Mục lục
Hôm nay tôi sẽ chỉ cho bạn cách để tạo các mẫu email Outlook có trình đơn thả xuống lĩnh vực. Chúng tôi sẽ lấy thông tin từ tập dữ liệu và điền thông báo email một cách nhanh chóng. Nghe có vẻ vui? Vậy thì hãy bắt đầu!
Tạo và sử dụng bộ dữ liệu trong Mẫu email được chia sẻ
Trước khi chúng ta bắt đầu với những điều cơ bản, tôi sẽ viết vài dòng giới thiệu dành cho những người mới sử dụng blog của chúng tôi và chưa biết Mẫu email được chia sẻ là gì và macro NHẬP GÌ mà tôi đang nói đến. Mẫu được chia sẻ là một công cụ có thể chuyển đổi thói quen hàng ngày của bạn trong Outlook thành một vài cú nhấp chuột. Hãy xem, bạn tạo một tập hợp các mẫu với định dạng, liên kết, hình ảnh cần thiết, v.v. và dán đúng mẫu trong giây lát. Không cần nhập và định dạng câu trả lời của bạn nữa, email sẵn sàng để gửi được tạo nhanh chóng.
Đối với NHẬP CÁI GÌ, tôi đã đề cập đến macro này trong hướng dẫn trước của mình, vui lòng giúp bạn ghi nhớ ;)
Cách tạo một tập dữ liệu mới và sử dụng nó trong các mẫu
Bây giờ, hãy quay lại chủ đề chính của chúng ta – các mẫu Outlook có thể điền. Bạn đã biết rằng macro WhatToEnter có thể giúp bạn dán dữ liệu cần thiết vào một hoặc nhiều điểm trong email của mình. Tôi sẽ chỉ cho bạn cách tự động hóa quy trình của bạn nhiều hơn nữa và hướng dẫn bạn cách làm việc với bộ dữ liệu. Nói một cách đơn giản, đây là một bảng có dữ liệu mà bạn sẽ lấy các giá trị cần thiết từ đó. Khi bạn áp dụngNHẬP GÌ macro, bạn chọn bản ghi để truy xuất từ bảng này và nó sẽ điền email của bạn. Nghe có vẻ kỳ lạ, nhưng trên thực tế, nó khá dễ dàng :)
Ngay từ đầu, chúng ta cần tạo một bảng trước. Mở phần bổ trợ, nhấp chuột phải vào bất kỳ thư mục nào và chọn “ Tập dữ liệu mới ” từ danh sách thả xuống:
Phần bổ trợ sẽ mở một trang web mới trong trình duyệt mặc định của bạn, nơi bạn sẽ tạo tập dữ liệu của mình. Đặt tên cho nó và bắt đầu điền vào các hàng và cột của nó.
Lưu ý. Vui lòng chú ý đến cột đầu tiên trong tập dữ liệu của bạn vì nó sẽ là cột chính. Điền vào đó các giá trị sẽ giúp bạn xác định các hàng của mình và dễ dàng chọn hàng mà bạn sẽ cần lấy dữ liệu từ đó.
Xin lưu ý rằng tập dữ liệu được giới hạn ở 32 hàng, 32 cột và 255 ký hiệu trên mỗi ô.
Mẹo. Ngoài ra, bạn có thể nhập bộ dữ liệu vào Mẫu email được chia sẻ. Bảng của bạn phải được lưu ở định dạng .txt hoặc .csv và có không quá 32 hàng/cột (phần còn lại sẽ bị cắt bỏ).
Sau khi bạn đã thêm và lấp đầy các hàng và cột mới bằng thông tin bạn có thể cần trong các mẫu của mình, chỉ cần thêm macro NHẬP GÌ vào văn bản của bạn. Đây là mẫu mẫu của tôi với macro mà tôi đã thiết lập để dán tỷ lệ chiết khấu từ tập dữ liệu:
Xin chào,
Đây là xác nhận cho đơn đặt hàng hôm nay của bạn. Nhân tiện, bạn đã nhận được ~%WhatToEnter[{dataset:"Dataset", column:"Discount" đặc biệt của mìnhtitle:"%"}] giảm giá;)
Cảm ơn bạn đã chọn chúng tôi! Chúc một ngày tốt lành!
