Bài viết này giải thích lý do tại sao một email có thể bị kẹt trong Outlook và cách buộc email đó gửi hoặc xóa một thư như vậy khỏi Hộp thư đi của Outlook 365, 2021, 2019, 2016, 2013 trở xuống.

Thư email có thể bị kẹt trong thư mục Hộp thư đi vì nhiều lý do. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ cố gắng tìm hiểu lý do tại sao điều này xảy ra và cách xóa thư bị kẹt hoặc gửi e-mail bị treo. Nếu bạn không quan tâm đến lý do và chỉ muốn một giải pháp nhanh chóng để xóa email bị kẹt, hãy thực hiện ngay 4 cách nhanh chóng để xóa email bị kẹt trong Hộp thư đi của Outlook.

Nếu bạn kiên nhẫn hơn, tò mò và Nếu bạn muốn biết lý do tại sao email có thể bị kẹt trong Hộp thư đi của Outlook, hãy đọc qua các điểm bên dưới. Điều này sẽ giúp bạn hiểu chính xác điều gì có thể khiến thư bị treo và cách ngăn điều này xảy ra trong tương lai. Như bạn đã biết, không có chẩn đoán chính xác thì không có cách chữa trị.

Thư chứa tệp đính kèm lớn

Đính kèm tệp lớn tệp vượt quá giới hạn kích thước do máy chủ thư của bạn đặt là một trong những lý do thường gặp nhất khiến Outlook không gửi email từ Hộp thư đi. Khi điều này xảy ra, bạn có hai lựa chọn thay thế - xóa nó hoặc di chuyển đến thư mục Thư nháp rồi thay đổi kích thước hoặc xóa tệp đính kèm.

Để xóa email bị kẹt trong Hộp thư đi , trước tiên chuyển đến tab Gửi/Nhận và nhấp vào Làm việc Ngoại tuyến . Điều này sẽ ngăn chặnOutlook gửi thư email hiện có trong thư mục Hộp thư đi. Sau đó chuyển sang Hộp thư đi , nhấp chuột phải vào thư và chọn Xóa .

Để xóa/thay đổi kích thước tệp đính kèm , hãy đặt Outlook trong Ngoại tuyến như mô tả ở trên, điều hướng đến thư mục Hộp thư đi và kéo thư bị kẹt vào thư mục Thư nháp để thực hiện chỉnh sửa. Ngoài ra, bạn có thể nhấp chuột phải vào email, chọn Di chuyển từ menu ngữ cảnh rồi chọn Thư mục khác > Bản nháp .

Lưu ý : Nếu bạn gặp lỗi " Outlook đã bắt đầu truyền thư này " khi cố gắng xóa hoặc di chuyển email bị treo, hãy đợi một chút và cho Outlook cơ hội gửi xong. Nếu nó bị kẹt, hãy xem cách xóa email bị treo.

Mẹo: Thay vì gửi các tệp đính kèm lớn, bạn có thể tải các tệp lớn lên chia sẻ mạng cục bộ của mình và chỉ cần thêm một liên kết tương ứng vào thông điệp. Nếu bạn đang ở nhà hoặc đang đi trên đường, bạn có thể sử dụng một trong các dịch vụ chia sẻ tệp như Dropbox hoặc SkyDrive.

Ngoài ra, bạn có thể tạo Quy tắc Outlook để trì hoãn việc gửi thư có dung lượng lớn tập tin đính kèm. Tất nhiên, điều này sẽ không giải quyết được vấn đề hoàn toàn, nhưng sẽ cho bạn thời gian để hủy gửi e-mail vượt quá giới hạn kích thước do nhà cung cấp dịch vụ email của bạn đặt và giúp tránh được sự cố.

