Упатството ги објаснува специфичностите на функцијата SUBTOTAL во Excel и покажува како да се користат формулите Subtotal за да се сумираат податоците во видливи ќелии.

Во претходната статија, разговаравме за автоматски начин за да вметнете подзбирки во Excel со користење на функцијата Subtotal. Денес, ќе научите како сами да пишувате Subtotal формули и какви предности ви дава ова.

Excel Subtotal функција - синтакса и користи

Microsoft го дефинира Excel SUBTOTAL како функција која враќа подзбир во листа или база на податоци. Во овој контекст, „подзбирот“ не е само вкупен број во дефиниран опсег на ќелии. За разлика од другите функции на Excel кои се дизајнирани да прават само една специфична работа, SUBTOTAL е неверојатно разноврсна - може да врши различни аритметички и логички операции како што се броење ќелии, пресметување просек, наоѓање минимална или максимална вредност и многу повеќе.

Функцијата SUBTOTAL е достапна во сите верзии на Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel 2007 и пониски.

Синтаксата на функцијата Excel SUBTOTAL е како што следува:

Каде:

• Функција_број - број кој одредува која функција да се користи за потвкупот.
• Ref1, Ref2, … - една или повеќе ќелии или опсези до потвкуп. Првиот ref аргумент е потребен, други (до 254) се опционални.

Аргументот function_num може да припаѓа наеден од следните множества:

• 1 - 11 игнорира филтрирани ќелии, но вклучува рачно скриени редови.
• 101 - 111 игнорирај ги сите скриени ќелии - филтрирани и сокриени рачно.

Всушност, нема потреба да се меморираат сите функциски броеви. Веднаш штом ќе почнете да пишувате подзбирформула во ќелија или во лентата со формули, Microsoft Excel ќе прикаже список со достапни броеви на функции за вас.

На пример, вака можете да направите формула за Субтотал 9 за да ги сумирате вредностите во ќелиите C2 до C8:

За да додадете број на функција во формулата, кликнете двапати на неа, потоа напишете запирка, наведете опсег, напишете ја затворачката заграда и притиснете Enter . Пополнетата формула ќе изгледа вака:

=SUBTOTAL(9,C2:C8)

На сличен начин, можете да напишете формула за Субтотал 1 за да добиете просек, Субвкупно 2 за броење ќелии со броеви, Субтотал 3 за броење не-празни, и така натаму. Следната слика од екранот прикажува неколку други формули во акција:

Забелешка. Кога користите подвкупна формула со функција за резиме како SUM или AVERAGE, таа пресметува само ќелии со броеви што ги игнорираат празнините и ќелиите што содржат ненумерички вредности.

Сега кога знаете како да креирате формула за Subtotal во Excel, главното прашање е - зошто некој би сакал да се мачи да ја научи? Зошто едноставно да не користите обична функција како SUM, COUNT, MAX, итн.? Одговорот ќе го најдете веднаш подолу.

Топ 3 причини за користење SUBTOTAL во Excel

Во споредба со традиционалните функции на Excel, SUBTOTAL ви ги дава следните важни предности.

1 . Пресметајте вредности во филтрирани редови

Бидејќи функцијата Excel SUBTOTAL ги игнорира вредностите во филтрираните редови, можете да ја користите за да креиратединамичко резиме на податоци каде што субвкупните вредности се пресметуваат автоматски според филтерот.

На пример, ако ја филтрираме табелата за да ја прикаже продажбата само за источниот регион, формулата Субтотал автоматски ќе се приспособи така што сите други региони се отстранети од вкупниот број:

Забелешка. Бидејќи и двете множества со броеви на функции (1-11 и 101-111) ги игнорираат филтрираните ќелии, во овој случај можете да ја користите формулата етер Субтотал 9 или Субтотал 109.

2. Пресметајте само видливи ќелии

Како што се сеќавате, формулите за Subtotal со function_num 101 до 111 ги игнорираат сите скриени ќелии - филтрирани и сокриени рачно. Значи, кога ја користите функцијата „Сокриј“ на Excel за да ги отстраните ирелевантните податоци од прегледот, користете ја функцијата број 101-111 за да ги исклучите вредностите во скриените редови од подзбирките.

Следниот пример ќе ви помогне да стекнете повеќе разбирање за тоа како функционира: Подвкупно 9 наспроти Подвкупно 109.

3. Игнорирај ги вредностите во вгнездените формули за субтотал

Ако опсегот доставен до формулата за субтотал на Excel содржи други формули за подзбир, тие вгнездени подзбирови ќе бидат игнорирани, така што истите броеви нема да се пресметуваат двапати. Прекрасно, нели?

