Bài viết cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng Bộ biểu tượng định dạng có điều kiện trong Excel. Nó sẽ hướng dẫn bạn cách tạo một bộ biểu tượng tùy chỉnh khắc phục nhiều hạn chế của các tùy chọn sẵn có và áp dụng các biểu tượng dựa trên một giá trị ô khác.

Cách đây một thời gian, chúng tôi đã bắt đầu khám phá nhiều tính năng và khả năng khác nhau của Định dạng có điều kiện trong Excel. Nếu bạn chưa có cơ hội đọc bài viết giới thiệu đó, bạn có thể muốn làm điều này ngay bây giờ. Nếu bạn đã biết kiến ​​thức cơ bản, hãy tiếp tục và xem bạn có những tùy chọn nào liên quan đến bộ biểu tượng của Excel và cách bạn có thể tận dụng chúng trong dự án của mình.

Bộ biểu tượng Excel

Bộ Biểu tượng trong Excel là các tùy chọn định dạng sẵn sàng sử dụng để thêm các biểu tượng khác nhau vào các ô, chẳng hạn như mũi tên, hình dạng, dấu kiểm, cờ, bắt đầu xếp hạng, v.v. để hiển thị trực quan cách các giá trị ô trong một phạm vi được so sánh với nhau.

Thông thường, một bộ biểu tượng chứa từ ba đến năm biểu tượng, do đó, các giá trị ô trong một phạm vi được định dạng được chia thành ba đến năm nhóm từ cao xuống thấp. Chẳng hạn, bộ 3 biểu tượng sử dụng một biểu tượng cho các giá trị lớn hơn hoặc bằng 67%, một biểu tượng khác cho các giá trị từ 67% đến 33% và một biểu tượng khác cho các giá trị thấp hơn 33%. Tuy nhiên, bạn có thể tự do thay đổi hành vi mặc định này và xác định tiêu chí của riêng mình.

Cách sử dụng bộ biểu tượng trong Excel

Để áp dụng bộ biểu tượng cho dữ liệu của bạn, đây là điều bạn cầnbiểu tượng tùy chỉnh cho bộ sưu tập. Rất may, có một giải pháp thay thế cho phép bạn bắt chước định dạng có điều kiện bằng các biểu tượng tùy chỉnh.

Phương pháp 1. Thêm các biểu tượng tùy chỉnh bằng menu Biểu tượng

Để mô phỏng định dạng có điều kiện của Excel bằng bộ biểu tượng tùy chỉnh, các cách sau đây là các bước cần làm theo:

1. Tạo bảng tham chiếu phác thảo các điều kiện của bạn như minh họa trong ảnh chụp màn hình bên dưới.
2. Trong bảng tham chiếu, hãy chèn các biểu tượng mong muốn. Đối với điều này, nhấp vào nút Chèn tab > Biểu tượng nhóm > Ký hiệu . Trong hộp thoại Symbol , chọn phông chữ Windings , chọn ký hiệu bạn muốn và nhấp vào Chèn .
3. Bên cạnh mỗi biểu tượng, nhập mã ký tự của nó, được hiển thị ở gần cuối hộp thoại Symbol .
4. Đối với cột nơi các biểu tượng sẽ xuất hiện, hãy đặt phông chữ Wingdings rồi nhập công thức IF lồng nhau như sau:

   =IF(B2>=90, CHAR(76), IF(B2>=30, CHAR(75), CHAR(74)))

   Với các tham chiếu ô, nó có dạng như sau:

   Xem thêm: Thêm, xóa và thay đổi kích thước cột trong Google Trang tính

   =IF(B2>=$H$2, CHAR($F$2), IF(B2>=$H$3, CHAR($F$3), CHAR($F$4)))

   Sao chép công thức xuống dưới cột và bạn sẽ nhận được kết quả sau:

Các biểu tượng màu đen và trắng trông khá buồn tẻ, nhưng bạn có thể làm cho chúng trông đẹp hơn bằng cách tô màu các ô. Đối với điều này, bạn có thể áp dụng quy tắc sẵn có ( Định dạng có điều kiện > Đánh dấu các quy tắc ô > Equal To ) dựa trên công thức CHAR, chẳng hạn như:

=CHAR(76)

Bây giờ, định dạng biểu tượng tùy chỉnh của chúng ta trông đẹp hơn phải không?

