Tanto si el verano llama a nuestras puertas como si el invierno invade Poniente, seguimos trabajando en Google Sheets y tenemos que comparar diferentes piezas de tablas entre sí. En este artículo, comparto formas de cotejar tus datos y doy consejos para hacerlo rápidamente.

Comparar dos columnas u hojas

Una de las tareas que puede tener es escanear dos columnas u hojas en busca de coincidencias o diferencias e identificarlas en algún lugar fuera de las tablas.

Comparación de dos columnas en Google Sheets para buscar coincidencias y diferencias

Empezaré comparando dos celdas en Hojas de cálculo de Google. Esta forma te permite escanear columnas enteras fila a fila.

Ejemplo 1. Hojas de cálculo de Google: comparar dos celdas

Para este primer ejemplo, necesitará una columna de ayuda para introducir la fórmula en la primera fila de los datos a comparar:

=A2=C2

Si las celdas coinciden, verá VERDADERO, en caso contrario, FALSO. Para comprobar todas las celdas de una columna, copie la fórmula hacia abajo a otras filas:

Sugerencia: para comparar columnas de distintos ficheros, debe utilizar la función IMPORTRANGE:

=A2=IMPORTRANGE("hoja_de_salida", "Hoja1!A2")

Ejemplo 2. Hojas de cálculo de Google: comparación de dos listas en busca de coincidencias y diferencias

• Una solución más ordenada sería utilizar la función IF. Podrá establecer el estado exacto para células idénticas y diferentes :

  =IF(A2=C2,"Match","Differ")

  Sugerencia. Si sus datos están escritos en diferentes casos y desea considerar esas palabras como diferentes, aquí tiene la fórmula:

  =IF(EXACT(A2,C2), "Coincide", "Difiere")

  Donde EXACTO considera el caso y busca los idénticos completos.

• Para identificar sólo las filas con duplicar células utiliza esta fórmula:

  =IF(A2=C2,"Match","")

• Para marcar sólo las filas con registros únicos entre celdas de dos columnas, toma esta:

  =IF(A2=C2,"","Differ")

Ejemplo 3. Comparar dos columnas en Google Sheets

• Hay una forma de evitar copiar la fórmula en cada fila. Puedes forjar una fórmula IF de matriz en la primera celda de tu columna de ayuda:

=ArrayFormula(IF(A2:A=C2:C,"", "Diferencia"))

Este SI empareja cada celda de la columna A con la misma fila de la columna C. Si los registros son diferentes Lo bueno de esta fórmula de matriz es que marca automáticamente todas y cada una de las filas a la vez:

=ArrayFormula(IF(A2:A=C2:C, "Match",""))

Ejemplo 4. Comparar dos hojas de cálculo de Google en busca de diferencias

A menudo necesitas comparar dos columnas en Google Sheets que pertenecen a una tabla enorme. O pueden ser hojas completamente diferentes como informes, listas de precios, turnos de trabajo al mes, etc. Entonces, creo que no puedes permitirte crear una columna de ayuda o puede ser bastante difícil de gestionar.

Si esto te resulta familiar, no te preocupes, puedes seguir marcando las diferencias en otra hoja.

Aquí hay dos tablas con productos y sus precios. Quiero localizar todas las celdas con contenidos diferentes entre estas tablas:

Empiece creando una nueva hoja e introduzca la siguiente fórmula en A1:

=IF(Hoja1!A1Hoja2!A1,Hoja1!A1&"

Nota. Debe copiar la fórmula en un rango igual al tamaño de la tabla más grande.

La fórmula también extraerá registros de ambas tablas y los separará con un carácter que introduzca en la fórmula:

Sugerencia: si las hojas que desea comparar se encuentran en archivos diferentes, incorpore de nuevo la función IMPORTRANGE:

=IF(Hoja1!A1IMPORTRANGE("2º_spreadsheet_url", "Hoja1!A1"),Hoja1!A1&"

Herramienta para Google Sheets para comparar dos columnas y hojas

Por supuesto, cada uno de los ejemplos anteriores se puede utilizar para comparar dos columnas de una o dos tablas o incluso para hacer coincidir hojas. Sin embargo, existe una herramienta que hemos creado para esta tarea que le resultará muy útil.

Comparará dos hojas de Google y columnas para duplicados o unicos en 3 pasos. Haz que marque los registros encontrados con una columna de estado (que puede ser filtrada, por cierto) o color, copiar o moverlos a otra ubicación, o incluso borrar celdas y eliminar filas enteras con duplicados que sea.

