Hướng dẫn chỉ ra cách giữ nguyên định dạng số, ngày tháng, tỷ lệ phần trăm và đơn vị tiền tệ khi thực hiện trộn thư từ Excel sang Word hoặc thay đổi nó theo ý thích của bạn.

Trong một trong những bài viết của chúng tôi Trong các bài viết trước, chúng ta đã xem xét cách trộn thư từ Excel sang Word để gửi thư hoặc email được cá nhân hóa. Hóa ra, việc sử dụng Mail Merge của Word để tự động tạo tài liệu từ trang tính Excel có thể gây ra nhiều thách thức. Một số trường có thể không được điền hoặc điền sai thông tin. Các số được định dạng đúng trong Excel có thể không xuất hiện chính xác trong tài liệu Word. Mã zip có thể mất số 0 ở đầu. Mẹo khắc phục sự cố bên dưới sẽ giúp bạn khắc phục các sự cố định dạng Trộn thư điển hình.

Cách trộn thư và giữ nguyên định dạng

Khi thực hiện trộn thư từ trang tính Excel, một số dữ liệu số của bạn có thể mất định dạng sau khi hợp nhất. Sự cố thường xảy ra với các số được định dạng dưới dạng phần trăm hoặc đơn vị tiền tệ hoặc các số chứa số 0 đứng đầu chẳng hạn như mã zip.

Nguyên nhân : Theo mặc định, Microsoft Word sử dụng kết nối OLE DB, kết nối này kéo vào thông tin chứ không phải định dạng. Kết quả là trong tài liệu Word, dữ liệu xuất hiện ở định dạng được lưu trữ nội bộ trong Excel chứ không phải ở định dạng được áp dụng cho các ô.

Để minh họa sự cố, vui lòng xem qua định dạng dữ liệu nguồn trong trang tính Excel:

Bây giờ, hãy xem điều gì xảy ra trong tài liệu trộn thư Word:

• Mã zip - xuất hiện mà không có số 0 đứng đầu. Trong Excel, số 0 đứng đầu được hiển thị vì ô có định dạng số tùy chỉnh, chẳng hạn như 00000. Trong Word, giá trị cơ bản (2451) hiển thị.
• Tiền tệ - xuất hiện mà không có tiền tệ ký hiệu, dấu tách hàng nghìn và chữ số thập phân. Trong Excel, số này được định dạng là Tiền tệ ($3.000,00). Trong Word, một số ở dạng thuần túy được hiển thị (3000).
• Phần trăm - thông thường, xuất hiện dưới dạng số thập phân tương ứng với phần trăm; trong một số trường hợp - một số dấu phẩy động. Ví dụ: 30% được định dạng là Phần trăm trong Excel có thể xuất hiện dưới dạng 0,3 hoặc 0,299999999 trong Word.
• Ngày - xuất hiện ở định dạng mặc định được đặt trong cài đặt Khu vực của bạn. Trong trường hợp của chúng tôi, ngày 20-May-22 trong Excel được chuyển thành 5/20/2022 trong Word.

Giải pháp : Để Word hiển thị mã bưu chính, ngày, giá, tỷ lệ phần trăm và các giá trị số khác ở định dạng phù hợp, hãy kết nối với sổ làm việc Excel của bạn bằng cách sử dụng Dynamic Data Exchange (DDE).

Cách sử dụng Dynamic Data Exchange để kết nối với trang tính Excel

Trước khi bắt đầu trộn thư, hãy thực hiện các bước sau trong Microsoft Word.

1. Đi tới Tệp > Tùy chọn > Nâng cao .
2. Cuộn xuống phần Chung , chọn hộp kiểm Xác nhận chuyển đổi định dạng tệp khi mở và nhấp vào OK .
3. Bắt đầu Trộn Thư của bạn như bình thường (các bước chi tiết có tại đây). Khi cần chọn người nhận, hãy chọn Sử dụng danh sách hiện có .
4. Duyệt qua bảng tính của bạn, chọn bảng tính và nhấp vào Mở (hoặc nhấp đúp vào tệp) .
5. Trong hộp thoại Xác nhận nguồn dữ liệu mở ra, hãy chọn hộp Hiển thị tất cả ở góc dưới bên trái, sau đó chọn Trang tính MS Excel qua DDE (*.xls) và nhấp vào OK .
6. Nhấp vào Toàn bộ bảng tính và OK .

Word có thể mất khá nhiều thời gian để kết nối với nguồn dữ liệu Excel của bạn qua DDE, vì vậy hãy kiên nhẫn - điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian hơn trong thời gian dài :)

Mẹo. Để ngăn nhiều lời nhắc được Word hiển thị mỗi khi bạn mở tệp dữ liệu, hãy xóa hộp kiểm Xác nhận chuyển đổi định dạng tệp khi mở sau khi kết nối với danh sách gửi thư của bạn.

