Denne korte veiledningen forklarer det grunnleggende om en ekstern referanse i Excel, og viser hvordan du refererer til et annet ark og arbeidsbok i formlene dine.

Når du beregner data i Excel, kan du ofte befinner deg i en situasjon når du trenger å hente data fra et annet regneark eller til og med fra en annen Excel-fil. Kan du gjøre det? Selvfølgelig kan du. Du trenger bare å opprette en kobling mellom regnearkene (i samme arbeidsbok eller i forskjellige arbeidsbøker) ved å bruke det som kalles en ekstern cellereferanse eller en lenke .

Ekstern referanse i Excel er en referanse til en celle eller et celleområde utenfor det gjeldende regnearket. Hovedfordelen med å bruke en ekstern Excel-referanse er at hver gang de refererte cellen(e) i et annet regneark endres, oppdateres verdien som returneres av den eksterne cellereferansen automatisk.

Selv om eksterne referanser i Excel ligner veldig på cellereferanser, er det noen viktige forskjeller. I denne opplæringen starter vi med det grunnleggende og viser hvordan du lager ulike eksterne referansetyper med detaljerte trinn, skjermbilder og formeleksempler.

Hvordan referer til et annet ark i Excel

For å referere til en celle eller et celleområde i et annet regneark i samme arbeidsbok, legg regnearkets navn etterfulgt av et utropstegn (!) foran celleadressen.

Med andre ord, i en Excel henvisning til en annenregneark, bruker du følgende format:

Referanse til en enkeltcelle:

For eksempel, for å referere til celle A1 i Ark2, skriver du Ark2!A1 .

Referanse til et celleområde:

For å referere til cellene A1:A10 i Ark2, skriver du for eksempel Ark2!A1:A10 .

Merk. Hvis regnearkets navn inneholder mellomrom eller ikke-alfabetiske tegn , må du sette det i enkle anførselstegn. For eksempel bør en ekstern referanse til celle A1 i et regneark kalt Prosjektmilepæler leses som følger: 'Prosjektmilepæler'!A1.

I en virkelighetsformel, som multipliserer verdien i celle A1 i ' Prosjektmilepæler' -arket med 10, ser en Excel-arkreferanse slik ut:

='Project Milestones'!A1*10

Opprette en referanse til et annet ark i Excel

Når du skriver en formel som refererer til celler i et annet regneark, kan du selvfølgelig skrive inn det andre arknavnet etterfulgt av et utropstegn og en cellereferanse manuelt, men dette ville være en langsom og feilutsatt måte.

En bedre måte er å peke på cellen(e) i et annet ark som du vil at formelen skal referere til, og la Excel ta seg av riktig syntaks for arkreferansen din. For å få Excel til å sette inn en referanse til et annet ark i formelen din, gjør du følgende:

1. Begynn å skrive en formel enten i enmålcelle eller i formellinjen.
2. Når det gjelder å legge til en referanse til et annet regneark, bytt til det arket og velg en celle eller et celleområde du vil referere til.
3. Fullfør å skrive formelen og trykk Enter-tasten for å fullføre den.

Hvis du for eksempel har en liste over salgstall i ark Salg og du vil beregne merverdien Skatt (19%) for hvert produkt i et annet ark kalt MVA , fortsett på følgende måte:

• Begynn å skrive formelen =19%* i celle B2 på ark MVA .
• Bytt til ark Salg , og klikk på celle B2 der. Excel vil umiddelbart sette inn en ekstern referanse til den cellen, som vist i følgende skjermbilde:

Merk . Når du legger til en Excel-referanse til et annet ark ved å bruke metoden ovenfor, legger Microsoft Excel som standard til en relativ referanse (uten $-tegn). Så i eksemplet ovenfor kan du bare kopiere formelen til andre celler i kolonne B på ark MVA , cellereferansene vil justeres for hver rad, og du vil få mva for hvert produkt beregnet riktig.

På lignende måte kan du henvise til et celleområde i et annet ark . Den eneste forskjellen er at du velger flere celler på kilderegnearket. For å finne ut totalen av salg i cellene B2:B5 på arket Salg , skriver du for eksempel innfølgende formel:

=SUM(Sales!B2:B5)

Slik refererer du til et annet ark i Excel. Og nå, la oss se hvordan du kan referere til celler fra en annen arbeidsbok.

