Satura rādītājs
Šajā pamācībā ir parādīts, kā saglabāt skaitļu, datumu, procentu un valūtas formatējumu, veicot pasta apvienošanu no Excel uz Word, vai mainīt to pēc savām vēlmēm.
Vienā no mūsu iepriekšējiem rakstiem mēs aplūkojām, kā no Excel uz Word veikt pasta apvienošanu, lai nosūtītu personalizētas vēstules vai e-pasta ziņojumus. Kā izrādījās, izmantojot Word pasta apvienošanu, lai automatizētu dokumenta izveidi no Excel darblapas, var rasties daudz problēmu. Daži lauki var nebūt aizpildīti vai aizpildīti ar nepareizu informāciju. Excel pareizi formatēti skaitļi var netikt pareizi parādīti programmā.Word dokumentā. Zip kodiem var pazust sākuma nulles. Tālāk sniegtie problēmu novēršanas padomi palīdzēs novērst tipiskas Mail Merge formatēšanas problēmas.
Kā apvienot pastu un saglabāt formatējumu
Veicot pasta apvienošanu no Excel darblapas, daži skaitliskie dati pēc apvienošanas var zaudēt formatējumu. Šīs problēmas parasti rodas, ja skaitļi ir formatēti kā procenti vai valūta, vai ja tie satur nulles, piemēram, pasta indeksus.
Cēlonis : Pēc noklusējuma Microsoft Word izmanto OLE DB savienojumu, kas ievelk informāciju, bet ne formātus. Rezultātā Word dokumentā dati tiek parādīti tādā formātā, kādā tie tiek iekšēji saglabāti programmā Excel, nevis šūnām piemērotajā formātā.
Lai ilustrētu problēmu, aplūkojiet avota datu formātus Excel darblapā: 
Tagad apskatiet, kas notiek Word pasta apvienošanas dokumentā: 
- Indekss - Excel programmā priekšējā nulle tiek parādīta, jo šūnai ir pielāgots skaitļa formāts, piemēram, 00000. Word programmā tiek parādīta pamatvērtība (2451).
- Valūta - Excel programmā šis skaitlis tiek formatēts kā valūta (3000,00 USD). Word programmā tiek parādīts skaitlis tīrā formā (3000).
- Procentuālā daļa - parasti parādās kā procentam atbilstošs decimālskaitlis; dažos gadījumos - kā skaitlis ar mainīgo komats. Piemēram, 30%, kas Excel programmā formatēti kā procenti, Word programmā var parādīties kā 0,3 vai 0,29999999999.
- Datums - tiek parādīts reģiona iestatījumos iestatītajā noklusējuma formātā. Mūsu gadījumā Excel datums 20.-22. maijs tiek pārveidots Word programmā par 5/20/2022.
Risinājums : Lai Word pareizā formātā attēlotu pasta kodus, datumus, cenas, procentus un citas skaitliskās vērtības, izveidojiet savienojumu ar Excel darbgrāmatu, izmantojot Dinamiska datu apmaiņa (DDE).
Kā izmantot dinamisko datu apmaiņu, lai izveidotu savienojumu ar Excel lapu
Pirms sākt pasta apvienošanu, programmā Microsoft Word izpildiet šādas darbības.
- Iet uz Failu> opcijas> Izvērsts .
- Ritiniet uz leju līdz Vispārīgi sadaļā atzīmējiet izvēles rūtiņu Apstipriniet faila formāta konvertēšanu, kad atvērts un noklikšķiniet uz LABI .
- Sāciet Mail Merge kā parasti (detalizēti soļi ir šeit). Kad ir jāizvēlas saņēmēji, izvēlieties. Izmantot esošo sarakstu .
- Pārlūkojiet savu izklājlapu, atlasiet to un noklikšķiniet uz Atvērt (vai divreiz noklikšķiniet uz faila).