He utilizado el complemento para encontrar las filas de la Hoja1 que faltan en la Hoja2 basándome en Fruta y MSRP columnas:

A continuación, guardé mis configuraciones en un escenario. Ahora puedo ejecutarlas rápidamente sin tener que volver a realizar todos los pasos cada vez que cambien los registros de mis tablas. Solo tengo que iniciar ese escenario desde el menú de Google Sheets:

Para mayor comodidad, hemos descrito todas las opciones de la herramienta en su página de ayuda y en este vídeo:

No dudes en probarlo por ti mismo y comprobar cuánto tiempo te ahorra :)

Comparar los datos de dos hojas de cálculo de Google y recuperar los registros que faltan

Comparar dos hojas de cálculo de Google en busca de diferencias y repeticiones es la mitad del trabajo, pero ¿qué ocurre con los datos que faltan? También existen funciones especiales para esto, por ejemplo, VLOOKUP. Veamos qué puedes hacer.

Encontrar los datos que faltan

Ejemplo 1

Imagina que tienes dos listas de productos (columnas A y C en mi caso, pero pueden estar simplemente en hojas diferentes). Necesitas encontrar aquellos que se presentan en la primera lista pero no en la segunda. Esta fórmula hará el truco:

=ISERROR(VLOOKUP(A2,$C:$C,1,0))

Cómo funciona la fórmula:

• VLOOKUP busca el producto de A2 en la segunda lista. Si está ahí, la función devuelve el nombre del producto. Si no, obtendrá un error #N/A que significa que el valor no se encontró en la columna C.
• ISERROR comprueba lo que devuelve VLOOKUP y te muestra TRUE si es el valor y FALSE si es el error.

Por lo tanto, las celdas con FALSE son las que estás buscando. Copia la fórmula en otras celdas para comprobar cada producto de la primera lista:

Nota: Si las columnas están en hojas diferentes, la fórmula hará referencia a una de ellas:

=ISERROR(VLOOKUP(A2,Hoja2!$C:$C,1,0))

Sugerencia: para utilizar una fórmula de una celda, ésta debe ser una matriz, ya que rellenará automáticamente todas las celdas con los resultados:

=ArrayFormula(ISERROR(VLOOKUP(A2:A10,$C:$C,1,0))

Ejemplo 2

Otra forma inteligente sería contar todas las apariciones del producto a partir de A2 en la columna C:

=IF(COUNTIF($C:$C, $A2)=0, "No encontrado", "")

Si no hay absolutamente nada que contar, la función IF marcará las celdas con No se ha encontrado Otras casillas permanecerán vacías:

Ejemplo 3

Donde hay VLOOKUP, hay MATCH. Lo sabes, ¿verdad? ;) Aquí tienes la fórmula para emparejar productos en lugar de contar:

=IF(ISERROR(MATCH($A2,$C:$C,0)), "No encontrado","")

Consejo: no dude en especificar el rango exacto de la segunda columna si sigue siendo el mismo:

=IF(ISERROR(MATCH($A2,$C2:$C28,0)), "No encontrado","")

Extraer datos coincidentes

Ejemplo 1

Su tarea puede ser un poco más sofisticada: puede que necesite extraer toda la información que falta de los registros comunes a ambas tablas, por ejemplo, actualizar los precios. Si es así, tendrá que envolver MATCH en INDEX:

=INDEX($E:$E,MATCH($A2,$D:$D,0))

La fórmula compara las frutas de la columna A con las de la columna D. Para todo lo encontrado, extrae los precios de la columna E a la columna B.

Ejemplo 2

Como habrás adivinado, otro ejemplo utilizaría la función VLOOKUP de Google Sheets que describimos hace algún tiempo.

Sin embargo, hay algunos instrumentos más para este trabajo. También los describimos todos en nuestro blog:

1. Con esto basta para lo básico: buscar, emparejar y actualizar registros.
2. Éstas no sólo actualizarán las celdas, sino que añadirán columnas relacionadas & filas no coincidentes.

Fusionar hojas con el complemento

Si estás cansado de las fórmulas, puedes utilizar nuestro complemento Combinar hojas para hacer coincidir y combinar rápidamente dos hojas de Google. Además de su propósito básico de extraer los datos que faltan, también puede actualizar los valores existentes e incluso añadir filas que no coincidan. Puedes ver todos los cambios en color o en una columna de estado que se puede filtrar.

Consejo: no te pierdas este vídeo sobre el complemento Combinar hojas:

Formato condicional para comparar datos de dos hojas de cálculo de Google

Hay otra forma estándar que Google ofrece para comparar tus datos: colorear las coincidencias y/o diferencias mediante el formato condicional. Este método hace que todos los registros que estás buscando destaquen al instante. Tu trabajo aquí es crear una regla con una fórmula y aplicarla al rango de datos correcto.

