Σε αυτό το σύντομο σεμινάριο, θα μιλήσουμε για τη συνάρτηση SMALL του Excel, πώς λειτουργεί και πώς να τη χρησιμοποιήσετε για να βρείτε τον Ν μικρότερο αριθμό, ημερομηνία ή ώρα.

Χρειάζεται να βρείτε μερικούς χαμηλότερους αριθμούς σε ένα φύλλο εργασίας; Αυτό είναι αρκετά εύκολο να γίνει με τη λειτουργία Ταξινόμησης του Excel. Δεν θέλετε να χάνετε χρόνο για την εκ νέου ταξινόμηση των δεδομένων σας με κάθε αλλαγή; Η συνάρτηση SMALL θα σας βοηθήσει να βρείτε γρήγορα τη χαμηλότερη τιμή, τη δεύτερη μικρότερη, την τρίτη μικρότερη κ.ο.κ.

Συνάρτηση SMALL του Excel

Η SMALL είναι μια στατιστική συνάρτηση που επιστρέφει την n-οστή μικρότερη τιμή σε ένα σύνολο δεδομένων.

Η σύνταξη της συνάρτησης SMALL περιλαμβάνει δύο ορίσματα, τα οποία είναι υποχρεωτικά.

SMALL(array, k)

Πού:

• Συστοιχία - έναν πίνακα ή μια σειρά κελιών από τα οποία θα εξαχθεί η μικρότερη τιμή.
• K - ένας ακέραιος αριθμός που υποδεικνύει τη θέση από τη χαμηλότερη τιμή που πρέπει να επιστραφεί, δηλαδή την k-οστή μικρότερη.

Η λειτουργία είναι διαθέσιμη σε όλες τις εκδόσεις του Excel για το Office 365, Excel 2021, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010 και παλαιότερες.

Συμβουλή. Για να βρείτε την k-οστή χαμηλότερη τιμή με κριτήρια, χρησιμοποιήστε τον τύπο SMALL IF του Excel.

Βασικός τύπος SMALL στο Excel

Ένας τύπος SMALL στη βασική του μορφή είναι πολύ εύκολο να κατασκευαστεί - απλά καθορίζετε το εύρος και τη θέση από το μικρότερο στοιχείο που θα επιστρέψετε.

Στη λίστα των αριθμών B2:B10, υποθέτοντας ότι θέλετε να εξάγετε την 3η μικρότερη τιμή. Ο τύπος είναι τόσο απλός όσο:

=SMALL(B2:B10, 3)

Για να σας διευκολύνει τον έλεγχο του αποτελέσματος, η στήλη Β είναι ταξινομημένη σε αύξουσα σειρά:

4 πράγματα που πρέπει να γνωρίζετε για τη λειτουργία SMALL

Οι ακόλουθες σημειώσεις χρήσης θα σας βοηθήσουν να κατανοήσετε καλύτερα τη συμπεριφορά της συνάρτησης SMALL και να αποφύγετε τη σύγχυση κατά τη δημιουργία των δικών σας τύπων.

1. Οποιοδήποτε κενά κελιά , κείμενο τιμές, και λογικό τις τιμές TRUE και FALSE στο πεδίο array αγνοούνται.
2. Εάν array περιέχει ένα ή περισσότερα σφάλματα , επιστρέφεται σφάλμα.
3. Σε περίπτωση που υπάρχουν αντίγραφα στο array , ο τύπος σας μπορεί να οδηγήσει σε "ισοπαλίες". Για παράδειγμα, εάν δύο κελιά περιέχουν τον αριθμό 1 και η συνάρτηση SMALL έχει ρυθμιστεί ώστε να επιστρέφει τη μικρότερη και τη 2η μικρότερη τιμή, θα λάβετε 1 και στις δύο περιπτώσεις.
4. Υποθέτοντας ότι n είναι ο αριθμός των τιμών στο array , η SMALL(array,1) θα επιστρέψει τη χαμηλότερη τιμή και η SMALL(array,n) θα επιλέξει την υψηλότερη τιμή.

Πώς να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση SMALL στο Excel - παραδείγματα τύπων

Και τώρα, ας δούμε μερικά ακόμη παραδείγματα της συνάρτησης SMALL του Excel που υπερβαίνουν τη βασική της χρήση.

Βρείτε τις χαμηλότερες τιμές 3, 5, 10, κ.λπ.

