El tutorial explica los fundamentos del Filtro Avanzado de Excel y muestra cómo utilizarlo para encontrar los registros que cumplen uno o más criterios complejos.

Si tuvo la oportunidad de leer nuestro tutorial anterior, sabrá que el Filtro de Excel proporciona una variedad de opciones para diferentes tipos de datos. Esas opciones de filtrado incorporadas para texto, números y fechas pueden manejar muchos escenarios ¡Muchos, pero no todos! Cuando un Autofiltro normal no puede hacer lo que usted quiere, utilice la herramienta Filtro Avanzado y configure los criterios exactamente adecuados a sus necesidades.

El filtro avanzado de Excel es realmente útil cuando se trata de encontrar datos que cumplan dos o más criterios complejos, como extraer coincidencias y diferencias entre dos columnas, filtrar filas que coincidan con elementos de otra lista, encontrar coincidencias exactas que incluyan caracteres en mayúsculas y minúsculas, etc.

Filtro avanzado está disponible en todas las versiones de Excel 365 - 2003. Haga clic en los enlaces siguientes para obtener más información.

Filtro avanzado de Excel vs. Autofiltro

En comparación con la herramienta básica Autofiltro, el Filtro avanzado funciona de forma diferente en un par de aspectos importantes.

• El Autofiltro de Excel es una función incorporada que se aplica con un solo clic de botón. Basta con pulsar el botón Filtro de la cinta de opciones, y su filtro de Excel estará listo.

  El Filtro Avanzado no se puede aplicar automáticamente ya que no tiene una configuración predefinida, requiere configurar el rango de la lista y el rango de criterios manualmente.

• AutoFiltro permite filtrar datos con un máximo de 2 criterios, y esas condiciones se especifican directamente en el campo Autofiltro personalizado cuadro de diálogo.

  Utilizando el Filtro Avanzado, puede encontrar filas que cumplan múltiples criterios en múltiples columnas, y los criterios avanzados necesitan ser introducidos en un rango separado en su hoja de cálculo.

A continuación encontrará una guía detallada sobre cómo utilizar el filtro avanzado en Excel, así como algunos ejemplos útiles de filtros avanzados para texto y valores numéricos.

Cómo crear un filtro avanzado en Excel

Usar el Filtro Avanzado de Excel no es tan fácil como aplicar el Autofiltro (como es el caso de muchas cosas "avanzadas" :) pero definitivamente vale la pena el esfuerzo. Para crear un filtro avanzado para su hoja, realice los siguientes pasos.

1. Organizar los datos de origen

Para obtener mejores resultados, organice su conjunto de datos siguiendo estas 2 sencillas reglas:

• Añada una fila de encabezado donde cada columna tenga un encabezado único - los encabezados duplicados causarán confusión al Filtro Avanzado.
• Asegúrese de que no hay filas en blanco en su conjunto de datos.

Por ejemplo, este es el aspecto de nuestra tabla de muestra:

2. Establecer el intervalo de criterios

Escriba sus condiciones, también conocidas como criterios, en un intervalo separado de la hoja de cálculo. En teoría, el intervalo de criterios puede situarse en cualquier lugar de la hoja. En la práctica, es más conveniente colocarlo en la parte superior y separarlo del conjunto de datos con una o varias filas en blanco.

Notas sobre criterios avanzados:

• La gama de criterios debe tener el mismos títulos de columna como la tabla / rango que desea filtrar.
• Los criterios introducidos en la misma fila funcionan con la lógica AND. Los criterios introducidos en filas diferentes funcionan con la lógica OR.

Por ejemplo, para filtrar los registros de Norte región cuyo Subtotal es mayor o igual que 900, configure el siguiente rango de criterios:

• Región: Norte
• Subtotal:>=900

Para obtener información detallada sobre los operadores de comparación, comodines y fórmulas que puede utilizar en sus criterios, consulte Rango de criterios del filtro avanzado.

3. Aplicar filtro avanzado de Excel

En el intervalo de criterios establecido, aplique un filtro avanzado de este modo:

• Seleccione cualquier celda del conjunto de datos.
• En Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010 y Excel 2007, vaya a la sección Datos tab> Ordenar y filtrar y haga clic en Avanzado .