Xem Hộp thư đi hoặc mở thư khi hộp thư đang ởđang chờ gửi

Nếu bạn mở một tin nhắn e-mail trong khi nó nằm trong Hộp thư đi của bạn và đang chờ gửi (và ngay cả khi bạn chỉ tìm trong thư mục Hộp thư đi trong khi tin nhắn vẫn ở đó), chẳng hạn như e-mail sẽ được đánh dấu là đã đọc và sẽ không chuyển đi. Tiêu đề của thư sẽ không còn xuất hiện ở dạng in đậm và đây là triệu chứng rõ ràng nhất cho bạn biết rằng thư bị kẹt.

Hành vi này là do một số phần bổ trợ Outlook gây ra, phần bổ trợ được biết đến nhiều nhất đó là Business Contact Manager (BCM), phần bổ trợ Trình kết nối xã hội, Xobni, phần bổ trợ iTunes Outlook, phần bổ trợ iCoud và nhiều phần bổ trợ khác.

Việc gỡ cài đặt hoặc vô hiệu hóa các phần bổ trợ đó có thể hữu ích, nhưng điều này chắc chắn là không cách tốt nhất để tiếp tục vì bạn có thể thực sự cần ít nhất một vài trong số chúng cho công việc của mình.

Một cách dễ dàng và hiệu quả để gửi thư bị kẹt trong Hộp thư đi là: kéo thư bị kẹt từ Hộp thư đi đến bất kỳ thư nào khác thư mục, ví dụ: đến Bản nháp, chuyển đến thư mục đó, mở email và nhấp vào nút Gửi . Bạn có thể tìm thấy đầy đủ thông tin chi tiết tại đây: Cách gửi lại nhanh thư bị kẹt trong Hộp thư đi.

Trong tương lai, chỉ cần cố gắng tránh xem Hộp thư đi khi có một số thư trong đó.

Sai hoặc đã thay đổi mật khẩu cho tài khoản email

Triệu chứng : bạn đã tạo mới hoặc sửa đổi tài khoản email hiện có hoặc gần đây đã thay đổi mật khẩu trên tài khoản email Internet của mình.

Bạn có thể xác minh xem mật khẩu của bạnlà chính xác bằng cách đăng nhập vào tài khoản email của bạn từ web.

Nếu gần đây bạn đã thay đổi mật khẩu trên tài khoản thư Internet của mình, chẳng hạn như Gmail hoặc Outlook.com, thì bạn cũng cần thay đổi mật khẩu tài khoản của mình trong Outlook.

1. Chuyển đến tab Tệp > Thông tin rồi chọn Cài đặt tài khoản hai lần.
2. Trong cửa sổ hộp thoại Cài đặt tài khoản, chọn tài khoản mà bạn cần thay đổi mật khẩu và nhấp vào nút Thay đổi... .
3. Nhập mật khẩu mới vào trường tương ứng và nhấp vào Tiếp theo > Hoàn tất .

Xác thực với máy chủ thư không hoạt động hoặc không được thiết lập đúng cách

Điều đầu tiên bạn cần làm là kiểm tra cài đặt tài khoản email của mình.

1. Trong Outlook 2016 , 2013 và 2010 , chuyển đến tab Tệp và nhấp vào Cài đặt tài khoản hai lần như chúng ta vừa thực hiện khi thay đổi tài khoản email mật khẩu mở khóa.

   Trong Outlook 2007 , điều hướng đến trình đơn Công cụ > Cài đặt Tài khoản > Email .

   Trong Outlook 2003 trở về trước , hãy chuyển đến Công cụ > Tài khoản email > Xem hoặc Thay đổi các tài khoản hiện có .

