La semana pasada exploramos algunas técnicas para convertir hojas de cálculo de Excel a HTML. Pero hoy en día, cuando todo el mundo parece estar pasándose a la nube, ¿por qué nosotros no? Las nuevas tecnologías para compartir datos de Excel en línea son mucho más sencillas y ofrecen un puñado de nuevas oportunidades de las que puedes beneficiarte.

Con la aparición de Excel Online, ya no necesitará un engorroso código HTML para exportar sus tablas a la web. Sólo tiene que guardar su libro de trabajo en línea y acceder a él literalmente desde cualquier lugar, compartirlo con otros usuarios y trabajar todos juntos en la misma hoja. Con Excel Online también puede incrustar fácilmente su hoja de trabajo en un sitio web o blog y dejar que sus visitantes interactúen con ella para encontrar justo la información que estánbuscando.

Más adelante en este artículo, vamos a investigar todas estas y muchas otras capacidades proporcionadas por Excel Online.

Cómo mover hojas de cálculo Excel en línea

Si eres nuevo en la nube en general, y en Excel Online en particular, la forma más fácil de empezar es compartiendo tu libro de trabajo existente utilizando la interfaz familiar del escritorio de Excel.

Todas las hojas de cálculo de Excel Online se almacenan en OneDrive (antes SkyDrive). Como probablemente sabrás, este almacenamiento en línea existe desde hace tiempo, pero ahora está integrado en Microsoft Excel como una opción de interfaz accesible con un clic. Además, tus invitados, es decir, otros usuarios con los que compartes tus hojas de cálculo, ya no necesitan una cuenta de Microsoft para ver y editar los archivos de Excel que has compartido.

Si aún no tienes una cuenta de OneDrive, puedes registrarte ahora. Este servicio es fácil, gratuito y definitivamente vale la pena que le prestes atención porque la mayoría de las aplicaciones de Office 2013 y 2016, no solo Excel, son compatibles con OneDrive. Una vez que hayas iniciado sesión, procede con los siguientes pasos.

1. Inicie sesión en su cuenta Microsoft

Asegúrese de que también ha iniciado sesión en su cuenta Microsoft desde Excel. En su libro de Excel, mire en la esquina superior derecha. Si ve su nombre y una foto allí, puede omitir este paso; de lo contrario, haga clic en el botón Iniciar sesión enlace.

Excel mostrará un mensaje pidiéndole que confirme que realmente desea permitir que Office se conecte a Internet. Haga clic en Sí e introduce tus credenciales de Windows Live.

2. Guarda tu hoja de cálculo Excel en la nube

Compruebe que tiene abierto el libro de trabajo correcto, es decir, el que desea compartir en línea, por si acaso. En este ejemplo, voy a compartir un libro de trabajo de tipo Lista de regalos navideños para que mis familiares y amigos puedan verlo y contribuir : )

Con el libro de trabajo correcto abierto, navegue hasta la sección Archivo haga clic en Compartir en el panel izquierdo. Invitar a gente se seleccionará por defecto y haga clic en Guardar en la nube en el panel derecho.

Después elige una ubicación en la nube para guardar tu archivo Excel. OneDrive es la primera opción que verás a la derecha seleccionada por defecto, y sólo tienes que elegir la carpeta de destino en el panel izquierdo.

Nota: Si no ves la opción OneDrive, es que no tienes una cuenta OneDrive o no estás conectado.

Ya he creado un Planificador de regalos y aparecerá en la carpeta Carpetas recientes Puede elegir cualquier otra carpeta pulsando el botón Visite situado debajo de Carpetas recientes o crear una nueva de la forma habitual, haciendo clic con el botón derecho del ratón en cualquier lugar de la parte derecha de la lista. Guardar como y seleccionando Nuevo> Carpeta del menú contextual. Con la carpeta adecuada seleccionada, haga clic en el botón Guardar botón.

3. Comparte la hoja de cálculo guardada en línea

Tu libro de Excel ya está en línea y puedes verlo en tu OneDrive>. Si deseas compartir la hoja de cálculo en línea con otras personas, te queda un paso más: elige una de las siguientes opciones de uso compartido:

• Invitar a gente (predeterminado). Sólo tiene que introducir las direcciones de correo electrónico de los contactos con los que desea compartir la hoja de cálculo de Excel. A medida que escribe, la función Autocompletar de Excel comparará los datos introducidos con los nombres y direcciones de la Libreta de direcciones y mostrará todas las coincidencias. Para añadir varios contactos, separe los nombres con un punto y coma. O bien, haga clic en el botón Buscar en la libreta de direcciones icono para buscar contactos en su lista global de direcciones.

  Puede configurar permisos de visualización o edición para los contactos eligiendo la opción correspondiente en la lista desplegable de la derecha. Si añades varios invitados, los permisos se aplicarán a todos, pero podrás cambiar los permisos para cada persona en particular más adelante.

  También puede incluir un mensaje personal Si no introduce nada, Excel añadirá una invitación genérica por usted.

