Tento návod ukazuje, ako zachovať formátovanie čísel, dátumov, percent a meny pri spájaní pošty z programu Excel do programu Word alebo ho zmeniť podľa vlastných predstáv.

V jednom z našich predchádzajúcich článkov sme sa zaoberali tým, ako zlúčiť poštu z programu Excel do programu Word a odoslať personalizované listy alebo e-mailové správy. Ukázalo sa, že použitie funkcie Mail Merge programu Word na automatizované vytvorenie dokumentu z pracovného hárka programu Excel môže predstavovať veľa problémov. Niektoré polia nemusia byť vyplnené alebo sú vyplnené nesprávnymi informáciami. Čísla správne naformátované v programe Excel sa nemusia správne zobraziť vdokumentu programu Word. Zip kódy môžu stratiť úvodné nuly. Nižšie uvedené tipy na riešenie problémov vám pomôžu odstrániť typické problémy s formátovaním Mail Merge.

Ako zlúčiť poštu a zachovať formátovanie

Pri vykonávaní zlúčenia pošty z pracovného hárka programu Excel môžu niektoré číselné údaje stratiť formátovanie po prechode zlúčením. Problémy sa zvyčajne vyskytujú pri číslach formátovaných ako percentá alebo mena alebo pri číslach obsahujúcich úvodné nuly, ako sú poštové smerovacie čísla.

Príčina : V predvolenom nastavení Microsoft Word používa pripojenie OLE DB, ktoré načítava informácie, ale nie formáty. Výsledkom je, že v dokumente Word sa údaje zobrazujú vo formáte, v ktorom sú interne uložené v programe Excel, a nie vo formáte použitom v bunkách.

Na ilustráciu problému si pozrite formáty zdrojových údajov v pracovnom hárku programu Excel:

Teraz sa pozrite, čo sa stane v dokumente Word mail merge:

• PSČ - V Exceli sa zobrazí úvodná nula, pretože bunka má vlastný formát čísla, napríklad 00000. Vo Worde sa zobrazí základná hodnota (2451).
• Mena - sa zobrazí bez symbolu meny, oddeľovača tisícov a desatinných miest. V programe Excel sa číslo naformátuje ako Mena (3000,00 USD). V programe Word sa zobrazí číslo v čistej podobe (3000).
• Percento - zvyčajne sa zobrazuje ako desatinné číslo zodpovedajúce percentu, v niektorých prípadoch ako číslo s pohyblivou desatinnou čiarkou. Napríklad 30 % formátovaných ako Percentá v programe Excel sa môže vo Worde zobrazovať ako 0,3 alebo 0,299999999.
• Dátum - sa zobrazí v predvolenom formáte nastavenom v nastaveniach regiónu. V našom prípade sa dátum 20. mája 22 v programe Excel zmení na 5/20/2022 v programe Word.

Riešenie : Aby Word zobrazoval poštové kódy, dátumy, ceny, percentá a iné číselné hodnoty v správnom formáte, pripojte sa k zošitu Excelu pomocou Dynamická výmena údajov (DDE).

Ako používať dynamickú výmenu údajov na pripojenie k hárku programu Excel

Pred začatím spájania pošty vykonajte v programe Microsoft Word nasledujúce kroky.

1. Prejsť na Súbor> Možnosti> Rozšírené .
2. Prejdite nadol na Všeobecné začiarknite políčko Potvrdenie konverzie formátu súboru pri otvorení a kliknite na OK .
3. Spustite funkciu Mail Merge ako zvyčajne (podrobný postup nájdete tu). Keď príde na výber príjemcov, vyberte Použitie existujúceho zoznamu .
4. Prejdite na tabuľku, vyberte ju a kliknite na tlačidlo Otvorte stránku (alebo dvakrát kliknite na súbor).
5. V Potvrdenie zdroja údajov v dialógovom okne, ktoré sa otvorí, začiarknite políčko Zobraziť všetky v ľavom dolnom rohu, potom vyberte Pracovné hárky programu MS Excel prostredníctvom DDE (*.xls) a kliknite na tlačidlo OK .
6. Kliknite na . Celý tabuľkový procesor a OK .

Pripojenie Wordu k zdroju údajov Excelu prostredníctvom DDE môže trvať pomerne dlho, preto buďte trpezliví - z dlhodobého hľadiska vám to ušetrí ešte viac času :)

Tip. Ak chcete zabrániť opakovaným výzvam, ktoré Word zobrazuje pri každom otvorení dátového súboru, zrušte zaškrtnutie políčka Potvrdenie konverzie formátu súboru pri otvorení začiarkavacie políčko po pripojení k zoznamu adries.

