ٽيوٽوريل ڏيکاري ٿو انگن، تاريخن، فيصد ۽ ڪرنسي جي فارميٽنگ کي ڪيئن رکڻو آهي جڏهن هڪ ميل ميل ميل Excel کان Word ۾ ڪيو وڃي يا ان کي پنهنجي پسند مطابق تبديل ڪيو وڃي.

اسان جي هڪ ۾ پوئين مضمونن ۾، اسان ڏٺو ته ڪيئن ميل ميل ملز کي Excel کان Word ڏانهن ذاتي خط يا اي ميل پيغام موڪلڻ لاء. جيئن ته اهو نڪتو، لفظ جي ميل مرج کي استعمال ڪندي هڪ دستاويز جي تخليق کي خودڪار ڪرڻ لاء هڪ Excel ورڪ شيٽ پيش ڪري سگھي ٿي ڪيتريون ئي چيلينجون. ڪجھ فيلڊ شايد آباد نه هجن يا غلط معلومات سان ڀريل هجن. ايڪسل ۾ صحيح نموني فارميٽ ٿيل نمبر شايد لفظ دستاويز ۾ صحيح نموني ظاهر نه ٿين. زپ ڪوڊ شايد اڳوڻو صفر وڃائي سگھن ٿا. هيٺ ڏنل مشڪلاتن کي حل ڪرڻ جا طريقا توهان کي عام ميل مرج فارميٽنگ جي مسئلن کي حل ڪرڻ ۾ مدد ڪندا.

ڪيئن ميل ضم ڪرڻ ۽ فارميٽنگ جاري رکڻ

جڏهن هڪ ايڪسل ورڪ شيٽ مان ميل ضم ڪندي، ڪجهه توهان جي انگن واري ڊيٽا جو ضم ٿيڻ کان پوء فارميٽنگ وڃائي سگھي ٿي. مسئلا عام طور تي فيصد يا ڪرنسي جي فارميٽ ڪيل انگن سان ٿين ٿا، يا جن ۾ اڳوڻو صفر شامل آهن جهڙوڪ زپ ڪوڊس.

سبب : ڊفالٽ طور، Microsoft Word استعمال ڪري ٿو OLE DB ڪنيڪشن، جيڪو داخل ٿئي ٿو. معلومات، پر فارميٽ نه. نتيجي طور، هڪ لفظ دستاويز ۾، ڊيٽا ظاهر ٿئي ٿي فارميٽ ۾ جنهن ۾ اهو اندروني طور تي ايڪسل ۾ ذخيرو ٿيل آهي، ۽ سيلز تي لاڳو ڪيل فارميٽ ۾ نه.

مسئلو کي بيان ڪرڻ لاء، مهرباني ڪري هڪ نظر وٺو ماخذ ڊيٽا فارميٽ هڪ Excel ورڪ شيٽ ۾:

هاڻي، ڏسو ته ڇا ٿئي ٿو Word mail merge document ۾:

• Zip code - ظاهر ٿئي ٿو بغير ڪنهن اڳواٽ صفر. ايڪسل ۾، هڪ اڳوڻو صفر ڏيکاريو ويو آهي ڇاڪاڻ ته هڪ سيل ۾ ڪسٽم نمبر فارميٽ آهي جهڙوڪ 00000. لفظ ۾، هڪ هيٺيون قدر (2451) ڏيکاري ٿو.
• ڪرنسي - ڪرنسي کان سواء ظاهر ٿئي ٿو. علامت، هزارين جدا ڪندڙ، ۽ ڊيسيمل جايون. ايڪسل ۾، نمبر ڪرنسي جي طور تي فارميٽ ڪيو ويو آهي ($3,000.00). لفظ ۾، ھڪڙو عدد پنھنجي خالص شڪل ۾ ڏيکاريو ويو آھي (3000).
• فيصد - عام طور تي، ھڪڙي عددي نمبر جي طور تي ظاهر ٿئي ٿو جيڪو سيڪڙو سان ملندو آھي؛ ڪجهه حالتن ۾ - هڪ سچل-پوائنٽ نمبر. مثال طور، 30% فارميٽ ۾ Percent in Excel شايد 0.3 يا 0.299999999 طور Word ۾ ظاهر ٿئي ٿو.
• تاريخ - توهان جي علائقي جي سيٽنگن ۾ مقرر ڪيل ڊفالٽ فارميٽ ۾ ظاهر ٿئي ٿو. اسان جي حالت ۾، Excel جي تاريخ 20-May-22 کي 5/20/2022 ۾ Word ۾ تبديل ڪيو ويو آهي.