- In the Apstiprināt datu avotu atveramajā dialoglodziņā atzīmējiet Rādīt visu lodziņā kreisajā apakšējā stūrī, pēc tam izvēlieties MS Excel darblapas, izmantojot DDE (*.xls) un noklikšķiniet uz LABI .
- Noklikšķiniet uz Visa izklājlapa , un LABI .
Var paiet diezgan ilgs laiks, kamēr Word izveidos savienojumu ar Excel datu avotu, izmantojot DDE, tāpēc esiet pacietīgi - ilgtermiņā tas ietaupīs vēl vairāk laika :)
Padoms. Lai nepieļautu, ka katru reizi, atverot datu failu, Word parāda vairākus uzaicinājumus, dzēst Apstipriniet faila formāta konvertēšanu, atverot izvēles rūtiņu pēc pievienošanās adresātu sarakstam.
Tagad visas skaitliskās vērtības Word pasta apvienošanas dokumentā saglabā savus sākotnējos formātus. 
Kā formatēt konkrētus pasta apvienošanas laukus
Savienošanās ar Excel darblapu, izmantojot DDE, ir ātrākais veids, kā vienā piegājienā novērst visas formatēšanas problēmas. Ja šis risinājums kāda iemesla dēļ jums nav piemērojams, varat kontrolēt Excel datu formatēšanu programmā Word, pievienojot ciparu slēdzi (agrāk to sauca par attēla slēdzi) konkrētam apvienošanas laukam.
A ciparu slēdzis ir sava veida maska, kas ļauj formatēt lauka saturu Word dokumentā tā, kā vēlaties. Lai pievienotu ciparu slēdzi, izpildiet šādas darbības:
- Atlasiet apvienošanas lauku, kura formātu vēlaties mainīt. Tas var būt Datums , Valūta , Procenti vai kādā citā jomā.
- Nospiediet Shift + F9, lai parādītu izvēlētā lauka kodējumu, vai Alt + F9, lai atklātu visu dokumenta lauku kodus. Vispārējais lauka kods izskatās apmēram šādi: { MERGEFIELD Nosaukums }.
- Pievienojiet lauka beigās ciparu slēdža kodu.
- Kad kursors ir novietots jebkurā laukā, nospiediet F9, lai to atjauninātu.
- Vēlreiz nospiediet Shift + F9 vai Alt + F9, lai paslēptu lauka kodu, un pēc tam pārskatiet rezultātu.
Turpmākajos piemēros aplūkosiet dažus tipiskus scenārijus.
Pasta apvienošana: numuru formāts
Lai ciparus parādītu pareizajā formātā (tādā pašā vai citādā formātā nekā Excel failā), izmantojiet šādus ciparu pārslēgšanas kodus.
| Skaitļu slēdzis | Piemērs | Apraksts |
| \# 0 | 3000 | Noapaļots vesels skaitlis |
| \# ,0 | 3,000 | Noapaļots vesels skaitlis ar tūkstošdaļas atdalītāju |
| \# ,0.00 | 3,000.00 | Skaitlis ar divām zīmēm aiz komata un tūkstošdaļu atdalītāju |
Piemēram, lai formatētu veselu skaitli ar tūkstošdaļas atdalītāju, izmantojiet ciparu slēdzi \# ,0, lai Numurs lauka izmaiņas uz:
{ MERGEFIELD Number\# ,0 } 
Pasta apvienošana: valūtas formāts
Lai formatētu valūtu pasta apvienošanā, ir jāizmanto šie kodi:
| Skaitļu slēdzis | Piemērs | Apraksts |
| \# $,0 | $3,000 | Noapaļots vesels dolārs ar tūkstošdaļas atdalītāju |
| \# $,0.00 | $3,000.00 | dolārs ar divām zīmēm aiz komata un tūkstošdaļu atdalītāju |
| \# "$,0.00;($,0.00);'-'" | ($3,000.00) | dolāru, ar iekavām ap negatīviem skaitļiem un defisi nulles vērtībām. |
Piemēram, lai piemērotu dolāra formātu pasta apvienošanai, pievienojiet skaitlisko slēdzi \# $,0 laukam Valūta:
{ MERGEFIELD Currency\# $,0 }
Rezultātā skaitlis 3000 tiek formatēts kā 3000 dolāru bez decimālzīmēm aiz komata. 
