Trong hướng dẫn này, bạn sẽ tìm hiểu cách sử dụng Tìm và Thay thế trong Excel để tìm kiếm dữ liệu cụ thể trong trang tính hoặc sổ làm việc và bạn có thể làm gì với những ô đó sau khi tìm thấy chúng. Chúng ta cũng sẽ khám phá các tính năng nâng cao của tìm kiếm trong Excel, chẳng hạn như ký tự đại diện, tìm ô có công thức hoặc định dạng cụ thể, tìm và thay thế trong tất cả các sổ làm việc đang mở, v.v.

Khi làm việc với các bảng tính lớn trong Excel, đó là rất quan trọng để có thể nhanh chóng tìm thấy thông tin bạn muốn tại bất kỳ thời điểm cụ thể nào. Quét qua hàng trăm hàng và cột chắc chắn không phải là cách nên làm, vì vậy, chúng ta hãy xem xét kỹ hơn những gì chức năng Tìm và Thay thế trong Excel cung cấp.

Cách sử dụng Tìm trong Excel

Dưới đây, bạn sẽ tìm thấy thông tin tổng quan về các khả năng của Tìm kiếm trong Excel cũng như các bước chi tiết về cách sử dụng tính năng này trong Microsoft Excel 365, 2021, 2019, 2016, 2013, 2010 và các phiên bản cũ hơn.

Tìm giá trị trong một dải ô, trang tính hoặc sổ làm việc

Các hướng dẫn sau đây cho bạn biết cách tìm các ký tự, văn bản, số hoặc ngày cụ thể trong một dải ô, trang tính hoặc toàn bộ sổ làm việc.

1. Để bắt đầu, hãy chọn phạm vi ô cần tìm. Để tìm kiếm trên toàn bộ trang tính, hãy nhấp vào bất kỳ ô nào trên trang tính đang hoạt động.
2. Mở Excel Tìm và Thay thế hộp thoại bằng cách nhấn phím tắt Ctrl + F. Ngoài ra, hãy chuyển đến tab Trang chủ > Chỉnh sửa nhómtìm lần xuất hiện trước của giá trị tìm kiếm.
3. Shift+F4 - tìm lần xuất hiện tiếp theo của giá trị tìm kiếm.
4. Ctrl+J - tìm hoặc thay thế ngắt dòng.

Tìm kiếm và thay thế trong tất cả các sổ làm việc đang mở

Như bạn vừa thấy, tính năng Tìm và Thay thế của Excel cung cấp rất nhiều tùy chọn hữu ích. Tuy nhiên, nó chỉ có thể tìm kiếm trong một sổ làm việc tại một thời điểm. Để tìm và thay thế trong tất cả các sổ làm việc đang mở, bạn có thể sử dụng phần bổ trợ Tìm và thay thế nâng cao của Ablebits.

Các tính năng Tìm và thay thế nâng cao sau đây giúp tìm kiếm trong Excel thậm chí còn mạnh mẽ hơn:

Xem thêm: Cách kiểm tra chính tả trong Excel
• Tìm và thay thế trong tất cả sổ làm việc đang mở hoặc sổ làm việc & trang tính.
• Tìm kiếm đồng thời trong các giá trị, công thức, siêu liên kết và nhận xét.
• Xuất kết quả tìm kiếm sang sổ làm việc mới chỉ bằng một cú nhấp chuột.

Để chạy phần bổ trợ Tìm và Thay thế Nâng cao, hãy nhấp vào biểu tượng của nó trên dải băng Excel nằm trên tab Ablebits Utilities > Search group . Ngoài ra, bạn có thể nhấn Ctrl + Alt + F hoặc thậm chí định cấu hình để mở bằng phím tắt Ctrl + F quen thuộc.



Ngăn Tìm và Thay thế Nâng cao sẽ mở ra và bạn làm như sau:

• Nhập các ký tự (văn bản hoặc số) để tìm kiếm trong Tìm gì
• Chọn sổ làm việc và trang tính mà bạn muốn Tìm kiếm. Theo mặc định, tất cả các trang tính trong tất cả các sổ làm việc đang mở đều đượcđã chọn.
• Chọn (các) loại dữ liệu cần xem: giá trị, công thức, nhận xét hoặc siêu liên kết. Theo mặc định, tất cả các loại dữ liệu đều được chọn.

