Tutorial pokazuje, jak zachować formatowanie liczb, dat, procentów i waluty podczas wykonywania mail merge z Excela do Worda lub zmienić je do swoich upodobań.

W jednym z naszych poprzednich artykułów przyjrzeliśmy się, w jaki sposób można dokonać mail merge z Excela do Worda, aby wysłać spersonalizowane listy lub wiadomości e-mail. Jak się okazało, wykorzystanie funkcji Mail Merge programu Word do zautomatyzowania tworzenia dokumentu z arkusza Excel może wiązać się z wieloma wyzwaniami. Niektóre pola mogą nie być wypełnione lub wypełnione błędnymi informacjami. Liczby prawidłowo sformatowane w Excelu mogą nie pojawić się poprawnie wKody pocztowe mogą stracić początkowe zera. Poniższe wskazówki dotyczące rozwiązywania problemów pomogą rozwiązać typowe problemy z formatowaniem programu Mail Merge.

Jak scalać pocztę i zachować formatowanie

Podczas wykonywania łączenia poczty z arkusza programu Excel niektóre dane liczbowe mogą stracić formatowanie po przejściu przez połączenie. Problemy występują zwykle w przypadku liczb sformatowanych jako procenty lub waluta, lub liczb zawierających zera początkowe, takich jak kody pocztowe.

Przyczyna : Domyślnie Microsoft Word używa połączenia OLE DB, które wciąga informacje, ale nie formaty. W rezultacie w dokumencie Worda dane pojawiają się w formacie, w jakim są przechowywane wewnętrznie w Excelu, a nie w formacie stosowanym w komórkach.

Aby zobrazować problem, proszę spojrzeć na formaty danych źródłowych w arkuszu Excela:

Teraz zobacz, co się dzieje w dokumencie scalania poczty w programie Word:

• Kod pocztowy - W programie Excel wyświetlane jest zero wiodące, ponieważ komórka ma niestandardowy format liczby, taki jak 00000. W programie Word pojawia się wartość bazowa (2451).
• Waluta - pojawia się bez symbolu waluty, separatora tysięcy i miejsc dziesiętnych. W programie Excel liczba jest formatowana jako Waluta ($3,000.00). W programie Word wyświetlana jest liczba w czystej postaci (3000).
• Procent - zwykle pojawia się jako liczba dziesiętna odpowiadająca procentowi; w niektórych przypadkach - liczba zmiennoprzecinkowa. Na przykład 30% sformatowane jako procent w Excelu może pojawić się jako 0,3 lub 0,299999999 w Wordzie.
• Data - W naszym przypadku data 20-Maj-22 w Excelu jest przekształcana w 5/20/2022 w programie Word.

Rozwiązanie : Aby Word mógł wyświetlać kody pocztowe, daty, ceny, procenty i inne wartości liczbowe w odpowiednim formacie, połącz się ze swoim skoroszytem Excela za pomocą Dynamiczna wymiana danych (DDE).

Jak wykorzystać Dynamic Data Exchange do połączenia z arkuszem Excel

Przed rozpoczęciem scalania poczty należy wykonać następujące czynności w programie Microsoft Word.

1. Idź do Plik> Opcje> Zaawansowane .
2. Przewiń w dół do Ogólne w sekcji, zaznacz pole wyboru Potwierdzenie konwersji formatu pliku przy otwieraniu i kliknąć OK .
3. Uruchom swój Mail Merge jak zwykle (szczegółowe kroki znajdziesz tutaj). Jeśli chodzi o wybór odbiorców, wybierz Użyj istniejącej listy .
4. Przejdź do swojego arkusza kalkulacyjnego, zaznacz go i kliknij Otwórz (lub kliknij dwukrotnie plik).
5. W Potwierdź źródło danych W otwartym oknie dialogowym należy zaznaczyć Pokaż wszystko pole w lewym dolnym rogu, a następnie wybierz Arkusze MS Excel poprzez DDE (*.xls) i kliknij OK .
6. Kliknij Cały arkusz kalkulacyjny oraz OK .

