Ce tutoriel montre comment conserver le formatage des chiffres, des dates, des pourcentages et des devises lors d'une fusion de courrier d'Excel vers Word ou le modifier à votre guise.

Dans l'un de nos articles précédents, nous avons examiné comment effectuer une fusion de courrier d'Excel vers Word pour envoyer des lettres ou des messages électroniques personnalisés. Il s'est avéré que l'utilisation de la fusion de courrier de Word pour automatiser la création d'un document à partir d'une feuille de calcul Excel peut présenter de nombreux défis. Certains champs peuvent ne pas être remplis ou être remplis avec des informations erronées. Les chiffres correctement formatés dans Excel peuvent ne pas apparaître correctement dans le document.Les codes postaux peuvent perdre leurs zéros initiaux. Les conseils de dépannage ci-dessous vous aideront à résoudre les problèmes de formatage typiques de Mail Merge.

Comment faire une fusion de courrier et conserver le formatage

Lorsque vous effectuez une fusion de courrier à partir d'une feuille de calcul Excel, certaines de vos données numériques peuvent perdre leur formatage après avoir traversé la fusion. Les problèmes se produisent généralement avec des nombres formatés en pourcentage ou en devise, ou avec des nombres contenant des zéros en tête, comme les codes postaux.

Cause : Par défaut, Microsoft Word utilise la connexion OLE DB, qui récupère les informations mais pas les formats. Par conséquent, dans un document Word, les données apparaissent dans le format dans lequel elles sont stockées en interne dans Excel, et non dans le format appliqué aux cellules.

Pour illustrer le problème, veuillez consulter les formats des données sources dans une feuille de calcul Excel :

Maintenant, voyez ce qui se passe dans un document de fusion de courrier Word :

• Code postal - apparaît sans le zéro initial. Dans Excel, le zéro initial est affiché parce que la cellule a un format numérique personnalisé tel que 00000. Dans Word, une valeur sous-jacente (2451) apparaît.
• Monnaie - apparaît sans le symbole de la devise, le séparateur de milliers et les décimales. Dans Excel, le nombre est formaté en tant que devise (3 000,00 $). Dans Word, un nombre dans sa forme pure est affiché (3000).
• Pourcentage - Normalement, il apparaît sous la forme d'un nombre décimal correspondant au pourcentage ; dans certains cas, il s'agit d'un nombre à virgule flottante. Par exemple, 30 % formatés en pourcentage dans Excel peuvent apparaître sous la forme de 0,3 ou 0,299999999 dans Word.
• Date - apparaît dans le format par défaut défini dans vos paramètres régionaux. Dans notre cas, la date 20-May-22 d'Excel est transformée en 5/20/2022 dans Word.

Solution Pour que Word puisse afficher les codes postaux, les dates, les prix, les pourcentages et autres valeurs numériques dans le bon format, connectez-vous à votre classeur Excel à l'aide de la fonction Échange dynamique de données (DDE).

Comment utiliser Dynamic Data Exchange pour se connecter à une feuille Excel

Avant de lancer une fusion de courrier, effectuez les étapes suivantes dans Microsoft Word.

1. Aller à Fichier> ; Options> ; Avancé .
2. Faites défiler la page jusqu'à la Général sélectionnez la case à cocher Confirmer la conversion du format de fichier à l'ouverture et cliquez sur OK .
3. Lancez votre fusion de courrier comme d'habitude (les étapes détaillées sont ici). Lorsqu'il s'agit de sélectionner les destinataires, choisissez Utiliser une liste existante .
4. Naviguez jusqu'à votre feuille de calcul, sélectionnez-la, puis cliquez sur Ouvrir (ou double-cliquez sur le fichier).
5. Dans le Confirmer la source des données qui s'ouvre, cochez la case Afficher tous dans le coin inférieur gauche, puis choisissez Feuilles de calcul MS Excel via DDE (*.xls) et cliquez sur OK .
6. Cliquez sur Feuille de calcul complète et OK .