Hvordan referere til en annen arbeidsbok i Excel

I Microsoft Excel-formler vises eksterne referanser til en annen arbeidsbok på to måter , avhengig av om kildearbeidsboken er åpen eller lukket.

Ekstern referanse til en åpen arbeidsbok

Når kildearbeidsboken er åpen, inkluderer en ekstern Excel-referanse arbeidsboknavnet i hakeparenteser (inkludert filtypen), etterfulgt av arknavnet, utropstegn (!), og den refererte cellen eller et celleområde. Med andre ord, du bruker følgende referanseformat for en åpen arbeidsbokreferanse:

For eksempel, her er en ekstern referanse til cellene B2:B5 på arket Jan i arbeidsboken kalt Sales.xlsx:

[Sales.xlsx]Jan!B2:B5

Hvis du vil, si, for å beregne summen av disse cellene, vil formelen med arbeidsbokreferansen se slik ut:

=SUM([Sales.xlsx]Jan!B2:B5)

Ekstern referanse til en lukket arbeidsbok

Når du refererer til en annen arbeidsbok i Excel, den andre arbeidsboken trenger ikke nødvendigvis å være åpen. Hvis kildearbeidsboken er lukket, må du legge til hele banen til den eksterne referansen din.

For å legge til for eksempel cellene B2:B5 i Jan -arket fra Sales.xlsx arbeidsbok som ligger i mappen Rapporter på stasjon D, skriver du følgende formel:

=SUM(D:\Reports\[Sales.xlsx]Jan!B2:B5)

Her er en oversikt over referansedeler:

• Filbane . Den peker til stasjonen og katalogen der Excel-filen er lagret ( D:\Rapporter\ i dette eksemplet).
• Arbeidsboknavn . Den inkluderer filtypen (.xlsx, .xls eller .xslm) og er alltid omsluttet av hakeparenteser, som [Sales.xlsx] i formelen ovenfor.
• Arknavn . Denne delen av den eksterne Excel-referansen inkluderer arknavnet etterfulgt av et utropstegn der de(n) refererte cellen(e) er plassert ( Jan! i dette eksemplet).
• Cellereferanse . Den peker til den faktiske cellen eller et celleområde som er referert til i formelen din.

Hvis du har opprettet en referanse til en annen arbeidsbok når den arbeidsboken var åpen, og etter det lukket kildearbeidsboken, den eksterne arbeidsbokreferansen din oppdateres automatisk for å inkludere hele banen.

Merk. Hvis enten arbeidsboknavnet eller arknavnet, eller begge, inkluderer mellomrom eller ikke-alfabetiske tegn , må du omslutte banen i enkle anførselstegn. For eksempel:

=SUM('[Year budget.xlsx]Jan'!B2:B5)

=SUM('[Sales.xlsx]Jan sales'!B2:B5)

=SUM('D:\Reports\[Sales.xlsx]Jan sales'!B2:B5)

Gjøre en referanse til en annen arbeidsbok i Excel

Som tilfellet er med å lage en Excel-formel som refererer til et annet ark, trenger du ikke skrive inn en referansetil en annen arbeidsbok manuelt. Bare bytt til den andre arbeidsboken når du skriver inn formelen, og velg en celle eller et celleområde du vil referere til. Microsoft Excel tar seg av resten:

Merknader:

• Når du oppretter en referanse til en annen arbeidsbok ved å velge cellen(e) i den, Excel setter alltid inn absolutte cellereferanser. Hvis du har tenkt å kopiere den nyopprettede formelen til andre celler, sørg for å fjerne dollartegnet ($) fra cellereferansene for å gjøre dem om til relative eller blandede referanser, avhengig av formålet.
• Hvis du velger en celle eller område i den refererte arbeidsboken oppretter ikke automatisk en referanse i formelen, mest sannsynlig er de to filene åpne i forskjellige forekomster av Excel . For å sjekke dette, åpne Oppgavebehandling og se hvor mange Microsoft Excel-forekomster som kjører. Hvis det er mer enn én, utvider du hver forekomst for å se hvilke filer som er nestet der. For å fikse problemet, lukk én fil (og forekomst), og åpne den igjen fra den andre filen.

Referanse til et definert navn i samme eller en annen arbeidsbok

Til gjør en ekstern Excel-referanse mer kompakt, kan du opprette et definert navn i kildearket, og deretter referere til det navnet fra et annet ark som ligger i samme arbeidsbok eller i en annen arbeidsbok.

