บทช่วยสอนแสดงวิธีการคงรูปแบบตัวเลข วันที่ เปอร์เซ็นต์ และสกุลเงินเมื่อทำจดหมายเวียนจาก Excel เป็น Word หรือเปลี่ยนตามที่คุณต้องการ

ในหนึ่งในของเรา บทความก่อนหน้านี้ เราได้ศึกษาวิธีการส่งจดหมายเวียนจาก Excel ไปยัง Word เพื่อส่งจดหมายส่วนบุคคลหรือข้อความอีเมล เมื่อปรากฎว่า การใช้ Mail Merge ของ Word เพื่อสร้างเอกสารโดยอัตโนมัติจากแผ่นงาน Excel อาจทำให้เกิดความท้าทายมากมาย บางฟิลด์อาจไม่มีการเติมข้อมูลหรือกรอกข้อมูลผิด ตัวเลขที่จัดรูปแบบอย่างถูกต้องใน Excel อาจแสดงไม่ถูกต้องในเอกสาร Word รหัสไปรษณีย์อาจไม่มีเลขศูนย์นำหน้า เคล็ดลับการแก้ปัญหาด้านล่างจะช่วยคุณแก้ไขปัญหาการจัดรูปแบบจดหมายเวียนโดยทั่วไป

วิธีดำเนินการจดหมายเวียนและคงการจัดรูปแบบไว้

เมื่อดำเนินการจดหมายเวียนจากแผ่นงาน Excel บาง ข้อมูลตัวเลขของคุณอาจสูญเสียการจัดรูปแบบหลังจากผ่านการผสาน ปัญหามักเกิดขึ้นกับตัวเลขที่จัดรูปแบบเป็นเปอร์เซ็นต์หรือสกุลเงิน หรือตัวเลขที่มีศูนย์นำหน้า เช่น รหัสไปรษณีย์

สาเหตุ : ตามค่าเริ่มต้น Microsoft Word จะใช้การเชื่อมต่อ OLE DB ซึ่งจะดึงข้อมูล ข้อมูลแต่ไม่ใช่รูปแบบ ด้วยเหตุนี้ ในเอกสาร Word ข้อมูลจึงปรากฏในรูปแบบที่จัดเก็บภายใน Excel ไม่ใช่รูปแบบที่ใช้กับเซลล์

เพื่ออธิบายปัญหา โปรดดูที่ รูปแบบข้อมูลต้นทางในแผ่นงาน Excel:

ตอนนี้ ดูว่าเกิดอะไรขึ้นในเอกสารจดหมายเวียนของ Word:

• รหัสไปรษณีย์ - ปรากฏขึ้นโดยไม่มีศูนย์นำหน้า ใน Excel เลขศูนย์นำหน้าจะแสดงขึ้นเนื่องจากเซลล์มีรูปแบบตัวเลขที่กำหนดเอง เช่น 00000 ใน Word ค่าพื้นฐาน (2451) จะปรากฏขึ้น
• สกุลเงิน - ปรากฏขึ้นโดยไม่มีสกุลเงิน สัญลักษณ์ ตัวคั่นหลักพัน และตำแหน่งทศนิยม ใน Excel ตัวเลขจะถูกจัดรูปแบบเป็นสกุลเงิน ($3,000.00) ใน Word ตัวเลขในรูปแบบบริสุทธิ์จะแสดง (3000)
• เปอร์เซ็นต์ - โดยปกติแล้ว จะปรากฏเป็นตัวเลขทศนิยมที่สอดคล้องกับเปอร์เซ็นต์ ในบางกรณี - ตัวเลขทศนิยม ตัวอย่างเช่น 30% ที่จัดรูปแบบเป็นเปอร์เซ็นต์ใน Excel อาจปรากฏเป็น 0.3 หรือ 0.299999999 ใน Word
• วันที่ - ปรากฏในรูปแบบเริ่มต้นในการตั้งค่าภูมิภาคของคุณ ในกรณีของเรา วันที่ 20-22 พฤษภาคม-22 ของ Excel เปลี่ยนเป็นวันที่ 20/5/2022 ใน Word

วิธีแก้ไข : เพื่อให้ Word แสดงรหัสไปรษณีย์ วันที่ ราคา เปอร์เซ็นต์และค่าตัวเลขอื่นๆ ในรูปแบบที่ถูกต้อง เชื่อมต่อกับสมุดงาน Excel โดยใช้ Dynamic Data Exchange (DDE)

วิธีใช้ Dynamic Data Exchange เพื่อเชื่อมต่อกับแผ่นงาน Excel

ก่อนที่จะเริ่มจดหมายเวียน ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้ใน Microsoft Word