Phương pháp 2. Thêm biểu tượng tùy chỉnh bằng bàn phím ảo

Thêm biểu tượng tùy chỉnh với sự trợ giúp của bàn phím ảo thậm chí còn dễ dàng hơn. Các bước là:

1. Bắt đầu bằng cách mở bàn phím ảo trên thanh tác vụ. Nếu không có biểu tượng bàn phím, hãy nhấp chuột phải vào thanh rồi nhấp vào Hiển thị nút Bàn phím cảm ứng .
2. Trong bảng tóm tắt của bạn, hãy chọn ô mà bạn muốn chèn biểu tượng , rồi bấm vào biểu tượng bạn thích.

   Ngoài ra, bạn có thể mở bàn phím biểu tượng cảm xúc bằng cách nhấn Win + . phím tắt (phím logo Windows và phím dấu chấm cùng nhau) và chọn các biểu tượng ở đó.

3. Trong cột Biểu tượng tùy chỉnh , hãy nhập công thức sau:

   =IF(B2>=$G$2, $E$2, IF(B2>=$G$3, $E$3, $E$4))

   Trong trường hợp này, bạn không cần nhập mã ký tự cũng như không cần chỉnh sửa với loại phông chữ.

Khi được thêm vào Excel desktop, các biểu tượng có màu đen và trắng:

Trong Excel Online, các biểu tượng màu trông đẹp hơn rất nhiều:

Đây là cách sử dụng bộ biểu tượng trong Excel. Khi xem xét kỹ hơn, chúng có khả năng nhiều hơn là chỉ một vài định dạng cài sẵn, phải không? Nếu bạn tò mò muốn tìm hiểu các loại định dạng có điều kiện khác, thì các hướng dẫn được liên kết bên dưới có thể hữu ích.

Sổ làm việc thực hành để tải xuống

Bộ biểu tượng định dạng có điều kiện trong Excel - ví dụ (tệp .xlsx)

1. Chọn phạm vi ô bạn muốn định dạng.
2. Trên tab Trang chủ , trong nhóm Kiểu , hãy nhấp vào Định dạng có điều kiện .
3. Trỏ vào Bộ biểu tượng rồi nhấp vào loại biểu tượng bạn muốn.

Thế là xong! Các biểu tượng sẽ xuất hiện ngay bên trong các ô đã chọn.

Cách tùy chỉnh bộ biểu tượng Excel

Nếu không hài lòng với cách Excel diễn giải và đánh dấu dữ liệu của bạn, bạn có thể dễ dàng tùy chỉnh bộ biểu tượng được áp dụng. Để thực hiện chỉnh sửa, hãy làm theo các bước sau:

1. Chọn bất kỳ ô nào được định dạng có điều kiện bằng bộ biểu tượng.
2. Trên tab Trang chủ , nhấp vào Định dạng có điều kiện > Quản lý quy tắc .
3. Chọn quy tắc quan tâm và nhấp vào Chỉnh sửa quy tắc .
4. Trong hộp thoại Chỉnh sửa quy tắc định dạng , bạn có thể chọn các biểu tượng khác và gán cho chúng các giá trị khác nhau. Để chọn một biểu tượng khác, hãy nhấp vào nút thả xuống và bạn sẽ thấy danh sách tất cả các biểu tượng có sẵn cho định dạng có điều kiện.
5. Khi chỉnh sửa xong, hãy nhấp vào OK hai lần để lưu các thay đổi và quay lại Excel.

Ví dụ của chúng tôi, chúng tôi đã chọn màu đỏ gạch chéo để đánh dấu các giá trị lớn hơn hoặc bằng 50% và dấu kiểm màu xanh lục để đánh dấu các giá trị nhỏ hơn 20%. Đối với các giá trị ở giữa, dấu chấm than màu vàng sẽ được sử dụng.

Mẹo:

• Để đảo ngược cài đặt biểu tượng , hãy nhấp vàoNút Đảo ngược thứ tự biểu tượng .
• Để ẩn giá trị ô và chỉ hiển thị biểu tượng , hãy chọn hộp kiểm Chỉ hiển thị biểu tượng .
• Để xác định tiêu chí dựa trên một giá trị ô khác , hãy nhập địa chỉ của ô vào hộp Giá trị .
• Bạn có thể sử dụng bộ biểu tượng cùng với khác định dạng có điều kiện , ví dụ: để thay đổi màu nền của các ô chứa biểu tượng.