Bây giờ, tất cả các giá trị số trong tài liệu trộn thư Word giữ nguyên định dạng ban đầu của chúng.

Cách định dạng các trường phối thư cụ thể

Kết nối với trang tính Excel qua DDE là cách nhanh nhất để khắc phục tất cả các vấn đề về định dạng trong một lần. Nếu giải pháp này không áp dụng cho bạn vì lý do nào đó, bạn có thể kiểm soát định dạng dữ liệu Excel trong Word bằng cách thêm một công tắc số (trước đây gọi là công tắc hình ảnh) vào một trường hợp nhất cụ thể.

A công tắc số là một loại mặt nạ cho phép bạn định dạng nội dung của mộttrường trong tài liệu Word theo cách bạn muốn. Để thêm một công tắc số, hãy thực hiện các bước sau:

1. Chọn trường hợp nhất có định dạng bạn muốn thay đổi. Đây có thể là Ngày , Tiền tệ , Phần trăm hoặc một số trường khác.
2. Nhấn Shift + F9 để hiển thị mã của trường đã chọn hoặc Alt + F9 để hiển thị mã của tất cả các trường trong tài liệu của bạn. Mã trường chung giống như { MERGEFIELD Name }.
3. Thêm mã chuyển đổi dạng số vào cuối trường.
4. Khi con trỏ ở vị trí bất kỳ trong trường, nhấn F9 để cập nhật mã .
5. Nhấn lại Shift + F9 hoặc Alt + F9 để ẩn mã trường, sau đó xem trước kết quả.

Các ví dụ sau đây sẽ giúp bạn hiểu qua một vài tình huống điển hình.

Trộn thư: định dạng số

Để các số xuất hiện ở định dạng phù hợp (giống hoặc khác với trong tệp Excel của bạn), hãy sử dụng các mã chuyển đổi số sau.

Ví dụ: để định dạng một số nguyên có dấu phân cách một nghìn, hãy sử dụng công tắc số \# ,0 để Số thực hiện ld thay đổitới:

{ MERGEFIELD Number\# ,0 }

Trộn thư: định dạng tiền tệ

Để định dạng tiền tệ trong trộn thư, đây là các mã cần sử dụng:

Ví dụ: để áp dụng định dạng đô la trong trộn thư, hãy thêm công tắc số \# $,0 vào trường Tiền tệ:

{ MERGEFIELD Currency\# $,0 }

Kết quả là số 3000 được định dạng là $3.000 không có chữ số thập phân.

Mẹo. Các ví dụ trên dành cho phối thư định dạng đô la . Thay vì ký hiệu đô la ($), bạn có thể sử dụng bất kỳ ký hiệu tiền tệ nào khác, ví dụ: € hoặc £ .

Trộn thư: định dạng phần trăm

Cách bạn định dạng phần trăm trong tài liệu phối thư Word tùy thuộc vào cách các giá trị nguồn được định dạng trong trang tính Excel của bạn.

Nếu định dạng Chung hoặc Số được sử dụng trong Excel, một số tương ứng sẽ xuất hiện trong Word. Để định dạng số đó dưới dạng phần trăm, hãy thêm một trong các công tắc số sau.

Ví dụ: để định dạng một số dưới dạng toàn bộ phần trăm, hãy chỉnh sửa trường Phần trăm như sau:

{ MERGEFIELD Percent\# 0% }

Kết quả là số 50 được định dạng là 50%.

Nếu định dạng Phần trăm được áp dụng cho các ô Excel, Word sẽ hiển thị một giá trị thực đằng sau định dạng phần trăm, là một số thập phân. Ví dụ: giá trị Excel là 50% sẽ xuất hiện dưới dạng 0,5 trong Word. Để chuyển đổi nó thành một phần trăm, trước tiên bạn cần nhân một số thập phân với 100, sau đó sử dụng một công tắc số thích hợp. Dưới đây là các bước chi tiết:

1. Chọn trường hợp nhất mà bạn muốn định dạng dưới dạng phần trăm, ví dụ: "Phần trăm". Lưu ý, nên bao gồm dấu ngoặc kép trong vùng chọn.
2. Nhấn Ctrl + F9 để ngắt trường đã chọn trong một trường khác như thế này: {«Percent» }
3. Chỉnh sửa trường sao cho bạn nhận được một trong các giá trị sau:
   • Phần trăm làm tròn số nguyên: {=«Phần trăm»*100 \# 0%}
   • Phần trăm có hai chữ số thập phân: {=«Phần trăm»*100 \# 0,00 %}
4. Đặt con trỏ ở bất kỳ đâu trong trường và nhấn F9 để cập nhật.