Połączenie się ze źródłem danych Excela poprzez DDE może zająć Wordowi sporo czasu, więc prosimy o cierpliwość - w dłuższej perspektywie pozwoli to zaoszczędzić jeszcze więcej czasu :)

Wskazówka. Aby uniknąć wielokrotnego wyświetlania monitów przez program Word przy każdym otwarciu pliku danych, należy wyczyścić opcję Potwierdzenie konwersji formatu pliku przy otwieraniu pole wyboru po połączeniu się z listą mailingową.

Teraz wszystkie wartości numeryczne w dokumencie Word mail merge zachowują swoje oryginalne formaty.

Jak sformatować określone pola mail merge

Połączenie z arkuszem Excela za pomocą DDE to najszybszy sposób na naprawienie wszystkich problemów z formatowaniem za jednym zamachem. Jeśli to rozwiązanie z jakiegoś powodu Cię nie dotyczy, możesz kontrolować formatowanie danych Excela w Wordzie, dodając przełącznik numeryczny (dawniej nazywany przełącznikiem obrazkowym) do konkretnego pola scalania.

A przełącznik numeryczny to rodzaj maski, która pozwala sformatować zawartość pola w dokumencie Worda w taki sposób, w jaki chcesz. Aby dodać przełącznik numeryczny, wykonaj następujące czynności:

1. Wybierz pole scalania, którego format chcesz zmienić. Może to być Data , Waluta , Procent lub jakiejś innej dziedziny.
2. Naciśnij Shift + F9, aby wyświetlić kodowanie wybranego pola lub Alt + F9, aby odsłonić kody wszystkich pól w Twoim dokumencie. Ogólny kod pola wygląda coś jak { MERGEFIELD Nazwa }.
3. Dodaj numeryczny kod przełącznika na końcu pola.
4. Z kursorem umieszczonym w dowolnym miejscu pola, naciśnij F9, aby je zaktualizować.
5. Ponownie naciśnij Shift + F9 lub Alt + F9, aby ukryć kod pola, a następnie wyświetl podgląd wyniku.

Poniższe przykłady pozwolą Ci zapoznać się z kilkoma typowymi scenariuszami.

Łączenie poczty: format numeru

Aby liczby pojawiały się we właściwym formacie (takim samym lub innym niż w Twoim pliku Excela), użyj następujących kodów przełączników numerycznych.

Numer zmiany w terenie na:

{ MERGEFIELD Liczba , ,0 }

Łączenie poczty: format walutowy

Aby sformatować walutę w mail merge, należy użyć tych kodów:

Na przykład, aby zastosować format dolarowy w mail merge, dodaj do pola Waluta przełącznik numeryczny $,0:

{ MERGEFIELD Waluta $,0 }

W rezultacie liczba 3000 zostanie sformatowana jako 3000 dolarów bez miejsc po przecinku.

Wskazówka. Powyższe przykłady dotyczą łączenia poczty. format dolara Zamiast znaku dolara ($) można użyć dowolnych innych symboli walutowych, np. € lub £ .

Łączenie poczty: format procentowy

Sposób formatowania wartości procentowych w dokumencie scalania poczty w programie Word zależy od tego, jak wartości źródłowe są sformatowane w arkuszu programu Excel.

Jeśli Ogólne lub Numer Aby sformatować tę liczbę jako procent, należy dodać jeden z następujących przełączników numerycznych.

Na przykład, aby sformatować liczbę jako cały procent, edytuj Procent pole w następujący sposób:

{ MERGEFIELD Procent 0% }

W rezultacie liczba 50 jest sformatowana jako 50%.