Teraz si všetky číselné hodnoty v dokumente Word mail merge zachovajú svoje pôvodné formáty.

Ako naformátovať špecifické polia na spájanie pošty

Pripojenie k hárku programu Excel prostredníctvom DDE je najrýchlejším spôsobom, ako vyriešiť všetky problémy s formátovaním naraz. Ak sa vám toto riešenie z nejakého dôvodu nehodí, môžete formátovanie údajov programu Excel v programe Word ovládať pridaním číselného prepínača (predtým nazývaného obrázkový prepínač) do konkrétneho zlučovacieho poľa.

A číselný prepínač je druh masky, ktorá umožňuje formátovať obsah poľa v dokumente programu Word požadovaným spôsobom. Ak chcete pridať číselný prepínač, vykonajte tieto kroky:

1. Vyberte pole na zlúčenie, ktorého formát chcete zmeniť. Môže to byť Dátum , Mena , Percentá alebo v inej oblasti.
2. Stlačením klávesovej skratky Shift + F9 zobrazíte kód vybraného poľa alebo klávesovou skratkou Alt + F9 zobrazíte kódy všetkých polí v dokumente. Všeobecný kód poľa vyzerá približne takto: { MERGEFIELD Name }.
3. Na koniec poľa pridajte číselný prepínací kód.
4. Keď je kurzor umiestnený kdekoľvek v poli, stlačením klávesu F9 ho aktualizujte.
5. Opätovným stlačením klávesovej skratky Shift + F9 alebo Alt + F9 skryjete kód poľa a zobrazíte náhľad výsledku.

Nasledujúce príklady vám priblížia niekoľko typických scenárov.

Zlúčenie pošty: formát čísla

Ak chcete, aby sa čísla zobrazovali v správnom formáte (rovnakom alebo inom ako v súbore programu Excel), použite nasledujúce číselné prepínacie kódy.

Ak chcete napríklad formátovať celé číslo s oddeľovačom tisícok, použite číselný prepínač \# ,0, aby sa Číslo pole sa zmení na:

{ MERGEFIELD Number\# ,0 }

Zlúčenie pošty: formát meny

Na formátovanie meny pri zlúčení pošty sa používajú tieto kódy:

Ak chcete napríklad použiť formát dolára pri zlúčení pošty, pridajte do poľa Mena číselný prepínač \# $,0:

{ MERGEFIELD Currency\# $,0 }

Výsledkom je, že číslo 3000 sa naformátuje ako 3000 dolárov bez desatinných miest.

Tip. Uvedené príklady sa týkajú zlúčenia pošty formát dolára Namiesto znaku dolára ($) môžete použiť akýkoľvek iný symbol meny, napr. € alebo £ .

Spájanie pošty: percentuálny formát

Spôsob formátovania percentuálnych hodnôt v dokumente Word mail merge závisí od toho, ako sú zdrojové hodnoty naformátované v hárku programu Excel.

Ak sa Všeobecné alebo Číslo sa v programe Excel používa formát, vo Worde sa zobrazí zodpovedajúce číslo. Ak chcete toto číslo formátovať ako percento, pridajte jeden z nasledujúcich číselných prepínačov.

Ak chcete napríklad číslo formátovať ako celé percento, upravte Percentá pole takto:

{ MERGEFIELD Percent\# 0% }

Výsledkom je, že číslo 50 je formátované ako 50 %.

Ak sa na bunky programu Excel použije formát Percentá, Word za formátovaním percent zobrazí skutočnú hodnotu, ktorá je desatinným číslom. Napríklad hodnota programu Excel 50 % sa v programe Word zobrazí ako 0,5. Ak ju chcete previesť na percentá, musíte najprv vynásobiť desatinné číslo číslom 100 a potom použiť príslušný číselný prepínač. Tu sú podrobné kroky:

1. Vyberte pole na zlučovanie, ktoré chcete formátovať ako percentá, napr. "Percentá". Pozor, vo výbere by mali byť zahrnuté úvodzovky.
2. Stlačením klávesovej skratky Ctrl + F9 zabalíte vybrané pole do iného poľa takto: {"Percentá" }
3. Upravte pole tak, aby ste dostali jednu z nasledujúcich možností:
   • Zaokrúhlené celé percento: {="Percento "*100 \# 0%}
   • Percentá s dvoma desatinnými miestami: {="Percento "*100 \# 0.00%}
4. Umiestnite kurzor kamkoľvek do poľa a stlačením klávesu F9 ho aktualizujte.