   Lưu ý. Trường hợp nhất chứa công thức sẽ hiển thị một giá trị, không phải tên trường, ngay cả khi không ở chế độ xem trước. Đừng lo lắng, đó là một hành vi bình thường. Để đảm bảo rằnggiá trị không tĩnh, hãy nhấp vào các mũi tên trong nhóm Kết quả xem trước để chuyển đổi giữa những người nhận. Để xem mã trường, hãy chọn giá trị và nhấn đồng thời các phím Shift + F9. Nếu tất cả được thực hiện chính xác, bạn sẽ thấy nội dung như sau:

   { ={MERGEFIELD Percent }*100 \# 0% }

Trộn thư: định dạng ngày và giờ

Giống như số và tiền tệ, bạn có thể thay đổi định dạng ngày trong phối thư bằng cách sử dụng một công tắc số. Bảng bên dưới liệt kê mã cho một số định dạng ngày/giờ thường được sử dụng.

Ví dụ: để áp dụng ngày đầy đủ , hãy thay đổi định dạng trường Hợp nhất ngày theo cách này:

{ MERGEFIELD Date\@ "dddd, MMMM dd, yyyy" }

Mẹo và lưu ý:

• Trong chuyển đổi số ngày/giờ, chữ hoa M được sử dụng cho tháng và chữ thường m cho phút.
• Ngoài các mã được liệt kê ở trên, bạn có thể sử dụng bất kỳ định dạng ngày và giờ tùy chỉnh nào khác.

Cách thay đổi định dạng củangày và giờ hiện tại trong trộn thư trong Word

Để chèn ngày và giờ hiện tại vào tài liệu trộn thư, bạn có thể sử dụng các phím tắt sau:

• Alt + Shift + D - chèn trường NGÀY hiển thị ngày hiện tại.
• Alt + Shift + T - chèn trường THỜI GIAN hiển thị thời gian hiện tại.

Thao tác này sẽ thêm ngày và giờ vào mặc định định dạng. Để thay đổi nó, bạn có thể sử dụng một công tắc số như mô tả ở trên. Hoặc bạn có thể áp dụng định dạng ngày/giờ mong muốn theo cách trực quan.

1. Chọn trường Ngày hoặc Giờ định dạng mà bạn muốn thay đổi .
2. Nhấn Shift + F9 để hiển thị mã trường, có thể trông giống như { DATE \@ "M/d/yyyy" }
3. Nhấp chuột phải vào trường đã chọn và chọn Chỉnh sửa trường… từ menu ngữ cảnh.
4. Trong hộp thoại Đã gửi , hãy chọn định dạng mong muốn cho trường Ngày và nhấp vào OK .

   Mẹo. Nếu bạn muốn giữ nguyên định dạng trong khi cập nhật , hãy chọn hộp kiểm tương ứng ở góc dưới bên phải.

Cách tránh mất các số 0 đứng đầu khi trộn thư

Trong tất cả các giá trị số, các số 0 đứng đầu sẽ bị loại bỏ trong quá trình trộn thư. Để mã zip và các số khác đi qua hợp nhất thư mà không làm mất các số 0, chúng phải được định dạng là văn bản .

Để thực hiện việc này, hãy chọn cột có số và chọn Văn bản trong SốĐịnh dạng trên tab Trang chủ .

Hoặc, bạn có thể nhấp chuột phải vào cột đã chọn, rồi nhấp vào Định dạng ô… . Trong hộp thoại Định dạng ô mở ra, trên tab Số , chọn Văn bản , sau đó nhấp vào OK .

Lưu ý quan trọng! Nếu định dạng Đặc biệt (chẳng hạn như mã Zip) hoặc Tùy chỉnh (chẳng hạn như 00000) được áp dụng cho các ô Excel của bạn, việc thay đổi nó thành định dạng Văn bản sẽ khiến các số 0 ở đầu biến mất. Sau khi định dạng các ô dưới dạng Văn bản , bạn sẽ phải xem lại từng ô và nhập số 0 bị thiếu theo cách thủ công. Để tránh nhiệm vụ khó khăn này, hãy kết nối với trang tính Excel của bạn qua DDE. Thao tác này sẽ giữ lại các định dạng số Excel ban đầu bao gồm các số 0 đứng trước.

Đó là cách giải quyết các vấn đề về định dạng trộn thư và định dạng các trường theo cách bạn muốn. Cảm ơn bạn đã đọc!