ट्यूटोरियल दिखाता है कि एक्सेल से वर्ड में मेल मर्ज करते समय संख्याओं, तिथियों, प्रतिशत और मुद्रा का प्रारूप कैसे रखा जाए या इसे अपनी पसंद के अनुसार बदलें।

हमारे एक में पिछले लेखों में, हमने देखा कि वैयक्तिकृत पत्र या ईमेल संदेश भेजने के लिए एक्सेल से वर्ड में मेल मर्ज कैसे करें। जैसा कि यह निकला, एक्सेल वर्कशीट से दस्तावेज़ के निर्माण को स्वचालित करने के लिए वर्ड के मेल मर्ज का उपयोग करने से बहुत सारी चुनौतियाँ पेश हो सकती हैं। हो सकता है कि कुछ फ़ील्ड पॉप्युलेट न हों या गलत जानकारी से भरे हों। एक्सेल में उचित रूप से स्वरूपित संख्याएं वर्ड दस्तावेज़ में सही ढंग से प्रकट नहीं हो सकती हैं। ज़िप कोड आगे के शून्य खो सकते हैं। नीचे दी गई समस्या निवारण युक्तियाँ आपको सामान्य मेल मर्ज फ़ॉर्मेटिंग समस्याओं को ठीक करने में मदद करेंगी।

मेल मर्ज कैसे करें और फ़ॉर्मेटिंग कैसे जारी रखें

एक्सेल वर्कशीट से मेल मर्ज करते समय, कुछ मर्ज के माध्यम से आने के बाद आपके सांख्यिक डेटा का स्वरूपण खो सकता है। समस्याएँ आमतौर पर प्रतिशत या मुद्रा के रूप में स्वरूपित संख्याओं या ज़िप कोड जैसे अग्रणी शून्य वाली संख्याओं के साथ होती हैं।

जानकारी लेकिन प्रारूप नहीं। परिणामस्वरूप, एक वर्ड दस्तावेज़ में, डेटा उस प्रारूप में प्रकट होता है जिसमें इसे एक्सेल में आंतरिक रूप से संग्रहीत किया जाता है, न कि कोशिकाओं पर लागू प्रारूप में।

समस्या का वर्णन करने के लिए, कृपया इस पर एक नज़र डालें एक्सेल वर्कशीट में स्रोत डेटा प्रारूप:

अब, देखें कि वर्ड मेल मर्ज दस्तावेज़ में क्या होता है:

• ज़िप कोड - शून्य के बिना दिखाई देता है। एक्सेल में, एक अग्रणी शून्य प्रदर्शित होता है क्योंकि एक सेल में एक कस्टम संख्या प्रारूप होता है जैसे कि 00000। वर्ड में, एक अंतर्निहित मान (2451) दिखाई देता है।
• मुद्रा - मुद्रा के बिना दिखाई देता है प्रतीक, हजार विभाजक और दशमलव स्थान। Excel में, संख्या को मुद्रा ($3,000.00) के रूप में स्वरूपित किया जाता है। वर्ड में, अपने शुद्ध रूप में एक संख्या (3000) प्रदर्शित होती है।
• प्रतिशत - सामान्य रूप से, प्रतिशत के अनुरूप दशमलव संख्या के रूप में प्रकट होता है; कुछ मामलों में - एक फ़्लोटिंग-पॉइंट नंबर। उदाहरण के लिए, Excel में प्रतिशत के रूप में स्वरूपित 30% Word में 0.3 या 0.299999999 के रूप में दिखाई दे सकता है।
• दिनांक - आपकी क्षेत्र सेटिंग में निर्धारित डिफ़ॉल्ट प्रारूप में दिखाई देता है। हमारे मामले में, एक्सेल की दिनांक 20-मई-22 को वर्ड में 5/20/2022 में बदल दिया गया है। सही प्रारूप में प्रतिशत और अन्य संख्यात्मक मान, डायनेमिक डेटा एक्सचेंज (DDE) का उपयोग करके अपनी एक्सेल वर्कबुक से कनेक्ट करें।