Ngoài ra, bạn có các tùy chọn sau:

• Chọn tùy chọn Trường hợp khớp để tìm trường hợp -dữ liệu nhạy cảm.
• Chọn hộp kiểm Toàn bộ ô để tìm kiếm đối sánh chính xác và đầy đủ, tức là tìm các ô chỉ chứa các ký tự bạn đã nhập vào Tìm gì



Nhấp vào nút Tìm tất cả và bạn sẽ thấy danh sách các mục được tìm thấy trên Kết quả tìm kiếm tab. Và bây giờ, bạn có thể thay thế tất cả hoặc các lần xuất hiện đã chọn bằng một số giá trị khác hoặc xuất các ô, hàng hoặc cột được tìm thấy sang sổ làm việc mới.



Nếu bạn sẵn sàng thử Tìm và Thay thế Nâng cao trên trang tính Excel của bạn, bạn có thể tải xuống phiên bản đánh giá bên dưới.

Tôi cảm ơn bạn đã đọc và hy vọng được gặp bạn trên blog của chúng tôi vào tuần tới. Trong hướng dẫn bằng văn bản của chúng tôi, chúng tôi sẽ tập trung vào TÌM KIẾM và TÌM KIẾM cũng như các hàm THAY THẾ và THAY THẾ, vì vậy hãy tiếp tục theo dõi không gian này.

Các bản tải xuống hiện có

Bộ Ultimate Suite 14 ngày đầy đủ chức năng phiên bản (tệp .exe)

và nhấp vào Tìm & Chọn > Tìm …



5. Trong hộp Tìm gì , hãy nhập các ký tự (văn bản hoặc số) mà bạn đang tìm kiếm và nhấp vào Tìm tất cả hoặc Tìm tiếp theo .

   

Khi bạn nhấp vào Tìm tiếp theo , Excel chọn lần xuất hiện đầu tiên của giá trị tìm kiếm trên trang tính, lần nhấp thứ hai sẽ chọn lần xuất hiện thứ hai, v.v.

Khi bạn nhấp vào Tìm tất cả , Excel sẽ mở một danh sách tất cả các lần xuất hiện và bạn có thể nhấp vào bất kỳ mục nào trong danh sách để điều hướng đến ô tương ứng.

Tìm kiếm trong Excel - tùy chọn bổ sung

Để tinh -điều chỉnh tìm kiếm của bạn, nhấp vào Tùy chọn ở góc bên phải của Excel Tìm & Hộp thoại Replace rồi thực hiện bất kỳ tác vụ nào sau đây:

• Để tìm kiếm giá trị đã chỉ định trong trang tính hiện tại hoặc toàn bộ sổ làm việc, hãy chọn Trang tính hoặc Sổ làm việc trong Bên trong .
• Để tìm kiếm từ ô hiện hoạt từ trái sang phải (từng hàng), hãy chọn Theo hàng trong Tìm kiếm Để tìm kiếm từ trên xuống dưới (từng cột), hãy chọn Theo cột.
• Để tìm kiếm trong một số loại dữ liệu nhất định, hãy chọn Công thức , Giá trị hoặc Nhận xét trong Tìm trong .
• Đối với tìm kiếm phân biệt chữ hoa chữ thường, hãy kiểm tra Kiểm tra chữ hoa chữ thường .
• Để tìm kiếm các ô chỉ chứa các ký tự bạn đã nhập vào trường Find what , hãy chọn Khớp toàn bộ nội dung ô .

Mẹo. Nếu bạn muốn tìm một giá trị nhất định trong một dải ô, cột hoặc hàng, hãy chọn dải ô, (các) cột hoặc (các) hàng đó trước khi mở Tìm và thay thế trong Excel. Ví dụ: để giới hạn tìm kiếm của bạn trong một cột cụ thể, trước tiên hãy chọn cột đó, sau đó mở hộp thoại Tìm và Thay thế .