2. Nhấp đúp vào tài khoản rồi nhấp vào Trình đơn công cụ > Cài đặt Tài khoản > Email.
3. Chuyển sang tab Máy chủ thư đi và đảm bảo rằng cài đặt của bạn khớp chính xác với cài đặt do nhà cung cấp dịch vụ email của bạn đề xuất. Ghi nhớrằng một số nhà cung cấp có thể yêu cầu mật khẩu để gửi email. Và không chọn tùy chọn " Yêu cầu xác thực mật khẩu an toàn " trừ khi máy chủ thư của bạn yêu cầu điều này một cách rõ ràng.
4. Trên tab Nâng cao , hãy kiểm tra xem Số cổng Máy chủ thư đi có đúng không:
   • Thường thì cổng 25 được sử dụng đối với các tài khoản SMTP , mặc dù ngày nay các nhà cung cấp dịch vụ email có xu hướng chuyển sang cổng 587.
   • Các kết nối SMTP được bảo mật bằng SSL kết nối được mã hóa hoạt động trên cổng TCP 465.
   • <9 Tài khoản>POP thường chạy trên cổng 110.
   • Tài khoản email IMAP sử dụng cổng 143.

   Nếu bạn sử dụng Gmail là tài khoản POP hoặc IMAP, cần có các cài đặt đặc biệt:

   • Nếu bạn sử dụng Gmail làm tài khoản POP, hãy nhập 995 vào trường "Máy chủ thư đến (POP3)" và 465 trên trường "Máy chủ thư đi (SMTP)". Chọn tùy chọn "Máy chủ này yêu cầu kết nối được mã hóa (SSL)".
   • Nếu bạn sử dụng Gmail làm tài khoản IMAP, hãy nhập 993 vào trường "Máy chủ thư đến (POP3)" và 587 trên "Máy chủ thư đi (SMTP)". Chọn hộp "Máy chủ này yêu cầu kết nối được mã hóa (SSL)".

Bạn có thể tìm thấy hướng dẫn chi tiết từng bước để thiết lập tài khoản Gmail trong bài viết này: Định cấu hình cài đặt Gmail của Outlook.

Outlook được đặt ở chế độ hoạt động ngoại tuyến hoặc máy chủ thư đang ngoại tuyến

Triệu chứng : Bạn không thể gửi hoặc nhận email nhưng bạn có thểtruy cập Internet.

Cách nhanh nhất để kiểm tra xem bạn đã kết nối hay chưa là nhìn vào Thanh trạng thái ở góc dưới cùng bên phải của cửa sổ Outlook. Nếu bạn đang ngoại tuyến, bạn sẽ thấy thông báo sau:

Để được kết nối, hãy chuyển đến tab Gửi / Nhận , nhóm Tùy chọn và nhấp vào Công việc Ngoại tuyến để tắt và đưa bạn trở lại trực tuyến.

Nếu Outlook của bạn hoạt động ở chế độ trực tuyến, nhưng thư của bạn vẫn bị kẹt trong Hộp thư đi, hãy đảm bảo rằng máy chủ thư của bạn đang hoạt động. Để kiểm tra kết nối Internet, chỉ cần mở trình duyệt internet của bạn và nếu nó hoạt động và bạn có thể lướt web thì rất có thể máy chủ thư của bạn hiện đang ngừng hoạt động. Nếu đúng như vậy, bạn có thể thúc giục nhân viên CNTT hoặc quản trị viên của mình hoặc nghỉ giải lao một chút và thư giãn cho đến khi họ khởi động lại và chạy lại :)

Không có tài khoản nào được đặt làm tài khoản mặc định

Triệu chứng : bạn có thể trả lời email nhưng không thể gửi thư mới tạo.

Một trong những nguyên nhân có thể là do bạn định cấu hình tài khoản email của mình bằng tập lệnh được định cấu hình trước do quản trị viên của bạn cung cấp.

Bạn có thể xem tài khoản email nào của mình là tài khoản mặc định, nếu có, bằng cách mở hộp thoại Cài đặt tài khoản . Trong Outlook 2016, 2013 và 2010, bạn đi tới Tệp >Cài đặt tài khoản . Đối với Outlook 2007 trở lên, vui lòng xem hướng dẫn ở trên.