Hãy xem, tôi vừa chọn một giá trị từ cột chính và chiết khấu tương ứng đã điền vào email của tôi. Đã nói với bạn, cột chính rất quan trọng :)
Chỉnh sửa và xóa tập dữ liệu
Trong trường hợp bạn nhận thấy có lỗi hoặc muốn thêm/xóa một số mục nhập, bạn luôn có thể chỉnh sửa tập dữ liệu của mình . Chỉ cần chọn nó trên ngăn của phần bổ trợ và nhấn Chỉnh sửa :
Bạn sẽ lại được chuyển sang trình duyệt để sửa đổi bảng của mình . Bạn có thể thêm hàng và cột, thay đổi nội dung của chúng và di chuyển chúng theo cách bạn muốn. Khi bạn đã hoàn tất, hãy nhấp vào Lưu và tất cả các thay đổi được áp dụng sẽ có sẵn ngay lập tức.
Nếu bạn không cần tập dữ liệu này nữa, chỉ cần chọn nó và nhấn Xóa :
Đó là một ví dụ đơn giản về tập dữ liệu một trường để bạn có thể hình dung về tính năng này. Tiếp theo, chúng ta sẽ tiếp tục khám phá nó và tìm hiểu cách tận dụng tối đa bộ dữ liệu :)
Cách sử dụng bộ dữ liệu nhiều trường khi viết email Outlook
Hiện tại chúng ta đã hiểu rõ về cách các bộ dữ liệu được tạo và sử dụng, đã đến lúc tạo một bảng phức tạp và nhiều thông tin hơn, đồng thời điền vào nhiều vị trí trong email của bạn cùng một lúc.
Tôi sẽ nhập bảng đã lưu trước của mình để không làm bạn thấy nhàm chán với việc điền dữ liệu và sửa đổi mẫu của tôi một chút để tất cả những gì cần thiếtcác lĩnh vực được phổ biến. Tôi muốn tập dữ liệu của mình:
- Dán số tiền chiết khấu;
- Thêm liên kết cá nhân của khách hàng;
- Điền vào một vài dòng điều kiện thanh toán đặc biệt của khách hàng;
- Chèn hình ảnh “Cảm ơn' đáng yêu;
- Đính kèm thỏa thuận vào email.
Tôi có đang tìm kiếm quá nhiều không? Không, vì tôi đã chuẩn bị tập dữ liệu của mình :) Hãy xem tôi điền tất cả thông tin đó một cách nhanh chóng:
Bạn có thể nhận thấy rằng một số macro đã được lưu trước trong một khuôn mẫu. Tôi đã chỉ cho bạn cách thiết lập một macro để lấy dữ liệu từ bộ dữ liệu và hợp nhất nó với một macro khác. Nếu bạn cần thêm ví dụ hoặc làm rõ thêm, vui lòng để lại phản hồi của bạn trong phần Nhận xét ;)
Dù sao, đây là văn bản cuối cùng trong mẫu của tôi:
Xin chào,
Đây là xác nhận cho đơn đặt hàng hôm nay của bạn. Nhân tiện, bạn đã nhận được chiết khấu đặc biệt ~%WhatToEnter[{dataset:"New Dataset", column:"Discount", title:"Discount"}] ;)
Đây là liên kết cá nhân của bạn: ~%WhatToEnter[ {dataset:"New Dataset", column:"Link", title:"Link"}]
Ngoài ra còn có một vài chi tiết chúng ta nên chỉ ra:~%WhatToEnter[{dataset:"New Dataset", cột:"Điều kiện", tiêu đề:"Điều kiện"}]
~%InsertPictureFromURL[~%WhatToEnter[ {dataset:"New Dataset", column:"Image", title:"Image"} ]; 300; 200}
~%AttachFromURL[~%WhatToEnter[ {dataset:"New Dataset", column:"Attachment", title:"Attachment"} ]]
Cảm ơn bạn đã chọn chúng tôi!Chúc một ngày tốt lành!