حل : پوسٽل ڪوڊ ڏيکارڻ لاءِ Word لاءِ، تاريخون، قيمتون، فيصد ۽ ٻيون عددي قدر صحيح فارميٽ ۾، استعمال ڪندي پنهنجي Excel ورڪ بڪ سان ڳنڍيو Dynamic Data Exchange (DDE).

Dynamic Data Exchange ڪيئن استعمال ڪجي ايڪسل شيٽ سان ڳنڍڻ لاءِ

ميل ضم ڪرڻ شروع ڪرڻ کان اڳ، Microsoft Word ۾ ھيٺ ڏنل قدمن تي عمل ڪريو.

1. ڏانھن وڃو فائل > اختيارن > ترقي يافته .
2. هيٺ اسڪرول ڪريو جنرل سيڪشن، چيڪ باڪس کي چونڊيو اوپن تي فائل فارميٽ جي ڪنورشن جي تصديق ڪريو ۽ ڪلڪ ڪريو OK .
3. پنهنجي ميل ميل کي معمول وانگر شروع ڪريو (تفصيلي مرحلا هتي آهن). جڏهن وصول ڪندڙن کي چونڊڻ جي ڳالهه اچي ٿي، چونڊيو موجوده لسٽ استعمال ڪريو .
4. پنهنجي اسپريڊ شيٽ کي براؤز ڪريو، ان کي چونڊيو، ۽ ڪلڪ ڪريو اوپن (يا فائل تي ڊبل ڪلڪ ڪريو) .
5. ۾ ڊيٽا ماخذ جي تصديق ڪريو ڊائلاگ باڪس جيڪو کلي ٿو، چيڪ ڪريو سڀ ڏيکاريو باڪس هيٺئين کاٻي ڪنڊ ۾، پوءِ چونڊيو MS Excel Worksheets via DDE (*.xls) ، ۽ ڪلڪ ڪريو OK .
6. ڪلڪ ڪريو سڄي اسپريڊ شيٽ ، ۽ OK .

DDE ذريعي توهان جي Excel ڊيٽا ماخذ سان ڳنڍڻ لاءِ لفظ کي ڪافي وقت لڳي سگهي ٿو، تنهن ڪري مهرباني ڪري صبر ڪريو - اهو توهان کي ڊگهي عرصي ۾ اڃا به وڌيڪ وقت بچائيندو :)

ٽپ. هر وقت جڏهن توهان ڊيٽا فائل کوليندا آهيو Word پاران ڏيکاريل ڪيترن ئي اشارن کي روڪڻ لاءِ، صاف ڪريو تصديق ڪريو فائل فارميٽ جي تبادلي کي کولڻ تي چيڪ باڪس پنهنجي ميلنگ لسٽ سان ڳنڍڻ کان پوءِ.

هاڻي، سڀ عددي قدر Word mail merge document سندن اصل فارميٽ کي برقرار رکي ٿو.

مخصوص ميل مرج فيلڊز کي ڪيئن فارميٽ ڪجي

DDE ذريعي ايڪسل ورڪ شيٽ سان ڳنڍڻ تمام تيز ترين طريقو آهي فارميٽنگ جي مسئلن کي هڪ ئي وقت ۾ حل ڪرڻ جو. جيڪڏهن اهو حل توهان تي ڪجهه سببن جي ڪري لاڳو نٿو ٿئي، ته توهان ورڈ ۾ ايڪسل ڊيٽا جي فارميٽنگ کي ڪنٽرول ڪري سگهو ٿا هڪ عددي سوئچ (اڳوڻي تصوير جي سوئچ کي سڏيو ويندو آهي) هڪ خاص ضم فيلڊ ۾ شامل ڪري.

