El tutorial mostra com mantenir el format dels números, les dates, el percentatge i la moneda en fer una combinació de correspondència d'Excel a Word o canviar-la al vostre gust.

En un dels nostres articles anteriors, vam analitzar com combinar per correspondència d'Excel a Word per enviar cartes personalitzades o missatges de correu electrònic. Com a resultat, l'ús de la combinació de correspondència de Word per automatitzar la creació d'un document a partir d'un full de treball d'Excel pot presentar molts reptes. És possible que alguns camps no s'omplin o no s'omplen amb informació incorrecta. És possible que els nombres formatats correctament a Excel no apareguin correctament en un document de Word. Els codis postals poden perdre zeros inicials. Els consells de resolució de problemes següents us ajudaran a solucionar els problemes típics de format de la combinació de correspondència.

Com combinar correu i mantenir el format

Quan feu una combinació de correspondència des d'un full de treball d'Excel, alguns de les vostres dades numèriques poden perdre el format després de passar per la fusió. Els problemes solen aparèixer amb números formats com a percentatge o moneda, o amb números que contenen zeros inicials, com ara codis postals.

Causa : de manera predeterminada, Microsoft Word utilitza la connexió OLE DB, que activa la informació però no els formats. Com a resultat, en un document de Word, les dades apareixen en el format en què s'emmagatzemen internament a Excel, i no en el format aplicat a les cel·les.

Per il·lustrar el problema, mireu el formats de dades font en un full de treball Excel:

Ara, mireu què passa en un document de combinació de correspondència de Word:

• Codi postal : apareix sense un zero inicial. A Excel, es mostra un zero inicial perquè una cel·la té un format de nombre personalitzat, com ara 00000. A Word, apareix un valor subjacent (2451).
• Moneda : apareix sense la moneda. símbol, separador de milers i decimals. A Excel, el número té el format de Moneda (3.000,00 $). A Word, es mostra un nombre en la seva forma pura (3000).
• Percentatge - normalment, apareix com un nombre decimal corresponent al percentatge; en alguns casos - un nombre de coma flotant. Per exemple, el 30% format com a Percentatge a Excel pot aparèixer com a 0,3 o 0,299999999 a Word.
• Data : apareix en el format predeterminat establert a la configuració de la regió. En el nostre cas, la data d'Excel 20-maig-22 es transforma en 5/20/2022 a Word.

Solució : perquè Word mostri codis postals, dates, preus, percentatges i altres valors numèrics en el format correcte, connecteu-vos al vostre llibre de treball d'Excel mitjançant Dynamic Data Exchange (DDE).

Com utilitzar Dynamic Data Exchange per connectar-vos al full d'Excel

Abans d'iniciar una combinació de correspondència, seguiu els passos següents a Microsoft Word.

1. Vés a Fitxer > Opcions > Avançat .
2. Desplaceu-vos cap avall fins a la secció General , marqueu la casella de selecció Confirmeu la conversió del format de fitxer a l'obertura i feu clic a D'acord .
3. Comenceu la combinació de correspondència com de costum (els passos detallats són aquí). Quan es tracta de seleccionar destinataris, trieu Utilitza una llista existent .
4. Navega fins al teu full de càlcul, selecciona-lo i fes clic a Obre (o fes doble clic al fitxer) .
5. Al quadre de diàleg Confirmar la font de dades que s'obre, marqueu la casella Mostra-ho tot a l'extrem inferior esquerre i, a continuació, trieu Fulls de treball de MS Excel mitjançant DDE (*.xls) i feu clic a D'acord .
6. Feu clic a Full de càlcul sencer i D'acord .

Word pot trigar una mica a connectar-se a la font de dades d'Excel mitjançant DDE, així que si us plau, tingueu paciència; això us estalviarà encara més temps a la llarga :)

Consell. Per evitar que Word mostri múltiples sol·licituds cada vegada que obriu el fitxer de dades, desmarqueu la casella de selecció Confirmar la conversió del format de fitxer a l'obertura després de connectar-vos a la vostra llista de correu.