Όπως ήδη γνωρίζετε, η συνάρτηση SMALL έχει σχεδιαστεί για τον υπολογισμό της n-οστής μικρότερης τιμής. Αυτό το παράδειγμα δείχνει πώς μπορεί να γίνει αυτό πιο αποτελεσματικά.

Στον παρακάτω πίνακα, ας υποθέσουμε ότι θέλετε να βρείτε τις 3 χαμηλότερες τιμές. Για το σκοπό αυτό, πληκτρολογήστε τους αριθμούς 1, 2 και 3 σε ξεχωριστά κελιά (D3, D4 και D5 στην περίπτωσή μας). Στη συνέχεια, εισαγάγετε τον ακόλουθο τύπο στο E3 και σύρετε τον προς τα κάτω μέσω του E5:

=SMALL($B$2:$B$10, D3)

Στο E3, ο τύπος εξάγει τη μικρότερη τιμή χρησιμοποιώντας τον αριθμό στο D3 για το k Το βασικό είναι να παρέχετε τις κατάλληλες αναφορές κελιών, λόγω των οποίων ο τύπος αντιγράφεται σωστά σε άλλα κελιά: απόλυτες για array και σχετική για k .

Δεν θέλετε να πληκτρολογήσετε χειροκίνητα τις σειρές; Χρησιμοποιήστε τη συνάρτηση ROWS με ένα επέκταση της γκάμας αναφορά για την παροχή του k Για το σκοπό αυτό, κάνουμε μια απόλυτη αναφορά για το πρώτο κελί (ή κλειδώνουμε μόνο τη συντεταγμένη της γραμμής όπως το B$2) και μια σχετική αναφορά για το τελευταίο κελί:

=SMALL($B$2:$B$10, ROWS(B$2:B2))

Ως αποτέλεσμα, η αναφορά εύρους επεκτείνεται καθώς ο τύπος αντιγράφεται προς τα κάτω στη στήλη. Στη D2, η ROWS(B$2:B2) παράγει 1 για το k , και ο τύπος επιστρέφει το χαμηλότερο κόστος. Στο D3, η ROWS(B$2:B3) δίνει 2, και λαμβάνουμε το 2ο χαμηλότερο κόστος, και ούτω καθεξής.

Απλά αντιγράψτε τον τύπο σε 5 κελιά και θα λάβετε τις 5 χαμηλότερες τιμές:

Άθροισμα τιμών κάτω N

Θέλετε να βρείτε το άθροισμα των μικρότερων n τιμών σε ένα σύνολο δεδομένων; Αν έχετε ήδη εξαγάγει τις τιμές όπως φαίνεται στο προηγούμενο παράδειγμα, η ευκολότερη λύση θα ήταν ένας τύπος SUM όπως:

=SUM(E3:E5)

Ή μπορείτε να φτιάξετε έναν ανεξάρτητο τύπο χρησιμοποιώντας τη συνάρτηση SMALL μαζί με τη συνάρτηση SUMPRODUCT:

Για να λάβουμε το άθροισμα των 3 κατώτερων τιμών στο σύνολο των δεδομένων μας, ο τύπος παίρνει την εξής μορφή:

=SUMPRODUCT(SMALL(B2:B10, {1,2,3}))

Η συνάρτηση SUM θα παράγει το ίδιο αποτέλεσμα:

=SUM(SMALL(B2:B10, {1,2,3}))

Σημείωση. Εάν χρησιμοποιείτε αναφορές κελιών αντί για σταθερά συστοιχίας για k , πρέπει να πατήσετε Ctrl + Shift + Enter για να το κάνετε τύπο πίνακα. Στο Excel 365 που υποστηρίζει δυναμικούς πίνακες, το SUM SMALL λειτουργεί ως κανονικός τύπος σε κάθε περίπτωση.

Πώς λειτουργεί αυτή η φόρμουλα:

Σε έναν κανονικό τύπο, η SMALL επιστρέφει μια μοναδική k-οστή μικρότερη τιμή σε ένα εύρος. Σε αυτή την περίπτωση, παρέχουμε μια σταθερά πίνακα όπως {1,2,3} για το όρισμα k, αναγκάζοντάς την να επιστρέψει έναν πίνακα με τις 3 μικρότερες τιμές:

{29240, 43610, 58860}

Η συνάρτηση SUMPRODUCT ή SUM αθροίζει τους αριθμούς στον πίνακα και εξάγει το άθροισμα. Αυτό είναι όλο!