A عددي سوئچ هڪ قسم جو ماسڪ آهي جيڪو توهان کي مواد کي فارميٽ ڪرڻ جي اجازت ڏئي ٿولفظ دستاويز ۾ فيلڊ جنهن طريقي سان توهان چاهيو ٿا. عددي سوئچ شامل ڪرڻ لاءِ، ھي عمل ڪريو:

1. ملج فيلڊ کي چونڊيو جنھن جي فارميٽ کي توھان تبديل ڪرڻ چاھيو ٿا. اهو ٿي سگهي ٿو تاريخ ، ڪرنسي ، فيصد يا ڪجهه ٻيو فيلڊ.
2. دٻايو Shift + F9 چونڊيل فيلڊ جي ڪوڊنگ کي ظاهر ڪرڻ لاءِ يا Alt + F9 توهان جي دستاويز ۾ سڀني شعبن جا ڪوڊ ظاهر ڪرڻ لاء. ھڪڙو عام فيلڊ ڪوڊ ڪجھھ ڏسڻ ۾ اچي ٿو جهڙوڪ { MERGEFIELD Name }.
3. فيلڊ جي آخر ۾ ھڪڙو عددي سوئچ ڪوڊ شامل ڪريو.
4. فيلڊ ۾ ڪٿي به ڪرسر جي پوزيشن سان، ان کي اپڊيٽ ڪرڻ لاء F9 کي دٻايو. .
5. دٻايو Shift + F9 يا Alt + F9 ٻيهر فيلڊ ڪوڊ کي لڪائڻ لاءِ، ۽ پوءِ نتيجو ڏسو.

هيٺ ڏنل مثال توهان کي ڪجهه عام منظرنامن ذريعي حاصل ڪندا.

ميل ضم: نمبر فارميٽ

نمبرن کي صحيح شڪل ۾ ظاهر ڪرڻ لاءِ (ساڳي يا مختلف توهان جي Excel فائل ۾)، هيٺ ڏنل عددي سوئچ ڪوڊ استعمال ڪريو.

مثال طور، فارميٽ ڪرڻ لاءِ هڪ پورو نمبر هڪ هزار جدا ڪندڙ سان، عددي سوئچ استعمال ڪريو \# ,0 ته جيئن نمبر فائي ld تبديليونڏانهن:

{ MERGEFIELD Number\# ,0 }

ميل ضم ڪرڻ: ڪرنسي فارميٽ

ميل ضم ۾ ڪرنسي کي فارميٽ ڪرڻ لاءِ، هي استعمال ڪرڻ لاءِ ڪوڊ آهن:

مثال طور، ميل مرج ۾ ڊالر فارميٽ لاڳو ڪرڻ لاءِ، عددي سوئچ \# $,0 کي ڪرنسي جي ميدان ۾ شامل ڪريو:

{ MERGEFIELD Currency\# $,0 }

نتيجي طور، نمبر 3000 $3,000 جي طور تي فارميٽ ڪيو وڃي ٿو بغير ڪنهن ڊيسيمل جڳهن جي.

ٽپ. مٿي ڏنل مثال ميل مرج ڊالر فارميٽ لاءِ آهن. ڊالر جي نشاني ($) جي بدران، توهان استعمال ڪري سگهو ٿا ڪنهن ٻئي ڪرنسي جي علامت، مثال طور. € or £ .

ميل ضم: فيصد فارميٽ

جنهن طريقي سان توهان لفظ ميل مرج ڊاڪيومينٽ ۾ فيصد فارميٽ ڪندا آهيو ان تي منحصر هوندو آهي ته ماخذ جي قيمت ڪيئن آهي توهان جي ايڪسل شيٽ ۾ فارميٽ ٿيل آهن.

جيڪڏهن جنرل يا نمبر فارميٽ ايڪسل ۾ استعمال ڪيو ويو آهي، هڪ لاڳاپيل نمبر Word ۾ ظاهر ٿيندو. ان نمبر کي فيصد طور فارميٽ ڪرڻ لاءِ، ھيٺ ڏنل عددي سوئچز مان ھڪڙو شامل ڪريو.