Word peut prendre un certain temps pour se connecter à votre source de données Excel via DDE, alors soyez patient - cela vous fera gagner encore plus de temps à long terme :)

Conseil : pour éviter que Word n'affiche plusieurs invites à chaque fois que vous ouvrez le fichier de données, désactivez l'option Confirmer la conversion du format de fichier à l'ouverture après s'être connecté à votre liste de diffusion.

Désormais, toutes les valeurs numériques du document de fusion de courrier Word conservent leur format d'origine.

Comment formater des champs de fusion de courrier spécifiques

Si cette solution ne s'applique pas à vous pour une raison quelconque, vous pouvez contrôler le formatage des données Excel dans Word en ajoutant un commutateur numérique (anciennement appelé commutateur d'image) à un champ de fusion particulier.

A commutateur numérique est une sorte de masque qui vous permet de formater le contenu d'un champ dans un document Word comme vous le souhaitez. Pour ajouter un commutateur numérique, procédez comme suit :

1. Sélectionnez le champ de fusion dont vous souhaitez modifier le format. Il peut s'agir de Date , Monnaie , Pourcentage ou un autre domaine.
2. Appuyez sur Shift + F9 pour afficher le code du champ sélectionné ou sur Alt + F9 pour exposer les codes de tous les champs de votre document. Un code de champ générique ressemble à quelque chose comme { MERGEFIELD Nom }.
3. Ajoutez un code de commutation numérique à la fin du champ.
4. Lorsque le curseur est positionné n'importe où dans le champ, appuyez sur F9 pour le mettre à jour.
5. Appuyez à nouveau sur Shift + F9 ou Alt + F9 pour masquer le code du champ, puis prévisualisez le résultat.

Les exemples suivants vous permettront d'aborder quelques scénarios typiques.

Fusion de courrier : format des numéros

Pour que les chiffres apparaissent dans le bon format (identique ou différent de celui de votre fichier Excel), utilisez les codes de commutation numérique suivants.

Par exemple, pour mettre en forme un nombre entier avec un séparateur de milliers, utilisez le commutateur numérique \# ,0 pour que l'écran Numéro changements de champ vers :

{ MERGEFIELD Number\# ,0 }

Fusion de courrier : format des devises

Pour formater les devises dans la fusion de courrier, voici les codes à utiliser :

Par exemple, pour appliquer un format dollar dans la fusion de courrier, ajoutez le commutateur numérique \# $,0 au champ Devise :

{ MERGEFIELD Currency\# $,0 }

Par conséquent, le nombre 3000 est formaté comme 3 000 $ sans décimale.

Conseil : les exemples ci-dessus concernent la fusion de courrier. format du dollar Au lieu du symbole du dollar ($), vous pouvez utiliser n'importe quel autre symbole de devise, par ex. € ou £ .

Fusion de courrier : format de pourcentage

La façon dont vous mettez en forme les pourcentages dans un document de fusion de courrier Word dépend de la façon dont les valeurs sources sont mises en forme dans votre feuille Excel.

Si le Général ou Numéro est utilisé dans Excel, un nombre correspondant apparaîtra dans Word. Pour formater ce nombre en pourcentage, ajoutez l'un des commutateurs numériques suivants.

Par exemple, pour formater un nombre en pourcentage entier, modifiez le champ Pourcentage comme suit :

{ MERGEFIELD Percent\# 0% }

Par conséquent, le nombre 50 est formaté en tant que 50%.

Si le format Pourcentage est appliqué aux cellules Excel, Word affichera une valeur réelle derrière le formatage du pourcentage, qui est un nombre décimal. Par exemple, une valeur Excel de 50 % apparaîtra comme 0,5 dans Word. Pour la convertir en pourcentage, vous devez d'abord multiplier une décimale par 100, puis utiliser un commutateur numérique approprié. Voici les étapes détaillées :

1. Sélectionnez le champ de fusion que vous souhaitez formater en pourcentage, par exemple "Pourcentage". Notez que les guillemets doivent être inclus dans la sélection.
2. Appuyez sur Ctrl + F9 pour envelopper le champ sélectionné dans un autre champ comme ceci : { "Percent" }
3. Modifiez le champ de manière à obtenir l'un des résultats suivants :
   • Pourcentage entier arrondi : {="Percent "*100 \# 0%}
   • Pourcentage avec deux décimales : {="Pourcentage "*100 \# 0,00%}
4. Placez le curseur n'importe où dans le champ et appuyez sur F9 pour le mettre à jour.