  Por último, puedes elegir si un usuario debe iniciar sesión en su cuenta de Windows Live antes de poder acceder a tu hoja de cálculo en línea. No veo ninguna razón en particular por la que deban hacerlo, pero depende de ti.

  Cuando haya terminado, pulse el botón Compartir Cada uno de los contactos invitados recibirá un mensaje de correo electrónico con un enlace al archivo que has compartido. Sólo tienen que hacer clic en el enlace para abrir tu hoja de cálculo de Excel en línea, en OneDrive.

  Al pulsar el botón Compartir Excel mostrará la lista de contactos con los que has compartido el archivo. Si quieres eliminar a alguien de la lista o editar los permisos, haz clic con el botón derecho en el nombre y elige la opción correspondiente en el menú contextual.

• Enlace compartido Si desea compartir su hoja Excel en línea con muchas personas, una forma más rápida sería enviarles un enlace al archivo, por ejemplo, utilizando una lista de distribución o de correo de Outlook. Seleccione la opción Obtener un enlace para compartir en el panel izquierdo y coja un Ver enlace o Editar enlace o ambos en el panel derecho.
• Publicar en redes sociales El nombre de esta opción se explica por sí mismo y apenas requiere explicaciones, quizá sólo un comentario. Si ha elegido esta opción de compartir pero no ve la lista de redes sociales en el panel derecho, haga clic en el botón Conectar las redes sociales y podrás elegir tus cuentas de Facebook, Twitter, Google, LinkedIn y otras.
• Correo electrónico Si prefiere enviar su libro Excel como archivo adjunto (un archivo Excel normal, PDF o XPS) además de como fax por Internet, seleccione Correo electrónico a la izquierda y la opción adecuada a la derecha.

Sugerencia: Si desea limitar las áreas de su libro de Excel que pueden ver otros usuarios, cambie a la opción Archivo> Información y haga clic en Opciones de vista del navegador Podrá elegir las hojas y los elementos con nombre que desea mostrar en la Web.

Y eso es todo: tu libro de Excel está en línea y compartido con otros usuarios de tu elección. E incluso si no estás colaborando con nadie, ésta es una forma fácil de acceder a tus archivos de Excel virtualmente desde cualquier lugar, sin importar si estás en la oficina, trabajas desde casa o de viaje.

Cómo crear hojas de cálculo basadas en web en Excel Online

A crear un nuevo libro de trabajo, haga clic en una flechita junto a Cree y elija Libro Excel de la lista desplegable.

A renombrar su libro de trabajo en línea, haga clic en el nombre de archivo predeterminado y escriba uno nuevo.

A cargar su libro existente a Excel Online, haga clic en el botón Cargar en la barra de herramientas de OneDrive y busca el archivo en tu ordenador.

Cómo editar libros en Excel Online

Una vez que tenga el libro abierto en Excel Online, puede trabajar con él utilizando Aplicación web Excel casi del mismo modo que utiliza Excel de escritorio: introduzca datos, ordénelos y fíltrelos, calcule con fórmulas y presente sus datos visualmente con gráficos.

Sólo hay una diferencia significativa entre las hojas de cálculo Excel basadas en la web y las de escritorio. Excel Online no tiene el Guardar porque guarda los libros de trabajo automáticamente. Si ha cambiado de opinión sobre algo, pulse Ctrl+Z y Ctrl+Y para deshacer o rehacer, respectivamente. Puede utilizar el botón Deshacer / Rehacer de la Pestaña Inicio> Deshacer grupo con el mismo fin.

Si intenta editar algunos datos pero no ocurre nada, lo más probable es que se encuentre en la vista de sólo lectura. Para cambiar al modo de edición, haga clic en Editar Libro de Trabajo > Editar en Excel Web App Para funciones de análisis de datos más avanzadas, como tablas dinámicas, gráficos de chispa o conexión a una fuente de datos externa, haga clic en Editar en Excel para cambiar a la versión de escritorio.

Cuando guardes la hoja de cálculo en tu Excel, se guardará donde la creaste originalmente, es decir, en tu OneDrive.

Consejo: Si quieres hacer cambios rápidos en varios libros de trabajo, la forma más rápida es abrir la lista de archivos en tu OneDrive, encontrar el libro de trabajo que deseas, hacer clic con el botón derecho y seleccionar la acción necesaria en el menú contextual.

Cómo compartir hojas de cálculo de Excel Online con otros usuarios

Para compartir su hoja de cálculo Excel basada en web, haga clic en Compartir> Compartir con la gente y, a continuación, elija cualquiera de los dos:

• Invitar a gente y escriba las direcciones de correo electrónico de las personas con las que desea compartir el libro de trabajo, o bien
• Obtener un enlace para pegarlo en un mensaje de correo electrónico, una página web o en las redes sociales.

También puedes elegir si quieres dar permisos de visualización o edición a tus contactos.

Cuando varias personas están editando la hoja de cálculo al mismo tiempo, Excel Online muestra su presencia y las actualizaciones de inmediato, siempre que todos estén editando en Excel Online y no en Excel de escritorio. Si haces clic en una flechita junto al nombre de la persona en la esquina superior derecha de la hoja de cálculo, podrás ver incluso qué celda exactamente se está editando en ese momento.

