Энэ заавар нь Excel-ээс Word руу захидал нэгтгэх эсвэл өөрийн хүссэнээр өөрчлөх үед тоо, огноо, хувь, валютыг хэрхэн форматлахыг харуулж байна.

Бидний аль нэгэнд. Өмнөх нийтлэлүүдэд бид Excel-ээс Word руу захидал нэгтгэхийг хэрхэн хувийн захидал эсвэл имэйл мессеж илгээх талаар авч үзсэн. Excel-ийн ажлын хуудаснаас баримт бичгийг автоматжуулахын тулд Word-ийн Мэйл нэгтгэхийг ашиглах нь олон бэрхшээлийг дагуулж магадгүй юм. Зарим талбарыг бөглөөгүй эсвэл буруу мэдээллээр бөглөөгүй байж болно. Excel-д зөв форматлагдсан тоонууд Word баримт бичигт зөв харагдахгүй байж магадгүй. Зип кодууд эхний тэгээ алдаж болзошгүй. Доорх алдааг олж засварлах зөвлөмжүүд нь захидлуудыг нэгтгэх форматтай холбоотой ердийн асуудлуудыг засахад тусална.

Имэйл нэгтгэх болон форматыг хэрхэн хадгалах вэ

Excel-ийн ажлын хуудаснаас захидал нэгтгэх үйлдлийг гүйцэтгэх үед зарим Таны тоон өгөгдлүүдийг нэгтгэсний дараа форматаа алдаж болзошгүй. Асуудал нь ихэвчлэн хувь эсвэл мөнгөн тэмдэгтээр форматлагдсан тоо эсвэл зип код зэрэг толгойн тэг агуулсан тоонуудад тохиолддог.

Шалтгаан : Өгөгдмөл байдлаар Microsoft Word нь OLE DB холболтыг ашигладаг бөгөөд энэ холболтыг татдаг. мэдээлэл боловч формат биш. Үүний үр дүнд Word баримт бичигт өгөгдөл нүднүүдийн форматаар биш Excel-д хадгалагдсан форматаар харагдана.

Асуудлыг харуулахын тулд дараахыг харна уу. Excel ажлын хуудсан дээрх эх өгөгдлийн форматууд:

Одоо Word мэйл нэгтгэх баримт бичигт юу тохиолдохыг харна уу:

• Зип код - эхний тэггүйгээр гарч ирнэ. Excel-д нүд нь 00000 гэх мэт захиалгат тооны форматтай тул эхний тэгийг харуулдаг. Word дээр үндсэн утга (2451) гарч ирнэ.
• Валют - мөнгөн тэмдэгтгүйгээр гарч ирнэ. тэмдэг, мянгат тусгаарлагч, аравтын орон. Excel-д тоо нь Валют ($3,000.00) гэж форматлагдсан. Word дээр цэвэр хэлбэрээр нь тоо харагдана (3000).
• Хувь - ихэвчлэн хувьтай тохирох аравтын бутархай тоо хэлбэрээр харагдана; зарим тохиолдолд - хөвөгч цэгийн тоо. Жишээлбэл, Excel-д Хувь гэж форматлагдсан 30% нь Word дээр 0.3 эсвэл 0.299999999 гэж гарч болно.
• Огноо - таны бүсийн тохиргоонд тохируулсан өгөгдмөл форматаар харагдана. Манай тохиолдолд Excel-ийн 20-5-22-ны өдрийг Word дээр 5/20/2022 он болгон өөрчилсөн.

Шийдвэр : Word програмд ​​шуудангийн код, огноо, үнэ, хувь болон бусад тоон утгыг зөв форматаар оруулахын тулд Динамик өгөгдлийн солилцоо (DDE) ашиглан Excel ажлын дэвтэртээ холбогдоно уу.

Динамик өгөгдлийн солилцоог Excel хуудастай холбохдоо хэрхэн ашиглах вэ

Мэйлийг нэгтгэхийг эхлүүлэхийн өмнө Microsoft Word дээр дараах алхмуудыг хийнэ үү.