Mẹo. Trong trường hợp bạn cần tìm hiểu hoặc nhớ lại cách hợp nhất các macro với nhau, hãy tham khảo phần này của hướng dẫn macro WhatToEnter hoặc danh sách đầy đủ các macro cho Mẫu email được chia sẻ.
Nếu bạn không tin vào video trên, chỉ cần cài đặt Mẫu email được chia sẻ từ Microsoft Store, tự mình kiểm tra bộ dữ liệu và chia sẻ trải nghiệm của bạn với tôi và những người khác trong phần Nhận xét;)
Điền vào bảng bằng cách sử dụng tập dữ liệu trong email Outlook
Danh sách khả năng của tập dữ liệu vẫn chưa kết thúc. Hãy tưởng tượng điều này – khách hàng của bạn vẫn đang phân vân không biết nên mua bao nhiêu mặt hàng và muốn biết thêm về chiết khấu và điều kiện thanh toán. Thay vì viết tất cả trong một câu dài, bạn nên tạo một bảng với từng tùy chọn có sẵn và đặc điểm của nó.
Tôi sẽ không gọi việc tạo một bảng mới và điền dữ liệu vào đó là tiết kiệm thời gian lắm. đã có trong tập dữ liệu của bạn. Tuy nhiên, có một cách giải quyết nhanh chóng cho trường hợp này. Bạn có thể liên kết tập dữ liệu của mình với một bảng và email của bạn sẽ chứa đầy thông tin của tập dữ liệu trong nháy mắt. Bạn sẽ cần:
- Mở một mẫu và tạo một bảng có ít nhất hai hàng (số lượng cột hoàn toàn tùy thuộc vào bạn).
- Điền vào đầu tiên của bảng hàng vì đây sẽ là tiêu đề của chúng tôi.
- Nhấp chuột phải vào bất kỳ đâu trên hàng thứ hai và chọn “Liên kết với tập dữ liệu”.
- Chọn tập dữ liệu để lấy dữ liệu từ đó và nhấnĐược.
- Khi dán mẫu này, bạn sẽ được yêu cầu chọn các cột để thêm. Đánh dấu vào tất cả hoặc chỉ một số trong số chúng và tiếp tục.
- Hãy tận hưởng ;)
Nếu bạn muốn thêm nội dung trực quan nào đó vào văn bản ở trên, bạn có thể xem qua Tài liệu để biết ảnh chụp màn hình từng bước của liên kết tập dữ liệu hoặc xem video nhỏ bên dưới.
Tóm lại, bạn tạo một bảng, điền vào tiêu đề của bảng và kết nối nó với tập dữ liệu của bạn. Khi dán một mẫu, bạn sẽ chỉ đặt các hàng để dán và công cụ sẽ điền vào bảng của bạn sau giây lát.
Dưới đây là cách mẫu của tôi bắt đầu xử lý liên kết tập dữ liệu:
Chào bạn!
Dưới đây là thông tin chi tiết bạn yêu cầu:
| Số lượng mặt hàng | Giảm giá số lượng lớn | Điều kiện thanh toán |
| ~%[Số lượng] | ~%[Giảm giá] | ~%[Điều kiện] |
Trong trường hợp bạn cần hủy liên kết tập dữ liệu, chỉ cần xóa hàng “đã kết nối”.
Thấy chưa? Không thể dễ dàng hơn :)
Ngoài ra, bạn có thể quan tâm đến việc tạo một mẫu Outlook động tự động chuyển đổi hình ảnh, tệp đính kèm và văn bản riêng lẻ cho từng người dùng.
Kết luận
Trong bài viết này, tôi có thêm một tùy chọn trong macro cực kỳ hữu ích của chúng tôi có tên là NHẬP GÌ dành cho bạn. Bây giờ bạn đã biết cách tạo, chỉnh sửa và sử dụng bộ dữ liệu trong Mẫu email được chia sẻ và tôi thực sự hy vọng bạn sẽ bắt đầu sử dụng chúng :)
Cảm ơn bạn đã đọc! hẹn gặp lạicác bài hướng dẫn tiếp theo ;)
