Mục lục
Hướng dẫn ngắn này giải thích những kiến thức cơ bản về tham chiếu vòng trong Excel và lý do bạn nên cẩn thận khi sử dụng chúng. Bạn cũng sẽ tìm hiểu cách kiểm tra, tìm và xóa tham chiếu vòng tròn trong trang tính Excel và nếu không có tùy chọn nào ở trên là tùy chọn, cách bật và sử dụng công thức vòng tròn.
Bạn đã cố gắng nhập một số công thức vào trang tính Excel của mình, nhưng vì lý do nào đó, nó không hoạt động. Thay vào đó, nó cho bạn biết điều gì đó về tham chiếu vòng tròn . Đây có phải là cách bạn kết thúc trên trang này? :)
Hàng nghìn người dùng đang phải đối mặt với cùng một vấn đề hàng ngày chỉ vì buộc một công thức Excel tính toán ô của chính nó. Khi bạn cố gắng thực hiện việc này, Excel sẽ đưa ra thông báo lỗi sau:
"Hãy cẩn thận, chúng tôi đã tìm thấy một hoặc nhiều tham chiếu vòng tròn trong sổ làm việc của bạn, điều này có thể khiến công thức của bạn tính toán không chính xác."
Nói một cách đơn giản, điều mà Excel đang cố gắng nói là: "Này, tôi có thể bị kẹt ở khúc quanh. Bạn có chắc chắn muốn tôi tiếp tục không?"
Như bạn có thể hiểu, các tham chiếu vòng tròn trong Excel rất rắc rối và theo lẽ thường, hãy tránh chúng bất cứ khi nào có thể. Tuy nhiên, có thể có một số trường hợp hiếm gặp khi tham chiếu vòng trong Excel là giải pháp khả thi duy nhất cho tác vụ mà bạn đang gặp phải.
Tham chiếu vòng trong Excel là gì?
Đây là một định nghĩa rất thẳng thắn và ngắn gọn về tham chiếu tròn do Microsoft cung cấp:
" Khi một công thức Excel tham chiếu trở lại ô của chính nó, trực tiếp hoặc gián tiếp, nó sẽ tạo một tham chiếu vòng. "
Ví dụ: nếu bạn chọn ô A1 và nhập =A1 vào đó, điều này sẽ tạo ra một tham chiếu vòng tròn Excel. Nhập bất kỳ công thức hoặc phép tính nào khác đề cập đến A1 sẽ có tác động tương tự, ví dụ: =A1*5 hoặc =IF(A1=1, "OK") .
Ngay sau khi bạn nhấn Enter để hoàn thành công thức như vậy, bạn sẽ nhận được thông báo cảnh báo sau:
Tại sao Microsoft Excel thông báo trước cho bạn? Bởi vì các tham chiếu vòng tròn trong Excel có thể lặp lại vô thời hạn, tạo ra một vòng lặp vô tận, do đó làm chậm đáng kể quá trình tính toán sổ làm việc.
Sau khi nhận được cảnh báo ở trên, bạn có thể nhấp vào Trợ giúp để biết thêm thông tin hoặc đóng cửa sổ thông báo bằng cách nhấp vào OK hoặc nút chéo. Khi bạn đóng cửa sổ thông báo, Excel sẽ hiển thị không (0) hoặc giá trị tính toán cuối cùng trong ô. Đúng, trong một số trường hợp, một công thức có tham chiếu vòng có thể hoàn thành thành công trước khi nó tự tính toán và khi điều đó xảy ra, Microsoft Excel sẽ trả về giá trị từ phép tính thành công cuối cùng.
Lưu ý. Trong nhiều trường hợp, khi bạn nhập nhiều hơn một công thức có tham chiếu vòng, Excel sẽ không hiển thị thông báo cảnh báo lặp đi lặp lại.
Nhưng tại sao mọi người lại muốn tạo một công thức ngu ngốc chẳng làm được gì ngoài việc gây ravấn đề không cần thiết? Phải, không người dùng lành mạnh nào muốn cố ý nhập một công thức vòng tròn như công thức trên. Tuy nhiên, bạn có thể vô tình tạo một tham chiếu vòng trong trang tính Excel của mình và đây là một trường hợp rất phổ biến.
Giả sử bạn muốn cộng các giá trị trong cột A bằng một công thức SUM thông thường và khi làm điều này, bạn đã vô tình thêm vào ô tổng cộng (trong ví dụ này là ô B6).
Nếu tham chiếu vòng không được phép trong Excel của bạn (và chúng bị tắt theo mặc định), bạn sẽ thấy thông báo lỗi mà chúng ta đã thảo luận lúc trước. Nếu tính toán lặp được bật thì công thức vòng tròn của bạn sẽ trả về 0 như trong ảnh chụp màn hình sau:
Trong một số trường hợp, một hoặc nhiều mũi tên màu xanh lam cũng có thể xuất hiện trong bảng tính của bạn đột ngột, vì vậy bạn có thể nghĩ rằng Excel của mình đã phát điên và sắp hỏng.