   Remarque : un champ de fusion contenant une formule affichera une valeur, et non le nom du champ, même s'il n'est pas en mode de prévisualisation. Ne vous inquiétez pas, c'est un comportement normal. Pour vous assurer que la valeur n'est pas statique, cliquez sur les flèches dans le champ de fusion. Résultats préliminaires pour passer d'un destinataire à l'autre. Pour afficher le code du champ, sélectionnez la valeur et appuyez simultanément sur les touches Shift + F9. Si tout est fait correctement, vous verrez quelque chose comme ceci :

   { ={MERGEFIELD Percent }*100 \# 0% }

Fusion de courrier : format de la date et de l'heure

Comme pour les chiffres et les devises, vous pouvez modifier le format de la date dans la fusion de courrier en utilisant un commutateur numérique. Le tableau ci-dessous répertorie les codes de quelques formats de date/heure couramment utilisés.

Par exemple, pour appliquer un date complète modifiez le format du champ de fusion Date de cette manière :

{ MERGEFIELD Date\@ "dddd, MMMM dd, yyyy" }

Conseils et notes :

• Dans un commutateur numérique de type date/heure, la majuscule M est utilisé pour les mois et les minuscules m pour les minutes.
• Outre les codes énumérés ci-dessus, vous pouvez utiliser tout autre format de date et d'heure personnalisé.

Comment changer le format de la date et de l'heure actuelles dans la fusion de courrier de Word ?

Pour insérer la date du jour et l'heure actuelle dans un document de fusion de courrier, vous pouvez utiliser les raccourcis suivants :

• Alt + Shift + D - insère le champ DATE qui affiche la date du jour.
• Alt + Shift + T - insère le champ TIME qui affiche l'heure actuelle.

Cela ajoutera la date et l'heure dans le format par défaut. Pour le modifier, vous pouvez utiliser un commutateur numérique comme décrit ci-dessus. Ou vous pouvez appliquer le formatage de date/heure souhaité de manière visuelle.

1. Sélectionnez le Date ou Temps le champ dont vous voulez modifier le format.
2. Appuyez sur Shift + F9 pour afficher le codage du champ, qui peut ressembler à quelque chose comme { DATE \@ "M/d/yyyy" }
3. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le champ sélectionné et choisissez Modifier le champ... dans le menu contextuel.
4. Dans le Classé sélectionnez le format souhaité pour l'image Date et cliquez sur OK .

   Conseil. Si vous voulez préserver le formatage lors des mises à jour sélectionnez la case à cocher correspondante dans le coin inférieur droit.

Comment éviter de perdre les zéros non significatifs dans la fusion de courrier ?

Pour que les codes postaux et d'autres nombres passent à travers la fusion sans perdre de zéros, ils doivent être formatés comme suit texte .

Pour le faire, sélectionnez la colonne avec les chiffres et choisissez Texte dans le Format des numéros sur le Accueil onglet.

Vous pouvez également faire un clic droit sur la colonne sélectionnée, puis cliquer sur Formater les cellules... Dans le Formatage des cellules qui s'ouvre, dans la boîte de dialogue Numéro sélectionnez Texte puis cliquez sur OK .

Remarque importante : si Spécial (tel que le code postal) ou personnalisé (tel que 00000) est appliqué à vos cellules Excel, le changeant en format Texte fait disparaître les zéros de tête. Après avoir formaté les cellules en tant que Texte Pour éviter cette tâche décourageante, connectez-vous à votre feuille Excel via DDE, ce qui vous permettra de conserver le format original des nombres Excel, y compris les zéros précédents.

Voilà comment résoudre les problèmes de formatage de la fusion de courrier et formater les champs comme vous le souhaitez. Merci de votre lecture !