مثال طور، نمبر فارميٽ ڪرڻ لاءِ مڪمل سيڪڙو جي طور تي، فيصد فيلڊ کي ھيٺ ڏنل طريقي سان تبديل ڪريو:

{ MERGEFIELD Percent\# 0% }

نتيجي طور، نمبر 50 کي 50٪ طور فارميٽ ڪيو ويو آھي.

جيڪڏهن في سيڪڙو فارميٽ ايڪسل سيلز تي لاڳو ٿئي ٿو، لفظ فيصد فارميٽنگ جي پويان هڪ حقيقي قيمت ڏيکاريندو، جيڪو هڪ ڊيسيمل نمبر آهي. مثال طور، 50٪ جو هڪ Excel قدر 0.5 لفظ ۾ ظاهر ٿيندو. ان کي فيصد ۾ تبديل ڪرڻ لاءِ، توھان کي پھريائين 100 سان ڊيسيمل کي ضرب ڪرڻ گھرجي، ۽ پوءِ مناسب عددي سوئچ استعمال ڪريو. هتي تفصيلي مرحلا آهن:

1. ضم ڪرڻ واري فيلڊ کي چونڊيو جنهن کي توهان فيصد طور فارميٽ ڪرڻ چاهيو ٿا، مثال طور. "سيڪڙو". نوٽ، اقتباس جي نشانين کي چونڊ ۾ شامل ڪيو وڃي.
2. دٻايو Ctrl + F9 چونڊيل فيلڊ کي ٻئي ۾ لپيٽڻ لاءِ هن طرح: { «Percent»
3. فيلڊ کي ايڊٽ ڪريو ته جيئن توهان ھيٺين مان ھڪڙو حاصل ڪريو:
   • گول پورو سيڪڙو: {=«فيصد»*100 \# 0%
   • سيڪڙو ٻن ڏهاڪن سان: {=«فيصد»*100 \# 0.00 %
4. ڪرسر کي فيلڊ ۾ ڪٿي به رکو ۽ ان کي اپڊيٽ ڪرڻ لاءِ F9 کي دٻايو.

   نوٽ. هڪ ضم ٿيل فيلڊ جنهن ۾ فارمولا شامل آهي هڪ قدر ڏيکاريندو، نه فيلڊ جو نالو، جيتوڻيڪ جڏهن پريويو موڊ ۾ نه هجي. پريشان نه ٿيو، اهو هڪ عام رويي آهي. انهي کي يقيني بڻائڻ لاءقدر جامد نه آهي، وصول ڪندڙن جي وچ ۾ تبديل ڪرڻ لاءِ پريو نتيجا گروپ ۾ تير تي ڪلڪ ڪريو. فيلڊ ڪوڊ ڏسڻ لاءِ، قدر چونڊيو ۽ دٻايو Shift + F9 ڪنجيون گڏ. جيڪڏهن سڀ ڪجهه صحيح ٿي چڪو آهي، توهان کي ڪجهه هن طرح نظر ايندو:

   { ={MERGEFIELD Percent }*100 \# 0% }

ميل ضم: تاريخ ۽ وقت جي شڪل

جيئن انگن ۽ ڪرنسي سان، توهان هڪ عددي سوئچ استعمال ڪندي ميل مرج ۾ تاريخ جي شڪل تبديل ڪري سگهو ٿا. ھيٺ ڏنل جدول ڪجھ عام طور تي استعمال ٿيل تاريخ/وقت فارميٽ لاءِ ڪوڊ لسٽ ڪري ٿو.

مثال طور، لاڳو ڪرڻ لاءِ مڪمل تاريخ فارميٽ، تاريخ ضم ڪرڻ واري فيلڊ فارميٽ کي ھن طريقي سان تبديل ڪريو:

{ MERGEFIELD Date\@ "dddd, MMMM dd, yyyy" }

تجويزون ۽ نوٽس:

جي فارميٽ کي ڪيئن تبديل ڪجيWord mail merge ۾ موجوده تاريخ ۽ وقت

اڄ جي تاريخ ۽ موجوده وقت کي ميل مرج ڊاڪيومينٽ ۾ داخل ڪرڻ لاءِ، توھان ھيٺ ڏنل شارٽ ڪٽ استعمال ڪري سگھو ٿا:

• Alt + Shift + D - insert DATE جو فيلڊ جيڪو موجوده تاريخ ڏيکاري ٿو.
• Alt + Shift + T - TIME فيلڊ داخل ڪريو جيڪو موجوده وقت ڏيکاري ٿو.