Ara, tots els valors numèrics de el document de combinació de correspondència de Word conserven els seus formats originals.

Com donar format a camps específics de combinació de correspondència

Connexir-se a un full de treball d'Excel mitjançant DDE és la manera més ràpida de solucionar tots els problemes de format d'una vegada. Si aquesta solució no us és aplicable per algun motiu, podeu controlar el format de les dades d'Excel a Word afegint un commutador numèric (abans anomenat commutador d'imatge) a un camp de combinació concret.

A l'interruptor numèric és una mena de màscara que us permet formatar el contingut de acamp en un document de Word de la manera que vulgueu. Per afegir un commutador numèric, seguiu aquests passos:

1. Seleccioneu el camp de combinació el format del qual voleu canviar. Pot ser Data , Moneda , Percentatge o algun altre camp.
2. Premeu Maj + F9 per mostrar la codificació del camp seleccionat o Alt + F9 per exposar els codis de tots els camps del document. Un codi de camp genèric s'assembla a { MERGEFIELD Name }.
3. Afegiu un codi de commutació numèric al final del camp.
4. Amb el cursor situat en qualsevol lloc del camp, premeu F9 per actualitzar-lo .
5. Premeu Maj + F9 o Alt + F9 de nou per amagar el codi de camp i, a continuació, previsualitzeu el resultat.

Els exemples següents us mostraran alguns escenaris típics.

Combinació de correspondència: format de nombre

Per aconseguir que els números apareguin en el format correcte (igual o diferent al del fitxer d'Excel), utilitzeu els codis de commutació numèrics següents.

Per exemple, per donar format un nombre sencer amb un separador de mil, utilitzeu el commutador numèric \# ,0 de manera que el Nombre sigui ld canvisa:

{ MERGEFIELD Number\# ,0 }

Combinació de correspondència: format de moneda

Per formatar moneda en combinació de correspondència, aquests són els codis que s'han d'utilitzar:

Per exemple, per aplicar un format de dòlar a la combinació de correspondència, afegiu el commutador numèric \# $,0 al camp Moneda:

{ MERGEFIELD Currency\# $,0 }

Com a resultat, el número 3000 es formata com a 3.000 $ sense decimals.

Consell. Els exemples anteriors són per a la combinació de correspondència format en dòlars . En lloc del signe del dòlar ($), podeu utilitzar qualsevol altre símbol de moneda, p. € o £ .

Combinació de correspondència: format de percentatge

La manera com formeu els percentatges en un document de combinació de correspondència de Word depèn dels valors de la font. estan formatats al vostre full d'Excel.

Si s'utilitza el format General o Número a Excel, apareixerà un número corresponent a Word. Per formatar aquest nombre com a percentatge, afegiu un dels commutadors numèrics següents.

Per exemple, per donar format a un nombre com a percentatge sencer, editeu el camp Percentatge de la manera següent:

{ MERGEFIELD Percent\# 0% }

Com a resultat, el número 50 té el format del 50%.

Si el format de percentatge s'aplica a les cel·les d'Excel, Word mostrarà un valor real darrere del format de percentatge, que és un nombre decimal. Per exemple, un valor d'Excel del 50% apareixerà com a 0,5 a Word. Per convertir-lo en un percentatge, primer heu de multiplicar un decimal per 100 i després utilitzar un commutador numèric adequat. Aquests són els passos detallats:

1. Seleccioneu el camp de combinació que voleu formatar com a percentatge, p. «Per cent». Tingueu en compte que les cometes s'han d'incloure a la selecció.
2. Premeu Ctrl + F9 per embolicar el camp seleccionat en un altre com aquest: { «Percentatge»
3. Editeu el camp perquè obteniu un dels següents:
   • Percentatge sencer arrodonit: {=«Percentatge»*100 \# 0%}
   • Percentatge amb dos decimals: {=«Percentatge»*100 \# 0,00 %}
4. Coloqueu el cursor a qualsevol lloc del camp i premeu F9 per actualitzar-lo.

