В тази публикация ще разгледаме по-подробно условното форматиране в Google Sheets и ще се запознаем с най-бързите и ефективни начини за настройването му. Ще разгледаме няколко примера, за да видим как да създаваме условно форматиране с едно или няколко условия и как да оцветяваме клетките или да променяме цвета на шрифта по потребителски критерии. Ще обърнем специално внимание на условното форматиране въз основа на други клетки.

Какво представлява условното форматиране в Google Sheets?

Защо ни е необходимо условно форматиране в таблица? Не е ли по-лесно да форматираме клетките ръчно?

Подчертаването на определени данни с цвят е чудесен начин да се привлече вниманието към записите. Много от нас правят това през цялото време. Ако стойностите на клетките отговарят на нашите условия, напр. те са по-големи или по-малки от някаква стойност, те са най-големите или най-малките или може би съдържат определени символи или думи, тогава намираме такива клетки и променяме техния шрифт, цвят на шрифта или цвят на фона.

Няма ли да е чудесно, ако подобни промени във форматирането се извършват автоматично и привличат още повече внимание към тези клетки? Ще спестим много време.

Именно тук идва на помощ условното форматиране. Google Sheets може да свърши тази работа вместо нас, като всичко, което трябва да направим, е да обясним какво искаме да получим. Нека заедно разгледаме няколко примера и да видим колко просто и ефективно е това.

Как да добавите правило за форматиране с едно условие

Да предположим, че имаме данни за продажбите на шоколад в нашата таблица. Всеки ред в таблицата съдържа поръчка, която сме получили от определен клиент. Използвали сме падащи списъци в колона G, за да посочим дали тя е завършена.

Какво може да ни бъде интересно да видим тук? Първо, можем да подчертаем поръчките, чиито общи продажби надхвърлят 200 USD. Имаме тези записи в колона F, така че ще използваме мишката, за да изберем диапазона от стойности със сумата на поръчката: F2:F22.

След това намерете Формат и щракнете върху Условно форматиране .

Като начало нека разгледаме условното форматиране в Google Sheets използване на един цвят .

Кликнете върху Форматиране на клетки, ако... , изберете опцията "По-голямо от или равно на" в падащия списък, който виждате, и въведете "200" в полето по-долу. Това означава, че в рамките на избрания от нас диапазон всички клетки със стойности, които са по-големи или равни на 200, ще бъдат подчертани, като се използва форматът, който зададохме точно на същото място: удебелен червен шрифт на жълт фон.

Виждаме, че нашето правило за форматиране е приложено веднага: всички необходими клетки са променили външния си вид.

Имате възможност да настроите условно форматиране не само за един оттенък, но и за използване на цветова скала . За да направите това, изберете Цветова скала в страничната лента с условни правила за форматиране и използвайте готови набори от цветове. Можете също така да изберете нюанси за минималната и максималната точка, както и за средната точка, ако е необходимо.

Тук създадохме цветова скала, в която клетките стават по-светли, когато сумата на поръчката става по-малка, и по-тъмни, когато сумата се увеличава.

Форматиране на клетки в Google Sheets по множество условия

Ако цветовата скала ви се струва твърде ярка, можете да създадете няколко условия в раздела "Един цвят" и да зададете формат за всяко условие поотделно. За да направите това, щракнете върху "Добавяне на друго правило".

Нека подчертаем поръчките, чиито общи продажби надхвърлят 200 USD, и тези, които са под 100 USD.

Както виждате, тук имаме две условия за форматиране. Първото е за стойности, които са по-големи от 200, а второто се отнася за стойности, които са по-малки от 100.

Съвет. Можете да добавяте толкова правила за условно форматиране в Google Sheets, колкото ви е необходимо. За да ги изтриете, просто ги посочете и щракнете върху бутона Премахване на икона.

Условно форматиране в Google Sheets с персонализирани формули

Предложеният списък на условията, които можем да приложим към нашия диапазон от данни, е доста обширен. Въпреки това той може все още да не е достатъчен. Рано или късно ще ви се наложи да създадете условие, което не може да бъде описано с помощта на стандартните средства.

Ето защо Google Sheets предоставя възможността да въведете своя собствена формула като условие. Тази формула ви позволява да опишете изискванията си, като използвате стандартни функции и оператори. С други думи, резултатът от формулата трябва да бъде или "True", или "False".

Използвайте последния елемент в падащия списък, за да въведете формулата: "Custom formula is" (Потребителска формула е).

Нека видим как работи.

Да кажем, че искаме да знаем кои от нашите поръчки са направени през уикенда. Нито едно от стандартните условия не ни устройва.