ھي ڊفالٽ ۾ تاريخ ۽ وقت شامل ڪندو فارميٽ. ان کي تبديل ڪرڻ لاءِ، توھان استعمال ڪري سگھوٿا عددي سوئچ جيئن مٿي بيان ڪيو ويو آھي. يا توهان بصري انداز ۾ گهربل تاريخ/وقت جي فارميٽ لاڳو ڪري سگهو ٿا.

1. منتخب ڪريو تاريخ يا وقت فيلڊ جنهن فارميٽ کي توهان تبديل ڪرڻ چاهيو ٿا. .
2. دٻايو Shift + F9 فيلڊ ڪوڊنگ کي ظاهر ڪرڻ لاءِ، جيڪو ٿي سگھي ٿو ڪجھ جهڙو نظر اچي {DATE \@ "M/d/yyyy"
3. چونڊيل فيلڊ تي ساڄي ڪلڪ ڪريو ۽ چونڊيو ميدان ۾ تبديلي آڻيو… context menu مان.
4. Filed ڊائلاگ باڪس ۾، مطلوب فارميٽ کي چونڊيو تاريخ فيلڊ، ۽ ڪلڪ ڪريو OK .

   ٽپ. جيڪڏھن توھان چاھيو ٿا اپڊيٽس دوران فارميٽنگ کي محفوظ ڪريو ، ھيٺئين ساڄي ڪنڊ ۾ لاڳاپيل چيڪ باڪس کي منتخب ڪريو.

ميل ضم ڪرڻ ۾ اڳئين زيرو کي وڃائڻ کان ڪيئن بچجي

سڀني عددي قدرن ۾، اڳواٽ صفر هڪ ميل ضم ٿيڻ دوران ڇڏيا ويندا آهن. زپ ڪوڊس ۽ ٻين نمبرن لاءِ جيڪي صفر وڃائڻ کان سواءِ ميل مرج ذريعي اچن، انهن کي ٽيڪسٽ طور فارميٽ ڪيو وڃي.

اهو ڪرڻ لاءِ، نمبرن سان ڪالم چونڊيو ۽ چونڊيو متن ۾ نمبرفارميٽ باڪس تي گھر ٽئب.

متبادل طور تي، توھان چونڊيل ڪالمن تي ساڄي ڪلڪ ڪري سگھوٿا، ۽ پوءِ ڪلڪ ڪريو Cells فارميٽ… . ان ۾ فارميٽ سيلز ڊائلاگ باڪس جيڪو کلي ٿو، تي نمبر ٽئب، چونڊيو ٽيڪسٽ ، ۽ پوءِ ڪلڪ ڪريو OK .

اهم نوٽ! جيڪڏهن خاص (جهڙوڪ زپ ڪوڊ) يا ڪسٽم (جهڙوڪ 00000) فارميٽ توهان جي ايڪسل سيلز تي لاڳو ٿئي ٿي، ان کي ٽيڪسٽ فارميٽ ۾ تبديل ڪرڻ سان اڳواٽ صفر غائب ٿي ويندا. سيلز کي فارميٽ ڪرڻ کان پوءِ ٽيڪسٽ ، توهان کي هر سيل جو جائزو وٺڻو پوندو ۽ دستي طور تي غائب زيرو ٽائپ ڪرڻو پوندو. ھن مشڪل ڪم کان بچڻ لاءِ، DDE ذريعي پنھنجي Excel شيٽ سان ڳنڍيو. اهو اصل ايڪسل نمبر فارميٽ کي برقرار رکندو جنهن ۾ اڳئين زيرو شامل آهن.

اهڙيءَ طرح ميل ضم ڪرڻ واري فارميٽنگ جي مسئلن کي حل ڪرڻ ۽ فيلڊز کي فارميٽ ڪريو جيئن توهان چاهيو ٿا. پڙهڻ لاءِ توهان جي مهرباني!