   Nota. Un camp de combinació que conté una fórmula mostrarà un valor, no el nom del camp, fins i tot quan no estigui en el mode de vista prèvia. No et preocupis, és un comportament normal. Per assegurar-se que elEl valor no és estàtic, feu clic a les fletxes del grup Previsualitza els resultats per canviar entre els destinataris. Per veure el codi de camp, seleccioneu el valor i premeu les tecles Maj + F9 alhora. Si tot es fa correctament, veureu alguna cosa com això:

   { ={MERGEFIELD Percent }*100 \# 0% }

Combinació de correu: format de data i hora

Com passa amb els números i la moneda, podeu canviar el format de data a la combinació de correspondència mitjançant un commutador numèric. La taula següent enumera els codis d'alguns formats de data i hora d'ús habitual.

Per exemple, per aplicar una data completa , canvieu el format del camp de combinació de data d'aquesta manera:

{ MERGEFIELD Date\@ "dddd, MMMM dd, yyyy" }

Consells i notes:

• En un commutador numèric de data/hora, les majúscules M s'utilitza durant mesos i en minúscula m durant minuts.
• A part dels codis indicats anteriorment, podeu utilitzar qualsevol altre format de data i hora personalitzat.

Com canviar el format del fitxerdata i hora actuals a la combinació de correspondència de Word

Per inserir la data i l'hora actuals d'avui en un document de combinació de correspondència, podeu utilitzar les dreceres següents:

• Alt + Maj + D - inserir el camp DATA que mostra la data actual.
• Alt + Maj + T: inseriu el camp HORA que mostra l'hora actual.

Això s'afegirà la data i l'hora per defecte. format. Per canviar-lo, podeu utilitzar un commutador numèric tal com es descriu anteriorment. O podeu aplicar el format de data/hora desitjat d'una manera visual.

1. Seleccioneu el camp Data o Hora el format del qual voleu canviar .
2. Premeu Maj + F9 per mostrar la codificació del camp, que pot semblar a { DATA \@ "M/d/aaaa"
3. Feu clic amb el botó dret al camp seleccionat i trieu Edita el camp... des del menú contextual.
4. Al quadre de diàleg Arxivat , seleccioneu el format desitjat per al camp Data i feu clic a D'acord .

   Consell. Si voleu conservar el format durant les actualitzacions , marqueu la casella de selecció corresponent a l'extrem inferior dret.

Com evitar perdre zeros a l'inici en la combinació de correspondència

En tots els valors numèrics, els zeros inicials s'eliminen durant una combinació de correspondència. Perquè els codis postals i altres números arribin a través d'una combinació de correspondència sense perdre zeros, s'han de formatar com a text .

Per fer-ho, seleccioneu la columna amb números i trieu Text al Númeroquadre de format a la pestanya Inici .

Com a alternativa, podeu fer clic amb el botó dret a la columna seleccionada i després fer clic a Formatar cel·les... . Al quadre de diàleg Format de cel·les que s'obre, a la pestanya Nombre , seleccioneu Text i, a continuació, feu clic a D'acord .

Nota important! Si s'aplica el format Especial (com ara el codi postal) o personalitzat (com ara 00000) a les cel·les d'Excel, canviar-lo al format Text farà que desapareguin els zeros inicials. Després de formatar les cel·les com a Text , haureu de revisar cada cel·la i escriure els zeros que falten manualment. Per evitar aquesta tasca descoratjadora, connecteu-vos al vostre full d'Excel mitjançant DDE. Això conservarà els formats de números d'Excel originals, inclosos els zeros anteriors.

Així és com resoldre els problemes de format de combinació de correspondència i donar format als camps de la manera que vulgueu. Gràcies per llegir-lo!