На снимката од екранот подолу, формулата Grand Average SUBTOTAL(1, C2:C10) ги игнорира резултатите од формулите на Subtotal во ќелиите C3 и C10, како да сте користеле Просечна формула со 2 посебни опсези AVERAGE(C2:C5, C7:C9) .

Користење на Subtotal во Excel - примери на формула

Когапрвата средба SUBTOTAL, може да изгледа сложено, незгодно, па дури и бесмислено. Но, штом ќе се фатите за месинг, ќе сфатите дека не е толку тешко да се совлада. Следниве примери ќе ви покажат неколку корисни совети и инспиративни идеи.

Пример 1. Подвкупно 9 наспроти Субвкупно 109

Како што веќе знаете, Excel SUBTOTAL прифаќа 2 групи броеви на функции: 1-11 и 101-111. Двете множества ги игнорираат филтрираните редови, но броевите 1-11 вклучуваат рачно скриени редови додека 101-111 ги исклучуваат. За подобро да ја разбереме разликата, да го разгледаме следниот пример.

За вкупно филтрирани редови , можете да ја користите формулата Subtotal 9 или Subtotal 109 како што е прикажано на сликата од екранот подолу:

Но, ако сте скриле ирелевантни ставки рачно со користење на командата Скриј редови на картичката Дома > Ќелии група > Форматирај > Скриј & Откриј , или со десен клик на редовите, а потоа кликнување на Скриј и сега сакате да ги вкупите вредностите само во видливи редови, Субтотал 109 е единствената опција:

Другите функциски броеви работат на ист начин. На пример, за да се избројат непразни филтрирани ќелии , ќе направи формулата Субтотал 3 или Субтотал 103. Но, само Подвкупно 103 може правилно да ги брои видливите непразни места ако има некои скриени редови во опсегот:

Забелешка. Функцијата Excel SUBTOTAL соfunction_num 101-111 ги занемарува вредностите во скриените редови, но не и во скриените колони . На пример, ако користите формула како SUBTOTAL(109, A1:E1) за сумирање на броеви во хоризонтален опсег, криењето на колона нема да влијае на потвкупниот број.

Пример 2. IF + SUBTOTAL за динамично сумирање на податоците

Ако креирате збирен извештај или контролна табла каде што треба да прикажете различни резиме на податоци, но немате простор за сè, следниов пристап може да биде решение:

• Во една ќелија, направете паѓачка листа која ги содржи имињата на функциите како што се Вкупно, Макс, Мин, и така натаму.
• Во следната ќелија во паѓачкото мени, внесете вгнездена формула IF со вградените функции на Subtotal што одговараат на имињата на функциите во паѓачката листа.

На пример, ако се претпостави дека вредностите до субтотал се во ќелиите C2:C16, и паѓачката листа во A17 содржи ставки Вкупно , Просечно , Max и Min , формулата „динамична“ Подзбир е како што следува:

=IF(A17="total", SUBTOTAL(9,C2:C16), IF(A17="average", SUBTOTAL(1,C2:C16), IF(A17="min", SUBTOTAL(5,C2:C16), IF(A17="max", SUBTOTAL(4,C2:C16),""))))

И сега, во зависност од тоа која функција ќе ја избере вашиот корисник од паѓачката листа, соодветната функција Subtotal ќе пресметува вредности во филтрирани редови:

Совет. Ако одеднаш паѓачката листа и ќелијата со формула исчезнат од вашиот работен лист, погрижете се да ги изберете во списокот со филтри.

Excel Subtotal не работи - вообичаени грешки

Ако вашата формула Subtotal врати грешка, најверојатно тоа е порадиедна од следниве причини:

#VALUE! - аргументот function_num е различен од цел број помеѓу 1 - 11 или 101 - 111; или кој било од ref-аргументите содржи 3-D референца.

#DIV/0! - се појавува ако одредена функција за резиме треба да изврши поделба со нула (на пр. пресметување на просечна или стандардна девијација за опсег на ќелии што не содржат една нумеричка вредност).

#NAME? - името на функцијата Subtotal е погрешно напишано - грешката полесно се поправа :)

Совет. Ако сè уште не се чувствувате удобно со функцијата SUBTOTAL, можете да ја користите вградената функција SUBTOTAL и формулите да бидат вметнати за вас автоматски.

Така се користат формулите SUBTOTAL во Excel за пресметување на податоците во видливи ќелии. За полесно следење на примерите, добредојдени сте да ја преземете нашата работна книга со примероци подолу. Ви благодариме што прочитавте!

Вежбајте работна тетратка

Примери на формулата на Excel SUBTOTAL (датотека .xlsx)