1. Файл > Сонголтууд > Нарийвчилсан .
2. Ерөнхий хэсэг рүү доош гүйлгээд Нээлттэй үед файлын формат хөрвүүлэлтийг баталгаажуулах гэсэн нүдийг сонгоод ОК дээр дарна уу.
3. Мэйл нэгтгэх үйлдлийг ердийнхөөрөө эхлүүлнэ үү (дэлгэрэнгүй алхмуудыг эндээс үзнэ үү). Хүлээн авагчийг сонгохдоо Одоо байгаа жагсаалтыг ашиглах гэснийг сонгоно уу.
4. Хүснэгт рүүгээ ороод, түүнийг сонгоод Нээх дээр дарна уу (эсвэл файл дээр давхар товшино уу) .
5. Нээж буй Өгөгдлийн эх сурвалжийг баталгаажуулах харилцах цонхны зүүн доод буланд байгаа Бүгдийг харуулах нүдийг сонгоод MS Excel-ийн ажлын хүснэгтийг DDE-ээр сонгоно уу. (*.xls) , OK дээр дарна уу.
6. Бүтэн хүснэгт , OK дээр дарна уу.

Word программыг Excel-ийн мэдээллийн эх сурвалжтай DDE-ээр холбоход нэлээд хугацаа шаардагдах тул тэвчээртэй байгаарай - энэ нь танд урт хугацаанд илүү их цаг хэмнэх болно :)

Зөвлөгөө. Өгөгдлийн файлыг нээх бүрт Word програмаас олон сануулга гарч ирэхээс сэргийлэхийн тулд захидлын жагсаалттай холбогдсоныхоо дараа Нээлттэй үед файлын формат хөрвүүлэлтийг баталгаажуулах гэсэн нүдийг арилгана уу.

Одоо, доторх бүх тоон утгууд Word мэйл нэгтгэх баримт бичиг нь анхны форматаа хадгалдаг.

Захиалга нэгтгэх талбаруудыг хэрхэн форматлах вэ

DDE-ээр дамжуулан Excel-ийн ажлын хуудсанд холбогдох нь форматын бүх асуудлыг нэг дор засах хамгийн хурдан арга юм. Хэрэв энэ шийдэл нь ямар нэг шалтгааны улмаас танд тохирохгүй бол та нэгтгэх талбарт тоон шилжүүлэгчийг (хуучнаар зураг солих гэж нэрлэдэг) нэмж Word дээрх Excel өгөгдлийн форматыг хянах боломжтой.

A numeric switch нь a-ийн агуулгыг форматлах боломжийг олгодог нэг төрлийн маск юмWord баримтын талбарыг хүссэнээр нь тохируулна уу. Тоон шилжүүлэгч нэмэхийн тулд дараах алхмуудыг хийнэ үү:

1. Форматыг нь өөрчлөхийг хүсэж буй нэгтгэх талбараа сонгоно уу. Энэ нь Огноо , Валют , Хувь эсвэл өөр талбар байж болно.
2. Сонгосон талбарын кодыг харуулахын тулд Shift + F9 дарна уу. Alt + F9 товчийг дарж баримтын бүх талбарын кодыг харуулна. Талбайн ерөнхий код нь { MERGEFIELD Name } шиг харагдаж байна.
3. Талбарын төгсгөлд тоон шилжүүлэгч код нэмнэ үү.
4. Хэлбарын аль ч хэсэгт курсор байрлуулсан бол F9 товчийг дарж шинэчилнэ үү. .
5. Хэлгийн кодыг нуухын тулд Shift + F9 эсвэл Alt + F9 товчийг дахин дарж, дараа нь үр дүнг урьдчилан харна уу.

Дараах жишээнүүд нь танд цөөн хэдэн энгийн хувилбаруудыг харуулах болно.

Мэйл нэгтгэх: дугаарын формат

Тоонуудыг зөв форматаар (Excel файлтай ижил эсвэл өөр) харагдуулахын тулд дараах тоон солих кодыг ашиглана уу.