  En Excel 2003, haga clic en el botón Datos seleccione Filtro y, a continuación, haga clic en Filtro avanzado... .

  

Aparecerá el cuadro de diálogo Filtro avanzado de Excel y lo configurará como se explica a continuación.

4. Configure los parámetros del filtro avanzado

En la ventana de diálogo Filtro avanzado de Excel, especifique los siguientes parámetros:

• Acción Elija si desea filtrar la lista in situ o copiar los resultados en otra ubicación.

  Seleccionar " Filtrar la lista en su sitio". ocultará las filas que no coincidan con sus criterios.

Si elige " Copiar los resultados a otra ubicación" Asegúrese de que el rango de destino no tiene datos en ninguna columna, ya que se borrarán todas las celdas situadas por debajo del rango copiado.

• Rango de la lista Es el rango de celdas a filtrar, los encabezados de columna deben ser incluidos.

  Si ha seleccionado cualquier celda del conjunto de datos antes de pulsar el botón Avanzado Excel seleccionará automáticamente todo el intervalo de la lista. Si Excel se equivoca en el intervalo de la lista, haga clic en el botón Contraer diálogo icono a la derecha del Rango de la lista y seleccione el intervalo deseado con el ratón.

• Gama de criterios Es el rango de celdas en el que se introducen los criterios.

Además, la casilla situada en la esquina inferior izquierda de la ventana de diálogo Filtro avanzado permite mostrar sólo registros únicos Por ejemplo, esta opción puede ayudarle a extraer todos los elementos diferentes (distintos) de una columna.

En este ejemplo, estamos filtrando la lista en el lugar, así que configure los parámetros del Filtro avanzado de Excel de esta manera:

Por último, haga clic en OK, y obtendrá el siguiente resultado:

Esto es genial... pero en realidad se puede conseguir el mismo resultado con el Autofiltro normal de Excel, ¿verdad? De todas formas, no tengas prisa en abandonar esta página, porque sólo hemos arañado la superficie para que tengas la idea básica de cómo funciona el Filtro Avanzado de Excel. Más adelante en el artículo, encontrarás algunos ejemplos que sólo se pueden hacer con el filtro avanzado. Para que te resulte más fácil seguir las cosas,conozcamos primero los criterios del Filtro Avanzado.

Rango de criterios del filtro avanzado de Excel

Como acabas de ver, no hay que ser un genio para utilizar el Filtro Avanzado en Excel, pero una vez que aprendas los detalles de los criterios del Filtro Avanzado, tus opciones serán casi ilimitadas.

Operadores de comparación de números y fechas

En los criterios del Filtro avanzado, puede comparar diferentes valores numéricos utilizando los siguientes operadores de comparación.

El uso de operadores de comparación con números es obvio. En el ejemplo anterior, ya utilizamos el criterio numérico >=900 para filtrar registros con Subtotal igual o superior a 900.

Y he aquí otro ejemplo. Supongamos que desea mostrar el archivo Norte región registros del mes de Julio con Importe superior a 800. Para ello, especifique las siguientes condiciones en el intervalo de criterios:

• Región: Norte
• Fecha de pedido:>=7/1/2016
• Fecha de pedido: <=30/07/2016
• Importe:>800

Y ahora, ejecute la herramienta Filtro avanzado de Excel, especifique la opción Rango de la lista (A4:D50) y Gama de criterios (A2:D2) y obtendrás el siguiente resultado:

Nota: Independientemente del formato de fecha utilizado en la hoja de cálculo, siempre debe especificar el formato fecha completa en el rango de criterios del Filtro avanzado en el formato que Excel pueda entender, como 7/1/2016 o 1-Jul-2016.

Filtro avanzado para valores de texto

Además de números y fechas, también puede utilizar los operadores lógicos para comparar valores de texto. Las reglas se definen en la tabla siguiente.

Como ves, crear un filtro avanzado para valores de texto tiene una serie de especificidades, así que vamos a profundizar en ello.