Resaltar duplicados en dos hojas o columnas

Comparemos dos columnas de Google Sheets en busca de coincidencias y coloreemos solo las celdas de la columna A que coincidan con las celdas de la misma fila de la columna C:

1. Seleccione el intervalo de registros que desea colorear (A2:A10 en mi caso).
2. Ir a Formato> Formato condicional en el menú de la hoja de cálculo.
3. Introduzca una fórmula sencilla en la regla:

   =A2=C2

4. Elija el color para resaltar las celdas.

Sugerencia. Si sus columnas cambian de tamaño constantemente y desea que la regla tenga en cuenta todas las entradas nuevas, aplíquela a toda la columna (A2:A, suponiendo que los datos a comparar comiencen a partir de A2) y modifique la fórmula de la siguiente manera:

=AND(A2=C2,ISBLANK(A2)=FALSE)

Esto procesará columnas enteras e ignorará las celdas vacías.

Nota: para comparar datos de dos hojas distintas, tendrás que realizar otros ajustes en la fórmula. Como ves, el formato condicional de las Hojas de cálculo de Google no admite referencias entre hojas. Sin embargo, puedes acceder a otras hojas de forma indirecta:

=A2=INDIRECT("Hoja2!C2:C")

En este caso, especifique el intervalo al que desea aplicar la regla: A2:A10.

Comparar dos hojas de Google y columnas para ver las diferencias

Para resaltar registros que no coinciden con celdas de la misma fila en otra columna, el procedimiento es el mismo que el anterior. Se selecciona el rango y se crea una regla de formato condicional. Sin embargo, la fórmula aquí difiere:

=A2C2

De nuevo, modifique la fórmula para que la regla sea dinámica (que tenga en cuenta todos los nuevos valores añadidos en estas columnas):

=AND(A2=C2,ISBLANK(A2)=FALSE)

Y utilizar la referencia indirecta a otra hoja si la columna con la que comparar está ahí:

=A2INDIRECT("Hoja1!C2:C")

Nota: no olvide especificar el intervalo al que se aplicará la regla: A2:A10.

Comparar dos listas y resaltar los registros de ambas

Por supuesto, es más probable que los mismos registros en sus columnas estén dispersos. El valor en A2 de una columna no estará necesariamente en la segunda fila de otra columna. De hecho, puede aparecer mucho más tarde. Evidentemente, esto requiere otro método de búsqueda de los elementos.

Ejemplo 1. Comparar dos columnas en Google Sheets y resaltar las diferencias (uniques)

Para resaltar valores únicos en cada lista, debe crear dos reglas de formato condicional para cada columna.

Colorea la columna A: =COUNTIF($C$2:$C$9,$A2)=0

Colorea la columna C: =COUNTIF($A$2:$A$10,$C2)=0

Aquí están los únicos que tengo:

Ejemplo 2. Buscar y resaltar duplicados en dos columnas de Google Sheets

Puede colorear los valores comunes tras ligeras modificaciones en las dos fórmulas del ejemplo anterior. Sólo tiene que hacer que la fórmula cuente todo lo que sea mayor que cero.

Color dupes entre columnas sólo en A: =COUNTIF($C$2:$C$9,$A2)>0

Duplicados de color entre columnas sólo en C: =COUNTIF($A$2:$A$10,$C2)>0

Consejo: en este tutorial encontrarás muchos más ejemplos de fórmulas para resaltar duplicados en Google Sheets.

Una forma rápida de emparejar columnas y resaltar registros

El formato condicional puede ser complicado a veces: puedes crear accidentalmente varias reglas sobre el mismo rango o aplicar colores manualmente sobre celdas con reglas. Además, tienes que vigilar todos los rangos: los que resaltas mediante reglas y los que utilizas en las propias reglas. Todo esto puede confundirte mucho si no estás preparado y no sabes dónde buscar el problema.

Por suerte, nuestra herramienta Comparar columnas u hojas es lo suficientemente intuitiva como para ayudarle a emparejar dos columnas dentro de una misma tabla, dos tablas diferentes en una misma hoja, o incluso dos hojas separadas, y resaltar aquellos datos únicos o duplicados que puedan colarse en sus datos.

Así es como he resaltado los duplicados entre dos tablas basándome en Fruta y MSRP columnas utilizando la herramienta:

También puedo guardar estos ajustes en un escenario reutilizable. Si los registros se actualizan, llamaré a este escenario con un solo clic y el complemento empezará inmediatamente a procesar todos los datos. Así, evito ajustar todos esos ajustes sobre los pasos del complemento repetidamente. Verás cómo funcionan los escenarios en el ejemplo anterior y en este tutorial.

Consejo: ¿Ha visto el vídeo de demostración del complemento Comparar columnas u hojas? Échele un vistazo.

Todos estos métodos están ahora a su disposición: experimente con ellos, modifíquelos y aplíquelos a sus datos. Si ninguna de las sugerencias le ayuda en su tarea concreta, no dude en exponer su caso en los comentarios de más abajo.