В урока е показано как да използвате разширен филтър в Excel и са дадени редица нетривиални примери за набор от критерии за създаване на филтър, чувствителен към големи и малки букви, намиране на съвпадения и разлики между две колони, извличане на записи, които отговарят на по-малък списък, и др.

В предишната ни статия обсъдихме различни аспекти на разширения филтър на Excel и как да го използваме за филтриране на редове с логиката AND и OR. Сега, след като вече знаете основите, нека разгледаме по-сложни примери за обхвата на критериите, които могат да се окажат полезни за работата ви.

Създаване на диапазон от критерии на базата на формула

Тъй като повечето от примерите за диапазони от критерии, разгледани в този урок, ще включват различни формули, нека започнем с определянето на основните правила за правилното им създаване. Повярвайте ми, тази малка част от теорията ще ви спести много време и ще ви избави от главоболието да отстранявате проблеми с вашите сложни диапазони от критерии, които включват множество условия, базирани на формули.

• Формулата, която използвате в обхвата на критериите, трябва да се оценява на TRUE или FALSE .
• Обхватът на критериите трябва да съдържа поне 2 клетки: клетка с формула и клетка на заглавието.
• Сайтът клетка на заглавието на критериите, основани на формула, трябва да бъде или празен, или различен от заглавията на таблицата (обхвата на списъка).
• За формулата, която се оценява за всеки ред в диапазона на списъка, се отнасяйте към най-горната клетка с данни, като използвате относителна препратка, например A1.
• За да може формулата да се оценява само за специфична клетка или обхват на клетките , направете препратка към тази клетка или диапазон, като използвате абсолютна референция, например $A$1.
• При позоваване на обхват на списъка във формулата, винаги използвайте абсолютни препратки към клетките.
• Когато задавате няколко условия, въведете всички критерии на един и същи ред, за да ги обедините с И и поставете всеки критерий на отделен ред, за да ги обедините с оператора ИЛИ оператор.

Примерни критерии за разширен филтър на Excel

Следващите примери ще ви научат как да създавате свои собствени филтри в Excel, за да се справяте с по-сложни задачи, които не могат да бъдат изпълнени с помощта на обикновения автоматичен филтър на Excel.

Филтър за текстови стойности с отчитане на големи и малки букви

Както и автоматичният филтър на Excel, инструментът за разширено филтриране по своята същност не е чувствителен към малки и големи букви, което означава, че не прави разлика между главни и малки букви при филтриране на текстови стойности. Въпреки това можете лесно да извършите търсене, чувствително към малки и големи букви, като използвате функцията EXACT в критериите за разширено филтриране.

Например, за да филтрирате редове, съдържащи Банан , като се игнорира BANANA и банан , въведете следната формула в обхвата на критериите:

=EXACT(B5, "Банан")

Където B е колоната, съдържаща имената на елементите, а ред 5 е първият ред с данни.

И след това приложете разширен филтър на Excel, като щракнете върху Разширен на бутона Данни и конфигурирайте Обхват на списъка и Обхват на критериите както е показано на снимката по-долу. Моля, обърнете внимание, че Обхват на критериите включва 2 клетки - клетка на заглавието и клетка с формула .

Забележка: На горното изображение, както и на всички следващи снимки на екрана в този урок, са показани формули в клетките на диапазона на критериите единствено за по-голяма яснота. В реалните работни листове клетката с формула трябва да връща TRUE или FALSE в зависимост от това дали първият ред данни отговаря на критериите или не:

Филтриране на стойности над или под средната стойност в дадена колона

Когато филтрирате числови стойности, често може да искате да покажете само тези клетки, които са над или под средната стойност в колоната. Например:

Филтриране на редове с междинна сума над средното ниво , използвайте следната формула в обхвата на критериите:

=F5>СРЕДНА($F$5:$F$50)

Филтриране на редове с междинна сума под средното ниво , използвайте следната формула:

=F5

Обърнете внимание, че използваме относителна препратка, за да се позовем на най-горната клетка с данни (F5), и абсолютна препратка, за да определим целия диапазон, за който искаме да изчислим средната стойност, с изключение на заглавието на колоната ($F$5:$F$50).

Следващата снимка на екрана показва в действие формулата за средна стойност:

Онези от вас, които са запознати с филтрите за числа в Excel, може би се чудят защо някой би си направил труда да използва разширен филтър, след като вградените филтри за числа вече имат Над средното ниво и Под средното ниво Точно така, но вградените в Excel филтри не могат да се използват с логиката OR!