1. ไปที่ ไฟล์ > ตัวเลือก > ขั้นสูง .
2. เลื่อนลงไปที่ส่วน ทั่วไป เลือกช่องทำเครื่องหมาย ยืนยันการแปลงรูปแบบไฟล์เมื่อเปิด และคลิก ตกลง
3. เริ่ม Mail Merge ตามปกติ (ดูขั้นตอนโดยละเอียดได้ที่นี่) เมื่อเลือกผู้รับ ให้เลือก ใช้รายชื่อที่มีอยู่ .
4. เรียกดูสเปรดชีตของคุณ เลือกรายการ แล้วคลิก เปิด (หรือดับเบิลคลิกที่ไฟล์) .
5. ในกล่องโต้ตอบ ยืนยันแหล่งข้อมูล ที่เปิดขึ้น ให้เลือกช่อง แสดงทั้งหมด ที่มุมล่างซ้าย จากนั้นเลือก แผ่นงาน MS Excel ผ่าน DDE (*.xls) แล้วคลิก ตกลง
6. คลิก สเปรดชีตทั้งหมด และ ตกลง

อาจใช้เวลาสักครู่ในการเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูล Excel ของคุณผ่าน DDE ดังนั้นโปรดอดใจรอ - การดำเนินการนี้จะช่วยให้คุณประหยัดเวลาได้มากขึ้นในระยะยาว :)

เคล็ดลับ เพื่อป้องกันไม่ให้ Word แสดงข้อความแจ้งหลายรายการทุกครั้งที่คุณเปิดไฟล์ข้อมูล ให้ล้างกล่องกาเครื่องหมาย ยืนยันการแปลงรูปแบบไฟล์เมื่อเปิดอยู่ หลังจากเชื่อมต่อกับรายชื่ออีเมลของคุณแล้ว

ตอนนี้ ค่าตัวเลขทั้งหมดใน เอกสารจดหมายเวียนของ Word จะรักษารูปแบบเดิมไว้

วิธีจัดรูปแบบช่องจดหมายเวียนเฉพาะ

การเชื่อมต่อกับแผ่นงาน Excel ผ่าน DDE เป็นวิธีที่เร็วที่สุดในการแก้ไขปัญหาการจัดรูปแบบทั้งหมดในครั้งเดียว หากโซลูชันนี้ใช้ไม่ได้ด้วยเหตุผลบางประการ คุณสามารถควบคุมการจัดรูปแบบของข้อมูล Excel ใน Word ได้โดยเพิ่มสวิตช์ตัวเลข (เดิมเรียกว่าสวิตช์รูปภาพ) ลงในช่องผสานที่ต้องการ

A สวิตช์ตัวเลข เป็นมาสก์ชนิดหนึ่งที่ให้คุณจัดรูปแบบเนื้อหาของในเอกสาร Word ตามที่คุณต้องการ ในการเพิ่มการสลับตัวเลข ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. เลือกฟิลด์ผสานที่คุณต้องการเปลี่ยนรูปแบบ อาจเป็น วันที่ , สกุลเงิน , เปอร์เซ็นต์ หรือช่องอื่นๆ
2. กด Shift + F9 เพื่อแสดงรหัสของช่องที่เลือกหรือ Alt + F9 เพื่อแสดงรหัสของฟิลด์ทั้งหมดในเอกสารของคุณ โค้ดฟิลด์ทั่วไปมีลักษณะดังนี้ { MERGEFIELD Name }.
3. เพิ่มโค้ดสวิตช์ตัวเลขที่ท้ายฟิลด์
4. เมื่อวางเคอร์เซอร์ไว้ที่ใดก็ได้ในฟิลด์ ให้กด F9 เพื่ออัปเดต .
5. กด Shift + F9 หรือ Alt + F9 อีกครั้งเพื่อซ่อนรหัสฟิลด์ จากนั้นดูตัวอย่างผลลัพธ์

ตัวอย่างต่อไปนี้จะช่วยให้คุณเข้าใจสถานการณ์ทั่วไปบางสถานการณ์

จดหมายเวียน: รูปแบบตัวเลข

หากต้องการให้ตัวเลขปรากฏในรูปแบบที่ถูกต้อง (เหมือนหรือแตกต่างจากในไฟล์ Excel) ให้ใช้โค้ดสลับตัวเลขต่อไปนี้

ตัวอย่างเช่น ในการจัดรูปแบบ จำนวนเต็มที่มีตัวคั่นหลักพัน ใช้สวิตช์ตัวเลข \# ,0 ดังนั้น Number fie ld การเปลี่ยนแปลงถึง:

{ MERGEFIELD Number\# ,0 }

จดหมายเวียน: รูปแบบสกุลเงิน

หากต้องการจัดรูปแบบสกุลเงินในจดหมายเวียน รหัสเหล่านี้คือรหัสที่จะใช้:

ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการใช้รูปแบบดอลลาร์ในจดหมายเวียน ให้เพิ่มสวิตช์ตัวเลข \# $,0 ลงในฟิลด์สกุลเงิน:

{ MERGEFIELD Currency\# $,0 }

ด้วยเหตุนี้ ตัวเลข 3000 จึงมีรูปแบบเป็น $3,000 โดยไม่มีทศนิยม

เคล็ดลับ ตัวอย่างข้างต้นใช้สำหรับจดหมายเวียน รูปแบบดอลลาร์ แทนที่จะใช้เครื่องหมายดอลลาร์ ($) คุณสามารถใช้สัญลักษณ์สกุลเงินอื่นๆ เช่น € หรือ ปอนด์ .

จดหมายเวียน: รูปแบบเปอร์เซ็นต์

วิธีที่คุณจัดรูปแบบเปอร์เซ็นต์ในเอกสารจดหมายเวียนของ Word จะขึ้นอยู่กับค่าแหล่งที่มา ถูกจัดรูปแบบในแผ่นงาน Excel ของคุณ

หากใช้รูปแบบ ทั่วไป หรือ ตัวเลข ใน Excel ตัวเลขที่เกี่ยวข้องจะปรากฏใน Word หากต้องการจัดรูปแบบตัวเลขนั้นเป็นเปอร์เซ็นต์ ให้เพิ่มหนึ่งในสวิตช์ตัวเลขต่อไปนี้

เช่น หากต้องการจัดรูปแบบตัวเลข เป็นเปอร์เซ็นต์ทั้งหมด แก้ไขฟิลด์ เปอร์เซ็นต์ ดังนี้:

{ MERGEFIELD Percent\# 0% }

ด้วยเหตุนี้ ตัวเลข 50 จึงจัดรูปแบบเป็น 50%

หากใช้รูปแบบเปอร์เซ็นต์กับเซลล์ Excel Word จะแสดงค่าจริงหลังการจัดรูปแบบเปอร์เซ็นต์ ซึ่งเป็นเลขฐานสิบ ตัวอย่างเช่น ค่า Excel 50% จะปรากฏเป็น 0.5 ใน Word หากต้องการแปลงเป็นเปอร์เซ็นต์ คุณต้องคูณทศนิยมด้วย 100 ก่อน จากนั้นจึงใช้สวิตช์ตัวเลขที่เหมาะสม นี่คือขั้นตอนโดยละเอียด:

1. เลือกฟิลด์ผสานที่คุณต้องการจัดรูปแบบเป็นเปอร์เซ็นต์ เช่น «ร้อยละ». หมายเหตุ ควรใส่เครื่องหมายอัญประกาศไว้ในส่วนที่เลือก
2. กด Ctrl + F9 เพื่อล้อมช่องที่เลือกไว้ในช่องอื่นดังนี้: { «เปอร์เซ็นต์»
3. แก้ไขช่องเพื่อให้คุณ รับค่าใดค่าหนึ่งต่อไปนี้:
   • เปอร์เซ็นต์ทั้งหมดปัดเศษ: {=«เปอร์เซ็นต์»*100 \# 0%}
   • เปอร์เซ็นต์ที่มีทศนิยมสองตำแหน่ง: {=«เปอร์เซ็นต์»*100 \# 0.00 %}
4. วางเคอร์เซอร์ที่ใดก็ได้ในช่องแล้วกด F9 เพื่ออัปเดต

   หมายเหตุ เขตข้อมูลผสานที่มีสูตรจะแสดงค่า ไม่ใช่ชื่อเขตข้อมูล แม้ว่าจะไม่ได้อยู่ในโหมดแสดงตัวอย่างก็ตาม ไม่ต้องกังวล มันเป็นพฤติกรรมปกติ เพื่อให้แน่ใจว่าค่าไม่คงที่ คลิกลูกศรในกลุ่ม แสดงตัวอย่างผลลัพธ์ เพื่อสลับระหว่างผู้รับ หากต้องการดูรหัสฟิลด์ ให้เลือกค่าและกดแป้น Shift + F9 พร้อมกัน หากทำทุกอย่างถูกต้อง คุณจะเห็นข้อความดังนี้:

   { ={MERGEFIELD Percent }*100 \# 0% }

จดหมายเวียน: รูปแบบวันที่และเวลา

เช่นเดียวกับตัวเลขและสกุลเงิน คุณสามารถเปลี่ยนรูปแบบวันที่ในจดหมายเวียนได้โดยใช้สวิตช์ตัวเลข ตารางด้านล่างแสดงรหัสสำหรับรูปแบบวันที่/เวลาที่ใช้กันทั่วไปบางรูปแบบ