Cách tạo bộ biểu tượng tùy chỉnh trong Excel

Trong Microsoft Excel, có 4 loại bộ biểu tượng khác nhau: hướng, hình dạng, chỉ báo và xếp hạng. Khi tạo quy tắc của riêng mình, bạn có thể sử dụng bất kỳ biểu tượng nào từ bất kỳ bộ nào và chỉ định bất kỳ giá trị nào cho nó.

Để tạo bộ biểu tượng tùy chỉnh của riêng bạn, hãy làm theo các bước sau:

1. Chọn quy tắc phạm vi ô mà bạn muốn áp dụng các biểu tượng.
2. Nhấp vào Định dạng có điều kiện > Bộ biểu tượng > Quy tắc khác .
3. Trong hộp thoại Quy tắc định dạng mới , hãy chọn các biểu tượng mong muốn. Từ hộp thả xuống Loại , chọn Phần trăm , Số của Công thức và nhập các giá trị tương ứng vào Giá trị hộp.
4. Cuối cùng, hãy nhấp vào OK .

Đối với ví dụ này, chúng tôi đã tạo một bộ biểu tượng ba lá cờ tùy chỉnh, trong đó:

• Cờ xanh đánh dấu các khoản chi tiêu của hộ gia đình lớn hơn hoặc bằng 100 đô la.
• Cờ vàng được chỉ định cho các số nhỏ hơn 100 đô la và lớn hơn hoặc bằng$30.
• Cờ màu xanh lá cây được sử dụng cho các giá trị nhỏ hơn $30.

Cách đặt điều kiện dựa trên giá trị ô khác

Thay vì "mã hóa cứng" tiêu chí trong một quy tắc, bạn có thể nhập từng điều kiện vào một ô riêng biệt, rồi tham chiếu đến các ô đó. Lợi ích chính của phương pháp này là bạn có thể dễ dàng sửa đổi các điều kiện bằng cách thay đổi giá trị trong các ô được tham chiếu mà không cần chỉnh sửa quy tắc.

Ví dụ: chúng tôi đã nhập hai điều kiện chính vào các ô G2 và G3 và đã định cấu hình quy tắc theo cách này:

• Đối với Loại , hãy chọn Công thức .
• Đối với hộp Giá trị , nhập địa chỉ ô trước dấu bằng. Để Excel tự động thực hiện, chỉ cần đặt con trỏ vào hộp và nhấp vào ô trên trang tính.

Biểu tượng định dạng điều kiện Excel thiết lập công thức

Để Excel tự động tính toán các điều kiện, bạn có thể biểu thị chúng bằng công thức.

Để áp dụng điều kiện định dạng bằng các biểu tượng dựa trên công thức, hãy bắt đầu tạo bộ biểu tượng tùy chỉnh như mô tả ở trên. Trong hộp thoại Quy tắc định dạng mới , từ hộp thả xuống Loại , chọn Công thức và chèn công thức của bạn vào hộp Giá trị .

Đối với ví dụ này, các công thức sau được sử dụng:

• Cờ xanh được gán cho các số lớn hơn hoặc bằng trung bình + 10:

  =AVERAGE($B$2:$B$13)+10

• Cờ vàng được gán cho các số nhỏ hơntrung bình + 10 và lớn hơn hoặc bằng trung bình - 20.

  =AVERAGE($B$2:$B$13)-20

• Cờ màu xanh lục được sử dụng cho các giá trị thấp hơn trung bình - 20.

Lưu ý. Không thể sử dụng tham chiếu tương đối trong công thức của bộ biểu tượng.

Bộ biểu tượng định dạng có điều kiện của Excel được đặt để so sánh 2 cột

Khi so sánh hai cột, bộ biểu tượng định dạng có điều kiện, chẳng hạn như mũi tên màu, có thể cho bạn một đại diện trực quan tuyệt vời của so sánh. Điều này có thể được thực hiện bằng cách sử dụng bộ biểu tượng kết hợp với công thức tính toán sự khác biệt giữa các giá trị trong hai cột - công thức phần trăm thay đổi hoạt động tốt cho mục đích này.