Ejemplo 1. Filtro de texto para coincidencia exacta

Para mostrar sólo las celdas exactamente igual a un texto o carácter específico, incluya el signo igual en los criterios.

Por ejemplo, para filtrar sólo Plátano Microsoft Excel mostrará los criterios como =banana en una celda, pero puede ver la expresión completa en la barra de fórmulas:

Como se puede ver en la captura de pantalla anterior, los criterios muestran sólo el Plátano registros con Subtotal mayor o igual que 900, ignorando Plátano verde y Plátano Goldfinger .

Nota: al filtrar valores numéricos que son exactamente igual a un valor determinado, puede utilizar o no el signo igual en los criterios. Por ejemplo, para filtrar registros con subtotal igual a 900, puede utilizar cualquiera de los siguientes criterios de Subtotal:, =900 o simplemente 900.

Ejemplo 2. Filtrar valores de texto que empiecen por un carácter o caracteres determinados

Para mostrar todas las celdas cuyo contenido empiece por un texto especificado, basta con escribir ese texto en el intervalo de criterios sin el signo igual ni las comillas dobles.

Por ejemplo, para filtrar todos los " verde " artículos con subtotal mayor o igual a 900, utilice los siguientes criterios:

• Artículo: Verde
• Subtotal:>=900

Filtro avanzado de Excel con comodines

Para filtrar registros de texto con coincidencia parcial puede utilizar los siguientes caracteres comodín en los criterios del filtro avanzado:

• Signo de interrogación (?) para que coincida con cualquier carácter.
• Asterisco (*) para que coincida con cualquier secuencia de caracteres.
• Tilde (~) seguida de *, ? o ~ para filtrar las celdas que contienen un signo de interrogación, un asterisco o una tilde reales.

La siguiente tabla proporciona algunos ejemplos de rangos de criterios con comodines.

Y aquí está el criterio comodín más simple en acción (*banana*), que encuentra todas las celdas que contienen la palabra "banana":

Fórmulas en los criterios del filtro avanzado

Para crear un filtro avanzado con condiciones más complejas, puede utilizar una o varias funciones de Excel en el intervalo de criterios. Para que los criterios basados en fórmulas funcionen correctamente, siga estas reglas:

• La fórmula debe evaluarse como VERDADERO o FALSO.
• El rango de criterios debe incluir un mínimo de 2 celdas: celda de fórmula y celda de encabezamiento .
• En celda de encabezamiento en los criterios basados en fórmulas deben ser en blanco o tiene un encabezamiento diferente de cualquiera de los encabezamientos de los rangos de la lista.
• Para que la fórmula se evalúe para cada fila de datos en el rango de la lista, utilice una referencia relativa (sin $, como A1) para referirse a la celda de la primera fila de datos.
• Para que la fórmula se evalúe sólo para un célula específica o rango de celdas utilice una referencia absoluta (con $, como $A$1) para referirse a esa celda o rango.
• Al hacer referencia al rango de la lista en la fórmula, utilice siempre referencias de celda absolutas.

Por ejemplo, para filtrar las filas en las que Agosto ventas (columna C) son superiores a Julio ventas (columna D), utilice el criterio =D5>C5, donde 5 es la primera fila de datos:

Nota: si sus criterios sólo incluyen una fórmula como en este ejemplo, asegúrese de incluir al menos 2 celdas en el rango de criterios (celda de fórmula y celda de encabezado).

Para ver ejemplos más complejos de criterios múltiples basados en fórmulas, consulte Cómo utilizar el filtro avanzado en Excel: ejemplos de rangos de criterios.

Uso del filtro avanzado con lógica AND vs. OR

Como ya se ha mencionado al principio de este tutorial, el filtro avanzado de Excel puede funcionar tanto con la lógica AND como con la lógica OR, dependiendo de cómo se configure la opción gama de criterios :

• Criterios sobre la misma fila se unen con un Y operador.
• Criterios sobre diferentes filas se unen con un O operador.

Para facilitar la comprensión, veamos los siguientes ejemplos.