   Poznámka: Zlučovacie pole obsahujúce vzorec zobrazí hodnotu, nie názov poľa, aj keď nie je v režime náhľadu. Nemajte obavy, je to normálne správanie. Ak sa chcete uistiť, že hodnota nie je statická, kliknite na šípky v Náhľad výsledkov skupiny na prepínanie medzi príjemcami. Ak chcete zobraziť kód poľa, vyberte hodnotu a stlačte spoločne klávesy Shift + F9. Ak ste všetko vykonali správne, zobrazí sa niečo takéto:

   { ={MERGEFIELD Percent }*100 \# 0% }

Zlúčenie pošty: formát dátumu a času

Podobne ako pri číslach a mene, aj formát dátumu môžete v mail merge zmeniť pomocou číselného prepínača. V nasledujúcej tabuľke sú uvedené kódy pre niekoľko bežne používaných formátov dátumu/času.

Ak chcete napríklad použiť celý dátum formát, zmeňte formát poľa Date merge týmto spôsobom:

{ MERGEFIELD Date\@ "dddd, MMMM dd, yyyy" }

Tipy a poznámky:

• V číselnom prepínači dátum/čas je veľké písmeno M sa používa pre mesiace a malé písmená m minút.
• Okrem vyššie uvedených kódov môžete používať aj iné vlastné formáty dátumu a času.

Ako zmeniť formát aktuálneho dátumu a času v aplikácii Word mail merge

Ak chcete vložiť dnešný dátum a aktuálny čas do dokumentu spojenia pošty, môžete použiť nasledujúce skratky:

• Alt + Shift + D - vloženie poľa DÁTUM, ktoré zobrazuje aktuálny dátum.
• Alt + Shift + T - vloženie poľa TIME, ktoré zobrazuje aktuálny čas.

Tým sa pridá dátum a čas v predvolenom formáte. Ak ho chcete zmeniť, môžete použiť číselný prepínač, ako je opísané vyššie. Alebo môžete použiť požadované formátovanie dátumu/času vizuálnym spôsobom.

1. Vyberte Dátum alebo Čas pole, ktorého formát chcete zmeniť.
2. Stlačením klávesovej skratky Shift + F9 zobrazíte kódovanie poľa, ktoré môže vyzerať takto: { DATE \@ "M/d/yyyy" }
3. Kliknite pravým tlačidlom myši na vybrané pole a vyberte položku Upraviť pole... z kontextového menu.
4. V Podané v dialógovom okne vyberte požadovaný formát pre Dátum a kliknite na tlačidlo OK .

   Tip. Ak chcete zachovanie formátovania počas aktualizácií , začiarknite príslušné políčko v pravom dolnom rohu.

Ako zabrániť strate úvodných núl pri zlúčení pošty

Vo všetkých číselných hodnotách sa pri zlúčení pošty vynechávajú úvodné nuly. Aby poštové smerovacie čísla a iné čísla prešli zlúčením pošty bez straty núl, mali by byť formátované ako text .

Ak to chcete urobiť, vyberte stĺpec s číslami a vyberte Text v Formát čísla v políčku na Domov tab.

Prípadne môžete kliknúť pravým tlačidlom myši na vybraný stĺpec a potom kliknúť na položku Formátovanie buniek... V Formátovanie buniek dialógové okno, ktoré sa otvorí, na Číslo vyberte kartu Text a potom kliknite na tlačidlo OK .

Dôležité upozornenie! Ak Špeciálne (napríklad PSČ) alebo Vlastný formát (napríklad 00000) sa použije na bunky Excelu, čím sa zmení na Text spôsobí, že úvodné nuly zmiznú. Po naformátovaní buniek ako Text , budete musieť skontrolovať každú bunku a chýbajúce nuly zadať ručne. Ak sa chcete vyhnúť tejto náročnej úlohe, pripojte sa k hárku programu Excel prostredníctvom DDE. Tým sa zachovajú pôvodné formáty čísel programu Excel vrátane predchádzajúcich núl.

Takto vyriešite problémy s formátovaním pri spájaní pošty a naformátujte polia tak, ako chcete. Ďakujeme za prečítanie!