Cómo bloquear determinadas celdas para su edición en una hoja de cálculo compartida

Si compartes tus hojas online con varias personas, puede que quieras limitar los derechos de edición de los miembros de tu equipo sólo a determinadas celdas, filas o columnas de tu documento Excel en OneDrive. Para ello, debes elegir el rango o rangos que permites editar en tu Excel de escritorio y, a continuación, proteger la hoja de cálculo.

1. Seleccione el rango de celdas que sus usuarios pueden editar, vaya a la pestaña Consulte y haga clic en " Permitir a los usuarios editar rangos " en el Cambios grupo.
2. En el Permitir a los usuarios editar rangos haga clic en el botón Nuevo... compruebe que el rango es correcto y haga clic en Proteger hoja. Si desea que los usuarios puedan editar varios rangos, haga clic en el botón Nuevo... de nuevo.
3. Introduce la contraseña dos veces y sube la hoja protegida a OneDrive.

Si utiliza la versión de escritorio de Excel, estas instrucciones pueden resultarle útiles: Cómo bloquear o desbloquear áreas específicas en la hoja de cálculo.

Insertar una hoja de cálculo en línea en un sitio web o blog

Si quieres publicar tu libro de Excel en un sitio web o blog, realiza estos 3 rápidos pasos en la aplicación web de Excel:

1. Con el libro abierto en Excel Online, haga clic en Compartir y, a continuación, pulse el botón Genere botón.
2. En el siguiente paso, decides cómo quieres exactamente que aparezca tu hoja de cálculo en la web. Tienes a tu disposición las siguientes opciones de personalización:
   • Qué mostrar Le permite incrustar todo el libro de trabajo o parte de él, como un rango de celdas, una tabla dinámica, etc.
   • Apariencia En esta sección, puede personalizar la apariencia de su libro de trabajo (mostrar y ocultar líneas de cuadrícula y encabezados de columna, incluir un enlace de descarga).
   • Interacción Permita o no que los usuarios interactúen con su hoja de cálculo: ordenen, filtren y escriban en las celdas. Si permite escribir, los cambios que otras personas realicen en las celdas en la web no se guardarán en el libro de trabajo original. Si desea que se seleccione una celda determinada cuando se abra la página web, seleccione la opción " Comience siempre con esta celda seleccionada "y, a continuación, haga clic en la celda que desee de la vista previa que aparece en la parte derecha de la ventana.
   • Dimensiones Escriba una anchura y una altura para el visor de la hoja de cálculo, en píxeles. Para ver cómo quedará el visor con los tamaños que ha definido, haga clic en el botón " Ver tamaño real" en la parte superior de la vista previa. Ten en cuenta que puedes especificar un mínimo de 200 x 100 píxeles y un máximo de 640 x 655. Si quieres utilizar otras dimensiones fuera de estos límites, podrás modificar el código más tarde utilizando cualquier editor HTML o directamente en tu página web o blog.
   
3. Sólo le queda hacer clic en el botón Copia debajo del Incrustar código y pegue el código HTML (o JavaScript) en su blog o sitio web.

   Nota: El código incrustado es un iframe Así que asegúrese de que su sitio web soporta iframes y el editor del blog permite iframes en las entradas.

Aplicación web Excel integrada

Lo que verá a continuación es una hoja de cálculo Excel interactiva que ilustra la técnica en acción. Este " Días hasta el próximo cumpleaños "calcula cuántos días faltan para tu próximo cumpleaños, aniversario u otro acontecimiento y sombrea los huecos con diferentes tonos de verde, amarillo y rojo. En la aplicación web de Excel, sólo tienes que introducir tus acontecimientos en la primera columna y probar a cambiar las fechas correspondientes para experimentar con los resultados.

Si tienes curiosidad por conocer la fórmula, consulta este artículo - Cómo dar formato condicional a las fechas en Excel.

Nota: para ver el cuaderno de ejercicios incrustado, permita las cookies de marketing.

Excel Web App mashups

Si desea obtener más interacciones entre sus hojas de cálculo Excel basadas en web y otras aplicaciones o servicios web, puede utilizar la API JavaScript disponible en OneDrive para crear mashups de datos interactivos .

A continuación puedes ver el mashup Destination Explorer creado por nuestro equipo de Excel Web App como ejemplo de lo que los desarrolladores web pueden hacer por tu sitio web o blog. Este mashup utiliza las APIs de Excel Services JavaScript y Bing Maps y su propósito es ayudar a los visitantes del sitio web a elegir un destino al que quieren viajar. Puedes elegir una ubicación y el mashup te mostrará el tiempo local o elLa siguiente captura de pantalla muestra nuestra ubicación :)

Como ves, trabajar en Excel Online es muy sencillo. Ahora que conoces los conceptos básicos, puedes explorar el resto de funciones y gestionar tus hojas de cálculo online con facilidad y confianza.