Tìm các ô có định dạng cụ thể trong Excel

Để tìm các ô có định dạng nhất định, nhấn phím tắt Ctrl + F để mở hộp thoại Tìm và Thay thế , nhấp vào Tùy chọn , sau đó nhấp vào nút Định dạng… ở góc trên bên phải và xác định lựa chọn của bạn trong hộp thoại Tìm định dạng của Excel.

Nếu bạn muốn tìm các ô khớp với định dạng của một số ô khác trên trang tính của mình, hãy xóa bất kỳ tiêu chí nào trong hộp Tìm gì , nhấp vào mũi tên bên cạnh Định dạng , chọn Chọn Định dạng Từ Ô và nhấp vào ô có định dạng mong muốn.

Lưu ý. Microsoft Excel lưu các tùy chọn định dạng mà bạn chỉ định. Nếu bạn tìm kiếm một số dữ liệu khác trên một trang tính và Excel không tìm thấy các giá trị mà bạn biết là có ở đó, hãy xóa các tùy chọn định dạng khỏi tìm kiếm trước đó. Để thực hiện việc này, hãy mở hộp thoại Tìm và Thay thế , nhấp vào nút Tùy chọn trên tab Tìm , sau đó nhấp vào mũi tên bên cạnh Định dạng.. và chọn Xóa định dạng tìm kiếm .

Tìm các ô có công thức trongExcel

Với Tìm và thay thế của Excel, bạn chỉ có thể tìm kiếm trong các công thức cho một giá trị nhất định, như được giải thích trong các tùy chọn bổ sung của Tìm kiếm trong Excel. Để tìm các ô chứa công thức, hãy sử dụng tính năng Chuyển đến Đặc biệt .

1. Chọn phạm vi ô mà bạn muốn tìm công thức hoặc nhấp vào bất kỳ ô nào trên trang tính hiện tại để tìm tìm kiếm trên toàn bộ trang tính.
2. Nhấp vào mũi tên bên cạnh Tìm & Chọn , rồi nhấp vào Chuyển đến Đặc biệt . Ngoài ra, bạn có thể nhấn F5 để mở hộp thoại Đi tới và nhấp vào nút Đặc biệt… ở góc dưới bên trái.

• Số - tìm công thức trả về giá trị số, bao gồm cả ngày.
• Văn bản - tìm kiếm công thức trả về giá trị văn bản.
• Logic - tìm công thức trả về giá trị Boolean TRUE và FALSE.
• Lỗi - tìm các ô có công thức dẫn đến lỗi như #N/A, #NAME?, #REF!, #VALUE!, #DIV/0!, #NULL!, và #NUM!.

Nếu Microsoft Excel tìm thấy bất kỳ ô nào đáp ứng tiêu chí của bạn, các ô đó sẽ được đánh dấu, nếu không, một thông báo sẽ hiển thị cho biết không tìm thấy ô nào như vậy.

Mẹo. Để tìm nhanh tất cả các ô có công thức , bất kể kết quả của công thức là gì, hãy nhấp vào Tìm& Chọn > Công thức .

Cách chọn và đánh dấu tất cả các mục tìm thấy trên một trang tính

Để chọn tất cả các lần xuất hiện của một giá trị nhất định trên một trang tính, hãy mở hộp thoại Tìm và Thay thế của Excel, nhập cụm từ tìm kiếm trong hộp Tìm gì và nhấp vào Tìm tất cả .

Excel sẽ hiển thị danh sách các thực thể được tìm thấy và bạn nhấp vào bất kỳ lần xuất hiện nào trong danh sách (hoặc chỉ cần nhấp vào bất kỳ đâu trong khu vực kết quả để di chuyển tiêu điểm đến đó), rồi nhấn phím tắt Ctrl + A. Thao tác này sẽ chọn tất cả các trường hợp tìm thấy cả trên hộp thoại Tìm và Thay thế và trên trang tính.

Sau khi các ô được chọn, bạn có thể đánh dấu chúng bằng cách thay đổi màu tô.

