Σε αυτό το άρθρο θα μάθετε πώς να αποθηκεύετε το διάγραμμα του Excel ως εικόνα (.png, .jpg, .bmp κ.λπ. ) ή να το εξάγετε σε άλλο αρχείο, όπως έγγραφο Word ή παρουσίαση PowerPoint.

Το Microsoft Excel είναι ένα από τα πιο ισχυρά εργαλεία για την ανάλυση δεδομένων που παρέχει πολλές δυνατότητες και ειδικές επιλογές για την οπτικοποίηση των δεδομένων σας. Τα διαγράμματα (ή γραφήματα) είναι μία από αυτές τις επιλογές και η δημιουργία ενός διαγράμματος στο Excel είναι τόσο εύκολη όσο η επιλογή των δεδομένων σας και το πάτημα ενός κατάλληλου εικονιδίου διαγράμματος.

Αλλά ό,τι έχει πλεονεκτήματα συνήθως έχει και αδυναμίες. Το αδύνατο σημείο των διαγραμμάτων του Excel είναι η έλλειψη επιλογής για την αποθήκευση τους ως εικόνες ή για την εξαγωγή τους σε άλλο αρχείο. Θα ήταν πολύ ωραίο αν μπορούσαμε απλά να κάνουμε δεξί κλικ σε ένα γράφημα και να δούμε κάτι σαν " Αποθήκευση ως εικόνα " ή " Εξαγωγή σε ". Αλλά αφού η Microsoft δεν μπήκε στον κόπο να δημιουργήσει τέτοιες λειτουργίες για εμάς, θα βρούμε κάτι μόνοι μας :)

Σε αυτό το άρθρο θα σας δείξω 4 τρόπους αποθήκευσης ενός διαγράμματος του Excel ως εικόνα, ώστε να μπορείτε να το εισάγετε σε άλλες εφαρμογές του Office, όπως το Word και το PowerPoint, ή να το χρησιμοποιήσετε για να δημιουργήσετε μερικά ωραία infographics:

Αντιγράψτε ένα διάγραμμα σε ένα πρόγραμμα γραφικών και αποθηκεύστε το ως εικόνα

Μια φίλη μου μου είπε κάποτε πως συνήθως αντιγράφει τα διαγράμματα του Excel στο Paint. Αυτό που κάνει είναι να δημιουργήσει ένα διάγραμμα και να κάνει κλικ στο PrintScreen , στη συνέχεια ανοίγει το Paint και επικολλάει την εικόνα ολόκληρης της οθόνης. Μετά κόβει τις περιττές περιοχές της οθόνης και αποθηκεύει το υπόλοιπο μέρος σε ένα αρχείο. Αν το κάνετε κι εσείς με αυτόν τον τρόπο, ξεχάστε το και μην ξαναχρησιμοποιήσετε ποτέ αυτή την παιδαριώδη μέθοδο! Υπάρχει πιο γρήγορος και έξυπνος τρόπος :-)

Για παράδειγμα, δημιούργησα ένα ωραίο τρισδιάστατο γράφημα πίτας στο Excel 2010 που αναπαριστά οπτικά τα δημογραφικά στοιχεία των επισκεπτών της ιστοσελίδας μας και τώρα θέλω να εξάγω αυτό το γράφημα του Excel ως εικόνα. Αυτό που κάνουμε είναι το εξής:

1. Κάντε δεξί κλικ κάπου στο πλαίσιο του διαγράμματος και κάντε κλικ στο Αντιγραφή Μην τοποθετείτε τον κέρσορα μέσα στο γράφημα- αυτό μπορεί να επιλέξει μεμονωμένα στοιχεία και όχι ολόκληρο το γράφημα και δεν θα δείτε το Αντιγραφή εντολή.

