Vandaag zal ik laat je zien hoe naar maak Outlook e-mail templates met dropdown velden. We halen informatie uit een dataset en vullen een e-mail bericht on a fly in. Klinkt leuk? Laten we dan beginnen!

Datasets maken en gebruiken in gedeelde e-mailsjablonen

Voordat we met de basis beginnen, zal ik een paar regels ter introductie laten vallen voor degenen die nieuw zijn op onze blog en nog niet weten wat Gedeelde E-mailsjablonen is en wat de WAT TOEVOEGEN macro is waar ik het over heb. Gedeelde Sjablonen is een hulpmiddel dat uw dagelijkse routine in Outlook kan omzetten in een kwestie van een paar klikken. Ziet u, u maakt een reeks sjablonen met de nodige opmaak, links, afbeeldingen, enz.en plak het juiste sjabloon in een ogenblik. U hoeft uw antwoorden niet meer te typen en op te maken, de kant-en-klare e-mail wordt in een oogwenk aangemaakt.

Wat betreft WAT IN TE VOEREN, ik heb deze macro behandeld in mijn vorige tutorial, voel je vrij om je geheugen op te frissen ;)

Een nieuwe dataset maken en in sjablonen gebruiken

Laten we nu terugkeren naar ons hoofdonderwerp - invulbare Outlook-sjablonen. U weet al dat de WhatToEnter macro u kan helpen om de nodige gegevens op één of meerdere plaatsen in uw e-mail te plakken. Ik zal u tonen hoe u uw routine nog meer kunt automatiseren en u leren werken met datasets. Eenvoudig gezegd is dit een tabel met gegevens waaruit u de nodige waarden zult halen. Wanneer u de WHAT TO ENTER toepastmacro, je kiest het record dat je uit deze tabel wilt halen en het vult je e-mail. Hoe vreemd het ook klinkt, in de praktijk is het vrij eenvoudig :)

Om te beginnen moeten we eerst een tabel maken. Open de add-in, klik met de rechtermuisknop op een willekeurige map en kies " Nieuwe dataset " uit de keuzelijst:

De invoegtoepassing opent een nieuwe webpagina in uw standaardbrowser waar u uw dataset moet maken. Geef deze een naam en begin met het invullen van de rijen en kolommen.

Opmerking: let op de eerste kolom van uw dataset, want dat is de belangrijkste. Vul die met de waarden waarmee u uw rijen kunt identificeren en gemakkelijk de kolom kunt kiezen waaruit u de gegevens moet halen.

Houd er rekening mee dat een dataset beperkt is tot 32 rijen, 32 kolommen en 255 symbolen per cel.

Tip. U kunt ook datasets importeren in Gedeelde e-mailsjablonen. Uw tabel moet worden opgeslagen in .txt- of .csv-formaat en mag niet meer dan 32 rijen/kolommen bevatten (de rest wordt afgesneden).

Zodra u de nieuwe rijen en kolommen hebt toegevoegd en gevuld met de info die u nodig hebt in uw sjablonen, hoeft u alleen nog maar de WAT TO ENTER macro aan uw tekst toe te voegen. Hier is mijn voorbeeldsjabloon met de macro die ik heb ingesteld om een kortingspercentage uit de dataset te plakken:

Hoi,

Dit is een bevestiging voor je bestelling van vandaag. BTW, je hebt je speciale ~%WhatToEnter[{dataset:"Dataset", kolom:"Korting", titel:"%"}] korting ;)

Bedankt dat u ons gekozen heeft! Nog een fijne dag!

Zie je, ik heb net een waarde uit de sleutelkolom geselecteerd en de bijbehorende korting heeft mijn e-mail ingevuld. Ik zei toch dat de sleutelkolom belangrijk is :)

Datasets bewerken en verwijderen

Mocht u een fout hebben opgemerkt of enkele ingangen willen toevoegen/verwijderen, dan kunt u altijd uw dataset bewerken. Selecteer deze in het deelvenster van de invoegtoepassing en druk op Bewerk :

U gaat weer naar de browser waar u uw tabel kunt aanpassen. U kunt rijen en kolommen toevoegen, de inhoud ervan wijzigen en ze verplaatsen zoals u wilt. Als u klaar bent, klikt u op Sla en alle toegepaste wijzigingen zullen onmiddellijk beschikbaar zijn.

Als u deze dataset niet langer nodig hebt, selecteert u hem gewoon en drukt u op Verwijder :

Het was een eenvoudig voorbeeld van een dataset met één veld, zodat u een idee kunt krijgen van deze functie. Verder zullen we het verder verkennen en leren het maximale voordeel uit datasets te halen :)

Hoe gebruik je een dataset met meerdere velden bij het schrijven van Outlook e-mails

Nu we een duidelijk inzicht hebben in hoe datasets worden gemaakt en gebruikt, is het hoog tijd om een complexere en informatievere tabel te maken en meerdere plaatsen van uw e-mail in één keer in te vullen.