Τύπος INDEX MATCH SMALL για να βρείτε τις μικρότερες αντιστοιχίες

Σε περίπτωση που θέλετε να ανακτήσετε κάποια δεδομένα που σχετίζονται με τη μικρότερη τιμή, χρησιμοποιήστε τον κλασικό συνδυασμό INDEX MATCH με SMALL για την τιμή αναζήτησης:

Πού:

• Return_array είναι ένα εύρος από το οποίο θα εξαχθούν τα σχετικά δεδομένα.
• Lookup_array είναι μια περιοχή στην οποία θα αναζητηθεί η χαμηλότερη n-οστή τιμή.
• N είναι η θέση της μικρότερης τιμής ενδιαφέροντος.

Για παράδειγμα, για να βρείτε το όνομα του έργου με το χαμηλότερο κόστος, ο τύπος στο E3 είναι:

=INDEX($A$2:$A$10, MATCH(SMALL($B$2:$B$10, D3), $B$2:$B$10, 0))

Όπου A2:A10 είναι τα ονόματα των έργων, B2:B10 είναι το κόστος και D3 είναι η κατάταξη από το μικρότερο.

Αντιγράψτε τον τύπο στα παρακάτω κελιά (E4 και E5) και θα λάβετε τα ονόματα των 3 φθηνότερων έργων:

Σημειώσεις:

• Αυτή η λύση λειτουργεί μια χαρά για ένα σύνολο δεδομένων που δεν έχει διπλότυπα. Ωστόσο, δύο ή περισσότερες διπλές τιμές σε μια αριθμητική στήλη μπορεί να δημιουργήσουν "ισοπαλίες" στην κατάταξη, γεγονός που θα οδηγήσει σε λανθασμένα αποτελέσματα. Σε αυτή την περίπτωση, χρησιμοποιήστε έναν λίγο πιο περίπλοκο τύπο για να σπάσετε τις ισοπαλίες.
• Στο Excel 365, η εργασία αυτή μπορεί να πραγματοποιηθεί με τη βοήθεια των νέων συναρτήσεων δυναμικού πίνακα. Εκτός του ότι είναι πολύ απλούστερη, η προσέγγιση αυτή επιλύει αυτόματα το πρόβλημα των δεσμών. Για πλήρεις λεπτομέρειες, ανατρέξτε στην ενότητα Πώς να φιλτράρετε τις χαμηλότερες τιμές Ν στο Excel.

Ταξινόμηση αριθμών από το χαμηλότερο προς το υψηλότερο με έναν τύπο

Πιστεύω ότι όλοι γνωρίζουν πώς να βάζουν τους αριθμούς σε σειρά με τη λειτουργία Ταξινόμησης του Excel. Γνωρίζετε όμως πώς να εκτελείτε ταξινόμηση με έναν τύπο; Οι χρήστες του Excel 365 μπορούν να το κάνουν με εύκολο τρόπο με τη νέα συνάρτηση SORT. Στις εκδόσεις Excel 2019, 2016 και σε προηγούμενες εκδόσεις, η SORT δεν λειτουργεί, δυστυχώς. Έχετε όμως λίγη πίστη και η SMALL θα έρθει να σας σώσει :)

Όπως και στο πρώτο παράδειγμα, χρησιμοποιούμε τη συνάρτηση ROWS με μια αναφορά επεκτεινόμενης περιοχής για την αύξηση k κατά 1 σε κάθε γραμμή όπου αντιγράφεται ο τύπος:

=SMALL($A$2:$A$10, ROWS(A$2:A2))

Εισάγετε τον τύπο στο πρώτο κελί και, στη συνέχεια, σύρετέ τον προς τα κάτω σε τόσα κελιά όσες είναι οι τιμές στο αρχικό σύνολο δεδομένων (C2:C10 σε αυτό το παράδειγμα):

Συμβουλή. Για να ταξινομήσετε φθίνουσα , χρησιμοποιήστε τη λειτουργία LARGE αντί για SMALL.

Excel SMALL τύπος για ημερομηνίες και ώρες

Επειδή οι ημερομηνίες και οι χρόνοι είναι επίσης αριθμητικές τιμές (στο εσωτερικό σύστημα του Excel, οι ημερομηνίες αποθηκεύονται ως αύξοντες αριθμοί και οι χρόνοι ως δεκαδικά κλάσματα), η συνάρτηση SMALL μπορεί να τις χειριστεί επίσης χωρίς καμία επιπλέον προσπάθεια από την πλευρά σας.

