Questa esercitazione vi aiuterà a lavorare con la cronologia delle versioni e la cronologia delle modifiche delle celle in Google Sheets.

Google Sheets offre molte funzioni vantaggiose, tra cui il salvataggio automatico dei fogli di calcolo e la registrazione di tutte le modifiche apportate al file. È possibile accedere a tali registrazioni, consultarle e ripristinare qualsiasi versione in qualsiasi momento.

Cos'è la cronologia delle versioni in Google Sheets

Se siete abituati a fare copie dei vostri fogli di calcolo o a duplicare le schede per la documentazione, è ora di smettere di ingombrare il vostro Drive :) Google Sheets ora salva automaticamente ogni modifica e conserva i registri di ogni cambiamento in modo da poterli consultare e confrontare. Si chiama cronologia delle versioni.

La cronologia delle versioni è implementata come opzione speciale di Google Sheets e mostra tutte le modifiche in un unico punto.

Contiene le date e gli orari delle modifiche, i nomi dei redattori e assegna a ogni redattore un colore, in modo da poter vedere cosa è stato modificato da una persona in particolare.

Come visualizzare la cronologia delle modifiche in Google Sheets

Nota: questa funzionalità è disponibile solo per i proprietari del foglio di calcolo e per gli utenti con i permessi di modifica.

Per vedere l'intera cronologia delle modifiche in Google Sheets, andare su File> Storia della versione> Vedi la storia della versione :

Suggerimento: un altro modo per richiamare la cronologia delle modifiche di Google Fogli è premere Ctrl+Alt+Maiusc+H sulla tastiera.

Si aprirà un riquadro laterale a destra del foglio di calcolo con tutti i dettagli:

Ogni record di questo riquadro è una versione del foglio di calcolo diversa da quella sottostante.

Suggerimento: alcune versioni saranno raggruppate, come si può notare da un piccolo triangolo a destra:

Fate clic sul triangolo per espandere il gruppo e vedere l'intera cronologia delle versioni di Google Sheets:

Quando si sfoglia la cronologia delle versioni di Google Sheets, è possibile vedere chi ha aggiornato il file e quando (nomi, date e orari).

Facendo clic su qualsiasi data e ora, Google Fogli mostrerà i fogli con i contenuti relativi a quella data e ora.

È inoltre possibile visualizzare le modifiche di ciascun editor. Spuntare il pulsante Mostra le modifiche in fondo alla barra laterale:

Si vedrà immediatamente chi ha aggiornato le celle perché il colore del loro riempimento corrisponderà al colore dei cerchi accanto ai nomi degli editor nella barra laterale della cronologia delle versioni di Google Sheets:

Suggerimento: per rivedere ogni modifica singolarmente e per spostarsi rapidamente da una all'altra, utilizzare le frecce accanto a Totale modifiche :

Come ripristinare Google Fogli alla versione precedente

È possibile non solo visualizzare la cronologia delle modifiche in Google Sheets, ma anche ripristinare questa o quella revisione in qualsiasi momento.

Una volta individuata la variante del foglio di calcolo che si desidera riportare, premere il pulsante verde Ripristinare questa versione in alto:

Suggerimento: se si cambia idea sul ripristino di una versione precedente, fare clic sulla freccia per tornare al foglio di calcolo corrente:

Denominazione delle versioni nella cronologia delle versioni di Google Sheets

Se si è soddisfatti di alcune varianti del foglio di calcolo, è possibile assegnare loro un nome. I nomi personalizzati consentono di trovare rapidamente queste versioni nella cronologia delle modifiche e impediscono alle altre versioni di raggrupparsi con quelle denominate.

Nel menu Fogli di Google, aprire File> Cronologia delle versioni> Nome della versione corrente :

Verrà visualizzato un pop-up che invita a inserire un nuovo nome:

Suggerimento: è possibile assegnare un nome alle versioni direttamente dalla cronologia delle versioni. Fare clic sull'icona con i tre puntini accanto alla variante che si desidera rinominare e scegliere la prima opzione, Nome di questa versione :

Digitare un nuovo nome e premere Entrare sulla tastiera per confermare:

Nota: è possibile creare solo 40 versioni nominate per foglio di calcolo.

Per trovare rapidamente questa variante tra le altre nella cronologia delle modifiche, cambiare la vista da Tutte le versioni a Versioni nominate all'inizio della cronologia delle versioni:

La cronologia delle versioni di Google Sheets conterrà solo le varianti con nomi personalizzati:

Suggerimento: è possibile modificare o rimuovere completamente il nome in un secondo momento, utilizzando lo stesso metodo. Altre azioni icona:

Come creare copie di varianti di file precedenti (o eliminare la cronologia delle versioni dai fogli di calcolo di Google)

Vi chiederete perché ho menzionato azioni così diverse - copiare e cancellare - in un titolo per una sola sezione.

Molti di voi chiedono come cancellare la cronologia delle versioni in Google Sheets, ma il fatto è che non esiste un'opzione del genere. Se siete i proprietari di un foglio di calcolo o avete il diritto di modificarlo, potrete visualizzare la cronologia delle modifiche in Google Sheets e ripristinare le revisioni precedenti.

Tuttavia, esiste un'opzione che ripristina l'intera cronologia delle modifiche: la copia della versione:

Se si sceglie di farlo, si otterrà un nome suggerito e una collocazione su Drive per questa copia, che potrà essere modificata e condivisa con gli stessi redattori che hanno accesso al foglio di calcolo corrente:

Colpire Fare una copia e quella versione apparirà in Drive come foglio di calcolo individuale con una cronologia di modifica vuota. Secondo me, è un'alternativa piuttosto valida all'eliminazione della cronologia delle versioni in Google Sheets ;)

Vedere la cronologia di modifica delle celle

Un altro modo per visualizzare le modifiche è controllare ogni singola cella.

Fare clic con il tasto destro del mouse su una cella di interesse e scegliere Mostra la cronologia delle modifiche :

Si otterrà immediatamente la modifica più recente: chi ha modificato la cella, quando, & quale valore c'era prima:

Utilizzate le frecce nell'angolo in alto a destra per rivedere le altre modifiche. Google Sheets dice anche se il valore è stato ripristinato da una delle versioni precedenti:

Nota: ci sono alcune modifiche di cui Google Sheets non tiene traccia e, pertanto, non sarà possibile controllarle:

• Modifiche al formato
• Modifiche apportate dalle formule
• Aggiunta o eliminazione di righe e colonne

Questo è tutto ciò che occorre sapere al momento per tenere traccia delle modifiche ai dati nei Fogli Google e gestire & ripristinare qualsiasi variante del file in qualsiasi momento.