Õpetus näitab, kuidas säilitada numbrite, kuupäevade, protsentide ja valuuta vormingut, kui teete Exceli ja Wordi vahelist postiühendust või muudate seda vastavalt oma soovile.

Ühes meie eelmises artiklis vaatlesime, kuidas Exceli kirjade ühendamist Wordi, et saata isikustatud kirju või e-kirju. Nagu selgus, võib Wordi kirjade ühendamise kasutamine dokumendi loomise automatiseerimiseks Exceli töölehest palju probleeme tekitada. Mõned väljad võivad jääda täitmata või olla täidetud vale teabega. Excelis õigesti vormistatud numbrid ei pruugi õigesti ilmuda dokumendisWordi dokumendis. Zip-koodid võivad kaotada juhtnullid. Allpool toodud tõrkeotsingu nõuanded aitavad teil lahendada tüüpilisi Mail Merge'i vormindusprobleeme.

Kuidas ühendada posti ja hoida vormingut

Kui teete Exceli töölehest postiühendust, võivad mõned teie arvandmed kaotada vormingu pärast ühildamist. Probleemid tekivad tavaliselt numbritega, mis on vormindatud protsendina või valuutana, või numbritega, mis sisaldavad juhtnulle, nagu näiteks postiindeksid.

Põhjus : Vaikimisi kasutab Microsoft Word OLE DB ühendust, mis tõmbab andmed sisse, kuid mitte vorminguid. Selle tulemusena ilmuvad andmed Wordi dokumendis sellises vormingus, nagu need on Exceli sisemiselt salvestatud, mitte aga lahtritele rakendatud vormingus.

Probleemi illustreerimiseks vaadake lähteandmete vorminguid Exceli töölehel:

Vaadake nüüd, mis juhtub Wordi koonddokumendis:

• Postiindeks - ilmub ilma juhtnoolita. Excelis kuvatakse juhtnool, sest lahtris on kohandatud numbriformaat, näiteks 00000. Wordis ilmub alusväärtus (2451).
• Valuuta - ilmub ilma valuutasümboli, tuhandete eraldaja ja kümnendkohtadeta. Excelis vormistatakse number valuutana (3000,00 $). Wordis kuvatakse number puhtal kujul (3000).
• Protsentuaalne osakaal - tavaliselt ilmub protsendile vastava kümnendarvuna; mõnel juhul - ujukomaarvuna. Näiteks 30%, mis on Excelis vormistatud protsendina, võib Wordis ilmuda kujul 0,3 või 0,299999999.
• Kuupäev - ilmub teie piirkonna seadetes määratud vaikimisi vormingus. Meie puhul muutub Exceli kuupäev 20-May-22 Wordis kuupäevaks 5/20/2022.

Lahendus : Selleks, et Word kuvab postiindeksid, kuupäevad, hinnad, protsendid ja muud arvväärtused õiges formaadis, ühendage oma Exceli töövihikuga, kasutades selleks Dünaamiline andmevahetus (DDE).

Kuidas kasutada dünaamilist andmevahetust Exceli lehega ühendamiseks

Enne kirjade ühendamise alustamist tehke Microsoft Wordis järgmised toimingud.

1. Mine edasi Fail> Valikud> Täiustatud .
2. Kerige allapoole kuni Üldine valige märkeruut Kinnitage failiformaadi teisendamine avamisel ja klõpsake OK .
3. Alustage oma Mail Merge'i nagu tavaliselt (üksikasjalikud sammud on siin). Kui tuleb valida adressaadid, valige Kasutage olemasolevat nimekirja .
4. Sirvige oma arvutustabeli juurde, valige see ja klõpsake nuppu Avatud (või topeltklõpsake failil).
5. In the Kinnitage andmeallikas avanevas dialoogiboksis kontrollige Näita kõiki kasti vasakus alumises nurgas, seejärel valige MS Exceli töölehed DDE kaudu (*.xls) ja klõpsake OK .
6. Klõpsake Kogu arvutustabel ja OK .

Wordi ühendamine Exceli andmeallikaga DDE kaudu võib võtta üsna kaua aega, seega olge kannatlik - see säästab teile pikemas perspektiivis veelgi rohkem aega :)

Vihje. Selleks, et vältida Wordi poolt iga kord andmefaili avamisel kuvatavaid mitmekordseid päringuid, tühjendage faili Kinnitage failiformaadi teisendamine avamisel märkeruutu pärast postiloendiga ühendamist.