एक्सेल शीट से कनेक्ट करने के लिए डायनेमिक डेटा एक्सचेंज का उपयोग कैसे करें

मेल मर्ज शुरू करने से पहले, Microsoft Word में निम्न चरणों का पालन करें।

1. फ़ाइल > विकल्प > उन्नत ।
2. नीचे सामान्य अनुभाग तक स्क्रॉल करें, चेक बॉक्स खुले पर फ़ाइल प्रारूप रूपांतरण की पुष्टि करें और ठीक पर क्लिक करें।
3. अपना मेल मर्ज हमेशा की तरह शुरू करें (विस्तृत चरण यहां हैं)। जब प्राप्तकर्ताओं का चयन करने की बात आती है, तो मौजूदा सूची का उपयोग करें चुनें।
4. अपनी स्प्रैडशीट में ब्राउज़ करें, इसे चुनें, और खोलें पर क्लिक करें (या फ़ाइल पर डबल-क्लिक करें) .
5. खुलने वाले डेटा स्रोत की पुष्टि करें डायलॉग बॉक्स में, निचले बाएँ कोने में सभी दिखाएँ बॉक्स को चेक करें, फिर MS Excel Worksheets via DDE चुनें (*.xls) , और ठीक क्लिक करें।
6. संपूर्ण स्प्रेडशीट , और ठीक क्लिक करें।

DDE के माध्यम से आपके Excel डेटा स्रोत से कनेक्ट होने में Word को कुछ समय लग सकता है, इसलिए कृपया धैर्य रखें - यह लंबे समय में आपका और भी अधिक समय बचाएगा :)

युक्ति। हर बार जब आप डेटा फ़ाइल खोलते हैं तो वर्ड द्वारा प्रदर्शित कई संकेतों को रोकने के लिए, अपनी मेलिंग सूची से कनेक्ट करने के बाद खुले पर फ़ाइल स्वरूप रूपांतरण की पुष्टि करें चेक बॉक्स को साफ़ करें।

अब, इसमें सभी संख्यात्मक मान Word मेल मर्ज दस्तावेज़ अपने मूल स्वरूप को बनाए रखता है।

विशिष्ट मेल मर्ज फ़ील्ड को कैसे प्रारूपित करें

डीडीई के माध्यम से एक्सेल वर्कशीट से कनेक्ट करना सभी स्वरूपण समस्याओं को एक बार में ठीक करने का सबसे तेज़ तरीका है। यदि यह समाधान किसी कारण से आप पर लागू नहीं होता है, तो आप किसी विशेष मर्ज फ़ील्ड में एक संख्यात्मक स्विच (जिसे पहले चित्र स्विच कहा जाता था) जोड़कर Word में Excel डेटा के स्वरूपण को नियंत्रित कर सकते हैं।

A न्यूमेरिक स्विच एक प्रकार का मास्क है जो आपको a की सामग्री को प्रारूपित करने देता हैकिसी Word दस्तावेज़ में फ़ील्ड जैसा आप चाहते हैं। एक संख्यात्मक स्विच जोड़ने के लिए, इन चरणों का पालन करें:

1. मर्ज फ़ील्ड का चयन करें जिसका प्रारूप आप बदलना चाहते हैं। यह दिनांक , मुद्रा , प्रतिशत या कोई अन्य क्षेत्र हो सकता है।
2. चयनित क्षेत्र की कोडिंग प्रदर्शित करने के लिए Shift + F9 दबाएं या Alt + F9 आपके दस्तावेज़ में सभी क्षेत्रों के कोड का खुलासा करने के लिए। एक सामान्य फ़ील्ड कोड {MERGEFIELD नाम} जैसा कुछ दिखता है।
3. फ़ील्ड के अंत में एक संख्यात्मक स्विच कोड जोड़ें।
4. फ़ील्ड में कहीं भी कर्सर के साथ, इसे अपडेट करने के लिए F9 दबाएं .
5. फ़ील्ड कोड को छिपाने के लिए फिर से Shift + F9 या Alt + F9 दबाएं, और फिर परिणाम का पूर्वावलोकन करें।

निम्नलिखित उदाहरण आपको कुछ विशिष्ट परिदृश्यों से परिचित कराएंगे।

मेल मर्ज: संख्या प्रारूप

संख्याओं को सही प्रारूप में प्रदर्शित करने के लिए (आपकी एक्सेल फ़ाइल के समान या भिन्न), निम्नलिखित संख्यात्मक स्विच कोड का उपयोग करें।

उदाहरण के लिए, प्रारूपित करने के लिए एक हजार विभाजक के साथ एक पूर्ण संख्या, संख्यात्मक स्विच का उपयोग करें \# ,0 तो संख्या फाई एलडी परिवर्तनto:

{ MERGEFIELD Number\# ,0 }

Mail Merge: Currency Format

Mail Merge में Currency Format करने के लिए, ये कोड उपयोग करने के लिए हैं:

उदाहरण के लिए, मेल मर्ज में एक डॉलर प्रारूप लागू करने के लिए, मुद्रा फ़ील्ड में संख्यात्मक स्विच \# $,0 जोड़ें:

{ MERGEFIELD Currency\# $,0 }

परिणामस्वरूप, संख्या 3000 $3,000 के रूप में बिना किसी दशमलव स्थान के प्रारूपित हो जाती है।

युक्ति। उपरोक्त उदाहरण मेल मर्ज डॉलर प्रारूप के लिए हैं। डॉलर चिह्न ($) के बजाय, आप किसी अन्य मुद्रा प्रतीकों का उपयोग कर सकते हैं, उदा। € या £ ।

मेल मर्ज: प्रतिशत प्रारूप

जिस तरह से आप वर्ड मेल मर्ज दस्तावेज़ में प्रतिशत को प्रारूपित करते हैं, वह इस बात पर निर्भर करता है कि स्रोत का मान कैसा है आपकी एक्सेल शीट में स्वरूपित हैं।

यदि सामान्य या संख्या प्रारूप का उपयोग एक्सेल में किया जाता है, तो वर्ड में एक संबंधित संख्या दिखाई देगी। उस संख्या को प्रतिशत के रूप में प्रारूपित करने के लिए, निम्न में से एक संख्यात्मक स्विच जोड़ें। 24>विवरण \#0.00% 30 30.00% दो दशमलव स्थानों के साथ एक संख्या को प्रतिशत के रूप में प्रारूपित करता है \# 0% 30 30% संख्या को पूर्ण प्रतिशत के रूप में प्रारूपित करता है

उदाहरण के लिए, किसी संख्या को प्रारूपित करने के लिए पूरे प्रतिशत के रूप में, प्रतिशत फ़ील्ड को निम्नानुसार संपादित करें:

{ MERGEFIELD Percent\# 0% }

नतीजतन, संख्या 50 को 50% के रूप में स्वरूपित किया गया है।

यदि प्रतिशत स्वरूप एक्सेल सेल पर लागू किया जाता है, तो Word प्रतिशत स्वरूपण के पीछे एक वास्तविक मान प्रदर्शित करेगा, जो एक दशमलव संख्या है। उदाहरण के लिए, 50% का एक्सेल मान वर्ड में 0.5 के रूप में दिखाई देगा। इसे प्रतिशत में बदलने के लिए, आपको पहले एक दशमलव को 100 से गुणा करना होगा, और फिर उपयुक्त संख्यात्मक स्विच का उपयोग करना होगा। यहां विस्तृत चरण दिए गए हैं:

1. उस मर्ज फ़ील्ड का चयन करें जिसे आप प्रतिशत के रूप में प्रारूपित करना चाहते हैं, उदा. «प्रतिशत»। ध्यान दें, उद्धरण चिह्नों को चयन में शामिल किया जाना चाहिए।
2. चयनित फ़ील्ड को इस तरह से दूसरे में लपेटने के लिए Ctrl + F9 दबाएं: { «प्रतिशत»
3. फ़ील्ड को संपादित करें ताकि आप निम्नलिखित में से कोई एक प्राप्त करें:
   • पूर्ण प्रतिशत: {= «प्रतिशत»*100 \# 0%
   • दो दशमलव स्थानों के साथ प्रतिशत: {= «प्रतिशत»*100 \# 0.00 %
4. कर्सर को फ़ील्ड में कहीं भी रखें और इसे अपडेट करने के लिए F9 दबाएं।

   ध्यान दें। फ़ॉर्मूला वाली मर्ज फ़ील्ड एक मान प्रदर्शित करेगी, न कि फ़ील्ड का नाम, भले ही वह पूर्वावलोकन मोड में न हो। चिंता न करें, यह एक सामान्य व्यवहार है। सुनिश्चित करने के लिएमान स्थिर नहीं है, प्राप्तकर्ताओं के बीच स्विच करने के लिए पूर्वावलोकन परिणाम समूह में तीरों पर क्लिक करें। फ़ील्ड कोड देखने के लिए, मान का चयन करें और Shift + F9 कुंजियों को एक साथ दबाएं। यदि सब कुछ सही ढंग से किया गया है, तो आप कुछ इस तरह देखेंगे:

   { ={MERGEFIELD Percent }*100 \# 0% }

मेल मर्ज: दिनांक और समय प्रारूप

संख्याओं और मुद्रा के साथ, आप संख्यात्मक स्विच का उपयोग करके मेल मर्ज में दिनांक स्वरूप बदल सकते हैं। नीचे दी गई तालिका कुछ सामान्य रूप से उपयोग किए जाने वाले दिनांक/समय प्रारूपों के लिए कोड सूचीबद्ध करती है।