Όπως μπορείτε να δείτε στα παρακάτω στιγμιότυπα, ένας βασικός τύπος που χρησιμοποιήσαμε για τους αριθμούς λειτουργεί θαυμάσια και για τις ημερομηνίες και τις ώρες:

=SMALL($B$2:$B$10, D2)

Μικρός τύπος για να βρείτε τις 3 πρώτες ημερομηνίες:

Μικρή φόρμουλα για να πάρετε το συντομότερο 3 φορές:

Το επόμενο παράδειγμα δείχνει πώς η συνάρτηση SMALL μπορεί να σας βοηθήσει να εκτελέσετε μια πιο συγκεκριμένη εργασία σχετικά με ημερομηνίες.

Εύρεση μιας προηγούμενης ημερομηνίας πλησιέστερης στη σημερινή ή στην καθορισμένη ημερομηνία

Σε μια λίστα ημερομηνιών, ας υποθέσουμε ότι θέλετε να βρείτε την πλησιέστερη ημερομηνία πριν από μια καθορισμένη ημερομηνία. Αυτό μπορεί να γίνει με τη χρήση της συνάρτησης SMALL σε συνδυασμό με την COUNTIF.

Με τη λίστα των ημερομηνιών σε B2:B10 και την ημερομηνία-στόχο σε E1, ο ακόλουθος τύπος θα επιστρέψει μια προηγούμενη ημερομηνία που βρίσκεται πιο κοντά στην ημερομηνία-στόχο:

=SMALL(B2:B10, COUNTIF(B2:B10, "<"&E1))

Για να εξάγετε μια ημερομηνία που είναι δύο ημερομηνίες πριν από την ημερομηνία στο E1, δηλαδή μια προηγούμενη αλλά μία ημερομηνία, ο τύπος είναι:

=SMALL(B2:B10, COUNTIF(B2:B10, "<"&E1)-1)

Για να βρείτε μια παρελθούσα ημερομηνία πιο κοντά στο σήμερα , χρησιμοποιήστε τη συνάρτηση TODAY για τα κριτήρια της COUNTIF:

=SMALL(B2:B10, COUNTIF(B2:B10, "<"&TODAY()))

Συμβουλή. Για να αποφύγετε σφάλματα σε περίπτωση που δεν βρεθεί ημερομηνία που να ταιριάζει με τα κριτήριά σας, μπορείτε να περιβάλλετε τη συνάρτηση IFERROR γύρω από τον τύπο σας, όπως παρακάτω:

=IFERROR(SMALL(B2:B10, COUNTIF(B2:B10, "<"&E1)-1), "Δεν βρέθηκε")

Πώς λειτουργούν αυτοί οι τύποι:

Η γενική ιδέα είναι να μετρήσετε τον αριθμό των ημερομηνιών που είναι μικρότερες από την ημερομηνία-στόχο με την COUNTIF. Και αυτή η μέτρηση είναι ακριβώς αυτό που χρειάζεται η συνάρτηση SMALL για την k επιχείρημα.

Για να κατανοήσουμε καλύτερα την έννοια, ας το δούμε από άλλη οπτική γωνία:

Εάν η 1-Aug-2020 (η ημερομηνία-στόχος στο E1) εμφανιζόταν στο σύνολο δεδομένων μας, θα ήταν η 7η μεγαλύτερη ημερομηνία στον κατάλογο. Συνεπώς, υπάρχουν έξι ημερομηνίες μικρότερες από αυτήν. Δηλαδή, η 6η μικρότερη ημερομηνία είναι η προηγούμενη ημερομηνία που βρίσκεται πιο κοντά στην ημερομηνία-στόχο.

Έτσι, πρώτα υπολογίζουμε πόσες ημερομηνίες είναι μικρότερες από την ημερομηνία στο E1 (το αποτέλεσμα είναι 6):

COUNTIF(B2:B10, "<"&E1)

Και στη συνέχεια, βάλτε τον αριθμό στο 2ο όρισμα της SMALL:

=SMALL(B2:B10, 6)

Για να λάβουμε την προτελευταία ημερομηνία (που είναι η 5η μικρότερη ημερομηνία στην περίπτωσή μας), αφαιρούμε το 1 από το αποτέλεσμα της COUNTIF.

