Това ръководство ще ви помогне да работите с историята на версиите и историята на редакциите на клетките в Google Sheets.

Google Таблици има много полезни функции. Една от тях е автоматичното запазване на вашите електронни таблици, като същевременно се съхраняват записи на всички промени, направени във файла. Можете да получите достъп до тези записи, да ги прегледате и да възстановите всяка версия по всяко време.

Какво представлява историята на версиите в Google Sheets

Ако сте свикнали да правите копия на електронните си таблици или да дублирате разделите за запис, крайно време е да спрете да загрозявате Диска си :) Google Sheets вече запазва всяка редакция автоматично и съхранява записи за всяка промяна, за да можете да ги прегледате & сравните. Това се нарича история на версиите.

Историята на версиите е реализирана като специална опция на Google Sheets и показва всички промени на едно място.

Той съдържа датите и времето на редакциите и имената на редакторите. Дори задава цвят на всеки редактор, за да можете да видите какво е било променено от конкретен човек.

Как да видите историята на редакциите в Google Sheets

Забележка: Тази функция е достъпна само за собствениците на електронни таблици и потребителите с права за редактиране.

За да видите цялата история на редакциите в Google Sheets, отидете на Файл> История на версиите> Вижте историята на версиите :

Съвет: Друг начин за извикване на историята на редакциите на Google Sheets е да натиснете Ctrl+Alt+Shift+H на клавиатурата.

Това ще отвори страничен прозорец вдясно на електронната таблица с всички подробности:

Всеки запис в този прозорец е версия на електронната таблица, която се различава от версията по-долу.

Съвет. Някои версии ще бъдат групирани. Ще забележите тези групи с малък правоъгълен триъгълник:

Щракнете върху триъгълника, за да разширите групата и да видите цялата история на версиите на Google Sheets:

Когато преглеждате историята на версиите на Google Sheets, ще видите кой и кога е актуализирал файла (имена, дати и часове).

Щракнете върху всяка времева марка и Google Sheets ще ви покаже листовете със съдържание, свързано с тази дата и час.

Можете също така да видите промените на всеки редактор. Покажете промените в долната част на страничната лента:

Веднага ще видите кой е актуализирал клетките, защото цветовете на запълване ще съвпаднат с цвета на кръгчетата до имената на редакторите в страничната лента с история на версиите на Google Sheets:

Съвет. За да прегледате всяка редакция поотделно и да преминете бързо между тях, използвайте стрелките до Общо редакции :

Как да възстановите предишната версия на Google Sheets

Можете не само да преглеждате историята на редакциите в Google Sheets, но и да възстановявате тази или онази редакция по всяко време.

След като откриете варианта на електронната таблица, който искате да върнете, натиснете зеления бутон Възстановяване на тази версия бутон в горната част:

Съвет. Ако размислите дали да възстановите някоя по-ранна версия, щракнете върху стрелката, за да се върнете към текущата електронна таблица:

Даване на имена на версиите в историята на версиите на Google Sheets

Ако сте доволни от някои варианти на вашата електронна таблица, можете да им дадете имена. Потребителските имена ще ви позволят бързо да откриете тези версии в историята на редакциите и ще предотвратят групирането на други версии с тези с имена.

В менюто на Google Sheets отворете Файл> История на версиите> Име на текущата версия :

Ще се появи съответен изскачащ прозорец, който ще ви покани да въведете ново име:

Съвет. Можете да наименувате версиите си директно от историята на версиите. Щракнете върху иконата с 3 точки до варианта, който искате да преименувате, и изберете първата опция, Наименование на тази версия :

Въведете ново име и натиснете Въведете на клавиатурата, за да потвърдите:

Забележка: Можете да създадете само 40 именувани версии за една електронна таблица.

За да намерите бързо този вариант сред другите в историята на редакциите, превключете изгледа от Всички версии към Именувани версии в началото на историята на версиите:

Историята на версиите на Google Sheets ще включва само варианти с потребителски имена:

Съвет. По-късно можете да промените или премахнете изцяло името, като използвате същия Повече действия икона:

Как да правите копия на по-ранни варианти на файлове (или да изтривате историята на версиите от електронни таблици на Google)

Може би се чудите защо споменавам толкова различни действия - копиране и изтриване - в заглавието на един раздел.

Виждате ли, много от вас питат как да изтрият историята на версиите в Google Sheets. Работата е там, че такава опция не съществува. Ако сте собственик на дадена електронна таблица или имате право да я редактирате, ще можете да прегледате историята на редакциите в Google Sheets и да възстановите по-ранни ревизии.

Има обаче една опция, която нулира цялата история на редакциите - копиране на версията:

Отидете и ще получите предложено име и място в Диска за това копие. Разбира се, можете да промените и двете и дори да споделите това копие със същите редактори, които имат достъп до текущата електронна таблица:

Хит Направете копие и тази версия ще се появи във вашия диск като отделна електронна таблица с празна история на редакциите. Ако питате мен, това е доста солидна алтернатива на изтриването на историята на версиите в Google Sheets ;)

Вижте историята на редактиране на клетките

Още един начин да видите промените е да проверите всяка клетка поотделно.

Щракнете с десния бутон върху интересуваща ви клетка и изберете Показване на историята на редактиране :

Веднага ще получите най-новата редакция: кой е променил тази клетка, кога, & каква стойност е имало преди това:

Използвайте стрелките в горния десен ъгъл, за да прегледате други промени. Google Sheets дори казва дали стойността е била възстановена от някоя от по-ранните версии:

Забележка: Има някои редакции, които Google Sheets не проследява и следователно няма да можете да ги проверите:

• Промени във формата
• Промени, направени от формулите
• Добавени или изтрити редове и колони

Това е всичко, което трябва да знаете в момента, за да проследявате промените в данните в Google Sheets и да управлявате & възстановявате всеки вариант на файла си по всяко време.