Αυτό το σεμινάριο θα σας βοηθήσει να εργαστείτε με το ιστορικό εκδόσεων και το ιστορικό επεξεργασίας κελιών στο Google Sheets.

Το Google Sheets διαθέτει πολλές ευεργετικές λειτουργίες. Η αυτόματη αποθήκευση των υπολογιστικών φύλλων σας, με ταυτόχρονη τήρηση αρχείων όλων των αλλαγών που έγιναν στο αρχείο, είναι μία από αυτές. Μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε αυτά τα αρχεία, να τα εξετάσετε και να επαναφέρετε οποιαδήποτε έκδοση ανά πάσα στιγμή.

Τι είναι το ιστορικό έκδοσης στο Google Sheets

Αν συνηθίζετε να δημιουργείτε αντίγραφα των υπολογιστικών φύλλων σας ή να αντιγράφετε καρτέλες για το αρχείο, ήρθε η ώρα να σταματήσετε να γεμίζετε το Drive σας :) Το Google Sheets αποθηκεύει τώρα κάθε επεξεργασία αυτόματα και διατηρεί αρχεία καταγραφής κάθε αλλαγής, ώστε να μπορείτε να τις αναζητήσετε & να τις συγκρίνετε. Ονομάζεται ιστορικό εκδόσεων.

Το ιστορικό εκδόσεων υλοποιείται ως ειδική επιλογή του Google Sheets και σας δείχνει όλες τις αλλαγές σε ένα μέρος.

Περιέχει τις ημερομηνίες και τους χρόνους των επεξεργασιών και τα ονόματα των συντακτών.Αναθέτει ακόμη και ένα χρώμα σε κάθε συντάκτη, ώστε να μπορείτε να δείτε τι έχει τροποποιηθεί από κάποιο συγκεκριμένο άτομο.

Πώς να προβάλετε το ιστορικό επεξεργασίας στο Google Sheets

Σημείωση: Αυτή η λειτουργία είναι διαθέσιμη μόνο για τους ιδιοκτήτες υπολογιστικών φύλλων και τους χρήστες με δικαιώματα επεξεργασίας.

Για να δείτε ολόκληρο το ιστορικό επεξεργασίας στο Google Sheets, μεταβείτε στη διεύθυνση Αρχείο> Ιστορικό εκδόσεων> Δείτε το ιστορικό εκδόσεων :

Συμβουλή. Ένας άλλος τρόπος για να καλέσετε το ιστορικό επεξεργασίας του Google Sheets είναι να πατήσετε Ctrl+Alt+Shift+H στο πληκτρολόγιό σας.

Αυτό θα ανοίξει ένα πλευρικό παράθυρο στα δεξιά του λογιστικού σας φύλλου με όλες τις λεπτομέρειες:

Κάθε εγγραφή σε αυτό το παράθυρο είναι μια έκδοση του λογιστικού φύλλου που διαφέρει από την παρακάτω έκδοση.

Συμβουλή. Ορισμένες εκδόσεις θα είναι ομαδοποιημένες. Θα παρατηρήσετε αυτές τις ομάδες με ένα μικρό τρίγωνο που δείχνει προς τα δεξιά:

Κάντε κλικ στο τρίγωνο για να επεκτείνετε την ομάδα και να δείτε ολόκληρο το ιστορικό εκδόσεων του Google Sheets:

Όταν περιηγείστε στο ιστορικό εκδόσεων του Google Sheets, θα βλέπετε ποιος ενημέρωσε το αρχείο και πότε (ονόματα, ημερομηνίες και ώρες).

Κάντε κλικ σε οποιαδήποτε χρονοσφραγίδα και το Google Sheets θα σας εμφανίσει τα φύλλα με τα περιεχόμενα που σχετίζονται με τη συγκεκριμένη ημερομηνία και ώρα.

Μπορείτε επίσης να δείτε τις αλλαγές κάθε συντάκτη. Εμφάνιση αλλαγών στο κάτω μέρος της πλευρικής γραμμής:

Θα δείτε αμέσως ποιος ενημέρωσε τα κελιά, επειδή τα χρώματα συμπλήρωσής τους θα ταιριάζουν με το χρώμα των κύκλων δίπλα στα ονόματα των συντακτών στην πλευρική γραμμή ιστορικού εκδόσεων του Google Sheets:

Συμβουλή. Για να επανεξετάσετε κάθε επεξεργασία ξεχωριστά και για να πλοηγηθείτε γρήγορα μεταξύ τους, χρησιμοποιήστε τα βέλη δίπλα στα Συνολικές επεξεργασίες :

Πώς να επαναφέρετε το Google Sheets στην προηγούμενη έκδοση

Μπορείτε όχι μόνο να δείτε το ιστορικό επεξεργασίας στο Google Sheets αλλά και να επαναφέρετε αυτή ή εκείνη την αναθεώρηση ανά πάσα στιγμή.

Μόλις βρείτε την παραλλαγή του λογιστικού φύλλου που θέλετε να επαναφέρετε, πατήστε το πράσινο Επαναφορά αυτής της έκδοσης στο επάνω μέρος:

Συμβουλή: Αν αλλάξετε γνώμη για την ανάκτηση οποιασδήποτε προηγούμενης έκδοσης, κάντε κλικ στο βέλος για να επιστρέψετε στο τρέχον φύλλο εργασίας:

Ονομασία εκδόσεων στο ιστορικό εκδόσεων του Google Sheets

Εάν είστε ικανοποιημένοι με ορισμένες παραλλαγές του φύλλου εργασίας σας, μπορείτε να τις ονομάσετε. Τα προσαρμοσμένα ονόματα θα σας επιτρέψουν να βρείτε γρήγορα αυτές τις εκδόσεις στο ιστορικό επεξεργασίας εκ των υστέρων και θα αποτρέψουν άλλες εκδόσεις από το να ομαδοποιηθούν με τις ονομαστικές.