Giả sử bạn có tháng 6 và tháng 7 tương ứng ở cột B và C. Để tính toán số tiền đã thay đổi bao nhiêu giữa hai tháng, công thức trong D2 được sao chép xuống là:

=C2/B2 - 1

Bây giờ, chúng tôi muốn hiển thị:

• Mũi tên lên nếu phần trăm thay đổi là số dương (giá trị ở cột C lớn hơn ở cột B).
• Mũi tên xuống nếu chênh lệch là số âm (giá trị ở cột C nhỏ hơn ở cột B).
• Một mũi tên ngang nếu phần trăm thay đổi bằng 0 (cột B và C bằng nhau).

Để thực hiện điều này, bạn tạo quy tắc bộ biểu tượng tùy chỉnh với các cài đặt này :

• Mũi tên hướng lên màu lục khi Giá trị là > 0.
• Mũi tên phải màu vàng khi Giá trị = 0, giới hạn lựa chọnthành số không.
• Mũi tên xuống màu đỏ khi Giá trị là < 0.
• Đối với tất cả các biểu tượng, Loại được đặt thành Số .

Tại thời điểm này, kết quả sẽ giống như điều này:

Để chỉ hiển thị các biểu tượng không có tỷ lệ phần trăm, hãy đánh dấu vào hộp kiểm Chỉ hiển thị biểu tượng .

Cách áp dụng các bộ biểu tượng Excel dựa trên một ô khác

Ý kiến ​​chung là các bộ biểu tượng định dạng có điều kiện của Excel chỉ có thể được sử dụng để định dạng các ô dựa trên các giá trị riêng của chúng. Về mặt kỹ thuật, đó là sự thật. Tuy nhiên, bạn có thể mô phỏng bộ biểu tượng định dạng có điều kiện dựa trên một giá trị trong một ô khác.

Giả sử bạn có ngày thanh toán trong cột D. Mục tiêu của bạn là đặt một lá cờ màu xanh lá cây trong cột A khi một hóa đơn nhất định được thanh toán , tức là có một ngày trong ô tương ứng trong cột D. Nếu một ô trong cột D trống, thì một lá cờ màu đỏ sẽ được chèn vào.

Để hoàn thành tác vụ, đây là các bước thực hiện:

1. Bắt đầu bằng cách thêm công thức bên dưới vào ô A2, sau đó sao chép nó xuống cột:

   =IF($D2"", 3, 1)

   Công thức cho biết trả về 3 nếu D2 không trống, nếu không thì 1.

2. Chọn các ô dữ liệu trong cột A không có tiêu đề cột (A2:A13) và tạo quy tắc bộ biểu tượng tùy chỉnh.
3. Định cấu hình các cài đặt sau:
   • Cờ xanh khi số là >=3.
   • Cờ vàng khi số là >2. Như bạn nhớ, chúng tôi không thực sự muốn có một lá cờ vàng ở bất cứ đâu, vì vậy chúng tôi đặt mộtđiều kiện sẽ không bao giờ được thỏa mãn, tức là giá trị nhỏ hơn 3 và lớn hơn 2.
   • Trong hộp thả xuống Loại , hãy chọn Số cho cả hai biểu tượng.
   • Chọn hộp kiểm Chỉ bộ biểu tượng để ẩn các số và chỉ hiển thị các biểu tượng.

Kết quả chính xác như những gì chúng tôi đang tìm kiếm : cờ màu xanh lá cây nếu ô trong cột D chứa bất kỳ thứ gì trong đó và cờ đỏ nếu ô trống.

Bộ biểu tượng định dạng có điều kiện của Excel dựa trên văn bản

Theo mặc định, bộ biểu tượng Excel được thiết kế để định dạng số chứ không phải văn bản. Nhưng chỉ với một chút sáng tạo, bạn có thể gán các biểu tượng khác nhau cho các giá trị văn bản cụ thể, nhờ đó, bạn có thể xem nhanh văn bản trong ô này hoặc ô kia.

