El tutorial muestra cómo mantener el formato de números, fechas, porcentajes y divisas al hacer una combinación de correspondencia de Excel a Word o cambiarlo a su gusto.

En uno de nuestros artículos anteriores, vimos cómo combinar correspondencia de Excel a Word para enviar cartas o mensajes de correo electrónico personalizados. Resulta que utilizar la combinación de correspondencia de Word para automatizar la creación de un documento a partir de una hoja de cálculo de Excel puede presentar muchos problemas. Algunos campos pueden no rellenarse o rellenarse con información incorrecta. Los números formateados correctamente en Excel pueden no aparecer correctamente enLos códigos postales pueden perder los ceros a la izquierda. Los siguientes consejos le ayudarán a solucionar los problemas típicos de formato de Mail Merge.

Cómo combinar correspondencia y mantener el formato

Al realizar una combinación de correspondencia desde una hoja de cálculo de Excel, algunos de los datos numéricos pueden perder el formato después de pasar por la combinación. Los problemas suelen producirse con números formateados como porcentaje o moneda, o números que contienen ceros a la izquierda, como los códigos postales.

Causa Por defecto, Microsoft Word utiliza la conexión OLE DB, que extrae la información pero no los formatos. Como resultado, en un documento Word, los datos aparecen en el formato en que se almacenan internamente en Excel, y no en el formato aplicado a las celdas.

Para ilustrar el problema, eche un vistazo a los formatos de los datos de origen en una hoja de cálculo de Excel:

Ahora, vea lo que ocurre en un documento de combinación de correspondencia de Word:

• Código postal - aparece sin un cero a la izquierda. En Excel, aparece un cero a la izquierda porque una celda tiene un formato numérico personalizado como 00000. En Word, aparece un valor subyacente (2451).
• Moneda - aparece sin el símbolo de moneda, el separador de miles y los decimales. En Excel, el número se formatea como Moneda (3.000,00 $). En Word, aparece un número en su forma pura (3.000).
• Porcentaje - normalmente, aparece como un número decimal correspondiente al porcentaje; en algunos casos, como un número de coma flotante. Por ejemplo, un 30% formateado como Porcentaje en Excel puede aparecer como 0,3 o 0,299999999 en Word.
• Fecha - En nuestro caso, la fecha 20-May-22 de Excel se transforma en 5/20/2022 en Word.

Solución Para que Word muestre códigos postales, fechas, precios, porcentajes y otros valores numéricos en el formato correcto, conéctese a su libro de Excel mediante Intercambio dinámico de datos (DDE).

Cómo utilizar Dynamic Data Exchange para conectarse a una hoja Excel

Antes de iniciar una combinación de correspondencia, realice los siguientes pasos en Microsoft Word.

1. Ir a Archivo> Opciones> Avanzadas .
2. Desplácese hasta el General seleccione la casilla Confirmar la conversión de formato de archivo al abrir y haga clic en OK .
3. Inicie la combinación de correspondencia como de costumbre (los pasos detallados se encuentran aquí). A la hora de seleccionar los destinatarios, elija Utilizar una lista existente .
4. Busque su hoja de cálculo, selecciónela y haga clic en Abrir (o haga doble clic en el archivo).
5. En el Confirmar fuente de datos que se abre, marque la casilla Mostrar todo en la esquina inferior izquierda y, a continuación, seleccione Hojas de cálculo de MS Excel a través de DDE (*.xls) y haga clic en OK .
6. Haga clic en Toda la hoja de cálculo y OK .

Es posible que Word tarde un poco en conectarse a su fuente de datos de Excel mediante DDE, así que tenga paciencia: esto le ahorrará aún más tiempo a largo plazo :)

Sugerencia: para evitar que Word muestre varios mensajes cada vez que abra el archivo de datos, desactive la opción Confirmar la conversión de formato de archivo al abrir casilla de verificación después de conectarse a su lista de correo.

Ahora, todos los valores numéricos del documento de combinación de correspondencia de Word conservan sus formatos originales.

Cómo dar formato a campos específicos de la combinación de correspondencia

Conectarse a una hoja de cálculo de Excel mediante DDE es la forma más rápida de solucionar todos los problemas de formato de una sola vez. Si esta solución no es aplicable a usted por alguna razón, puede controlar el formato de los datos de Excel en Word añadiendo un conmutador numérico (antes llamado conmutador de imagen) a un campo de fusión concreto.

A interruptor numérico es un tipo de máscara que le permite dar el formato que desee al contenido de un campo en un documento de Word. Para añadir un conmutador numérico, siga estos pasos:

1. Seleccione el campo merge cuyo formato desea modificar, que puede ser Fecha , Moneda , Porcentaje u otro campo.
2. Pulse Mayúsculas + F9 para mostrar la codificación del campo seleccionado o Alt + F9 para exponer los códigos de todos los campos de su documento. Un código de campo genérico tiene un aspecto similar a { MERGEFIELD Nombre }.
3. Añade un código numérico de cambio al final del campo.
4. Con el cursor situado en cualquier lugar del campo, pulse F9 para actualizarlo.
5. Pulse Mayús + F9 o Alt + F9 de nuevo para ocultar el código de campo y, a continuación, previsualice el resultado.

Los siguientes ejemplos le mostrarán algunas situaciones típicas.

Combinación de correspondencia: formato numérico

Para que los números aparezcan en el formato correcto (igual o distinto que en su archivo Excel), utilice los siguientes códigos numéricos de conmutación.