Thực tế, những mũi tên đó không gì khác hơn là Tiền lệ theo dõi hoặc Trace Dependents , cho biết ô nào ảnh hưởng hoặc bị ảnh hưởng bởi ô hiện hoạt. Chúng ta sẽ thảo luận về cách bạn có thể hiển thị và ẩn các mũi tên này sau.
Bây giờ, bạn có thể có ấn tượng rằng các tham chiếu vòng tròn trong Excel là một thứ vô giá trị và nguy hiểm, đồng thời có thể thắc mắc tại sao Excel không cấm chúng hoàn toàn . Như đã đề cập, có một số trường hợp rất hiếm khi sử dụng tham chiếu vòng trong Excel có thể hợp lý vì nó cung cấp mộtgiải pháp ngắn hơn và thanh lịch hơn, nếu không phải là giải pháp duy nhất có thể. Ví dụ sau minh họa một công thức như vậy.
Sử dụng tham chiếu vòng tròn Excel - ví dụ về công thức
Trong một trong những hướng dẫn trước đây, chúng ta đã thảo luận về cách chèn ngày hôm nay vào Excel. Và phần lớn các câu hỏi được đăng trong các nhận xét là về cách nhập dấu thời gian trong Excel mà không thay đổi dấu thời gian mỗi khi mở lại hoặc tính toán lại trang tính. Tôi đã rất do dự khi trả lời những nhận xét đó vì giải pháp duy nhất mà tôi biết liên quan đến các tham chiếu vòng tròn và chúng nên được xử lý cẩn thận. Dù sao, đây là một kịch bản rất phổ biến...
Giả sử bạn có một danh sách các mặt hàng trong cột A và bạn nhập trạng thái giao hàng vào cột B. Ngay sau khi bạn nhập " Có " trong cột B, bạn muốn ngày và giờ hiện tại được tự động chèn vào cùng một hàng trong cột C dưới dạng dấu thời gian tĩnh không thể thay đổi .
Sử dụng công thức NOW() tầm thường là không phải là một tùy chọn vì hàm Excel này không ổn định, có nghĩa là nó cập nhật giá trị của nó mỗi khi trang tính được mở lại hoặc tính toán lại. Một giải pháp khả thi là sử dụng các hàm IF lồng nhau có tham chiếu vòng trong IF thứ hai:
=IF(B2="yes", IF(C2="" ,NOW(), C2), "")
Trong đó B2 là trạng thái phân phối và C2 là ô mà bạn muốn dấu thời gian xuất hiện.
Trong công thức trên, hàm IF đầu tiên kiểm tra ô B2 để tìm " Có " (hoặc bất kỳvăn bản khác mà bạn cung cấp cho công thức), và nếu có văn bản đã chỉ định, nó sẽ chạy IF thứ hai, nếu không thì trả về một chuỗi trống. Và hàm IF thứ hai là một công thức vòng tròn tìm nạp ngày và giờ hiện tại nếu C2 chưa có giá trị trong đó, do đó lưu tất cả dấu thời gian hiện có.
Lưu ý. Để công thức vòng tròn Excel này hoạt động, bạn nên cho phép phép tính lặp trong trang tính của mình và đây chính xác là điều chúng ta sẽ thảo luận tiếp theo.
Cách bật/tắt tham chiếu vòng tròn trong Excel
Như đã lưu ý trước đó, các phép tính lặp lại thường được tắt trong Excel theo mặc định (trong ngữ cảnh này, phép tính lặp là phép tính lặp lại cho đến khi đáp ứng một điều kiện số cụ thể). Để công thức vòng tròn hoạt động, bạn phải bật tính toán lặp trong sổ làm việc Excel của mình.
Trong Excel 2019 , Excel 2016 , Excel 2013 và Excel 2010 , nhấp vào Tệp > Tùy chọn , chuyển đến Công thức , và chọn hộp kiểm Bật tính toán lặp lại trong phần Tùy chọn tính toán .
Trong Excel 2007, nhấp vào Office nút > Tùy chọn Excel > Công thức > Vùng lặp lại .
Trong Excel 2003 trở về trước, Tùy chọn Phép tính lặp nằm trong tab Menu > Công cụ > Tùy chọn > Tính toán .
Khi bạn bật lặp đi lặp lạitính toán, bạn phải chỉ định hai tùy chọn sau: hộp
- Số lần lặp tối đa - chỉ định số lần công thức sẽ tính toán lại. Số lần lặp lại càng cao, thời gian tính toán càng mất nhiều thời gian.
- Thay đổi tối đa hộp - chỉ định thay đổi tối đa giữa các kết quả tính toán. Số càng nhỏ, kết quả bạn nhận được càng chính xác và Excel càng mất nhiều thời gian để tính toán trang tính.
Cài đặt mặc định là 100 cho Số lần lặp tối đa và 0,001 cho Thay đổi tối đa . Điều đó có nghĩa là Microsoft Excel sẽ ngừng tính toán công thức vòng tròn của bạn sau 100 lần lặp lại hoặc sau khi thay đổi ít hơn 0,001 giữa các lần lặp, tùy điều kiện nào đến trước.