   

2. Ανοίξτε το Paint και επικολλήστε το διάγραμμα κάνοντας κλικ στο εικονίδιο Επικόλληση στην καρτέλα Αρχική σελίδα ή πατώντας Ctrl + V :

   

3. Τώρα το μόνο που απομένει να κάνετε είναι να αποθηκεύσετε το γράφημά σας ως αρχείο εικόνας. Κάντε κλικ στο " Αποθήκευση ως " και επιλέξτε από τις διαθέσιμες μορφές (.png, .jpg, .bmp και .gif). Για περισσότερες επιλογές, κάντε κλικ στο κουμπί " Άλλες μορφές " στο τέλος της λίστας.

   

Είναι τόσο απλό! Με παρόμοιο τρόπο μπορείτε να αποθηκεύσετε το διάγραμμα του Excel σε οποιοδήποτε άλλο πρόγραμμα ζωγραφικής γραφικών.

Εξαγωγή ενός διαγράμματος του Excel σε Word και PowerPoint

Εάν πρέπει να εξάγετε ένα διάγραμμα του Excel σε κάποια άλλη εφαρμογή του Office, όπως το Word, το PowerPoint ή ακόμη και το Outlook, ο καλύτερος τρόπος είναι να το επικολλήσετε απευθείας από το πρόχειρο:

1. Αντιγράψτε το γράφημά σας όπως περιγράφεται στο βήμα 1 παραπάνω.
2. Κάντε κλικ στο έγγραφο του Word ή στην παρουσίαση του PowerPoint όπου θέλετε να επικολλήσετε το διάγραμμα και πατήστε Ctrl + V . Αντί για Ctrl + V , μπορείτε να κάνετε δεξί κλικ οπουδήποτε στο αρχείο και θα δείτε μια χούφτα πρόσθετων Επιλογές επικόλλησης για να διαλέξετε:

   

Το κύριο πλεονέκτημα αυτής της μεθόδου είναι ότι σας επιτρέπει να εξάγετε ένα πλήρως λειτουργικό διάγραμμα Excel σε ένα άλλο αρχείο, αντί για μια απλή εικόνα. Το γράφημα θα διατηρήσει τη σύνδεση με το αρχικό φύλλο εργασίας του Excel και θα ανανεώνεται αυτόματα κάθε φορά που ενημερώνονται τα δεδομένα του Excel. Με αυτόν τον τρόπο, δεν θα χρειάζεται να αντιγράφετε εκ νέου το γράφημα με κάθε αλλαγή δεδομένων.

Αποθήκευση ενός διαγράμματος στο Word και το PowerPoint ως εικόνα

Στις εφαρμογές Office 2007, 2010 και 2013, μπορείτε επίσης να αντιγράψετε ένα διάγραμμα του Excel ως εικόνα. Σε αυτή την περίπτωση, θα συμπεριφέρεται ως μια συνηθισμένη εικόνα και δεν θα ενημερώνεται. Για παράδειγμα, ας εξάγουμε το διάγραμμα του Excel σε ένα έγγραφο του Word 2010.

1. Αντιγράψτε το γράφημα από το βιβλίο εργασίας του Excel, μεταβείτε στο έγγραφο του Word, τοποθετήστε τον κέρσορα στο σημείο που θέλετε να τοποθετήσετε το γράφημα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ σε ένα μικρό μαύρο βέλος στο κάτω μέρος του πίνακα. Επικόλληση κουμπί που βρίσκεται στο Αρχική σελίδα καρτέλα:

   

2. Θα δείτε το " Ειδική επικόλληση... ", όπως φαίνεται στο παραπάνω στιγμιότυπο οθόνης. Κάνοντας κλικ σε αυτό θα ανοίξει το Επικόλληση Ειδικός διάλογος και θα δείτε μια σειρά από διαθέσιμες μορφές εικόνας, όπως Bitmap, GIF, PNG και JPEG.

   

3. Επιλέξτε μία από τις μορφές και κάντε κλικ στο OK .