Por ejemplo, para formatear un número entero con un separador de miles, utilice el conmutador numérico \# ,0 para que el Número el campo cambia a:

{ MERGEFIELD Number\# ,0 }

Combinación de correspondencia: formato de moneda

Para dar formato a la moneda en la combinación de correspondencia, estos son los códigos que hay que utilizar:

Por ejemplo, para aplicar un formato de dólar en la combinación de correspondencia, añada el conmutador numérico \# $,0 al campo Moneda:

{ MERGEFIELD Currency\# $,0 }

Como resultado, el número 3000 se formatea como $3.000 sin decimales.

Consejo: Los ejemplos anteriores corresponden a la combinación de correspondencia formato dólar En lugar del símbolo del dólar ($), puede utilizar cualquier otro símbolo monetario, por ejemplo € o £ .

Combinación de correspondencia: formato porcentual

La forma de dar formato a los porcentajes en un documento de combinación de correspondencia de Word depende de cómo estén formateados los valores de origen en la hoja de Excel.

Si el General o Número en Excel, aparecerá el número correspondiente en Word. Para formatear ese número como porcentaje, añada uno de los siguientes modificadores numéricos.

Por ejemplo, para formatear un número como un porcentaje entero, edite la opción Porcentaje como sigue:

{ MERGEFIELD Percent\# 0% }

Como resultado, el número 50 se formatea como 50%.

Si se aplica el formato Porcentaje a las celdas de Excel, Word mostrará un valor real detrás del formato de porcentaje, que es un número decimal. Por ejemplo, un valor de Excel de 50% aparecerá como 0,5 en Word. Para convertirlo en un porcentaje, primero hay que multiplicar un decimal por 100 y, a continuación, utilizar un conmutador numérico adecuado. A continuación se detallan los pasos:

1. Seleccione el campo merge que desea formatear como porcentaje, por ejemplo, "Porcentaje". Tenga en cuenta que las comillas deben incluirse en la selección.
2. Pulse Ctrl + F9 para envolver el campo seleccionado en otro como este: { "Porcentaje" }
3. Edita el campo de forma que obtengas uno de los siguientes:
   • Porcentaje entero redondeado: {="Porcentaje "*100 \# 0%}
   • Porcentaje con dos decimales: {="Porcentaje "*100 \# 0.00%}
4. Sitúe el cursor en cualquier lugar del campo y pulse F9 para actualizarlo.

   Nota. Un campo de fusión que contenga una fórmula mostrará un valor, no el nombre del campo, incluso cuando no esté en el modo de vista previa. No se preocupe, es un comportamiento normal. Para asegurarse de que el valor no es estático, haga clic en las flechas del campo Vista previa de los resultados para pasar de un destinatario a otro. Para ver el código del campo, seleccione el valor y pulse a la vez las teclas Mayús + F9. Si todo se hace correctamente, verá algo parecido a esto:

   { ={MERGEFIELD Percent }*100 \# 0% }

Combinación de correspondencia: formato de fecha y hora

Al igual que con los números y la moneda, puede cambiar el formato de fecha en la combinación de correspondencia utilizando un conmutador numérico. En la tabla siguiente se enumeran los códigos de algunos formatos de fecha/hora de uso común.

Por ejemplo, para aplicar un fecha completa cambie el formato del campo de fusión Fecha de esta manera:

{ MERGEFIELD Date\@ "dddd, MMMM dd, aaaa" }

Consejos y notas:

• En un conmutador numérico de fecha/hora, la mayúscula M se utiliza para los meses y minúsculas m por minutos.
• Aparte de los códigos enumerados anteriormente, puede utilizar cualquier otro formato personalizado de fecha y hora.

Cómo cambiar el formato de la fecha y hora actuales en la combinación de correspondencia de Word

Para insertar la fecha de hoy y la hora actual en un documento de combinación de correspondencia, puede utilizar los siguientes métodos abreviados:

• Alt + Mayús + D - inserta el campo FECHA que muestra la fecha actual.
• Alt + Mayús + T - inserta el campo HORA que muestra la hora actual.

Esto añadirá la fecha y la hora en el formato predeterminado. Para cambiarlo, puede utilizar un conmutador numérico como se ha descrito anteriormente. O puede aplicar el formato de fecha/hora deseado de forma visual.

1. Seleccione Fecha o Tiempo campo cuyo formato desea cambiar.
2. Pulse Mayús + F9 para mostrar la codificación del campo, que puede ser algo así como { FECHA \@ "M/d/aaaa" }
3. Haga clic con el botón derecho del ratón en el campo seleccionado y seleccione Editar campo... del menú contextual.
4. En el Archivado en seleccione el formato deseado para el Fecha y haga clic en OK .

   Consejo: si desea conservar el formato durante las actualizaciones seleccione la casilla correspondiente en la esquina inferior derecha.

   Ver también: Conversión de divisas en Google Sheets

Cómo evitar la pérdida de ceros a la izquierda en la combinación de correspondencia

En todos los valores numéricos, los ceros a la izquierda se eliminan durante la combinación de correspondencia. Para que los códigos postales y otros números pasen por una combinación de correspondencia sin perder ceros, deben formatearse como texto .

Para hacerlo, seleccione la columna con números y elija Texto en el Formato numérico en la casilla Inicio ficha.

También puede hacer clic con el botón derecho en la columna seleccionada y, a continuación, hacer clic en Formatear celdas... En el Formatear celdas que se abre, en la ventana Número seleccione Texto y, a continuación, haga clic en OK .

Nota importante Especial (como Código postal) o Personalizado (como 00000) se aplica a las celdas de Excel, cambiándolo por el formato Texto hará que desaparezcan los ceros a la izquierda. Después de formatear las celdas como Texto Para evitar esta ardua tarea, conéctese a su hoja Excel mediante DDE, que conservará los formatos numéricos originales de Excel, incluidos los ceros precedentes.

Así es como se resuelven los problemas de formato de la combinación de correspondencia y se formatean los campos como tú quieras ¡Gracias por leer!