ตัวอย่างเช่น หากต้องการใช้ วันที่แบบเต็ม รูปแบบ เปลี่ยนรูปแบบฟิลด์วันที่ผสานด้วยวิธีนี้:

{ MERGEFIELD Date\@ "dddd, MMMM dd, yyyy" }

เคล็ดลับและหมายเหตุ:

• ในการสลับตัวเลขวันที่/เวลา ตัวพิมพ์ใหญ่ M ใช้สำหรับเดือน และตัวพิมพ์เล็ก m สำหรับนาที
• นอกเหนือจากรหัสที่แสดงด้านบน คุณสามารถใช้รูปแบบวันที่และเวลาที่กำหนดเองอื่นๆ ได้

วิธีการเปลี่ยนรูปแบบของไฟล์วันที่และเวลาปัจจุบันในจดหมายเวียนของ Word

หากต้องการแทรกวันที่และเวลาปัจจุบันของวันนี้ในเอกสารจดหมายเวียน คุณสามารถใช้ทางลัดต่อไปนี้:

• Alt + Shift + D - แทรก ช่อง DATE ที่แสดงวันที่ปัจจุบัน
• Alt + Shift + T - แทรกช่อง TIME ที่แสดงเวลาปัจจุบัน

สิ่งนี้จะเพิ่มวันที่และเวลาในค่าเริ่มต้น รูปแบบ. หากต้องการเปลี่ยน คุณสามารถใช้สวิตช์ตัวเลขตามที่อธิบายไว้ข้างต้น หรือคุณสามารถใช้การจัดรูปแบบวันที่/เวลาที่ต้องการในลักษณะที่มองเห็นได้

1. เลือกช่อง วันที่ หรือ เวลา รูปแบบที่คุณต้องการเปลี่ยน .
2. กด Shift + F9 เพื่อแสดงรหัสฟิลด์ ซึ่งอาจมีลักษณะดังนี้ { DATE \@ "M/d/yyyy"
3. คลิกขวาที่ฟิลด์ที่เลือกแล้วเลือก แก้ไขฟิลด์... จากเมนูบริบท
4. ในกล่องโต้ตอบ ไฟล์ เลือกรูปแบบที่ต้องการสำหรับฟิลด์ วันที่ แล้วคลิก ตกลง

   เคล็ดลับ หากคุณต้องการ รักษาการจัดรูปแบบระหว่างการอัปเดต ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายที่เกี่ยวข้องที่มุมขวาล่าง

วิธีหลีกเลี่ยงการสูญเสียเลขศูนย์นำหน้าในจดหมายเวียน

ในค่าตัวเลขทั้งหมด เลขศูนย์นำหน้าจะถูกตัดออกระหว่างจดหมายเวียน เพื่อให้รหัสไปรษณีย์และตัวเลขอื่นๆ เข้ามาในจดหมายเวียนโดยไม่เสียศูนย์ ควรจัดรูปแบบเป็น ข้อความ .

หากต้องการดำเนินการ ให้เลือกคอลัมน์ที่มีตัวเลขแล้วเลือก ข้อความ ใน ตัวเลขกล่องรูปแบบ บนแท็บ หน้าแรก

อีกวิธีหนึ่ง คุณสามารถคลิกขวาที่คอลัมน์ที่เลือก จากนั้นคลิก จัดรูปแบบเซลล์... ในกล่องโต้ตอบ จัดรูปแบบเซลล์ ที่เปิดขึ้น บนแท็บ ตัวเลข เลือก ข้อความ แล้วคลิก ตกลง

หมายเหตุสำคัญ! ถ้ารูปแบบ พิเศษ (เช่น รหัสไปรษณีย์) หรือกำหนดเอง (เช่น 00000) ใช้กับเซลล์ Excel ของคุณ การเปลี่ยนรูปแบบเป็น ข้อความ จะทำให้เลขศูนย์นำหน้าหายไป หลังจากจัดรูปแบบเซลล์เป็น ข้อความ คุณจะต้องตรวจสอบแต่ละเซลล์และพิมพ์เลขศูนย์ที่ขาดหายไปด้วยตนเอง เพื่อหลีกเลี่ยงงานที่น่ากังวลนี้ ให้เชื่อมต่อกับแผ่นงาน Excel ของคุณผ่าน DDE วิธีนี้จะคงรูปแบบตัวเลข Excel เดิมไว้ รวมทั้งเลขศูนย์ที่นำหน้าด้วย

นั่นคือวิธีแก้ปัญหาการจัดรูปแบบจดหมายเวียนและจัดรูปแบบเขตข้อมูลตามที่คุณต้องการ ขอบคุณที่อ่าน!