O titorial mostra como manter o formato de números, datas, porcentaxe e moeda ao facer unha combinación de correspondencia de Excel a Word ou cambialo ao teu gusto.

Nun dos nosos artigos anteriores, analizamos como combinar correspondencia de Excel a Word para enviar cartas personalizadas ou mensaxes de correo electrónico. Como se viu, usar a combinación de correspondencia de Word para automatizar a creación dun documento a partir dunha folla de cálculo de Excel pode presentar moitos desafíos. É posible que algúns campos non se enchen ou se enchen con información incorrecta. É posible que os números con formato correcto en Excel non aparezan correctamente nun documento de Word. Os códigos postais poden perder ceros ao principio. As suxestións de solución de problemas que aparecen a continuación axudarano a solucionar os problemas típicos de formato de combinación de correspondencia.

Como combinar correspondencia e seguir formateando

Ao realizar unha combinación de correspondencia desde unha folla de cálculo de Excel, algúns dos seus datos numéricos poden perder o formato despois de pasar pola combinación. Os problemas adoitan ocorrer con números formateados como porcentaxe ou moeda, ou con números que conteñen ceros ao principio, como códigos postales.

Causa : de forma predeterminada, Microsoft Word usa a conexión OLE DB, que incorpora a información pero non os formatos. Como resultado, nun documento de Word, os datos aparecen no formato en que se almacenan internamente en Excel, e non no formato aplicado ás celas.

Para ilustrar o problema, bótalle unha ollada ao Formatos de datos de orixe nunha folla de cálculo de Excel:

Agora, vexa o que ocorre nun documento de combinación de correspondencia de Word:

• Código postal : aparece sen cero inicial. En Excel, móstrase un cero inicial porque unha cela ten un formato de número personalizado, como 00000. En Word, aparece un valor subxacente (2451).
• Moeda : aparece sen a moeda. símbolo, separador de miles e decimais. En Excel, o número está formatado como Moeda ($ 3,000.00). En Word, móstrase un número na súa forma pura (3000).
• Porcentaxe - normalmente, aparece como un número decimal correspondente á porcentaxe; nalgúns casos - un número de coma flotante. Por exemplo, o 30 % con formato de Porcentaxe en Excel pode aparecer como 0,3 ou 0,299999999 en Word.
• Data : aparece no formato predeterminado definido na configuración da túa rexión. No noso caso, a data de Excel 20-maio-22 transfórmase en 5/20/2022 en Word.

Solución : para que Word mostre códigos postais, datas, prezos, porcentaxes e outros valores numéricos no formato correcto, conéctese ao seu libro de Excel mediante Dynamic Data Exchange (DDE).

Como usar o Dynamic Data Exchange para conectarse á folla de Excel

Antes de iniciar unha combinación de correspondencia, siga os seguintes pasos en Microsoft Word.

1. Vaia a Ficheiro > Opcións > Avanzado .
2. Desprácese cara abaixo ata a sección Xeneral , seleccione a caixa de verificación Confirmar a conversión do formato de ficheiro ao abrir e faga clic en Aceptar .
3. Inicia a túa combinación de correspondencia como de costume (os pasos detallados están aquí). Cando se trate de seleccionar destinatarios, escolla Usar unha lista existente .
4. Navega ata a túa folla de cálculo, selecciónaa e fai clic en Abrir (ou fai dobre clic no ficheiro) .
5. No cadro de diálogo Confirmar fonte de datos que se abre, marque a caixa Mostrar todo na esquina inferior esquerda e, a continuación, escolla Follas de traballo de MS Excel mediante DDE (*.xls) e prema en Aceptar .
6. Fai clic en Toda a folla de cálculo e Aceptar .

Word pode tardar bastante tempo en conectarse á túa fonte de datos de Excel mediante DDE, así que teña paciencia, isto aforrarache aínda máis tempo a longo prazo :)

Consello. Para evitar que Word amose varias solicitudes cada vez que abra o ficheiro de datos, desmarque a caixa de verificación Confirmar a conversión do formato de ficheiro ao abrir despois de conectarse á súa lista de correo.