Nüüd säilitavad kõik Wordi koonddokumendi numbrilised väärtused oma algse vormingu.

Kuidas vormindada konkreetseid eeltäitevälju

Ühendamine Exceli töölehega DDE kaudu on kõige kiirem viis, et lahendada kõik vormindusprobleemid korraga. Kui see lahendus ei ole teie puhul mingil põhjusel kohaldatav, saate Exceli andmete vormindamist Wordis kontrollida, lisades konkreetsele liitmisväljale numbrilise lüliti (varem nimetati seda pildi lülitiks).

A numbriline lüliti on omamoodi mask, mis võimaldab teil Wordi dokumendis vormindada välja sisu nii, nagu soovite. Numbrilise lüliti lisamiseks tehke järgmised toimingud:

1. Valige liitmisväli, mille formaati soovite muuta. See võib olla Kuupäev , Valuuta , Protsent või mõnes muus valdkonnas.
2. Vajutage Shift + F9, et kuvada valitud välja koodid, või Alt + F9, et kuvada kõigi dokumendi väljade koodid. Üldine väljade kood näeb välja umbes nii: { MERGEFIELD Nimi }.
3. Lisage välja lõppu numbriline lülituskood.
4. Kui kursor on kusagil väljal, vajutage selle uuendamiseks klahvi F9.
5. Vajutage uuesti Shift + F9 või Alt + F9, et peita välja kood ja seejärel vaadake tulemust ette.

Järgnevad näited tutvustavad mõned tüüpilised stsenaariumid.

Postiühendus: numbrite formaat

Selleks, et numbrid ilmuksid õiges formaadis (samas või erinevas formaadis kui Exceli failis), kasutage järgmisi numbrilisi lülituskoode.

Näiteks täisarvu vormindamiseks tuhande eraldusjoonega kasutage numbrilist lülitit \# ,0, nii et Number väli muutub:

{ MERGEFIELD Number\# ,0 }

Postiühendus: valuutaformaat

Valuuta vormindamiseks kirjavahetuse segalehel on need koodid, mida tuleb kasutada:

Näiteks, kui soovite kasutada koondkirjas dollari formaati, lisage numbriline lüliti \# $,0 väljale Valuuta:

{ MERGEFIELD Currency\# $,0 }

Selle tulemusena vormistatakse arv 3000 kui 3000 dollarit ilma kümnendkohtadeta.

Näpunäide. Eespool toodud näited on postiühenduste jaoks. dollari formaat Dollarimärgi ($) asemel võite kasutada ka muid valuutasümboleid, nt. € või £ .

Postiühendus: protsentuaalne vorming

Protsentide vorming Wordi koonddokumendis sõltub sellest, kuidas lähteväärtused on vormindatud Exceli lehel.

Kui Üldine või Number formaati kasutatakse Excelis, siis Wordis ilmub vastav number. Et vormindada see number protsendina, lisage üks järgmistest numbrilistest lülititest.

Näiteks, et vormindada arv täisarvu protsentidena, redigeerige faili Protsent väli järgmiselt:

{ MERGEFIELD Percent\# 0% }

Selle tulemusena on number 50 vormistatud kui 50%.

Kui Exceli lahtritele on rakendatud protsentide formaat, siis Word kuvab protsentide vormingu taga tegelikku väärtust, mis on kümnendarv. Näiteks Exceli väärtus 50% kuvatakse Wordis kujul 0,5. Selle teisendamiseks protsendiks tuleb kõigepealt korrutada kümnendarv 100-ga ja seejärel kasutada sobivat arvuvahendit. Järgnevalt on toodud üksikasjalikud sammud:

1. Valige liitmisväli, mida soovite vormindada protsendina, nt "Protsent". Pange tähele, et valikusse tuleks lisada jutumärgid.
2. Vajutage Ctrl + F9, et mähkida valitud väli teise väljaga nii: { "Protsent" }
3. Redigeerige välja nii, et saate ühe järgmistest:
   • Ümardatud terve protsent: {="Protsent "*100 \# 0%}
   • Protsent kahe kümnendikuga: {="Protsent "*100 \# 0.00%}
4. Asetage kursor kuhugi väljale ja vajutage uuendamiseks F9.