Жишээ нь форматлах мянган тусгаарлагч бүхий бүхэл тоо бол \# ,0 тоон шилжүүлэгчийг ашиглан Тоо fie ld өөрчлөлтүүдруу:

{ MERGEFIELD Number\# ,0 }

Мэйл нэгтгэх: валютын формат

Мэйл нэгтгэх дэх валютыг форматлахын тулд дараах кодуудыг ашиглана:

Жишээ нь, захидал нэгтгэхэд долларын форматыг ашиглахын тулд \# $,0 тоон шилжүүлэгчийг Валютын талбарт нэмнэ үү:

{ MERGEFIELD Currency\# $,0 }

Үүний үр дүнд 3000 тоо нь аравтын оронгүйгээр 3000 доллар болж форматлагдсан.

Зөвлөгөө. Дээрх жишээнүүд нь захидал нэгтгэх доллар формат -д зориулагдсан болно. Долларын тэмдгийн ($) оронд та өөр ямар ч мөнгөн тэмдэгт ашиглаж болно, жишээлбэл. € эсвэл £ .

Мэйл нэгтгэх: хувийн формат

Word цахим шуудан нэгтгэх баримт бичигт хувь хэмжээг форматлах арга нь эх сурвалжийн утгаас хамаарна. Таны Excel хуудсанд форматлагдсан байна.

Хэрэв Excel-д Ерөнхий эсвэл Тоо форматыг ашигладаг бол Word дээр харгалзах тоо гарч ирнэ. Энэ тоог хувь болгон форматлахын тулд дараах тоон шилжүүлэгчийн аль нэгийг нэмнэ үү.

Жишээ нь, тоог форматлах нийт хувиар авч үзвэл Хувь талбарыг дараах байдлаар засварлана:

{ MERGEFIELD Percent\# 0% }

Үүний үр дүнд 50-ын тоог 50% гэж форматлана.

Хэрэв Percent форматыг Excel нүднүүдэд хэрэглэвэл Word хувь форматын ард бодит утгыг харуулах бөгөөд энэ нь аравтын бутархай тоо юм. Жишээлбэл, Excel-ийн 50% утга нь Word дээр 0.5 болж харагдана. Үүнийг хувь болгон хувиргахын тулд эхлээд аравтын бутархайг 100-аар үржүүлээд дараа нь тохирох тоон шилжүүлэгчийг ашиглах хэрэгтэй. Нарийвчилсан алхмууд энд байна:

1. Хувиар форматлахыг хүсэж буй нэгтгэх талбараа сонгоно уу, жишээлбэл. "Хувиар". Сонголтод хашилтыг оруулах ёстойг анхаарна уу.
2. Сонгосон талбарыг өөр талбарт боож өгөхийн тулд Ctrl + F9 дарна уу: { «Хувь» }
3. Та талбарыг засч, ингэснээр та талбарыг өөрчилнө үү. дараахын аль нэгийг авна уу:
   • Бөөрөнхийлсөн бүхэл хувь: {=«Хувь»*100 \# 0%}
   • Хоёр аравтын оронтой хувь: {=«Хувь»*100 \# 0.00 %}
4. Хэлбарын аль ч хэсэгт курсорыг байрлуулж F9 товчийг дарж шинэчилнэ үү.

   Тэмдэглэл. Томьёог агуулсан нэгтгэх талбар нь урьдчилан харах горимд байхгүй байсан ч талбарын нэрийг биш харин утгыг харуулах болно. Санаа зоволтгүй, энэ бол ердийн зан чанар юм. эсэхийг шалгахын тулдутга нь статик биш байгаа тул хүлээн авагчдын хооронд шилжихийн тулд Үр дүнг урьдчилан харах бүлгийн сумнууд дээр дарна уу. Талбайн кодыг харахын тулд утгыг сонгоод Shift + F9 товчлууруудыг хамт дарна уу. Хэрэв бүх зүйл зөв хийгдсэн бол та дараах зүйлийг харах болно:

   { ={MERGEFIELD Percent }*100 \# 0% }

Мэйл нэгтгэх: огноо, цагийн формат

Тоо, мөнгөн тэмдэгттэй адил, Та тоон шилжүүлэгчийг ашиглан мэйл нэгтгэх дэх огнооны форматыг өөрчлөх боломжтой. Доорх хүснэгтэд цөөн хэдэн түгээмэл хэрэглэгддэг огноо/цаг форматын кодуудыг жагсаав.