Πιθανώς το Ειδική επικόλληση επιλογή είναι διαθέσιμη και σε παλαιότερες εκδόσεις του Office, αλλά δεν τις έχω χρησιμοποιήσει εδώ και αρκετό καιρό, γι' αυτό δεν μπορώ να το δηλώσω με βεβαιότητα :)

Αποθήκευση όλων των διαγραμμάτων σε ένα βιβλίο εργασίας του Excel ως εικόνες

Οι μέθοδοι που έχουμε συζητήσει μέχρι τώρα λειτουργούν καλά αν έχετε ένα ή μερικά διαγράμματα. Τι γίνεται όμως αν πρέπει να αντιγράψετε όλα τα διαγράμματα σε ολόκληρο το βιβλίο εργασίας του Excel; Θα χρειαζόταν αρκετός χρόνος για να τα αντιγράψετε/επικολλήσετε μεμονωμένα. Τα καλά νέα είναι ότι δεν χρειάζεται να το κάνετε αυτό! Δείτε πώς μπορείτε να αποθηκεύσετε όλα τα διαγράμματα σε ένα βιβλίο εργασίας ταυτόχρονα:

1. Όταν όλα τα διαγράμματά σας είναι έτοιμα, μεταβείτε στο παράθυρο Αρχείο και κάντε κλικ στην καρτέλα Αποθήκευση ως κουμπί.
2. Το Αποθήκευση ως και επιλέγετε Web Page (*.htm;*html) κάτω από το " Αποθήκευση ως τύπος ". Επίσης, βεβαιωθείτε ότι το " Ολόκληρο το βιβλίο εργασίας " δίπλα στο κουμπί επιλογής Αποθήκευση είναι επιλεγμένο, όπως φαίνεται στο στιγμιότυπο οθόνης:

   

3. Επιλέξτε το φάκελο προορισμού όπου θέλετε να αποθηκεύσετε τα αρχεία σας και κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση κουμπί.

Οι εικόνες .png όλων των γραφημάτων θα αντιγραφούν σε αυτόν το φάκελο μαζί με τα αρχεία html. Το επόμενο στιγμιότυπο οθόνης δείχνει το περιεχόμενο του φακέλου όπου αποθήκευσα το βιβλίο εργασίας μου. Το βιβλίο περιέχει 3 φύλλα εργασίας με ένα γράφημα στο καθένα και όπως μπορείτε να δείτε, και οι τρεις εικόνες .png είναι στη θέση τους!

Όπως γνωρίζετε, το PNG είναι μια από τις καλύτερες μορφές συμπίεσης εικόνων χωρίς καμία απώλεια στην ποιότητα της εικόνας. Αν προτιμάτε άλλες μορφές για τις εικόνες σας, μπορείτε εύκολα να τις μετατρέψετε σε .jpg, .gif, .bmp κ.λπ.

Αποθήκευση ενός διαγράμματος ως εικόνα χρησιμοποιώντας μια μακροεντολή VBA

Αν χρειάζεται να εξάγετε τα διαγράμματα του Excel σας ως εικόνες σε τακτική βάση, μπορείτε να αυτοματοποιήσετε αυτή την εργασία χρησιμοποιώντας μια μακροεντολή VBA. Το καλύτερο είναι ότι υπάρχει ήδη μια ποικιλία τέτοιων μακροεντολών, οπότε δεν χρειάζεται να ανακαλύψετε ξανά τον τροχό :)

Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη δοκιμασμένη λύση που δημοσίευσε ο Jon Peltier στο ιστολόγιό του. Η μακροεντολή είναι τόσο απλή όσο η εξής:

ActiveChart.Export "D:\My Charts\SpecialChart.png"

Αυτή η γραμμή κώδικα σάς επιτρέπει να εξάγετε το επιλεγμένο διάγραμμα ως εικόνα .png στον καθορισμένο φάκελο. Ακόμα και αν δεν έχετε γράψει ποτέ πριν ούτε μία μακροεντολή, μπορείτε να δημιουργήσετε την πρώτη σας αμέσως τώρα με 4 εύκολα βήματα.