Tại sao bạn nên tránh sử dụng tham chiếu vòng tròn trong Excel
Như bạn đã biết, sử dụng tham chiếu vòng tròn trong Excel là một cách tiếp cận khó hiểu và không được khuyến nghị. Ngoài các vấn đề về hiệu suất và thông báo cảnh báo hiển thị trên mỗi lần mở sổ làm việc (trừ khi tính toán lặp được bật), tham chiếu vòng tròn có thể dẫn đến một số vấn đề khác không rõ ràng ngay lập tức.
Ví dụ: nếu bạn chọn một ô có tham chiếu hình tròn, rồi vô tình chuyển sang chế độ chỉnh sửa công thức (bằng cách nhấn F2 hoặc bấm đúp vào ô), sau đó bạn nhấn Enter mà không thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với công thức, nó sẽ trả về số không.
Vì vậy, đây là mộtlời khuyên từ nhiều chuyên gia Excel đáng kính - hãy cố gắng tránh tham chiếu vòng trong trang tính của bạn bất cứ khi nào có thể.
Cách tìm tham chiếu vòng trong Excel
Để kiểm tra sổ làm việc Excel của bạn để tìm tham chiếu vòng, hãy thực hiện các bước sau:
- Chuyển đến tab Công thức , nhấp vào mũi tên bên cạnh Kiểm tra lỗi và trỏ tới Tham chiếu vòng tròn Tham chiếu hình tròn đã nhập cuối cùng được hiển thị ở đó.
- Nhấp vào ô được liệt kê trong Tham chiếu hình tròn và Excel sẽ đưa bạn chính xác đến ô đó.
Ngay sau khi bạn thực hiện việc này, thanh trạng thái sẽ thông báo cho bạn rằng đã tìm thấy các tham chiếu vòng tròn trong sổ làm việc của bạn và hiển thị địa chỉ của một trong các ô đó:
Nếu tìm thấy tham chiếu hình tròn trong các trang tính khác, thanh trạng thái chỉ hiển thị " Tham chiếu hình tròn " mà không có địa chỉ ô.
Lưu ý. Tính năng này bị tắt khi tùy chọn Tính toán lặp được bật, vì vậy, bạn cần tắt tính năng này trước khi bắt đầu kiểm tra sổ làm việc để tìm tham chiếu vòng.
Cách xóa tham chiếu vòng trong Excel
Đáng tiếc , không có cơ chế nào trong Excel cho phép bạn loại bỏ tất cả các công thức vòng tròn trong sổ làm việc chỉ bằng một lần bấm nút. Để loại bỏ chúng, bạn sẽ phải kiểm tra từng tham chiếu vòng riêng lẻ bằng cách thực hiện các bước trên, sau đó loại bỏ hoàn toàn một công thức vòng đã cho hoặcthay thế nó bằng một hoặc nhiều công thức đơn giản.
Cách theo dõi mối quan hệ giữa công thức và ô
Trong trường hợp khi tham chiếu vòng tròn Excel không rõ ràng, Trace Precedents và Các tính năng Trace Dependents có thể cung cấp cho bạn đầu mối bằng cách vẽ một hoặc nhiều đường cho biết những ô nào ảnh hưởng hoặc bị ảnh hưởng bởi ô đã chọn.
Để hiển thị các mũi tên theo dõi, hãy chuyển đến <1 nhóm>Công thức > Kiểm tra công thức và nhấp vào một trong các tùy chọn:
Theo dõi tiền lệ - theo dõi các ô cung cấp dữ liệu cho công thức, tức là vẽ các đường cho biết ô nào ảnh hưởng đến ô đã chọn.
Theo dõi phụ thuộc - theo dõi các ô phụ thuộc vào ô hiện hoạt, tức là vẽ các đường cho biết ô nào bị ảnh hưởng bởi ô đã chọn. Nói cách khác, nó cho biết ô nào chứa công thức tham chiếu đến ô đã chọn.
Ngoài ra, bạn có thể sử dụng các phím tắt sau:
- Trace Precedents: Alt+T U T
- Theo dõi người phụ thuộc: Alt+T U D
Để ẩn mũi tên, hãy nhấp vào nút Xóa mũi tên nằm ngay bên dưới Theo dõi người phụ thuộc .
Trong ví dụ trên, mũi tên Trace Precedents cho biết ô nào trực tiếp cung cấp dữ liệu cho B6. Như bạn có thể thấy, ô B6 cũng được bao gồm, làm cho nó trở thành tham chiếu vòng tròn và khiến công thức trả về số không. Tất nhiên cái này dễ sửa chỉ cần thay B6 thôivới B5 trong đối số của SUM: =SUM(B2:B5)
Các tham chiếu vòng khác có thể không rõ ràng và cần suy nghĩ cũng như tính toán nhiều hơn.
Đây là cách bạn xử lý các tham chiếu vòng tròn của Excel. Hy vọng rằng, hướng dẫn ngắn này đã làm sáng tỏ "điểm mù" này, và bây giờ bạn có thể nghiên cứu sâu hơn để tìm hiểu thêm. Tôi cảm ơn bạn đã đọc và mong được gặp bạn trên blog của chúng tôi vào tuần tới!