Ще изберем диапазона от дати в A2:A22, ще отидем в Формат и щракнете върху Условно форматиране . Изберете елемента "Custom formula is" (Потребителска формула е) в падащия списък "Format cells if" (Форматиране на клетките ако) и въведете логическата формула, която ще ни помогне да определим деня от седмицата по датата.

=WEEKDAY(A2:A22,2)>5

Ако числото е по-голямо от 5, значи е събота или неделя. В този случай към клетката ще бъде приложено форматирането, което зададохме по-долу.

Както можете да видите, сега всички уикенди са подчертани с цвят.

Ето още един пример. Нека изведем поръчките за тъмен шоколад с помощта на друг формат. Следваме същите стъпки, за да направим това: избираме диапазона от данни с видовете шоколад (D2:D22) и използваме следното условие:

=REGEXMATCH(D2:D22; "Dark")

Тази функция ще върне "True", ако името на типа шоколад съдържа думата "Dark".

Вижте какво се получи: поръчките за тъмен шоколад, както и за екстра тъмен шоколад, станаха подчертани. Вече не е необходимо да преглеждате стотици редове, за да ги намерите.

Използване на заместващи символи с условно форматиране в електронни таблици на Google

Ако искаме да форматираме текстови стойности, тогава стандартното условие "Текстът съдържа" е от съществено значение.

Можете да използвате специални заместващи символи за да добавите известна гъвкавост към условието за търсене.

Съвет: Заместващи символи могат да се използват в полетата "Текстът съдържа" и "Текстът не съдържа", както и в потребителските формули.

Има два най-често използвани символа: въпросителен знак (?) и звездичка (*).

Въпросителният знак съответства на всеки отделен символ. Например, както можете да видите на снимката, текстовото правило, което съдържа "??d", форматира клетки със стойности като "Червено", но не и като "Тъмно".

"??d" означава, че буквата "d" трябва да е на трето място от началото на думата.

Използвайте звездичка, за да пропуснете от нула до произволен брой знаци. Например правило, което съдържа "*d*", трябва да форматира и двете клетки: както с "Червено", така и с "Тъмно".

За да не се възприемат символите въпрос и звездичка като заместващи символи в текстовите стойности, обикновено преди тях се добавя тилда (~). Например текстовото правило, което съдържа "Re?" в нашия пример, форматира клетките с "Red", докато правилото с "Re~?" няма да намери никакви клетки, тъй като ще търси стойността "Re?".

Как да използвате условното форматиране на Google Sheets, за да подчертаете цели редове

В примерите, описани по-горе, приложихме условно форматиране към определени клетки на колона. Може би сте си помислили: "Щеше да е много хубаво, ако можехме да приложим това към цялата таблица!" И можете!

Нека се опитаме да подчертаем всички неизпълнени поръчки със специален цвят. За да направим това, трябва да използваме условието за форматиране на данните в колона G, където посочихме дали поръчката е изпълнена, и ще форматираме цялата таблица.

Забележка: Моля, обърнете внимание, че приложихме форматиране към цялата таблица A1:G22.

След това използвахме нашата потребителска формула, в която посочихме това:

=$G1="Не"

Съвет: Трябва да използвате знака за долар ($) преди името на колоната. Това създава абсолютна препратка към нея, така че формулата винаги ще се отнася към тази конкретна колона, докато номерът на реда може да се променя.

С други думи, искаме да се придвижим надолу в колоната, като започнем от първия ред, и да потърсим всички клетки със стойност "Не".

Както можете да видите, не само клетките, които проверихме за нашето условие, са форматирани. Условното форматиране вече се прилага към цели редове.

Затова нека си припомним 3 основни правила за условно форматиране на редове в таблица:

• Обхватът, който трябва да се форматира, е цялата таблица
• Използваме условно форматиране с потребителска формула
• Трябва да използваме символа $ преди името на колоната

Условно форматиране в Google Sheets въз основа на друга клетка

Често чуваме въпроса: "Как да приложим условно форматиране и да направим така, че да е лесно да променяме условието?" Това изобщо не е трудно.

Просто използвайте своя собствена формула с препратка към клетката, в която сте задали необходимото условие.

Нека се върнем към нашите примерни данни с поръчките за шоколад в Google Sheets. Да предположим, че се интересуваме от поръчките с по-малко от 50 и повече от 100 артикула. Ще продължим напред и ще въведем тези условия в колона Н до нашата таблица.

Сега ще създадем правила за условно форматиране за таблицата с поръчки.

Зададохме диапазона за форматиране на "A2:G22", за да запазим заглавието на таблицата такова, каквото е.

След това следваме стъпките, които знаете, и използваме нашата формула.

Ето как изглежда формулата за условно форматиране за поръчки с над 100 елемента:

=$E2>=$H$3

Забележка: Имайте предвид, че при използване на клетки извън таблицата трябва да използвате абсолютни препратки ($).

