ट्युटोरियलले Excel बाट Word मा मेल मर्ज गर्दा वा आफ्नो मनपर्ने परिवर्तन गर्दा नम्बर, मिति, प्रतिशत र मुद्राको ढाँचा कसरी राख्ने भनेर देखाउँछ।

हाम्रो एउटामा अघिल्लो लेखहरूमा, हामीले व्यक्तिगत अक्षरहरू वा इमेल सन्देशहरू पठाउन कसरी एक्सेलबाट वर्डमा मेल मर्ज गर्ने भनेर हेर्यौं। जसरी यो बाहिरियो, Excel कार्यपत्रबाट कागजातको सिर्जनालाई स्वचालित गर्न Word's Mail Merge को प्रयोगले धेरै चुनौतीहरू प्रस्तुत गर्न सक्छ। केही क्षेत्रहरू आबादी वा गलत जानकारीले भरिएको नहुन सक्छ। Excel मा ठीकसँग ढाँचा गरिएका नम्बरहरू Word कागजातमा सही रूपमा नदेखिन सक्छन्। जिप कोडले अगाडिको शून्य गुमाउन सक्छ। तलको समस्या निवारण सुझावहरूले तपाईंलाई सामान्य मेल मर्ज ढाँचा समस्याहरू समाधान गर्न मद्दत गर्नेछ।

कसरी मेल मर्ज गर्ने र ढाँचा राख्नुहोस्

एक्सेल कार्यपत्रबाट मेल मर्ज गर्दा, केही तपाइँको संख्यात्मक डेटा को मर्ज मार्फत आए पछि ढाँचा गुमाउन सक्छ। समस्याहरू सामान्यतया प्रतिशत वा मुद्राको रूपमा ढाँचा गरिएका संख्याहरू, वा जिप कोडहरू जस्ता अग्रगामी शून्यहरू समावेश भएका संख्याहरूमा देखा पर्दछ।

कारण : पूर्वनिर्धारित रूपमा, Microsoft Word ले OLE DB जडान प्रयोग गर्दछ, जसले भित्र तान्दछ। जानकारी तर ढाँचा होइन। नतिजाको रूपमा, Word कागजातमा, डाटा ढाँचामा देखा पर्दछ जसमा यसलाई एक्सेलमा आन्तरिक रूपमा भण्डार गरिएको छ, र कक्षहरूमा लागू गरिएको ढाँचामा होइन।

समस्यालाई चित्रण गर्न, कृपया हेर्नुहोस् एक्सेल कार्यपत्रमा स्रोत डेटा ढाँचाहरू:

अब, Word मेल मर्ज कागजातमा के हुन्छ हेर्नुहोस्:

• जिप कोड - अगाडि शून्य बिना देखिन्छ। एक्सेलमा, एक अग्रगामी शून्य प्रदर्शित हुन्छ किनभने सेलमा कस्टम नम्बर ढाँचा हुन्छ जस्तै 00000। Word मा, अन्तर्निहित मान (2451) देखिन्छ।
• मुद्रा - मुद्रा बिना देखिन्छ। प्रतीक, हजारौं विभाजक, र दशमलव स्थानहरू। एक्सेलमा, नम्बरलाई मुद्रा ($3,000.00) को रूपमा ढाँचा गरिएको छ। Word मा, यसको शुद्ध रूप मा एक संख्या प्रदर्शित हुन्छ (3000)।
• प्रतिशत - सामान्यतया, प्रतिशतसँग सम्बन्धित दशमलव संख्याको रूपमा देखिन्छ; केहि अवस्थामा - एक फ्लोटिंग बिन्दु नम्बर। उदाहरण को लागी, Excel मा प्रतिशत को रूप मा ढाँचा 30% वर्ड मा 0.3 वा 0.299999999 को रूप मा देखा पर्न सक्छ।
• मिति - तपाइँको क्षेत्र सेटिङहरु मा सेट गरिएको पूर्वनिर्धारित ढाँचा मा देखिन्छ। हाम्रो केसमा, एक्सेलको मिति २०-मे-२२ लाई वर्डमा ५/२०/२०२२ मा परिणत हुन्छ।