Cách sử dụng Replace trong Excel

Dưới đây, bạn sẽ tìm thấy hướng dẫn từng bước về cách sử dụng Replace trong Excel để thay đổi một giá trị sang một giá trị khác trong một phạm vi ô, toàn bộ trang tính hoặc sổ làm việc đã chọn.

Thay thế một giá trị bằng một giá trị khác

Để thay thế các ký tự, văn bản hoặc số nhất định trong trang tính Excel, hãy sử dụng Thay thế tab của Excel Tìm & Thay thế hộp thoại . Dưới đây là các bước chi tiết.

1. Chọn phạm vi ô mà bạn muốn thay thế văn bản hoặc số. Để thay thế (các) ký tự trên toàn bộ trang tính, hãy nhấp vào ô bất kỳ trên trang tính đang hoạt động.
2. Nhấn phím tắt Ctrl + H để mở tab Thay thế của Excel Tìm và Thay thế hộp thoại .

   Ngoài ra, hãy chuyển đến nhóm Trang chủ > Chỉnh sửa và nhấp vào Tìm & Chọn > Thay thế …

   

   Nếu bạn vừa mới sử dụng tính năng Tìm trong Excel, thì chỉ cần chuyển sang Thay thế tab.

3. Trong hộp Find what nhập giá trị cần tìm và trong hộp Replace with nhập giá trị cần thay thế.
4. Cuối cùng, hãy nhấp vào Thay thế để thay thế từng lần xuất hiện được tìm thấy hoặc Thay thế tất cả để hoán đổi tất cả các mục nhập trong một cú nhấp chuột.

Mẹo. Nếu đã xảy ra lỗi và bạn nhận được kết quả khác với mong đợi, hãy nhấp vào nút Hoàn tác hoặc nhấn Ctrl + Z để khôi phục giá trị ban đầu.

Để biết thêm các tính năng Thay thế của Excel, nhấp vào nút Tùy chọn ở góc bên phải của tab Thay thế . Về cơ bản, chúng giống như các tùy chọn Tìm trong Excel mà chúng ta đã thảo luận lúc trước.

Thay thế văn bản hoặc số bằng không có gì

Để thay thế tất cả các lần xuất hiện của một giá trị cụ thể bằng không có gì , nhập các ký tự cần tìm kiếm vào hộp Find what , để trống hộp Replace with và nhấp vào nút Replace All .

Cách tìm hoặc thay thế dấu ngắt dòng trong Excel

Để thay thế ngắt dòng bằng dấu cách hoặc bất kỳ dấu phân cách nào khác, hãy nhập ký tự ngắt dòng trong Tìm nội dung đã gửi bằng cách nhấn Ctrl + J . phím tắt nàylà mã điều khiển ASCII cho ký tự 10 (ngắt dòng hoặc xuống dòng).

Sau khi nhấn Ctrl + J , thoạt nhìn, hộp Find what sẽ trông trống rỗng, nhưng khi nhìn kỹ hơn nhìn bạn sẽ nhận thấy một chấm nhỏ nhấp nháy như trong ảnh chụp màn hình bên dưới. Nhập ký tự thay thế vào hộp Thay thế bằng , ví dụ: một ký tự khoảng trắng và nhấp vào Thay thế tất cả .

Để thay thế một số ký tự bằng dấu ngắt dòng, hãy làm ngược lại - nhập ký tự hiện tại vào Tìm ô và ngắt dòng ( Ctrl + J ) trong Thay thế bằng .

Cách thay đổi định dạng ô trên trang tính

Trong phần đầu tiên của hướng dẫn này, chúng tôi đã thảo luận về cách bạn có thể tìm các ô có định dạng cụ thể bằng hộp thoại Tìm trong Excel. Excel Replace cho phép bạn tiến thêm một bước và thay đổi định dạng của tất cả các ô trên trang tính hoặc trong toàn bộ sổ làm việc.