Opprette et navn i Excel

For å lage et navn i Excel, velg alle cellene du vilinkludere, og deretter enten gå til kategorien Formler > Definerte navn -gruppen og klikk Definer navn -knappen, eller trykk Ctrl + F3 og klikk Ny .

I dialogboksen Nytt navn skriver du inn et hvilket som helst navn du vil ha (husk at mellomrom ikke er tillatt i Excel-navn), og sjekk om det riktige området vises i Refererer til -feltet.

For eksempel, dette er hvordan vi lager et navn ( Jan_sales ) for cellene B2:B5 i Jan -arket:

Når navnet er opprettet, står du fritt til å bruke det i dine eksterne referanser i Excel. Formatet på slike referanser er mye enklere enn formatet til en Excel-arkreferanse og arbeidsbokreferanse diskutert tidligere, noe som gjør formlene med navnereferanser lettere å forstå.

Merk. Som standard opprettes Excel-navn for arbeidsboknivået . Legg merke til feltet Omfang i skjermbildet ovenfor. Men du kan også lage et spesifikt regnearknivå navn ved å velge et tilsvarende ark fra rullegardinlisten Omfang . For Excel-referanser er omfanget av et navn svært viktig fordi det bestemmer stedet der navnet gjenkjennes.

Det anbefales at du alltid oppretter navn på arbeidsboknivå (med mindre du har en spesifikk grunn til å ikke gjøre det), fordi de i betydelig grad forenkler opprettelsen av eksterne Excel-referanser, som illustrert i følgende eksempler.

Referanse til et navni et annet ark i samme arbeidsbok

For å referere til et globalt arbeidsbok-nivå navn i samme arbeidsbok, skriver du ganske enkelt inn det navnet i en funksjons argument:

For å finne summen av alle cellene i Jan_sales -navnet som vi opprettet for et øyeblikk siden, bruk følgende formel:

=SUM(Jan_sales)

For å referere til et lokalt regnearknivå navn i et annet ark i samme arbeidsbok, må du foran navnet med arknavnet etterfulgt av et utropstegn:

= Function ( Sheet_name ! name )

For eksempel:

=SUM(Jan!Jan_sales)

Hvis arknavnene inneholder mellomrom eller en-alfabetiske tegn, husk å sette det i enkle anførselstegn, f.eks.:

=SUM('Jan report'!Jan_Sales)

Referanse til et navn i en annen arbeidsbok

En referanse til et arbeidsboknivå -navn i en annen arbeidsbok består av arbeidsboknavnet (inkludert utvidelsen) etterfulgt av et utropstegn, og det definerte navnet (navngitt område):

For eksempel:

4 816

For å referere til et regnearknivå -navn i en annen arbeidsbok, bør arknavnet etterfulgt av utropstegn også inkluderes, og arbeidsboknavnet skal være omsluttet av hakeparenteser. For eksempel:

=SUM([Sales.xlsx]Jan!Jan_sales)

Når du refererer til et navngitt område i en lukket arbeidsbok , husk å inkludere hele banen til Excel-filen, for eksempel:

=SUM('C:\Documents\Sales.xlsx'!Jan_sales)

Hvordan opprette enExcel-navnreferanse

Hvis du har laget en håndfull forskjellige navn i Excel-arkene dine, trenger du ikke å huske alle disse navnene utenat. For å sette inn en Excel-navnreferanse i en formel, utfør følgende trinn:

1. Velg målcellen, skriv inn likhetstegnet (=) og begynn å skrive inn formelen eller beregningen.
2. Når det kommer til delen der du må sette inn en Excel-navnreferanse, gjør ett av følgende:
   • Hvis du refererer til et arbeidsboknivå -navn fra en annen arbeidsbok, bytt til den arbeidsboka. Hvis navnet ligger i et annet ark i samme arbeidsbok, hopper du over dette trinnet.
   • Hvis du refererer til et regnearknivå -navn, naviger til det spesifikke arket enten i gjeldende eller annen arbeidsbok.
3. Trykk F3 for å åpne dialogvinduet Forrige navn , velg navnet du vil referere til, og klikk OK.

Nå som du vet hvordan du oppretter en ekstern referanse i Excel, kan du dra nytte av denne flotte evnen og bruk data fra andre regneark og arbeidsbøker i dine beregninger. Jeg takker for at du leser og ser frem til å se deg på bloggen vår neste uke!