Agora, todos os valores numéricos de o documento de combinación de correspondencia de Word mantén os seus formatos orixinais.

Como dar formato a campos específicos de combinación de correspondencia

Conectarse a unha folla de cálculo de Excel mediante DDE é a forma máis rápida de solucionar todos os problemas de formato dunha soa vez. Se esta solución non é aplicable a vostede por algún motivo, pode controlar o formato dos datos de Excel en Word engadindo un interruptor numérico (anteriormente chamado interruptor de imaxe) a un campo de combinación concreto.

A o interruptor numérico é unha especie de máscara que che permite formatar o contido de acampo nun documento de Word do xeito que desexe. Para engadir un interruptor numérico, siga estes pasos:

1. Seleccione o campo de combinación cuxo formato desexa cambiar. Pode ser Data , Moeda , Porcentaxe ou algún outro campo.
2. Preme Maiúsculas + F9 para mostrar a codificación do campo seleccionado ou Alt + F9 para expoñer os códigos de todos os campos do documento. Un código de campo xenérico parece { MERGEFIELD Nome }.
3. Engade un código de cambio numérico ao final do campo.
4. Co cursor situado en calquera lugar do campo, preme F9 para actualizalo. .
5. Preme Maiús + F9 ou Alt + F9 de novo para ocultar o código de campo e despois previsualiza o resultado.

Os exemplos seguintes indicaránche algúns escenarios típicos.

Combinación de correspondencia: formato de número

Para que os números aparezan no formato correcto (igual ou diferente ao do ficheiro de Excel), use os seguintes códigos de cambio numérico.

Por exemplo, para dar formato un número enteiro con separador de mil, use o interruptor numérico \# ,0 para que o Número sexa ld cambiosa:

{ MERGEFIELD Number\# ,0 }

Combinación de correspondencia: formato de moeda

Para dar formato á moeda na combinación de correspondencia, estes son os códigos que se deben usar:

Por exemplo, para aplicar un formato de dólar na combinación de correspondencia, engade o interruptor numérico \# $,0 ao campo Moeda:

{ MERGEFIELD Currency\# $,0 }

Como resultado, o número 3000 ten un formato de 3000 $ sen cifras decimais.

Consello. Os exemplos anteriores son para a combinación de correspondencia formato dólar . En lugar do signo de dólar ($), podes usar calquera outro símbolo de moeda, por exemplo. € ou £ .

Combinación de correspondencia: formato de porcentaxe

A forma en que formateas as porcentaxes nun documento de combinación de correspondencia de Word depende de como se valore a fonte están formateados na súa folla de Excel.

Se se utiliza o formato Xeneral ou Número en Excel, aparecerá un número correspondente en Word. Para dar formato a ese número como porcentaxe, engade un dos seguintes interruptores numéricos.

Por exemplo, para dar formato a un número como unha porcentaxe enteira, edite o campo Porcentaxe do seguinte xeito:

{ MERGEFIELD Percent\# 0% }

Como resultado, o número 50 ten un formato de 50%.

Se o formato de porcentaxe se aplica ás celas de Excel, Word mostrará un valor real detrás do formato de porcentaxe, que é un número decimal. Por exemplo, un valor de Excel do 50 % aparecerá como 0,5 en Word. Para convertelo en porcentaxe, primeiro debes multiplicar un decimal por 100 e, a continuación, usar un interruptor numérico adecuado. Estes son os pasos detallados:

1. Seleccione o campo de combinación que desexa formatar como porcentaxe, p. ex. «Por cento». Teña en conta que as comiñas deben incluírse na selección.
2. Preme Ctrl + F9 para envolver o campo seleccionado noutro como este: { «Porcentaxe»
3. Editar o campo para que obtén un dos seguintes:
   • Porcentaxe enteiro redondeado: {=«Porcentaxe»*100 \# 0%}
   • Porcentaxe con dúas cifras decimais: {=«Porcentaxe»*100 \# 0,00 %}
4. Sitúe o cursor en calquera lugar do campo e prema F9 para actualizalo.