И така, за да доразвием този пример, нека филтрираме редове, в които Междинна сума (колона F) ИЛИ септември продажби (колона E) е над средната стойност. За тази цел настройте обхвата на критериите с логиката OR, като въведете всяко условие на отделен ред. В резултат ще получите списък с елементи със стойности над средната стойност в колона E или F:

Филтриране на редове с празни или непразни места

Както всеки знае, филтърът на Excel има вградена опция за филтриране на празни клетки. Чрез избиране или премахване на избора на (празни места) квадратчето за отметка в менюто AutoFilter (Автоматичен филтър), можете да покажете само онези редове, които имат празни или непразни клетки в една или повече колони. Проблемът е, че вграденият филтър на Excel за празни клетки може да работи само с логиката AND.

Ако искате да филтрирате празни или непразни клетки с логиката ИЛИ или да използвате условията за празни/непразни клетки заедно с някои други критерии, настройте разширен диапазон от критерии за филтриране с една от следните формули:

Филтър заготовки :

Филтър не е празен:

Филтриране на празни клетки с логиката OR

За да филтрирате редове, които имат празна клетка в колона А или В, или и в двете колони, конфигурирайте обхвата на критериите за разширен филтър по този начин:

• =A6=""
• =B6=""

Където 6 е най-горният ред с данни.

Филтриране на непразни клетки с логика OR и AND

За да разберете по-добре как разширеният филтър на Excel работи с множество критерии, нека филтрираме редовете в нашата примерна таблица със следните условия:

• Или Регион (колона А) или Артикул (колона Б) не трябва да е празна, а
• Междинна сума (колона В) трябва да бъде по-голяма от 900.

Иначе казано, искаме да показваме редове, които отговарят на следните условия:

( Междинна сума >900 И Регион =непразна) ИЛИ ( Междинна сума >900 И Артикул =непразна)

Както вече знаете, в обхвата на критериите на разширения филтър на Excel условията, свързани с логиката AND, трябва да бъдат въведени на един и същи ред, а условията, свързани с логиката OR - на различни редове:

Тъй като единият критерий в този пример е изразен с формула (без празни полета), а другият включва оператор за сравнение (Sub-total> 900), нека ви напомня, че:

• Критериите, формирани с оператори за сравнение, трябва да имат заглавия, точно равни на заглавията на таблиците, като например Междинна сума критериите в горния екран.
• Критериите, базирани на формули, трябва да имат или празна клетка със заглавие, или заглавие, което не съвпада с никое от заглавията на таблицата, като например Без заготовки критериите в горния екран.

Как да извлечете горните/долните N записа

Както вероятно знаете, вградените в Excel филтри за числа имат опция за показване на първите 10 или най-долните 10 елемента. Но какво става, ако трябва да филтрирате първите 3 или най-долните 5 стойности? В този случай е полезен разширеният филтър на Excel със следните формули:

Извлечение топ N елемента:

Извлечение дъно N елемента:

Например, за да филтрирате първите 3 междинни сборове, създайте обхвата на критериите с тази формула:

=F5>=LARGE($F$5:$F$50,3)

За да извлечете долните 3 междинни суми, използвайте тази формула:

=F5>=SMALL($F$5:$F$50,3)

Където F5 е най-горната клетка с данни в Междинна сума колона (с изключение на заглавието на колоната).

Следната снимка на екрана показва формулата Топ 3 в действие:

Забележка: Ако обхватът на списъка съдържа няколко реда с еднакви стойности, които попадат в горната/долната част на списъка N, ще бъдат показани всички такива редове, както е показано на снимката по-долу:

Филтриране за съвпадения и разлики между две колони

В една от предишните ни статии бяха обяснени различни начини за сравняване на две колони в Excel и намиране на съвпадения и разлики между тях. В допълнение към формулите на Excel, правилата за условно форматиране и инструмента за отстраняване на дубликати, разгледани в горния урок, можете също така да използвате разширения филтър на Excel, за да извлечете редове, които имат еднакви или различни стойности в две или повече колони. За да направите това, въведете еднаот следните прости формули в обхвата на критериите:

• Филтър за съвпада с (дубликати) в 2 колони:

=B5=C5

=B5C5

Където B5 и C5 са най-горните клетки с данни в двете колони, които искате да сравните.

Забележка: Инструментът за разширено филтриране може да търси съвпадения и разлики само в същия ред За да намерите всички стойности, които се намират в колона А, но не се намират никъде в колона В, използвайте тази формула.

Филтриране на редове въз основа на съвпадащи елементи в списък

Да предположим, че имате голяма таблица със стотици или хиляди редове и сте получили по-кратък списък, съдържащ само елементите, които са важни в даден момент. Въпросът е - как да намерите всички записи в таблицата, които са или не са в по-малкия списък?