Στο μενού του Google Sheets, ανοίξτε Αρχείο> Ιστορικό εκδόσεων> Όνομα τρέχουσας έκδοσης :

Θα εμφανιστεί ένα αντίστοιχο αναδυόμενο παράθυρο που θα σας καλεί να εισαγάγετε ένα νέο όνομα:

Συμβουλή. Μπορείτε να ονομάσετε τις εκδόσεις σας απευθείας από το ιστορικό εκδόσεων. Κάντε κλικ στο εικονίδιο με τις 3 τελείες δίπλα στην παραλλαγή που θέλετε να μετονομάσετε και επιλέξτε την πρώτη επιλογή, Ονομάστε αυτή την έκδοση :

Πληκτρολογήστε ένα νέο όνομα και πατήστε Εισάγετε το στο πληκτρολόγιό σας για επιβεβαίωση:

Σημείωση. Μπορείτε να δημιουργήσετε μόνο 40 ονομαστικές εκδόσεις ανά φύλλο εργασίας.

Για να βρείτε γρήγορα αυτή την παραλλαγή μεταξύ άλλων στο ιστορικό επεξεργασίας, αλλάξτε την προβολή από Όλες οι εκδόσεις στο Ονομαστικές εκδόσεις στην κορυφή του ιστορικού εκδόσεων:

Το ιστορικό εκδόσεων του Google Sheets θα περιλαμβάνει τότε μόνο παραλλαγές με προσαρμοσμένα ονόματα:

Συμβουλή. Μπορείτε να αλλάξετε ή να αφαιρέσετε εντελώς το όνομα αργότερα χρησιμοποιώντας το ίδιο Περισσότερες ενέργειες εικονίδιο:

Πώς να δημιουργήσετε αντίγραφα παλαιότερων παραλλαγών αρχείων (ή να διαγράψετε το ιστορικό εκδόσεων από τα λογιστικά φύλλα Google)

Ίσως αναρωτηθείτε γιατί αναφέρω τόσο διαφορετικές ενέργειες - αντιγραφή και διαγραφή - σε έναν τίτλο για μια ενότητα.

Βλέπετε, πολλοί από εσάς ρωτάτε πώς μπορείτε να διαγράψετε το ιστορικό εκδόσεων στο Google Sheets σας. Αλλά το θέμα είναι ότι δεν υπάρχει τέτοια επιλογή. Εάν είστε ο ιδιοκτήτης ενός φύλλου ή έχετε το δικαίωμα να το επεξεργαστείτε, θα μπορείτε να δείτε το ιστορικό εκδόσεων στο Google Sheets και να επαναφέρετε προηγούμενες αναθεωρήσεις.

Ωστόσο, υπάρχει μια επιλογή που επαναφέρει ολόκληρο το ιστορικό επεξεργασίας - αντιγραφή της έκδοσης:

Επιλέξτε το, και θα λάβετε ένα προτεινόμενο όνομα και μια θέση στο δίσκο σας για αυτό το αντίγραφο. Μπορείτε να αλλάξετε και τα δύο, φυσικά, και ακόμη και να μοιραστείτε αυτό το αντίγραφο με τους ίδιους συντάκτες που έχουν πρόσβαση στο τρέχον φύλλο εργασίας:

Χτύπημα Κάντε ένα αντίγραφο και αυτή η έκδοση θα εμφανιστεί στο Drive σας ως ξεχωριστό φύλλο εργασίας με κενό ιστορικό επεξεργασίας. Αν με ρωτάτε, είναι μια πολύ καλή εναλλακτική λύση για τη διαγραφή του ιστορικού εκδόσεων στο Google Sheets ;)

Δείτε το ιστορικό επεξεργασίας κυττάρων

Ένας ακόμη τρόπος για να δείτε τις αλλαγές είναι να ελέγξετε κάθε κελί ξεχωριστά.

Κάντε δεξί κλικ σε ένα κελί που σας ενδιαφέρει και επιλέξτε Εμφάνιση ιστορικού επεξεργασίας :

Θα λάβετε αμέσως την πιο πρόσφατη επεξεργασία: ποιος άλλαξε αυτό το κελί, πότε, &- ποια τιμή υπήρχε εκεί πριν:

Χρησιμοποιήστε αυτά τα βέλη στην επάνω δεξιά γωνία για να επανεξετάσετε άλλες αλλαγές. Το Google Sheets αναφέρει ακόμη και αν η τιμή έχει αποκατασταθεί από μια από τις προηγούμενες εκδόσεις:

Σημείωση: Υπάρχουν ορισμένες επεξεργασίες που το Google Sheets δεν παρακολουθεί και, ως εκ τούτου, δεν θα μπορείτε να τις ελέγξετε:

• Αλλαγές στη μορφή
• Αλλαγές που πραγματοποιούνται από τύπους
• Προστιθέμενες ή διαγραμμένες γραμμές και στήλες

Αυτό είναι το μόνο που χρειάζεται να ξέρετε αυτή τη στιγμή για να παρακολουθείτε τις αλλαγές στα δεδομένα των φύλλων Google και να διαχειρίζεστε και να επαναφέρετε οποιαδήποτε παραλλαγή του αρχείου σας ανά πάσα στιγμή.