Filtro avanzado de Excel con lógica AND

Para visualizar registros con Subtotal =900 AND Media =350, defina ambos criterios en la misma fila:

Filtro avanzado de Excel con lógica OR

Para visualizar registros con Subtotal =900 O Media =350, coloque cada condición en una fila separada:

Filtro avanzado de Excel con lógica AND y OR

Para visualizar los registros de Norte región con Subtotal igual o superior a 900 O Media mayor o igual que 350, configure el intervalo de criterios de este modo:

Dicho de otro modo, el rango de criterios de este ejemplo se traduce en la siguiente condición:

( Región =Norte Y Subtotal 900) O ( Región =Norte Y Media =350)

Nota: La tabla de origen de este ejemplo sólo contiene cuatro regiones: Norte, Sur, Este y Oeste, por lo que podemos utilizar con seguridad Norte Si hubiera otras regiones que contuvieran la palabra "norte", como Noroeste o Noreste, utilizaríamos el criterio de coincidencia exacta: ="=Norte" .

Cómo extraer sólo columnas específicas

Al configurar el filtro avanzado para que copie los resultados en otra ubicación, puede especificar qué columnas extraer .

1. Antes de aplicar el filtro, escriba o copie los encabezados de las columnas que desea extraer en la primera fila del rango de destino.

   Por ejemplo, para copiar el resumen de datos como Región , Artículo y Subtotal basándose en el rango de criterios especificado, escriba las etiquetas de las 3 columnas en las celdas H1:J1 (consulte la captura de pantalla siguiente).

2. Aplicar filtro avanzado de Excel y elija la opción Copiar a otra ubicación opción bajo Acción .
3. En el Copiar en introduzca una referencia a las etiquetas de columna en el intervalo de destino (H1:J1) y haga clic en Aceptar.

Como resultado, Excel ha filtrado las filas según las condiciones indicadas en el intervalo de criterios ( Norte elementos de región con Subtotal =900), y copié las 3 columnas en la ubicación especificada:

Cómo copiar filas filtradas a otra hoja de cálculo

Si abre la herramienta Filtro avanzado en la hoja de cálculo que contiene los datos originales, seleccione " Copiar a otra ubicación "y seleccione la opción Copiar en en otra hoja, aparecerá el siguiente mensaje de error: " Sólo puede copiar datos filtrados en la hoja activa ".

Sin embargo, existe una forma de copiar las filas filtradas a otra hoja de cálculo, y ya tienes la pista: sólo tienes que iniciar Filtro avanzado desde la pantalla hoja de destino para que sea su hoja activa.

Supongamos que su tabla original está en la Hoja 1 y desea copiar los datos filtrados a la Hoja 2. He aquí una forma muy sencilla de hacerlo:

1. Para empezar, establezca el intervalo de criterios en la Hoja1.
2. Vaya a la Hoja2, y seleccione cualquier celda vacía en una parte no utilizada de la hoja de cálculo.
3. Ejecute el filtro avanzado de Excel ( Datos tab> Avanzado ).
4. En el Filtro avanzado seleccione las siguientes opciones:
   • En Acción , eligió Copiar a otra ubicación .
   • Haga clic en el botón Rango de la lista cambie a la Hoja1 y seleccione la tabla que desea filtrar.
   • Haga clic en el botón Gama de criterios cambie a la Hoja 1 y seleccione el intervalo de criterios.
   • Haga clic en el botón Copiar en y seleccione la celda superior izquierda del rango de destino en la Hoja 2. (En caso de que desee copiar sólo algunas de las columnas, escriba por adelantado los encabezados de columna deseados en la Hoja 2 y seleccione ahora dichos encabezados).
   • Haga clic en Aceptar.

En este ejemplo, estamos extrayendo 4 columnas a la Hoja2, por lo que escribimos los encabezados de columna correspondientes exactamente como aparecen en la Hoja1, y seleccionamos el rango que contiene los encabezados (A1:D1) en el botón Copiar en caja:

Básicamente, así es como se utiliza el Filtro Avanzado en Excel. En el próximo tutorial, veremos ejemplos de rangos de criterios más complejos con fórmulas, ¡así que permanezca atento!