Филтриране на редове, които съвпадат с елементи в списък

За да намерите всички елементи в изходната таблица, които присъстват и в по-малък списък, използвайте следната формула COUNTIF:

Ако приемем, че по-малкият списък е в диапазона D2:D7, а елементите на таблицата, които трябва да бъдат сравнени с този списък, са в колона B, започваща от ред 10, формулата е следната (моля, обърнете внимание на използването на абсолютни и относителни препратки):

=COUNTIF($D$2:$D$7,B10)

Разбира се, не сте ограничени до филтриране на таблицата само с един критерий.

Например, за да филтрирате редове, съответстващи на списъка, но за Северен регион въведете само два критерия в един и същи ред, за да работят с логиката AND:

• Регион: ="=Север"
• Съответстващи елементи: =COUNTIF($D$2:$D$7,B10)

Както можете да видите на скрийншота по-долу, в таблицата има само два записа, които отговарят на двата критерия:

Забележка. В този пример използваме точно съвпадение критерии за текстови стойности: ="=Север " за да намерите само тези клетки, които са точно равни на зададения текст. Ако въведете критериите за област просто като Северна (без знак за равенство и двойни кавички), Microsoft Excel ще намери всички елементи, които започват с посочения текст, напр. Североизток или Северозапад . За повече информация вижте Разширен филтър на Excel за текстови стойности.

Филтриране на редове, които не съвпадат с елементи от списък

За да намерите всички елементи в таблицата, които не са в по-малкия списък, проверете дали резултатът от формулата COUNTIF е равен на нула:

Например, за да филтрирате Северен регион елементи в таблицата, които се появяват в списъка, използвайте следните критерии:

• Регион: ="=Север"
• Несъответстващи елементи: =COUNTIF($D$2:$D$7,B10)=0

Забележки:

• Ако списъкът, който трябва да се съпостави, се намира в друг работен лист, не забравяйте да включите името на листа във формулата, напр. =COUNTIF(Sheet2!$A$2:$A$7,B10) .
• Ако искате да извлечете резултатите в друг лист, стартирайте разширения филтър от целевия лист, както е обяснено в Как да извлечете филтрирани редове в друг работен лист.

Филтър за уикенди и работни дни

Досега примерите за обхвата на критериите на разширения филтър се отнасяха предимно за цифрови и текстови стойности. Сега е време да дадем някои указания на тези от вас, които работят с дати.

Вградените в Excel филтри за дати предоставят широк набор от възможности, които покриват много сценарии. Много, но не всички! Например, ако ви дадат списък с дати и ви помолят да филтрирате делнични и почивни дни, как бихте го направили?

Както вероятно знаете, Microsoft Excel предоставя специална функция WEEKDAY, която връща деня от седмицата, съответстващ на дадена дата. Именно тази функция ще използваме в обхвата от критерии на разширения филтър на Excel.

Как да филтрирате почивните дни в Excel

Като се има предвид, че в термините WEEKDAY 1 означава неделя, а 6 - събота, формулата за филтриране на уикендите е следната:

В този пример филтрираме датите в колона В, започвайки от ред 5, така че нашата формула Weekends придобива следната форма:

=ИЛИ(РАБОТЕН ДЕН(B5)=7, РАБОТЕН ДЕН(B5)=1)

Как да филтрирате работните дни в Excel

За да филтрирате делничните дни, променете горната формула така, че да не се използват цифрите 1 (неделя) и 7 (събота):

За нашата примерна таблица е подходяща следната формула:

=И(ДЕН ОТ СЕДМИЦАТА(B5)7, ДЕН ОТ СЕДМИЦАТА(B5)1)

Освен това можете да добавите още едно условие, за да филтрирате празните клетки: =B5""

За да филтрирате датите в работните си листове по други начини, просто намерете съответната функция Дата и не се колебайте да я използвате в обхвата на разширените критерии за филтриране.

Е, това е начинът, по който използвате разширения филтър в Excel със сложни критерии. Разбира се, възможностите ви не са ограничени до примерите, разгледани в този урок, нашата цел беше просто да ви дадем няколко вдъхновяващи идеи, които ще ви насочат към правилния път. Не забравяйте, че пътят към майсторството е постлан с практика, може да искате да изтеглите нашите примери, като използвате връзката по-долу, и да разширите или обърнетеинженер ги за по-добро разбиране. Благодаря ви, че прочетохте, и се надявам да се видим в нашия блог следващата седмица!

Практическа работна тетрадка

Примери за разширен филтър на Excel (.xlsx файл)