   Märkus. Valemit sisaldav liitmisväli kuvab väärtuse, mitte välja nime, isegi kui see ei ole eelvaate režiimis. Ärge muretsege, see on normaalne käitumine. Et veenduda, et väärtus ei ole staatiline, klõpsake nooltega väljal Eelvaate tulemused rühma, et vahetada saajate vahel. Välja koodi vaatamiseks valige väärtus ja vajutage koos klahve Shift + F9. Kui kõik on õigesti tehtud, näete midagi sellist:

   { ={MERGEFIELD Protsent }*100 \# 0% }

Postiühendus: kuupäeva ja kellaaja vorming

Nagu numbrite ja valuuta puhul, saate ka kuupäevade vormingut postiühenduses muuta, kasutades numbrilist lülitit. Alljärgnevas tabelis on loetletud koodid mõnede sagedamini kasutatavate kuupäeva/aja vormingute jaoks.

Näiteks, et kohaldada Täielik kuupäev formaat, muutke kuupäeva koondusvälja formaati sel viisil:

{ MERGEFIELD Date\@ "dddd, MMMM dd, yyyy" }

Näpunäited ja märkused:

• Kuupäeva/aja numbrilisel lülitusel on suurtähtedega kirjutatud M kasutatakse kuude jaoks ja väikesi tähtedega m minutiteks.
• Lisaks eespool loetletud koodidele võite kasutada ka muid kohandatud kuupäeva- ja kellaajaformaate.

Kuidas muuta praeguse kuupäeva ja kellaaja formaati Wordi kirjasulatusprogrammis

Tänase kuupäeva ja praeguse kellaaja lisamiseks koonddokumendile saate kasutada järgmisi otseteid:

• Alt + Shift + D - sisestage DATE väli, mis näitab jooksvat kuupäeva.
• Alt + Shift + T - sisestada TIME väli, mis näitab praegust kellaaega.

See lisab kuupäeva ja kellaaja vaikimisi formaadis. Selle muutmiseks saate kasutada numbrilist lülitit, nagu eespool kirjeldatud. Või saate soovitud kuupäeva/kellaja vormingu rakendada visuaalselt.

1. Valige Kuupäev või Aeg väli, mille formaati soovite muuta.
2. Vajutage Shift + F9, et kuvada välja kodeering, mis võib välja näha umbes nii { DATE \@ "M/d/yyyy" }
3. Tehke paremklõps valitud väljal ja valige Edit Field... kontekstmenüüst.
4. In the Toimik dialoogiaknas valige soovitud formaat Kuupäev väli ja klõpsake nuppu OK .

   Vihje. Kui soovite säilitada vormindamine uuenduste ajal , valige vastav märkeruut parempoolses alumises nurgas.

Kuidas vältida juhtivate nullide kaotamist postiühenduses

Kõikide arvväärtuste puhul jäetakse juhtivad nullid kirjade ühendamise käigus välja. Selleks, et postiindeksid ja muud numbrid läbiksid kirjade ühendamise ilma nullide kaotamiseta, tuleks need vormindada järgmiselt. tekst .

Selleks valige numbritega veerg ja valige Tekst aastal Numbrite formaat kastis Kodu vahekaart.

Teise võimalusena võite teha paremklõps valitud veerul ja seejärel klõpsata nuppu Vormindada lahtrid... . aastal Lahtrite vormindamine avanevas dialoogiboksis on Number vahekaart, valige Tekst ja seejärel klõpsake OK .

Oluline märkus! Kui Eriline (näiteks postiindeks) või kohandatud (näiteks 00000) formaat on rakendatud Exceli lahtritele, muutes selle formaadi Tekst vormingu tulemusena kaovad juhtivad nullid. Pärast lahtrite vormindamist kui Tekst , peate iga lahtri üle vaatama ja puuduvaid nulle käsitsi sisestama. Selle hirmuäratava ülesande vältimiseks ühendage oma Exceli lehega DDE kaudu. See säilitab Exceli algsed numbrivormingud, sealhulgas eelnevad nullid.

Nii saab lahendada e-kirjade vormindamise probleemid ja vormindada väljad nii, nagu soovite. Täname lugemise eest!