Ik importeer mijn vooraf opgeslagen tabel om u niet te vervelen met het vullen van gegevens en wijzig mijn sjabloon een beetje zodat alle noodzakelijke velden worden ingevuld. Ik wil dat mijn dataset:

• Plak het kortingsbedrag;
• Voeg de persoonlijke link van de klant toe;
• Vul een paar regels speciale betalingsvoorwaarden van de klant in;
• Voeg een mooie "Dank u" afbeelding in;
• Voeg een overeenkomst bij de e-mail.

Zoek ik te veel? Nee, want ik heb mijn dataset voorbereid :) Zie me al die info vliegensvlug invullen:

Het is u misschien opgevallen dat sommige macro's al waren opgeslagen in een sjabloon. Ik heb u laten zien hoe u een macro instelt om gegevens uit de dataset te halen en deze samen te voegen met een andere macro. Als u meer voorbeelden of verdere verduidelijking nodig hebt, laat dan uw feedback achter in de Opmerkingen sectie ;)

Hoe dan ook, hier is de definitieve tekst van mijn sjabloon:

Hoi,

Dit is een bevestiging voor je bestelling van vandaag. BTW, je hebt je speciale ~%WhatToEnter[{dataset:"Nieuwe Dataset", kolom:"Korting", titel:"Korting"}] korting ;)

Hier gaat je persoonlijke link: ~%WhatToEnter[{dataset:"Nieuwe Dataset", kolom:"Link", titel:"Link"}]

Er zijn ook een paar details waar we op moeten wijzen:~%WhatToEnter[{dataset:"Nieuwe Dataset", kolom:"Voorwaarden", titel:"Voorwaarden"}]

~%InsertPictureFromURL[~%WhatToEnter[ {dataset:"Nieuwe Dataset", kolom:"Afbeelding", titel:"Afbeelding"} ]; 300; 200}

~%AttachFromURL[~%WhatToEnter[ {dataset:"Nieuwe Dataset", kolom:"Bijlage", titel:"Bijlage"} ]]

Bedankt dat u ons gekozen heeft! Nog een fijne dag!

Tip. Als je moet leren of herinneren hoe je macro's samenvoegt, raadpleeg dan dit deel van de WhatToEnter macro tutorial of de volledige lijst met macro's voor Gedeelde e-mailsjablonen.

Als je de video hierboven niet gelooft, installeer dan gewoon Shared Email Templates uit de Microsoft Store, bekijk zelf datasets en deel je ervaring met mij en anderen in de comments ;)

Tabel invullen met dataset in Outlook e-mails

De lijst met mogelijkheden van de dataset is nog niet af. Stel u voor - uw klant twijfelt nog over het aantal te kopen artikelen en wil meer weten over de kortingen en betalingsvoorwaarden. In plaats van alles in één lange zin op te schrijven, kunt u beter een tabel maken met elke beschikbare optie en de kenmerken ervan.

Ik zou het niet erg tijdbesparend noemen om een nieuwe tabel te maken en die te vullen met de gegevens die je al in je dataset hebt. Er is echter een snelle workaround voor dit geval. Je kunt je dataset binden aan een tabel en je e-mail wordt in een oogwenk gevuld met de info van de dataset. Dat moet je doen:

1. Open een sjabloon en maak een tabel met ten minste twee rijen (het aantal kolommen bepaalt u zelf).
2. Vul de eerste rij van de tabel in, want dit wordt onze koptekst.
3. Rechtsklik ergens op de tweede rij en kies "Bind aan dataset".
4. Kies de dataset waaruit u de gegevens wilt halen en druk op Ok.
5. Wanneer u dit sjabloon plakt, wordt u gevraagd de toe te voegen kolommen te kiezen. Vink ze allemaal of slechts enkele aan en ga verder.
6. Geniet ervan ;)

Als u iets visueels wilt toevoegen aan de bovenstaande tekst, kunt u een kijkje nemen in onze Docs voor de stap-voor-stap screenshots van de datasetbinding of de kleine video hieronder bekijken.

Lang verhaal kort, je maakt een tabel, vult de kop in en verbindt hem met je dataset. Wanneer je een sjabloon plakt, zet je gewoon de rijen op plakken en de tool vult je tabel in een seconde.

Hier is hoe mijn sjabloon er begon uit te zien na het binden van de dataset:

Hoi!

Hier zijn de details waar je om vroeg:

Als u de dataset moet ontkoppelen, verwijdert u gewoon de "verbonden" rij.

Zie je? Kan niet makkelijker :)

Daarnaast kan het interessant zijn om een dynamisch Outlook-sjabloon te maken dat automatisch afbeeldingen, bijlagen en tekst voor elke gebruiker afzonderlijk wisselt.

Conclusie

In dit artikel heb ik nog een optie van onze superhandige macro genaamd WAT INVOEREN voor u behandeld. Nu weet u hoe u datasets in Gedeelde e-mailsjablonen kunt maken, bewerken en gebruiken en ik hoop echt dat u ze gaat gebruiken :)

Bedankt voor het lezen! Tot ziens in de volgende tutorials ;)