Mặc địnhTài khoản Outlook có một ghi chú tương ứng bên cạnh và một dấu tích nhỏ bên trái, như bạn có thể thấy trong ảnh chụp màn hình bên dưới.

Nếu không có tài khoản email nào của bạn được chọn làm tài khoản mặc định, hãy chọn tài khoản cần thiết bằng cách nhấp vào tài khoản đó rồi nhấp vào Đặt làm mặc định .

Sử dụng chương trình truy cập tệp dữ liệu Outlook (.pst hoặc .ost)

Triệu chứng : Gửi email hoạt động được một lúc, sau đó dừng lại và thư bị kẹt trong Hộp thư đi. Bạn cũng có thể gặp lỗi sau khi cố gắng gửi, nhận, đọc hoặc xóa thư: Đã xảy ra lỗi không xác định. 0x80040119 hoặc 0x80040600 .

Để khắc phục sự cố này, hãy thử khởi động lại Outlook theo cách này:

1. Đóng Outlook.
2. Sử dụng Trình quản lý tác vụ để đảm bảo không có quá trình triển vọng.exe bị treo. Xem cách loại bỏ chính xác các quy trình Outlook bị treo.
3. Khởi động lại Outlook.

Bạn cũng có thể sử dụng Công cụ sửa hộp thư đến để quét .pst để tìm lỗi và sửa chữa nó. Công cụ sửa chữa hộp thư đến nằm ở nhiều vị trí khác nhau, tùy thuộc vào hệ điều hành của bạn. Vui lòng sử dụng hướng dẫn do Microsoft cung cấp cho các phiên bản Windows khác nhau: Cách khắc phục lỗi "Đã xảy ra lỗi không xác định".

Nếu cách trên không hiệu quả, hãy tắt hoặc gỡ cài đặt phần mềm gây ra sự cố.

Phần mềm chống vi-rút hoặc phần mềm chống thư rác đang quét email gửi đi của bạn

Các triệu chứng : tương tự như lần trướcđiểm.

Nếu chương trình chống vi-rút gặp sự cố khi gửi email, trước hết hãy kiểm tra trang web của nhà sản xuất phần mềm chống vi-rút để biết các bản cập nhật, sau đó kiểm tra các diễn đàn hoặc cộng đồng người dùng để biết giải pháp và cách giải quyết.

Vô hiệu hóa quét email cũng có thể hữu ích. Bạn không nên ngại làm điều này vì tùy chọn này không thực sự cần thiết, nó chỉ đơn giản là một biện pháp phòng ngừa bổ sung hoặc có thể là phần lưu lại từ những ngày đầu của các chương trình chống vi-rút. Trên thực tế, ngay cả khi tùy chọn quét email bị tắt, tất cả phần mềm chống vi-rút hiện đại sẽ tiếp tục hoạt động và kiểm tra các tệp đến khi chúng được lưu vào ổ cứng của bạn, bao gồm thư email và tệp đính kèm.

Ngoài ra, bạn có thể thử để đặt thời gian chờ bằng cách đi tới Cài đặt tài khoản > Cài đặt khác > Thẻ nâng cao .

Nếu cách trên không hiệu quả, hãy tìm một chương trình chống vi-rút thay thế. Bạn có thể rất muốn không sử dụng bất kỳ phần mềm chống vi-rút nào, nhưng hãy suy nghĩ kỹ trước khi làm điều này. Như bạn hiểu, điều này sẽ khiến máy tính của bạn dễ bị tổn thương và không có khả năng chống lại vi-rút cũng như phần mềm độc hại ngày nay đang tràn lan và có thể phá hủy vĩnh viễn hệ thống cũng như thông tin bạn lưu trữ trên ổ cứng. Người ta nói "có hai cái ác..."

Tôi hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn xử lý hiệu quả các email bị kẹt trong Hộp thư đi của mình. Tôi chắc chắn đã học được một vài điều hữu ích khi viết nó :)