Giả sử bạn đã thêm Ghi chú vào bảng chi tiêu hộ gia đình của bạn và muốn áp dụng các biểu tượng nhất định dựa trên nhãn văn bản trong cột đó. Nhiệm vụ yêu cầu một số công việc chuẩn bị như:

• Lập bảng tóm tắt (F2:G4) đánh số từng ghi chú. Ý tưởng là sử dụng số dương, số âm và số không ở đây.
• Thêm một cột nữa vào bảng ban đầu có tên Biểu tượng (đây là nơi sẽ đặt các biểu tượng).
• Điền vào cột mới bằng công thức VLOOKUP tra cứu các ghi chú và trả về các số phù hợp từ bảng tóm tắt:

  =VLOOKUP(C2, $F$2:$G$4, 2, FALSE)

  

Bây giờ, đã đến lúc để thêm biểu tượng vào ghi chú văn bản của chúng tôi:

1. Chọn phạm vi D2:D13 và nhấp vào Định dạng có điều kiện > Bộ biểu tượng > Quy tắc khác .
2. Chọn kiểu biểu tượng bạn muốn và định cấu hình quy tắc như trong hình bên dưới :
3. Bước tiếp theo là thay thế các con số bằng ghi chú văn bản. Điều này có thể được thực hiện bằng cách áp dụng định dạng số tùy chỉnh. Vì vậy, hãy chọn lại phạm vi D2:D13 và nhấn phím tắt CTRL + 1.
4. Trong hộp thoại Định dạng ô , trên tab Số , hãy chọn Danh mục tùy chỉnh , hãy nhập định dạng sau vào hộp Loại và nhấp vào OK :

   "Good";Exorbitant";"Acceptable"

   Trong đó " Tốt " là giá trị hiển thị cho các số dương, " Cắt cổ " cho các số âm và " Chấp nhận được " cho 0. Hãy đảm bảo thay thế chính xác các giá trị đó bằng văn bản của bạn.

   Kết quả này rất gần với kết quả mong muốn phải không?

5. Để loại bỏ Lưu ý đã trở nên dư thừa, hãy sao chép nội dung của cột Biểu tượng rồi sử dụng tính năng Dán đặc biệt để dán dưới dạng các giá trị vào cùng một vị trí. Tuy nhiên, vui lòng lưu ý lưu ý rằng điều này sẽ làm cho các biểu tượng của bạn ở trạng thái tĩnh, vì vậy chúng sẽ không phản ứng với những thay đổi trong dữ liệu gốc. Nếu bạn đang làm việc với tập dữ liệu có thể cập nhật, hãy bỏ qua bước này.
6. Bây giờ, bạn có thể ẩn hoặc xóa ( nếu y hoặc thay thế các công thức bằng các giá trị được tính toán) cột Lưu ý mà không ảnh hưởng đến nhãn văn bản và ký hiệutrong cột Biểu tượng . Xong!

Lưu ý. Trong ví dụ này, chúng tôi đã sử dụng bộ 3 biểu tượng. Cũng có thể áp dụng bộ 5 biểu tượng dựa trên văn bản nhưng yêu cầu nhiều thao tác hơn.

Cách chỉ hiển thị một số mục của bộ biểu tượng

Bộ 3 biểu tượng và 5 biểu tượng có sẵn của Excel trông đẹp mắt , nhưng đôi khi bạn có thể thấy chúng hơi ngập đồ họa. Giải pháp là chỉ giữ lại những biểu tượng thu hút sự chú ý đến các mục quan trọng nhất, chẳng hạn như hoạt động tốt nhất hoặc hoạt động kém nhất.

Ví dụ: khi làm nổi bật các khoản chi tiêu bằng các biểu tượng khác nhau, bạn có thể chỉ muốn hiển thị những mục mà đánh dấu số tiền cao hơn mức trung bình. Hãy xem cách bạn có thể thực hiện việc này:

1. Tạo quy tắc định dạng có điều kiện mới bằng cách nhấp vào Định dạng có điều kiện > Quy tắc mới > Chỉ định dạng các ô chứa . Chọn định dạng các ô có giá trị nhỏ hơn giá trị trung bình, giá trị này được công thức bên dưới trả về. Nhấp vào OK mà không đặt bất kỳ định dạng nào.

   =AVERAGE($B$2:$B$13)

2. Nhấp vào Định dạng có điều kiện > Quản lý quy tắc… , di chuyển lên quy tắc Dưới mức trung bình và đánh dấu vào hộp kiểm Dừng nếu đúng bên cạnh quy tắc đó.

Kết quả là, các biểu tượng chỉ được hiển thị cho số lượng lớn hơn mức trung bình trong phạm vi được áp dụng:

Cách thêm bộ biểu tượng tùy chỉnh vào Excel

Các bộ dựng sẵn của Excel có một bộ sưu tập biểu tượng hạn chế và thật không may, không có cách nào để thêm