Πριν ξεκινήσετε τη μακροεντολή, δημιουργήστε ένα φάκελο όπου θέλετε να εξάγετε το διάγραμμα. Στην περίπτωσή μας, είναι ο φάκελος Τα διαγράμματά μου στο δίσκο D. Λοιπόν, όλες οι προετοιμασίες έχουν γίνει, ας ξεκινήσουμε τη μακροεντολή.

1. Στο βιβλίο εργασίας του Excel, μεταβείτε στο Προγραμματιστής και κάντε κλικ στην καρτέλα Marcos στο εικονίδιο Κωδικός ομάδα.

   

   Σημείωση. Εάν είναι η πρώτη φορά που δημιουργείτε μια μακροεντολή, το πιθανότερο είναι ότι η καρτέλα Developer δεν θα είναι ορατή στο βιβλίο εργασίας σας. Σε αυτή την περίπτωση, μεταβείτε στην καρτέλα Αρχείο κάντε κλικ στην καρτέλα Επιλογές >, Προσαρμογή κορδέλας Στο δεξιό μέρος του παραθύρου, στη λίστα Κύριες καρτέλες, επιλέξτε Προγραμματιστής , και στη συνέχεια κάντε κλικ στο OK .

2. Δώστε στη μακροεντολή σας ένα όνομα, για παράδειγμα SaveSelectedChartAsImage και επιλέξτε να την ενεργοποιήσετε μόνο στο τρέχον βιβλίο εργασίας σας:

   

3. Κάντε κλικ στο Δημιουργία και θα ανοίξει ο επεξεργαστής της Visual Basic με τα περιγράμματα μιας νέας μακροεντολής που έχει ήδη γραφτεί για εσάς. Αντιγράψτε την ακόλουθη μακροεντολή στη δεύτερη γραμμή:

   ActiveChart.Export "D:\My Charts\SpecialChart.png"

   

4. Κλείστε τον επεξεργαστή της Visual Basic και κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση ως στο κουμπί Αρχείο Επιλέξτε να αποθηκεύσετε το βιβλίο εργασίας σας ως βιβλίο εργασίας με δυνατότητα χρήσης μακροεντολών του Excel (*.xlsm). Και αυτό είναι όλο, τα καταφέρατε! :)

Τώρα ας εκτελέσουμε τη νεοδημιουργηθείσα μακροεντολή για να δούμε πώς λειτουργεί. Ω, περιμένετε... υπάρχει κάτι ακόμα που πρέπει να κάνετε. Θα πρέπει να επιλέξετε το γράφημα του Excel που θέλετε να εξάγετε, γιατί όπως θυμάστε, η μακροεντολή μας αντιγράφει μόνο το ενεργό γράφημα. Κάντε κλικ οπουδήποτε στο πλαίσιο του γραφήματος και αν δείτε ένα ανοιχτό γκρι πλαίσιο να το περιβάλλει, τότε το κάνατε σωστά και ολόκληρο το γράφημά σας είναι επιλεγμένο:

Μεταβείτε στο Προγραμματιστής ξανά και κάντε κλικ στην καρτέλα Μακροεντολές Αυτό θα ανοίξει μια λίστα με τις μακροεντολές στο βιβλίο εργασίας σας. Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να επιλέξετε SaveSelectedChartAsImage και κάντε κλικ στο Εκτέλεση κουμπί:

Τώρα ανοίξτε το φάκελο προορισμού σας και ελέγξτε αν η εικόνα .png του διαγράμματός σας είναι εκεί. Με παρόμοιο τρόπο μπορείτε να αποθηκεύσετε μια εικόνα σε άλλες μορφές. Στη μακροεντολή σας, θα πρέπει απλώς να αντικαταστήσετε την .png με .jpg ή .gif ως εξής:

ActiveChart.Export "D:\My Charts\SpecialChart.jpg"

Συμβουλή. Αν θέλετε να αποθηκεύσετε ένα φύλλο εργασίας του Excel ως εικόνα JPG, PNG ή GIF, διαβάστε αυτόν τον οδηγό.

Αυτά για σήμερα, ελπίζω να βρείτε τις πληροφορίες χρήσιμες. Ευχαριστώ για την ανάγνωση!