Жишээ нь, бүтэн огноо хэрэглэх форматтай бол Огноо нэгтгэх талбарын форматыг дараах байдлаар өөрчилнө үү:

{ MERGEFIELD Date\@ "dddd, MMMM dd, yyyy" }

Зөвлөмж, тэмдэглэл:

• Огноо/цаг тоон шилжүүлэгчийн хувьд том үсгээр M -г сараар, жижиг үсгээр m -г минутаар ашигладаг.
• Дээр жагсаасан кодуудаас гадна та өөр дурын огноо, цагийн форматыг ашиглаж болно.

Хэрхэн форматыг өөрчлөх вэWord мэйл нэгтгэх дэх одоогийн огноо, цаг

Захиа нэгтгэх баримт бичигт өнөөдрийн огноо, одоогийн цагийг оруулахын тулд та дараах товчлолуудыг ашиглаж болно:

• Alt + Shift + D - оруулах одоогийн огноог харуулсан DATE талбар.
• Alt + Shift + T - одоогийн цагийг харуулсан TIME талбарыг оруулна уу.

Энэ нь огноо, цагийг анхдагчаар нэмнэ. формат. Үүнийг өөрчлөхийн тулд дээр дурдсанчлан тоон шилжүүлэгчийг ашиглаж болно. Эсвэл та хүссэн огноо/цаг форматыг визуал байдлаар хэрэглэж болно.

1. Өөрчлөхийг хүсэж буй форматаа Огноо эсвэл Цаг талбараас сонгоно уу. .
2. Shift + F9 дарж талбарын кодчилол гарч ирэх бөгөөд энэ нь { DATE \@ "M/d/yyyy" шиг харагдах болно.
3. Сонгосон талбар дээр хулганы баруун товчийг дараад <12-г сонгоно уу>Засварлах талбар... контекст цэснээс.
4. Файлд харилцах цонхноос Огноо талбарт хүссэн форматаа сонгоод ОК дээр дарна уу.

   Зөвлөгөө. Хэрэв та шинэчлэлийн үед форматыг хадгалахыг хүсвэл баруун доод буланд байгаа харгалзах нүдийг сонгоно уу.

Мэйлийг нэгтгэхэд тэргүүлэгч тэгийг алдахаас хэрхэн сэргийлэх вэ

Бүх тоон утгуудад захидал нэгтгэх үед эхний тэгийг хасдаг. Зип код болон бусад дугаарууд мэйл нэгтгэлээр тэгийг алдалгүйгээр ирэхийн тулд текст хэлбэрээр форматлагдсан байх ёстой.

Үүнийг хийхийн тулд тоо бүхий баганыг сонгоод -г сонгоно уу. Тоонд бичнэ үү Нүүр таб дээрх Формат нүд.

Та сонгосон багана дээр хулганы баруун товчийг дараад Формат нүд... дээр дарж болно. Нээгдэх Формат нүд харилцах цонхны Дугаар таб дээрээс Текст -г сонгоод ОК дээр дарна уу.

Анхаарах зүйл! Хэрэв Тусгай (Зип код гэх мэт) эсвэл Захиалгат (00000 гэх мэт) форматыг таны Excel нүднүүдэд хэрэглэвэл Текст формат руу өөрчилснөөр эхний тэгүүд алга болно. Нүднүүдийг Текст болгон форматласны дараа нүд бүрийг шалгаж, дутуу тэгүүдийг гараар бичих шаардлагатай болно. Энэ хүнд хэцүү даалгавараас зайлсхийхийн тулд Excel хуудас руугаа DDE-ээр холбогдоорой. Энэ нь өмнөх тэгүүдийг оруулаад анхны Excel тоон форматыг хадгалах болно.

Ийм маягаар захидал нэгтгэх форматын асуудлыг шийдэж, талбаруудыг өөрийн хүссэнээр форматлах боломжтой. Уншиж байгаад баярлалаа!