdigheter og erfaring innen [ditt ekspertiseområde] og jeg ville være svært takknemlig hvis du vurderer meg for en passende stilling."

   Husk at hvis forespørselsbrevet ditt ser enkelt ut, har det større sjanse for å bli lest!

4. Legg til handlingsfremmende uttrykk . Sett handling i forespørselsbrevene dine der det er mulig Den enkleste måten er å bruke handlingsverb og den aktive stemmen i stedet for passiv.
5. Overbevis, men ikke krev . Ikke behandle adressatene dine som om de skylder deg noe. I stedet fangst leserens oppmerksomhet ved å nevne felles grunnlag og understreke fordelene ved å handle.
6. Ikke vær tyngende Gi leserne all nødvendig informasjon og fortell nøyaktig hva du vil at de skal gjøre. Forenkle jobben for at personen skal svare - inkludere kontaktinformasjon, direkte telefonnumre, gi lenker eller legg ved filer, alt som passer
7. Skriv på en vennlig måte og appeller til leserens følelser . Selv om du skriver et forretningsbrev, ikke vær overflødig forretningsmessig. Vennlige brev får venner, så skriv forespørselsbrevene dine på en vennlig måte som om du snakker med din ekte venn eller en gammel bekjent.Vi er alle mennesker, og det kan være en god idé å appellere til medmenneskelighet, generøsitet eller sympati hos korrespondenten din.
8. Forbli høflig og profesjonell . Selv om du skriver en forespørsel om kansellering av ordre eller et klagebrev, vær høflig og høflig, bare oppgi problemet(e), oppgi all relevant informasjon og sørg for å unngå trusler og baktalelse.
9. Vær oppmerksom på at grammatikk ! Omformulere et velkjent ordtak - "grammatikk teller for førsteinntrykk". Dårlig grammatikk som dårlig oppførsel kan ødelegge alt, så sørg for å korrekturlese alle forretningsbrev du sender.
10. Gjennomgå før du sender . Når du er ferdig med å skrive brevet, les det høyt. Hvis nøkkelpunktet ditt ikke er krystallklart, skriv det over. Det er bedre å investere litt tid i å skrive om og få svar, enn å gjøre det raskt og få brevet kastet i søpla med en gang.

Og til slutt, hvis du har fått svar til forespørselsbrevet ditt eller ønsket handling er iverksatt, ikke glem å takke personen. Her kan du finne eksempler på takkebrev for alle anledninger.

Eksempler på forespørselsbrev

Nedenfor finner du noen eksempler på forespørselsbrev for ulike anledninger.

Eksempel på brev av anbefalingsforespørsel

Kjære Mr. Brown:

Jeg håper du har det bra. Jeg har varme minner fra ditt bemerkelsesverdige lederskap og støtte til lærere under min ansettelse ved XYZ HighSkole.

For øyeblikket søker jeg til XYZ skoledistrikt og er pålagt å sende inn tre anbefalingsbrev. Jeg skriver for å spørre om du vil skrive et anbefalingsbrev på mine vegne.

Jeg vil gjerne gi deg litt bakgrunnsinformasjon som kan hjelpe deg hvis du skulle bestemme deg for å skrive dette brevet.

Vedlagt finner du en kopi av min siste CV. Ta gjerne kontakt med meg hvis du trenger ytterligere informasjon. Jeg ser frem til å høre fra deg, og jeg takker på forhånd for at du tok deg tid.

Forespørsel om informasjon

Takk for at du sendte inn CV-en som svar på det vi annonserte. I tillegg til CV-en din trenger vi også tre referanser og en liste over tidligere arbeidsgivere for de siste tre årene, sammen med deres telefonnumre.

Vår policy er å gå grundig gjennom bakgrunnen til hver kandidat for å velge den mest passende personen for denne jobben.

Takk for hjelpen. Vi ser frem til å høre fra deg.

Forespørsel om tegnreferanse

har søkt hos vårt firma om en stilling i vår . Han/hun har gitt navnet ditt som en karakterreferanse. Vil du være så snill å gi oss din skriftlige vurdering av denne personen.

Vær trygg på at svaret ditt vil bli behandlet konfidensielt. På forhånd takk.

Donasjonsforespørsel

Jeg sender dette til deg som