سيعلمك البرنامج التعليمي كيفية إزالة المساحات الفارغة في Excel لإعطاء أوراق العمل الخاصة بك مظهرًا واضحًا واحترافيًا.

الخلايا الفارغة ليست سيئة إذا تركتها عن قصد بشكل صحيح الأماكن لأسباب جمالية. لكن الخلايا الفارغة في الأماكن الخاطئة هي بالتأكيد غير مرغوب فيها. لحسن الحظ ، هناك طريقة سهلة نسبيًا لإزالة الفراغات في Excel ، وفي لحظة ستعرف كل تفاصيل هذه التقنية.

كيفية إزالة الخلايا الفارغة في Excel

يعد حذف الخلايا الفارغة في Excel أمرًا سهلاً. ومع ذلك ، فإن هذه الطريقة غير قابلة للتطبيق في جميع المواقف. للحفاظ على سلامتك ، يرجى التأكد من عمل نسخة احتياطية من ورقة العمل الخاصة بك وقراءة هذه التحذيرات قبل القيام بأي شيء آخر.

مع نسخة احتياطية مخزنة في موقع حفظ ، قم بتنفيذ الخطوات التالية لحذف الخلايا الفارغة في Excel:

1. حدد النطاق الذي تريد إزالة الفراغات فيه. لتحديد جميع الخلايا التي تحتوي على بيانات بسرعة ، انقر فوق الخلية العلوية اليمنى واضغط على Ctrl + Shift + End. سيؤدي هذا إلى تمديد التحديد إلى آخر خلية مستخدمة.
2. اضغط F5 وانقر فوق خاص… . أو انتقل إلى علامة التبويب الصفحة الرئيسية & gt ؛ مجموعة التنسيقات ، وانقر فوق Find & amp؛ حدد & gt؛ انتقل إلى خاص :

   

3. في مربع الحوار انتقال إلى خاص ، حدد فراغات وانقر فوق موافق . سيؤدي هذا إلى تحديد جميع الخلايا الفارغة في النطاق.

   

4. انقر بزر الماوس الأيمن فوق أي من الخلايا المحددةالفراغات ، واختر حذف ... من قائمة السياق:

   

5. اعتمادًا على تخطيط بياناتك ، اختر إزاحة الخلايا لليسار أو انقل الخلايا لأعلى ، وانقر فوق موافق . في هذا المثال ، نختار الخيار الأول:

   

هذا كل شيء. لقد نجحت في إزالة المساحات الفارغة في الجدول:

نصائح:

• إذا حدث خطأ ما ، فلا داعي للذعر واضغط على Ctrl فورًا + Z لاستعادة بياناتك.
• إذا كنت تريد فقط تمييز الخلايا الفارغة بدلاً من إزالتها ، فستجد عدة طرق مختلفة في هذه المقالة: كيفية تحديد الخلايا الفارغة في Excel وتمييزها.

عندما لا يتم إزالة الخلايا الفارغة بتحديد الفراغات

تعمل تقنية الانتقال إلى خاص & gt؛ الفراغات بشكل جيد لعمود أو صف واحد. يمكنه أيضًا إزالة الخلايا الفارغة بنجاح في مجموعة من الصفوف أو الأعمدة المستقلة كما في المثال أعلاه. ومع ذلك ، قد يكون ضارًا بالبيانات المنظمة. لمنع حدوث ذلك ، يرجى توخي الحذر الشديد عند إزالة الفراغات في أوراق العمل الخاصة بك وتذكر التحذيرات التالية:

1. احذف الصفوف والأعمدة الفارغة بدلاً من الخلايا

إذا كانت بياناتك منظمة في جدول حيث تحتوي الأعمدة والصفوف على معلومات ذات صلة ، فإن حذف الخلايا الفارغة سيؤدي إلى إفساد البيانات. في هذه الحالة ، يجب عليك فقط إزالة الصفوف الفارغة والأعمدة الفارغة. توضح البرامج التعليمية المرتبطة كيفية القيام بذلك بسرعة وبأمان.

2. لا يعمل مع جداول Excel

لا يمكن حذف أي خلايا فردية في جدول Excel (مقابل نطاق) ، يُسمح لك فقط بإزالة صفوف الجدول بأكملها. أو يمكنك تحويل الجدول إلى نطاق أولاً ، ثم إزالة الخلايا الفارغة.

3. قد يؤدي إلى إتلاف الصيغ والنطاقات المسماة

يمكن أن تتكيف صيغ Excel مع العديد من التغييرات التي تم إجراؤها على البيانات المرجعية. كثير ، لكن ليس كل شيء. في بعض الحالات ، قد تتعطل الصيغ التي تشير إلى الخلايا المحذوفة. لذلك ، بعد إزالة المسافات الفارغة ، ألق نظرة سريعة على الصيغ ذات الصلة و / أو النطاقات المسماة للتأكد من أنها تعمل بشكل طبيعي.