Padoms. Iepriekš minētie piemēri attiecas uz pasta apvienošanu. dolāra formāts . Dolāra zīmes ($) vietā varat izmantot jebkuru citu valūtas simbolu, piemēram, $. € vai £ .
Pasta apvienošana: procentuālais formāts
Veids, kādā formatējat procentus Word pasta apvienošanas dokumentā, ir atkarīgs no tā, kā avota vērtības ir formatētas Excel lapā.
Ja Vispārīgi vai Numurs Excel tiek izmantots formāts, Word tiks parādīts atbilstošs skaitlis. Lai šo skaitli formatētu kā procentus, pievienojiet vienu no šādiem ciparu pārslēdzējiem.
| Skaitļu slēdzis | Excel vērtība | Vārda vērtība | Apraksts |
| \# 0.00% | 30 | 30.00% | Veido skaitli procentos ar divām zīmēm aiz komata. |
| \# 0% | 30 | 30% | Veido skaitli kā noapaļotu veselu procentu. |
Piemēram, lai formatētu skaitli kā veselu procentu, rediģējiet Procenti lauciņu šādi:
{ MERGEFIELD Percent\# 0% }
Rezultātā skaitlis 50 tiek formatēts kā 50 %. 
Ja Excel šūnām tiek piemērots procentu formāts, Word aiz procentu formatējuma parādīs faktisko vērtību, kas ir decimālskaitlis. Piemēram, Excel vērtība 50 % Word tiks parādīta kā 0,5. Lai to pārvērstu procentos, vispirms jāreizina decimālskaitlis ar 100 un pēc tam jāizmanto atbilstošs ciparu pārslēgs. Tālāk ir aprakstīti detalizēti soļi:
- Atlasiet apvienošanas lauku, kuru vēlaties formatēt kā procentuālo daļu, piemēram, "Procenti". Ņemiet vērā, ka atlasē jāiekļauj pēdiņas.
- Nospiediet taustiņus Ctrl + F9, lai atlasīto lauku ietītu citā laukā, piemēram, šādi: { "Procenti" }
- Rediģējiet šo lauku tā, lai iegūtu vienu no šiem ierakstiem:
- Noapaļoti veseli procenti: {="Procenti "*100 \# 0%}
- Procenti ar diviem cipariem aiz komata: {="Procenti "*100 \# 0.00%}
- Novietojiet kursoru jebkurā laukā un nospiediet F9, lai to atjauninātu.
Piezīme. Apvienošanas laukā, kas satur formulu, tiks parādīta vērtība, nevis lauka nosaukums, pat ja tas neatrodas priekšskatījuma režīmā. Neuztraucieties, tā ir normāla uzvedība. Lai pārliecinātos, ka vērtība nav statiska, noklikšķiniet uz bultiņām laukā Priekšskatījuma rezultāti grupu, lai pārslēgtos starp saņēmējiem. Lai apskatītu lauka kodu, atlasiet vērtību un nospiediet kopā taustiņus Shift + F9. Ja viss izdarīts pareizi, redzēsiet kaut ko līdzīgu šim:
{ ={{MERGEFIELD Procenti }*100 \# 0% }
Pasta apvienošana: datuma un laika formāts
Tāpat kā skaitļu un valūtas gadījumā, arī datuma formātu pasta apvienošanā var mainīt, izmantojot ciparu slēdzi. Tālāk tabulā ir uzskaitīti dažu biežāk izmantoto datuma/laika formātu kodi.