समाधान : हुलाक कोडहरू, मितिहरू, मूल्यहरू, प्रतिशत र अन्य संख्यात्मक मानहरू सही ढाँचामा, डायनामिक डाटा एक्सचेन्ज (DDE) प्रयोग गरेर आफ्नो एक्सेल कार्यपुस्तिकामा जडान गर्नुहोस्।

एक्सेल पानामा जडान गर्न डायनामिक डाटा एक्सचेन्ज कसरी प्रयोग गर्ने

मेल मर्ज सुरु गर्नु अघि, Microsoft Word मा निम्न चरणहरू गर्नुहोस्।

1. मा जानुहोस् फाइल > विकल्पहरू > उन्नत ।
2. सामान्य सेक्सनमा तल स्क्रोल गर्नुहोस्, चेक बाकस चयन गर्नुहोस् खोल्नुहोस् फाइल ढाँचा रूपान्तरण पुष्टि गर्नुहोस् र क्लिक गर्नुहोस् ठीक ।
3. तपाईंको मेल मर्जलाई सामान्य रूपमा सुरु गर्नुहोस् (विस्तृत चरणहरू यहाँ छन्)। जब यो प्राप्तकर्ताहरू चयन गर्ने कुरा आउँछ, अवस्थित सूची प्रयोग गर्नुहोस् छनौट गर्नुहोस्।
4. आफ्नो स्प्रेडसिटमा ब्राउज गर्नुहोस्, यसलाई चयन गर्नुहोस्, र खोल्नुहोस् क्लिक गर्नुहोस् (वा फाइलमा डबल-क्लिक गर्नुहोस्)
5. खोल्ने डेटा स्रोत पुष्टि गर्नुहोस् संवाद बाकसमा, तल्लो बायाँ कुनामा रहेको सबै देखाउनुहोस् बाकस जाँच गर्नुहोस्, त्यसपछि डीडीई मार्फत एमएस एक्सेल कार्यपत्रहरू छान्नुहोस्। (*.xls) , र ठीक छ मा क्लिक गर्नुहोस्।
6. पूरा स्प्रेडसिट क्लिक गर्नुहोस्, र ठीक छ ।

DDE मार्फत तपाइँको Excel डेटा स्रोतमा जडान हुन Word लाई धेरै समय लाग्न सक्छ, त्यसैले कृपया धैर्य गर्नुहोस् - यसले तपाइँको लामो समयको लागि अझ बढी समय बचत गर्नेछ :)

टिप। तपाईंले डाटा फाइल खोल्दा प्रत्येक पटक Word द्वारा प्रदर्शित हुने बहु प्रम्प्टहरू रोक्नको लागि, तपाईंको मेलिङ सूचीमा जडान भएपछि खोल्नुहोस् फाइल ढाँचा रूपान्तरण पुष्टि गर्नुहोस् चेक बाकस खाली गर्नुहोस्।

अब, सबै संख्यात्मक मानहरू Word मेल मर्ज कागजातले तिनीहरूको मौलिक ढाँचाहरू राख्छ।

विशिष्ट मेल मर्ज क्षेत्रहरू कसरी ढाँचा गर्ने

DDE मार्फत एक्सेल कार्यपत्रमा जडान गर्नु भनेको सबै ढाँचा समस्याहरू एकै पटक समाधान गर्ने सबैभन्दा छिटो तरिका हो। यदि यो समाधान तपाईलाई कुनै कारणले लागू भएन भने, तपाईले एक विशेष मर्ज फिल्डमा संख्यात्मक स्विच (पहिले तस्विर स्विच भनिन्छ) थपेर Word मा Excel डेटाको ढाँचा नियन्त्रण गर्न सक्नुहुन्छ।

A संख्यात्मक स्विच एक प्रकारको मास्क हो जसले तपाईंलाई सामग्री ढाँचा गर्न दिन्छतपाईले चाहानु भएको वर्ड कागजातमा फिल्ड गर्नुहोस्। संख्यात्मक स्विच थप्नको लागि, यी चरणहरू गर्नुहोस्:

1. तपाईले परिवर्तन गर्न चाहनु भएको मर्ज फिल्ड चयन गर्नुहोस्। यो मिति , मुद्रा , प्रतिशत वा केही अन्य फिल्ड हुन सक्छ।
2. चयनित फिल्डको कोडिङ प्रदर्शन गर्न Shift + F9 थिच्नुहोस् वा Alt + F9 तपाईंको कागजातमा सबै फिल्डहरूको कोडहरू उजागर गर्न। जेनेरिक फिल्ड कोड { MERGEFIELD Name } जस्तो देखिन्छ।
3. फिल्डको अन्त्यमा एउटा संख्यात्मक स्विच कोड थप्नुहोस्।
4. फिल्डमा जहाँ पनि कर्सर राखिएको छ, यसलाई अपडेट गर्न F9 थिच्नुहोस्। .
5. फिल्ड कोड लुकाउनको लागि फेरि Shift + F9 वा Alt + F9 थिच्नुहोस्, र त्यसपछि परिणाम पूर्वावलोकन गर्नुहोस्।

निम्न उदाहरणहरूले तपाईंलाई केही विशिष्ट परिदृश्यहरू मार्फत प्राप्त गर्नेछन्।

मेल मर्ज: नम्बर ढाँचा

सही ढाँचामा नम्बरहरू देखा पर्नका लागि (तपाईँको एक्सेल फाइलमा भन्दा उस्तै वा फरक), निम्न संख्यात्मक स्विच कोडहरू प्रयोग गर्नुहोस्।

उदाहरणका लागि, ढाँचामा हजार विभाजकको साथ पूर्ण संख्या, संख्यात्मक स्विच \# ,0 प्रयोग गर्नुहोस् त्यसैले Number fie ld परिवर्तनहरूयसमा:

{ MERGEFIELD Number\# ,0 }

मेल मर्ज: मुद्रा ढाँचा

मेल मर्जमा मुद्रा ढाँचा गर्न, यी प्रयोग गर्नका लागि कोडहरू हुन्:

उदाहरणका लागि, मेल मर्जमा डलर ढाँचा लागू गर्न, अंकीय स्विच \# $,0 मुद्रा फिल्डमा थप्नुहोस्:

{ MERGEFIELD Currency\# $,0 }

परिणामको रूपमा, नम्बर 3000 कुनै दशमलव स्थानहरू बिना $3,000 को रूपमा ढाँचा हुन्छ।

टिप। माथिका उदाहरणहरू मेल मर्जका लागि हुन् डलर ढाँचा । डलर चिन्ह ($) को सट्टा, तपाईंले अन्य कुनै पनि मुद्रा प्रतीकहरू प्रयोग गर्न सक्नुहुन्छ, उदाहरणका लागि। € वा £ ।

मेल मर्ज: प्रतिशत ढाँचा

तपाईले Word मेल मर्ज कागजातमा प्रतिशत ढाँचा कसरी स्रोत मानहरूमा निर्भर गर्दछ। तपाईँको एक्सेल पानामा ढाँचा गरिएको छ।

यदि सामान्य वा नम्बर ढाँचा एक्सेलमा प्रयोग गरिन्छ भने, सम्बन्धित नम्बर Word मा देखा पर्नेछ। त्यो संख्यालाई प्रतिशतको रूपमा ढाँचा गर्न, निम्न मध्ये एउटा संख्यात्मक स्विचहरू थप्नुहोस्।

उदाहरणका लागि, नम्बर ढाँचा गर्न पूर्ण प्रतिशतको रूपमा, निम्नानुसार प्रतिशत फिल्ड सम्पादन गर्नुहोस्:

{ MERGEFIELD Percent\# 0% }

परिणामको रूपमा, नम्बर 50 लाई 50% को रूपमा ढाँचा गरिएको छ।

यदि प्रतिशत ढाँचा Excel कक्षहरूमा लागू गरिएको छ भने, Word ले प्रतिशत ढाँचाको पछाडि वास्तविक मान देखाउनेछ, जुन दशमलव संख्या हो। उदाहरण को लागी, 50% को एक्सेल मान Word मा 0.5 को रूपमा देखा पर्नेछ। यसलाई प्रतिशतमा रूपान्तरण गर्न, तपाईंले पहिले दशमलवलाई 100 ले गुणन गर्न आवश्यक छ, र त्यसपछि उपयुक्त संख्यात्मक स्विच प्रयोग गर्नुहोस्। यहाँ विस्तृत चरणहरू छन्:

1. तपाईले प्रतिशतको रूपमा ढाँचा गर्न चाहनु भएको मर्ज फिल्ड चयन गर्नुहोस्, जस्तै। "प्रतिशत"। नोट, उद्धरण चिन्हहरू चयनमा समावेश गर्नुपर्छ।
2. चयनित फिल्डलाई यसरी अर्कोमा बेराउन Ctrl + F9 थिच्नुहोस्: { «प्रतिशत»
3. फिल्ड सम्पादन गर्नुहोस् ताकि तपाईं निम्न मध्ये एउटा प्राप्त गर्नुहोस्:
   • गोलाकार पूर्ण प्रतिशत: {=«प्रतिशत»*१०० \# ०%
   • दुई दशमलव स्थानहरू भएको प्रतिशत: {=«प्रतिशत»*१०० \# ०.०० %
4. फिल्डमा जहाँ पनि कर्सर राख्नुहोस् र यसलाई अद्यावधिक गर्न F9 थिच्नुहोस्।

   नोट। एक सूत्र समावेश भएको मर्ज फिल्डले पूर्वावलोकन मोडमा नभए पनि क्षेत्रको नाम होइन, मान प्रदर्शन गर्नेछ। चिन्ता नगर्नुहोस्, यो सामान्य व्यवहार हो। सुनिश्चित गर्न को लागीमान स्थिर छैन, प्राप्तकर्ताहरू बीच स्विच गर्न पूर्वावलोकन परिणामहरू समूहमा तीरहरूमा क्लिक गर्नुहोस्। फिल्ड कोड हेर्न, मान चयन गर्नुहोस् र Shift + F9 कुञ्जीहरू सँगै थिच्नुहोस्। यदि सबै ठीकसँग भयो भने, तपाईंले यो जस्तो देख्नुहुनेछ:

   { ={MERGEFIELD Percent }*100 \# 0% }

मेल मर्ज: मिति र समय ढाँचा

अंक र मुद्राको रूपमा, तपाईले संख्यात्मक स्विच प्रयोग गरेर मेल मर्जमा मिति ढाँचा परिवर्तन गर्न सक्नुहुन्छ। तलको तालिकाले केहि सामान्य रूपमा प्रयोग हुने मिति/समय ढाँचाहरूको लागि कोडहरू सूचीबद्ध गर्दछ।

उदाहरणका लागि, पूर्ण मिति लागू गर्न ढाँचा, मिति मर्ज फिल्ड ढाँचालाई यसरी परिवर्तन गर्नुहोस्:

{ MERGEFIELD Date\@ "dddd, MMMM dd, yyyy" }

सुझाव र नोटहरू:

• मिति/समय संख्यात्मक स्विचमा, अपरकेस M महिनाको लागि प्रयोग गरिन्छ र सानो अक्षर m मिनेटको लागि।
• माथि सूचीबद्ध कोडहरू बाहेक, तपाइँ कुनै पनि अन्य अनुकूलन मिति र समय ढाँचाहरू प्रयोग गर्न सक्नुहुन्छ।

को ढाँचा कसरी परिवर्तन गर्नेवर्ड मेल मर्जमा हालको मिति र समय

मेल मर्ज कागजातमा आजको मिति र वर्तमान समय सम्मिलित गर्न, तपाइँ निम्न सर्टकटहरू प्रयोग गर्न सक्नुहुन्छ:

• Alt + Shift + D - insert DATE फिल्ड जसले हालको मिति देखाउँछ।
• Alt + Shift + T - हालको समय देखाउने TIME फिल्ड घुसाउनुहोस्।

यसले पूर्वनिर्धारितमा मिति र समय थप्नेछ। ढाँचा। यसलाई परिवर्तन गर्न, तपाईं माथि वर्णन गरिए अनुसार संख्यात्मक स्विच प्रयोग गर्न सक्नुहुन्छ। वा तपाईले चाहेको मिति/समय ढाँचालाई भिजुअल तरिकाले लागू गर्न सक्नुहुन्छ।

1. मिति वा समय फिल्ड चयन गर्नुहोस् जसको ढाँचा तपाईं परिवर्तन गर्न चाहनुहुन्छ।
2. फिल्ड कोडिङ प्रदर्शन गर्न Shift + F9 थिच्नुहोस्, जुन {DATE \@ "M/d/yyyy" जस्तो देखिन सक्छ
3. चयन गरिएको फिल्डमा दायाँ क्लिक गर्नुहोस् र <12 चयन गर्नुहोस्।> सम्पादन क्षेत्र… सन्दर्भ मेनुबाट।
4. फाइल संवाद बाकसमा, मिति फिल्डको लागि इच्छित ढाँचा चयन गर्नुहोस्, र ठीक क्लिक गर्नुहोस्।

   टिप। यदि तपाइँ अद्यावधिकहरूको समयमा ढाँचा सुरक्षित गर्न चाहनुहुन्छ भने , तल्लो दायाँ कुनामा सम्बन्धित चेक बाकस चयन गर्नुहोस्।

मेल मर्जमा अग्रगामी शून्यहरू गुमाउनबाट कसरी बच्ने

सबै संख्यात्मक मानहरूमा, अग्रगामी शून्यहरू मेल मर्ज गर्दा छोडिन्छन्। जिप कोडहरू र अन्य नम्बरहरू शून्यहरू नगुमाइकन मेल मर्ज मार्फत आउनका लागि, तिनीहरूलाई पाठ को रूपमा ढाँचा गर्नुपर्छ।

यस गर्नको लागि, नम्बरहरू सहितको स्तम्भ चयन गर्नुहोस् र चयन गर्नुहोस्। पाठ नम्बरमाढाँचा घर ट्याबमा बक्स।

वैकल्पिक रूपमा, तपाइँ चयन गरिएको स्तम्भमा दायाँ क्लिक गर्न सक्नुहुन्छ, र त्यसपछि सेलहरू ढाँचा गर्नुहोस्... क्लिक गर्नुहोस्। फर्म्याट कक्षहरू संवाद बाकसमा खुल्छ, नम्बर ट्याबमा, पाठ चयन गर्नुहोस्, र त्यसपछि ठीक क्लिक गर्नुहोस्।

महत्त्वपूर्ण नोट! यदि विशेष (जस्तै जिप कोड) वा अनुकूलन (जस्तै 00000) ढाँचा तपाईंको एक्सेल कक्षहरूमा लागू गरिएको छ भने, यसलाई पाठ ढाँचामा परिवर्तन गर्नाले प्रमुख शून्यहरू हराउनेछ। कक्षहरूलाई पाठ को रूपमा ढाँचा गरेपछि, तपाईंले प्रत्येक कक्षको समीक्षा गर्नुपर्नेछ र म्यानुअल रूपमा हराएको शून्य टाइप गर्नुपर्नेछ। यो चुनौतीपूर्ण कार्यबाट बच्न, DDE मार्फत आफ्नो एक्सेल पानामा जडान गर्नुहोस्। यसले अघिल्लो शून्यहरू सहित मूल एक्सेल नम्बर ढाँचाहरू कायम राख्नेछ।

यसैले मेल मर्ज ढाँचासम्बन्धी समस्याहरू समाधान गर्ने र तपाईंले चाहानु भएको क्षेत्रहरूलाई ढाँचा गर्ने तरिका हो। पढ्नु भएकोमा धन्यवाद!