• Mở tab Thay thế của hộp thoại Tìm và Thay thế của Excel và nhấp vào Tùy chọn
• Cạnh hộp Tìm gì , nhấp vào mũi tên của nút Định dạng , chọn Chọn Định dạng Từ Ô và nhấp vào bất kỳ ô nào có định dạng bạn muốn thay đổi.
• Bên cạnh hộp Thay thế bằng , nhấp vào nút Định dạng… và đặt định dạng mới bằng hộp thoại Thay thế Định dạng của Excel; hoặc nhấp vào mũi tên của nút Định dạng , chọn Chọn định dạng từ ô và nhấp vào bất kỳ ô nàovới định dạng mong muốn.
• Nếu bạn muốn thay thế định dạng trên toàn bộ sổ làm việc , hãy chọn Sổ làm việc trong hộp Bên trong . Nếu bạn chỉ muốn thay thế định dạng trên trang tính đang hoạt động, hãy để nguyên lựa chọn mặc định ( Trang tính) .
• Cuối cùng, hãy nhấp vào nút Thay thế tất cả và xác minh kết quả.

Lưu ý. Phương pháp này thay đổi các định dạng được áp dụng thủ công, nó sẽ không hoạt động đối với các ô được định dạng có điều kiện.

Tìm và thay thế Excel bằng ký tự đại diện

Việc sử dụng ký tự đại diện trong tiêu chí tìm kiếm của bạn có thể tự động hóa nhiều tác vụ tìm và thay thế trong Excel:

• Sử dụng dấu hoa thị (*) để tìm bất kỳ chuỗi ký tự nào. Ví dụ: sm* tìm " smile " và " smell ".
• Sử dụng dấu chấm hỏi (? ) để tìm bất kỳ ký tự đơn nào. Ví dụ: gr?y tìm " Grey " và " Grey ".

Ví dụ: để lấy danh sách tên bắt đầu bằng " ad ", hãy sử dụng " ad* " cho tiêu chí tìm kiếm. Ngoài ra, xin lưu ý rằng với các tùy chọn mặc định, Excel sẽ tìm kiếm các tiêu chí ở bất kỳ đâu trong một ô. Trong trường hợp của chúng tôi, nó sẽ trả về tất cả các ô có " quảng cáo " ở bất kỳ vị trí nào. Để ngăn điều này xảy ra, hãy nhấp vào nút Tùy chọn và chọn hộp Khớp toàn bộ nội dung ô . Điều này sẽ buộc Excel chỉ trả lại các giá trị bắt đầu bằng " ad " như minh họa bên dướiảnh chụp màn hình.

Cách tìm và thay thế các ký tự đại diện trong Excel

Nếu bạn cần tìm dấu hoa thị hoặc dấu hỏi thực tế trong trang tính Excel của mình, hãy nhập dấu ngã ký tự (~) trước chúng. Ví dụ: để tìm các ô chứa dấu hoa thị, bạn sẽ nhập ~* vào hộp Find what . Để tìm các ô chứa dấu chấm hỏi, hãy sử dụng ~? làm tiêu chí tìm kiếm của bạn.

Đây là cách bạn có thể thay thế tất cả các dấu chấm hỏi (?) trên một trang tính bằng một giá trị khác (số 1 trong ví dụ này):

Như bạn thấy, Excel đã tìm và thay thế thành công các ký tự đại diện ở cả giá trị văn bản và số.

Mẹo. Để tìm các ký tự dấu ngã trên trang tính, hãy nhập dấu ngã kép (~~) vào hộp Tìm gì .

Các phím tắt để tìm và thay thế trong Excel

Nếu bạn đã theo dõi kỹ các phần trước của hướng dẫn này, bạn có thể nhận thấy rằng Excel cung cấp 2 cách khác nhau để tương tác với Tìm và Thay thế lệnh - bằng cách nhấp vào các nút ruy-băng và bằng cách sử dụng phím tắt.

Bên dưới có tóm tắt nhanh những gì bạn đã học và một vài phím tắt khác có thể giúp bạn tiết kiệm thêm vài giây.

• Ctrl+F - Lối tắt Tìm của Excel mở tab Tìm của thẻ Tìm & Replace
• Ctrl+H - Phím tắt Excel Replace mở tab Replace của Tìm & Thay thế
• Ctrl+Shift+F4 -