| Skaitļu slēdzis | Piemērs |
| \@ "M/d/g/gggg" | 5/20/2022 |
| \@ "d-MMM-mg-gg"} | 20 maijs-22 |
| \@ "d MMMM GGggg" } | 2014. gada 20. maijs |
| \@ "ddd, d MMMM yyyy" | Pie, 20 maijs 2022 |
| \@ "dddd, d MMMM yyyy" | Piektdiena, 2022. gada 20. maijs |
| \@ "dddd, MMMM dd, yyyy" | Piektdiena, 2022. gada 20. maijs |
| \@ "h:mm AM/PM" | 22:45 |
| \@ "hh:mm" | 10:45 |
| \@ "hh:mm:ss" | 10:45:32 |
Piemēram, lai piemērotu pilns datums formātu, šādi mainiet Date merge lauka formātu:
{ MERGEFIELD Date\@ "dddd, MMMM dd, yyyy" } 
Padomi un piezīmes:
- Datuma/laika skaitliskajā pārslēdzējā lielie burti M izmanto mēnešiem un mazajiem burtiem m minūtēm.
- Papildus iepriekš minētajiem kodiem varat izmantot arī citus pielāgotus datuma un laika formātus.
Kā mainīt pašreizējā datuma un laika formātu programmā Word pasta apvienošana
Lai pasta apvienošanas dokumentā ievietotu šodienas datumu un pašreizējo laiku, varat izmantot šādus īsceļus:
- Alt + Shift + D - ievietot DATU lauku, kurā tiek parādīts pašreizējais datums.
- Alt + Shift + T - ievietot TIME lauku, kurā tiek rādīts pašreizējais laiks.
Tas pievienos datumu un laiku noklusējuma formātā. Lai to mainītu, varat izmantot ciparu slēdzi, kā aprakstīts iepriekš. Vai arī varat vizuāli piemērot vēlamo datuma/laika formatējumu.
- Izvēlieties Datums vai Laiks lauciņu, kura formātu vēlaties mainīt.
- Nospiediet Shift + F9, lai parādītu lauka kodējumu, kas var izskatīties apmēram šādi { DATUMS \@ "M/d/g/ggggg" }
- Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz atlasītā lauka un izvēlieties Rediģēt lauku... no konteksta izvēlnes.
- In the Iesniegts dialoglodziņā atlasiet vēlamo formātu Datums un noklikšķiniet uz LABI .
Padoms. Ja vēlaties saglabāt formatējumu atjauninājumu laikā , apakšējā labajā stūrī atzīmējiet attiecīgo izvēles rūtiņu.
Kā izvairīties no sākuma nullīšu zaudēšanas pasta apvienošanā
Visās skaitliskās vērtībās pasta apvienošanas laikā tiek atņemtas sākuma nulles. Lai pasta apvienošanas laikā pasta indeksus un citus skaitļus varētu ievadīt, nezaudējot nulles, tie jānoformātē šādi. teksts .
Lai to izdarītu, atlasiet kolonnu ar skaitļiem un izvēlieties Teksts in the Skaitļa formāts lodziņā Sākums cilne. 
Varat arī ar peles labo pogu noklikšķiniet uz atlasītās kolonnas un pēc tam noklikšķiniet uz Formatēt šūnas... . In Šūnu formatēšana atveramajā dialoglodziņā Numurs cilnē atlasiet Teksts un pēc tam noklikšķiniet uz LABI . 
Svarīga piezīme! Ja Īpašais (piemēram, pasta indekss) vai pielāgotais (piemēram, 00000) formāts tiek piemērots Excel šūnām, mainot to uz Teksts formatēšana izraisīs sākuma nullīšu izzušanu. Pēc šūnu formatēšanas kā Teksts , jums būs jāpārskata katra šūna un manuāli jāievada trūkstošie nulles punkti. Lai izvairītos no šī sarežģītā uzdevuma, izveidojiet savienojumu ar Excel lapu, izmantojot DDE. Tādējādi tiks saglabāti sākotnējie Excel skaitļu formāti, tostarp iepriekšējie nulles punkti.
Lūk, kā atrisināt pasta apvienošanas formatēšanas problēmas un formatēt laukus tā, kā vēlaties. Paldies, ka izlasījāt!