   Nota. Un campo de combinación que contén unha fórmula mostrará un valor, non o nome do campo, aínda que non estea no modo de vista previa. Non te preocupes, é un comportamento normal. Para asegurarse de que oo valor non é estático, faga clic nas frechas do grupo Previsualizar resultados para cambiar entre os destinatarios. Para ver o código de campo, seleccione o valor e prema as teclas Maiús + F9 xuntos. Se todo está feito correctamente, verá algo así:

   { ={MERGEFIELD Percent }*100 \# 0% }

Combinación de correspondencia: formato de data e hora

Como sucede cos números e a moeda, pode cambiar o formato de data na combinación de correspondencia mediante un interruptor numérico. A seguinte táboa enumera os códigos para algúns formatos de data/hora de uso habitual.

Por exemplo, para aplicar unha data completa , cambie o formato do campo de combinación de data deste xeito:

{ MERGEFIELD Date\@ "dddd, MMMM dd, yyyy" }

Consellos e notas:

• Nun cambio numérico de data/hora, as maiúsculas M úsase durante meses e m minúsculas durante os minutos.
• Ademais dos códigos indicados anteriormente, podes utilizar calquera outro formato personalizado de data e hora.

Como cambiar o formato do ficheirodata e hora actual na combinación de correspondencia de Word

Para inserir a data e a hora actual nun documento de combinación de correspondencia, pode usar os seguintes atallos:

• Alt + Maiús + D - inserir o campo DATA que mostra a data actual.
• Alt + Maiús + T: insira o campo TIME que mostra a hora actual.

Isto engadirá a data e a hora na configuración predeterminada. formato. Para cambialo, pode usar un interruptor numérico como se describe anteriormente. Ou pode aplicar o formato de data/hora desexado dun xeito visual.

1. Seleccione o campo Data ou Hora cuxo formato desexa cambiar .
2. Prema Maiús + F9 para mostrar a codificación do campo, que pode parecer algo así como { DATA \@ "M/d/aaaa"
3. Fai clic co botón dereito do rato no campo seleccionado e escolla Editar campo... no menú contextual.
4. No cadro de diálogo Arquivado , seleccione o formato desexado para o campo Data e faga clic en Aceptar .

   Consello. Se queres preservar o formato durante as actualizacións , selecciona a caixa de verificación correspondente na esquina inferior dereita.

Como evitar perder ceros ao principio na combinación de correspondencia

En todos os valores numéricos, os ceros iniciales quítanse durante unha combinación de correspondencia. Para que os códigos postales e outros números pasen a través dunha combinación de correspondencia sen perder ceros, deben ter o formato texto .

Para facelo, seleccione a columna con números e escolla Texto no NúmeroFormato na pestana Inicio .

Como alternativa, pode facer clic co botón dereito na columna seleccionada e, a continuación, premer en Formatar celas... . No cadro de diálogo Formato de celas que se abre, na pestana Número , seleccione Texto e, a continuación, faga clic en Aceptar .

Nota importante! Se se aplica o formato Especial (como código postal) ou personalizado (como 00000) ás túas celas de Excel, cambialo ao formato Texto fará que os ceros iniciales desaparezan. Despois de formatar as celas como Texto , terás que revisar cada cela e escribir os ceros que faltan manualmente. Para evitar esta tarefa desalentadora, conéctese á súa folla de Excel mediante DDE. Isto manterá os formatos numéricos orixinais de Excel, incluídos os ceros anteriores.

É así como resolver os problemas de formato de combinación de correspondencia e dar formato aos campos do xeito que queiras. Grazas por ler!