उदाहरण के लिए, पूरी तारीख<लागू करने के लिए 13> प्रारूप में, दिनांक मर्ज फ़ील्ड प्रारूप को इस प्रकार बदलें:

{ MERGEFIELD Date\@ "dddd, MMMM dd, yyyy" }

युक्तियाँ और नोट:

• दिनांक/समय संख्यात्मक स्विच में, अपरकेस M का उपयोग महीनों के लिए और लोअरकेस m मिनटों के लिए किया जाता है।
• ऊपर सूचीबद्ध कोड के अलावा, आप किसी भी अन्य कस्टम दिनांक और समय प्रारूपों का उपयोग कर सकते हैं।

कैसे प्रारूप बदलने के लिएवर्ड मेल मर्ज में वर्तमान दिनांक और समय

मेल मर्ज दस्तावेज़ में आज की तिथि और वर्तमान समय सम्मिलित करने के लिए, आप निम्न शॉर्टकट का उपयोग कर सकते हैं:

• Alt + Shift + D - सम्मिलित करें DATE फ़ील्ड जो वर्तमान तिथि प्रदर्शित करती है।
• Alt + Shift + T - वह TIME फ़ील्ड डालें जो वर्तमान समय प्रदर्शित करती है।

यह डिफ़ॉल्ट में दिनांक और समय जोड़ देगा प्रारूप। इसे बदलने के लिए, आप ऊपर बताए अनुसार एक संख्यात्मक स्विच का उपयोग कर सकते हैं। या आप वांछित दिनांक/समय स्वरूपण को विज़ुअल तरीके से लागू कर सकते हैं।

1. दिनांक या समय फ़ील्ड का चयन करें जिसका प्रारूप आप बदलना चाहते हैं .
2. फ़ील्ड कोडिंग प्रदर्शित करने के लिए Shift + F9 दबाएं, जो { DATE \@ "M/d/yyyy" जैसा कुछ दिख सकता है
3. चयनित फ़ील्ड पर राइट-क्लिक करें और <12 चुनें>एडिट फील्ड... कॉन्टेक्स्ट मेन्यू से।
4. फाइल संवाद बॉक्स में, दिनांक फ़ील्ड के लिए वांछित प्रारूप का चयन करें, और ठीक पर क्लिक करें।

   युक्ति। अगर आप अद्यतन के दौरान स्वरूपण को संरक्षित करना चाहते हैं , तो निचले दाएं कोने में संबंधित चेक बॉक्स का चयन करें।

मेल मर्ज में अग्रणी शून्य खोने से कैसे बचें

सभी सांख्यिक मानों में, मेल मर्ज के दौरान अग्रणी शून्य हटा दिए जाते हैं। ज़िप कोड और अन्य नंबरों के लिए शून्य खोए बिना मेल मर्ज के माध्यम से आने के लिए, उन्हें टेक्स्ट के रूप में स्वरूपित किया जाना चाहिए।

ऐसा करने के लिए, संख्याओं वाले कॉलम का चयन करें और चुनें पाठ संख्या में होम टैब पर प्रारूप बॉक्स।

वैकल्पिक रूप से, आप चयनित कॉलम पर राइट-क्लिक कर सकते हैं, और फिर सेल फ़ॉर्मेट करें... क्लिक कर सकते हैं। फ़ॉर्मेट सेल डायलॉग बॉक्स जो खुलता है, नंबर टैब पर, टेक्स्ट चुनें और फिर ओके पर क्लिक करें।

महत्वपूर्ण नोट! यदि विशेष (जैसे ज़िप कोड) या कस्टम (जैसे 00000) प्रारूप आपके एक्सेल सेल पर लागू होता है, तो इसे पाठ प्रारूप में बदलने से अग्रणी शून्य गायब हो जाएंगे। सेल को टेक्स्ट के रूप में फॉर्मेट करने के बाद, आपको प्रत्येक सेल की समीक्षा करनी होगी और मैन्युअल रूप से लापता शून्य टाइप करना होगा। इस कठिन कार्य से बचने के लिए, डीडीई के माध्यम से अपनी एक्सेल शीट से जुड़ें। यह पिछले शून्य सहित मूल एक्सेल संख्या स्वरूपों को बनाए रखेगा।

मेल मर्ज स्वरूपण समस्याओं को हल करने और फ़ील्ड को अपने इच्छित तरीके से प्रारूपित करने का तरीका यही है। पढ़ने के लिए धन्यवाद!