كيفية استخراج قائمة البيانات التي تتجاهل الفراغات

إذا كنت تخشى أن تؤدي إزالة الخلايا الفارغة في عمود إلى تشويه بياناتك ، وترك العمود الأصلي كما هو واستخراج الخلايا غير الفارغة إلى مكان آخر. هذه الطريقة مفيدة ، عند إنشاء قائمة مخصصة أو قائمة التحقق من صحة البيانات المنسدلة وترغب في التأكد من عدم وجود فراغات فيها.

مع قائمة المصدر في A2: A11 ، أدخل المصفوفة أدناه الصيغة في C2 ، اضغط على Ctrl + Shift + Enter لإكمالها بشكل صحيح ، ثم انسخ الصيغة إلى بضع خلايا أخرى. يجب أن يكون عدد الخلايا حيث تنسخ الصيغة مساويًا لعدد العناصر في قائمتك أو أكبر منه.

صيغة لاستخراج خلايا غير فارغة:

=IFERROR(INDEX($A$2:$A$11, SMALL(IF(NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)), ROW($A$1:$A$10),""), ROW(A1))),"")

تظهر لقطة الشاشة التالية النتيجة:

كيف الصيغةيعمل

صعب للوهلة الأولى ، عند إلقاء نظرة فاحصة على منطق الصيغة يسهل متابعته. في اللغة الإنجليزية البسيطة ، تقرأ الصيغة في C2 كما يلي: إرجاع القيمة الأولى في النطاق A2: A11 إذا لم تكن تلك الخلية فارغة. في حالة حدوث خطأ ، قم بإرجاع سلسلة فارغة ("").

بالنسبة لمستخدمي Excel المفكرين ، الذين لديهم فضول لمعرفة الصواميل والمسامير لكل صيغة جديدة ، إليك التقسيم التفصيلي:

لديك دالة INDEX بإرجاع قيمة من $ A $ 2: $ A $ 11 بناءً على رقم الصف المحدد (ليس رقم صف حقيقي ، رقم صف نسبي في النطاق). في سيناريو أبسط ، يمكننا وضع INDEX ($ A $ 2: $ A $ 11، 1) في C2 ، وسوف يجلب لنا قيمة في A2. المشكلة هي أننا بحاجة إلى تلبية شيئين آخرين:

• تأكد من أن A2 ليس فارغًا
• قم بإرجاع القيمة الثانية غير الفارغة في C3 ، وهي القيمة الثالثة غير الفارغة في C4 ، وهكذا.

يتم التعامل مع هاتين المهمتين بواسطة وظيفة SMALL (array، k):

SMALL(IF(NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)), ROW($A$1:$A$10),""), ROW(A1))

في حالتنا ، صفيف يتم إنشاء الوسيطة ديناميكيًا بالطريقة التالية:

• يحدد NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)) الخلايا الموجودة في النطاق الهدف ليست فارغة ويعيد القيمة TRUE لها ، وإلا فسيتم تحديد FALSE. تنتقل المصفوفة الناتجة من TRUE و FALSE إلى الاختبار المنطقي للدالة IF.
• إذا قيمت كل عنصر من عناصر المصفوفة TRUE / FALSE وإرجاع رقمًا مطابقًا لـ TRUE ، سلسلة فارغة لـ FALSE:

  IF({TRUE;FALSE;TRUE;FALSE;TRUE;TRUE;FALSE;TRUE;FALSE;TRUE}, ROW($A$1:$A$10),"")

ROW($A$1:$A$10) مطلوب فقط لإرجاع مصفوفة من الأرقام 1من خلال 10 (نظرًا لوجود 10 خلايا في النطاق الخاص بنا) يمكن لـ IF اختيار رقم لقيم TRUE.

نتيجة لذلك ، نحصل على المصفوفة {1؛ ""؛ 3؛ ""؛ 5؛ 6؛ ""؛ 8؛ ""؛ 10} وتتحول الدالة الصغيرة المعقدة لدينا إلى هذه البسيطة:

SMALL({1;"";3;"";5;6;"";8;"";10}, ROW(A1))

كما ترى ، تحتوي وسيطة المصفوفة فقط على أرقام الخلايا غير الفارغة (ضع في اعتبارك أن هذه هي مواضع من العناصر الموجودة في المصفوفة ، أي A2 هي العنصر 1 ، و A3 هي العنصر 2 ، وهكذا).

في الوسيطة k ، نضع ROW (A1) الذي يوجه الدالة SMALL لإرجاع أصغر رقم 1. نظرًا لاستخدام مرجع الخلية النسبي ، يرتفع رقم الصف بزيادات قدرها 1 أثناء نسخ الصيغة لأسفل. لذلك ، في C3 ، سيتغير k إلى ROW (A2) وستعيد الصيغة رقم الخلية الثانية غير الفارغة ، وهكذا.