Знакът на долара пред името на колоната означава абсолютна препратка към колоната. Ако знакът на долара е пред номера на реда, тогава абсолютната препратка се отнася за реда. За повече информация вижте тази подробна дискусия за препратките към клетките.

$H$3 в нашия пример означава абсолютна препратка към клетката, т.е. каквото и да направите с таблицата, формулата ще продължи да се отнася към тази клетка.

Забележка: Трябва да използваме абсолютна препратка към колона E и абсолютна препратка към клетка H3, в която имаме ограничение от 100. Ако не направим това, формулата няма да работи!

Сега нека да добавим второто условие, за да подчертаем поръчките с по-малко от 50 елемента. Щракнете върху "Добавяне на друго правило" и добавете друго условие, както направихме за първото.

Вижте формулата, която използваме в нашето правило за условно форматиране:

=$E2<=$H$2

Най-голямата и най-малката поръчка вече са подчертани с цвят. Задачата е изпълнена. Не е хубаво обаче, че имаме допълнителни числа в нашия лист, които могат да бъдат объркващи и да развалят начина, по който изглежда таблицата.

Поставянето на спомагателни данни в отделен лист би било по-добър начин. Ще го опиша по-подробно в следващата публикация, когато научим как да създаваме падащи списъци.

Нека да преминем към лист 2 и да въведем тези нови условия там.

Сега можем да създадем правила за условно форматиране на таблицата с поръчки, като се позоваваме на тези граници.

Тук може да се сблъскаме с проблем. Ако просто използваме адреса на клетката от лист 2 във формулата, ще получим грешка.

Забележка: Директни препратки към клетки във формулите за условно форматиране са възможни само от текущия лист.

И така, какво да направим сега? Функцията INDIRECT ще ви помогне. Тя ви позволява да получите препратка към клетката, като запишете адреса ѝ като текст. Ето как ще изглежда препратката към клетката във формулата за условно форматиране:

=$E2>=INDIRECT("2!G2")

Ето и втората формула:

=$E2<=INDIRECT("2!G1")

В резултат на това получаваме същия резултат като преди, но листът ни не е претрупан с допълнителни записи.

Сега вече можем да променяме условията за форматиране, без да актуализираме настройките на правилата. Достатъчно е просто да сменим записите в клетките и ще получим нова таблица.

Таблици на Google и условно форматиране въз основа на текст от друга клетка

Научихме се как да прилагаме правила за условно форматиране, като използваме числови данни от определена клетка. Ами ако искаме да базираме условието си на клетка с текст? Нека видим как можем да направим това заедно.

Ще се опитаме да намерим поръчките за черен шоколад:

В клетка G5 на лист 2 въвеждаме нашето условие: "Dark".

След това се връщаме в лист 1 с таблицата и отново избираме диапазона за форматиране: A2:G22.

След това избираме Формат меню, изберете Условно форматиране и въведете следната формула в Потребителската формула е област:

=REGEXMATCH($D2:$D22,INDIRECT("2!$G$5"))

Съвет: Не забравяйте, че трябва да въведете абсолютни препратки към обхвата, който трябва да проверите за думата "Dark" (D2:D22).

Функцията INDIRECT("2!$G$5") ни позволява да получим стойността от клетка G5 на лист 2, т.е. думата "Dark".

По този начин подчертахме поръчките, в които думата от клетка G5 на лист 2 е част от името на продукта.

Можем да го направим по-лесно, разбира се. Формулата ни ще изглежда така:

=REGEXMATCH($D2:$D22, "Dark")

Ако обаче искаме да намерим друг продукт, ще трябва да редактираме правилото за условно форматиране. Това отнема малко повече време, отколкото просто да актуализираме стойността в клетка G5.

Премахване на условното форматиране от електронната таблица на Google

Може да се наложи да премахнете всички условни формати от таблицата си.

За да направите това, първо изберете диапазона от клетки, в който е приложено условно форматиране.

В страничната лента ще видите всички правила, които сте създали.

Посочете с мишката условието, което трябва да бъде изтрито, и щракнете върху " Премахване на " икона. Условното форматиране ще бъде изтрито.

Ако не си спомняте точния диапазон от клетки, който сте форматирали, или ако искате да се отървете от форматите възможно най-бързо, изберете диапазона от клетки и отидете в Формат меню - Ясно форматиране . Можете също така да използвате комбинацията от клавиши Ctrl + \ .

Забележка: Не забравяйте, че в този случай не само условното форматиране, но и всички други формати, използвани в таблицата, ще бъдат изтрити.

Надяваме се, че прилагането на условно форматиране в Google Sheets ще опрости работата ви и ще направи резултатите по-красиви.