Πώς να επισημάνετε τις κατώτατες τιμές στο Excel

Για να επισημάνετε τις μικρότερες τιμές n στον πίνακά σας με την υπό όρους μορφοποίηση του Excel, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε είτε μια ενσωματωμένη επιλογή Top/Bottom είτε να δημιουργήσετε τον δικό σας κανόνα με βάση έναν τύπο SMALL. Η πρώτη μέθοδος είναι ταχύτερη και ευκολότερη στην εφαρμογή, ενώ η δεύτερη παρέχει περισσότερο έλεγχο και ευελιξία. Τα παρακάτω βήματα θα σας καθοδηγήσουν στη δημιουργία ενός προσαρμοσμένου κανόνα:

1. Επιλέξτε την περιοχή στην οποία θέλετε να επισημάνετε τις κάτω τιμές. Στην περίπτωσή μας, οι αριθμοί βρίσκονται στην περιοχή B2:B10, οπότε την επιλέγουμε. Αν θέλετε να επισημάνετε ολόκληρες γραμμές, τότε επιλέξτε A2:B10.
2. Στο Αρχική σελίδα στην καρτέλα Στυλ ομάδα, κάντε κλικ στο Μορφοποίηση υπό όρους >, Νέος κανόνας .
3. Στο Νέος κανόνας μορφοποίησης παράθυρο διαλόγου, επιλέξτε Χρησιμοποιήστε έναν τύπο για να καθορίσετε ποια κελιά θα μορφοποιηθούν.
4. Στο Μορφοποίηση τιμών όπου αυτός ο τύπος είναι αληθής εισάγετε έναν τύπο όπως αυτός:

   =B2<=SMALL($B$2:$B$10, 3)

   Όπου B2 είναι το αριστερότερο κελί της αριθμητικής περιοχής που θα ελεγχθεί, $B$2:$B$10 είναι ολόκληρη η περιοχή και 3 είναι το n κατώτατες τιμές για να επισημανθούν.

   Στον τύπο σας, λάβετε υπόψη σας τους τύπους αναφοράς: το αριστερότερο κελί είναι μια σχετική αναφορά (B2), ενώ το εύρος είναι η απόλυτη αναφορά ($B$2:$B$10).

5. Κάντε κλικ στο Μορφή και επιλέξτε όποια μορφή θέλετε.
6. Κάντε δύο φορές κλικ στο OK για να κλείσετε και τα δύο παράθυρα διαλόγου.

Έγινε! Οι 3 χαμηλότερες τιμές στη στήλη Β επισημαίνονται:

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στην ενότητα Μορφοποίηση υπό όρους του Excel βάσει τύπου.

Η λειτουργία SMALL του Excel δεν λειτουργεί

Όπως μόλις είδατε από τα παραδείγματά μας, η χρήση της συνάρτησης SMALL στο Excel είναι αρκετά εύκολη και είναι απίθανο να αντιμετωπίσετε δυσκολίες με αυτήν. Εάν ο τύπος σας δεν λειτουργεί, το πιθανότερο είναι ότι θα πρόκειται για σφάλμα #NUM!, το οποίο μπορεί να προκύψει για τους ακόλουθους λόγους:

• Συστοιχία είναι κενή ή δεν περιέχει ούτε μία αριθμητική τιμή.
• Το k τιμή είναι μικρότερη από το μηδέν (ένα ανόητο τυπογραφικό λάθος μπορεί να σας κοστίσει ώρες αντιμετώπισης προβλημάτων!) ή υπερβαίνει τον αριθμό των τιμών στον πίνακα.

Αυτός είναι ο τρόπος με τον οποίο μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν τύπο SMALL στο Excel για να βρείτε και να επισημάνετε τους κατώτερους αριθμούς σε ένα σύνολο δεδομένων. Αν γνωρίζετε άλλα σενάρια όπου η συνάρτηση είναι χρήσιμη, είστε ευπρόσδεκτοι να τα μοιραστείτε στα σχόλια. Σας ευχαριστώ για την ανάγνωση και ελπίζω να σας δω στο blog μας την επόμενη εβδομάδα!

Βιβλίο ασκήσεων για κατέβασμα

Παραδείγματα τύπων του Excel SMALL (.xlsx αρχείο)