ومع ذلك ، فإننا لا نفعل ذلك في الواقع. نحتاج إلى أرقام الخلايا غير الفارغة ، فنحن بحاجة إلى قيمها. لذلك ، نتحرك للأمام ونقوم بتداخل الدالة الصغيرة في الوسيطة row_num الخاصة بـ INDEX مما يجبرها على إرجاع قيمة من الصف المقابل في النطاق.

كلمسة نهائية ، نرفق البناء بالكامل في الدالة IFERROR لاستبدال الأخطاء بسلاسل فارغة. الأخطاء لا مفر منها لأنك لا تستطيع معرفة عدد الخلايا غير الفارغة الموجودة في النطاق المستهدف ، لذلك تقوم بنسخ الصيغة إلى عدد أكبر من الخلايا.

بالنظر إلى ما سبق ، يمكننا بناء هذه الصيغة العامة لاستخراجهاقيم تجاهل الفراغات:

حيث "النطاق" هو ​​النطاق الذي يحتوي على بياناتك الأصلية. يرجى الانتباه إلى أن ROW ($ A $ 1: $ A $ 10) و ROW (A1) جزءان ثابتان ولا يتغيران أبدًا بغض النظر عن مكان بدء البيانات وعدد الخلايا التي تتضمنها.

كيفية حذف الخلايا الفارغة بعد الخلية الأخيرة التي تحتوي على بيانات

قد تتسبب الخلايا الفارغة التي تحتوي على أحرف تنسيق أو غير قابلة للطباعة في حدوث الكثير من المشكلات في Excel. على سبيل المثال ، قد ينتهي بك الأمر بالحصول على حجم ملف أكبر بكثير من اللازم أو طباعة بضع صفحات فارغة. لتجنب هذه المشكلات ، سنحذف (أو نمسح) الصفوف والأعمدة الفارغة التي تحتوي على تنسيق أو مسافات أو أحرف غير مرئية غير معروفة.

كيفية تحديد موقع آخر خلية مستخدمة على الورقة

للتحرك إلى الخلية الأخيرة في الورقة التي تحتوي على بيانات أو تنسيق ، انقر فوق أي خلية واضغط على Ctrl + End.

إذا كان الاختصار أعلاه قد حدد الخلية الأخيرة ببياناتك ، فهذا يعني الصفوف والأعمدة المتبقية فارغة حقًا وليس هناك حاجة إلى مزيد من التلاعب. ولكن إذا أخذك إلى خلية فارغة بصريًا ، فاعلم أن Excel لا يعتبر هذه الخلية فارغة. يمكن أن يكون مجرد حرف مسافة ناتج عن ضربة مفتاح عرضية ، أو تنسيق رقم مخصص معين لتلك الخلية ، أو حرف غير قابل للطباعة يتم استيراده من قاعدة بيانات خارجية. أيهماالسبب ، هذه الخلية ليست فارغة.

حذف الخلايا بعد الخلية الأخيرة بالبيانات

لمسح كل المحتوى والتنسيق بعد الخلية الأخيرة بالبيانات ، قم بما يلي:

1. انقر فوق عنوان أول عمود فارغ على يمين بياناتك واضغط على Ctrl + Shift + End. سيحدد هذا نطاقًا من الخلايا بين بياناتك وآخر خلية مستخدمة في الورقة.
2. في علامة التبويب الصفحة الرئيسية ، في مجموعة التحرير ، انقر فوق مسح & gt؛ مسح الكل . أو انقر بزر الماوس الأيمن فوق التحديد وانقر فوق حذف… & gt؛ العمود بالكامل :

   

3. انقر فوق عنوان أول صف فارغ أسفل بياناتك واضغط على Ctrl + Shift + End.
4. انقر فوق مسح & gt؛ امسح الكل في علامة التبويب الصفحة الرئيسية أو انقر بزر الماوس الأيمن فوق تحديد واختيار حذف ... & gt؛ صف كامل.
5. اضغط Ctrl + S لحفظ المصنف.

تحقق من النطاق المستخدم للتأكد من أنه يحتوي الآن فقط على خلايا بها بيانات ولا تحتوي على فراغات. إذا حدد اختصار Ctrl + End خلية فارغة مرة أخرى ، فاحفظ المصنف وأغلقه. عندما تفتح ورقة العمل مرة أخرى ، يجب أن تكون آخر خلية مستخدمة هي آخر خلية بها بيانات.

تلميح. نظرًا لأن Microsoft Excel 2007 والإصدارات الأحدث تحتوي على أكثر من 1000000 صف وأكثر من 16000 عمود ، فقد ترغب في تقليل حجم مساحة العمل لمنع المستخدمين من إدخال البيانات عن غير قصد في خلايا خاطئة. لهذا ، يمكنك ببساطة إزالة الخلايا الفارغة مناعرض كما هو موضح في كيفية إخفاء الصفوف والأعمدة غير المستخدمة (الفارغة).

هذه هي الطريقة التي تحذف بها الفراغ في Excel. أشكركم على القراءة وآمل أن أراكم على مدونتنا الأسبوع المقبل!