Jeśli format Procent jest stosowany do komórek Excela, Word wyświetli rzeczywistą wartość za formatowaniem procentowym, która jest liczbą dziesiętną. Na przykład wartość 50% w Excelu pojawi się jako 0,5 w Wordzie. Aby przekonwertować ją na procent, musisz najpierw pomnożyć liczbę dziesiętną przez 100, a następnie użyć odpowiedniego przełącznika liczbowego. Oto szczegółowe kroki:

1. Wybierz pole merge, które chcesz sformatować jako procent, np. "Procent". Uwaga, cudzysłów powinien być zawarty w wyborze.
2. Naciśnij Ctrl + F9, aby zawinąć wybrane pole w inne, jak to: { "Procent" }
3. Edytuj pole tak, aby otrzymać jedno z poniższych:
   • Zaokrąglone całe procenty: {="Procent "*100 ^ 0%}.
   • Procenty z dwoma miejscami po przecinku: {="Procent "*100 ^ 0,00%}.
4. Umieść kursor w dowolnym miejscu pola i naciśnij F9, aby je zaktualizować.

   Uwaga: Pole łączące zawierające formułę będzie wyświetlało wartość, a nie nazwę pola, nawet jeśli nie jest w trybie podglądu. Nie martw się, to normalne zachowanie. Aby upewnić się, że wartość nie jest statyczna, kliknij strzałki w Wstępne wyniki Aby wyświetlić kod pola, wybierz wartość i naciśnij jednocześnie klawisze Shift + F9. Jeśli wszystko zostało wykonane poprawnie, zobaczysz coś takiego:

   { ={MERGEFIELD Procent }*100 ^ 0% }

Łączenie poczty: format daty i czasu

Podobnie jak w przypadku liczb i waluty, możesz zmienić format daty w mail merge za pomocą przełącznika numerycznego. Poniższa tabela zawiera listę kodów dla kilku powszechnie używanych formatów daty/czasu.

Na przykład, aby zastosować pełna data format, zmień format pola scalania Data w ten sposób:

{ MERGEFIELD Data "dddd, MMMM dd, rrrr" }

Wskazówki i uwagi:

• W przełączniku numerycznym data/czas duże litery M jest używany dla miesięcy i małych liter m na minuty.
• Oprócz kodów wymienionych powyżej, możesz użyć dowolnych innych niestandardowych formatów daty i czasu.

Jak zmienić format bieżącej daty i godziny w łączeniu poczty w programie Word

Aby wstawić dzisiejszą datę i aktualny czas do dokumentu mail merge, można użyć następujących skrótów:

• Alt + Shift + D - wstawienie pola DATE, które wyświetla aktualną datę.
• Alt + Shift + T - wstawienie pola TIME, które wyświetla aktualny czas.

Spowoduje to dodanie daty i godziny w domyślnym formacie. Aby go zmienić, możesz użyć przełącznika numerycznego, jak opisano powyżej. Możesz też zastosować pożądane formatowanie daty/czasu w sposób wizualny.

1. Wybierz Data lub Czas pole, którego format chcesz zmienić.
2. Naciśnij Shift + F9, aby wyświetlić kodowanie pola, które może wyglądać jak { DATE "M/d/yyyy" }
3. Kliknij prawym przyciskiem myszy na wybrane pole i wybierz Edytuj pole... z menu kontekstowego.
4. W Filed w oknie dialogowym, wybierz żądany format dla Data pole, i kliknij OK .

   Wskazówka. Jeśli chcesz zachowanie formatowania podczas aktualizacji , zaznacz odpowiednie pole wyboru w prawym dolnym rogu.

Jak uniknąć utraty zer wiodących w mail merge

We wszystkich wartościach numerycznych, początkowe zera są usuwane podczas mail merge. Aby kody pocztowe i inne numery przeszły przez mail merge bez utraty zer, powinny być sformatowane jako tekst .

Aby to zrobić, należy zaznaczyć kolumnę z liczbami i wybrać Tekst w Liczba Format pole na Strona główna tab.

Alternatywnie można kliknąć prawym przyciskiem myszy wybraną kolumnę, a następnie kliknąć Formatuj komórki... . w Formatuj komórki w otwartym oknie dialogowym, na Numer zakładka, wybierz Tekst , a następnie kliknij OK .

Ważna uwaga!!! Jeśli Specjalne (np. kod pocztowy) lub niestandardowy (np. 00000) jest stosowany do komórek Excela, zmieniając go na Tekst format spowoduje zniknięcie zer wiodących. Po sformatowaniu komórek jako Tekst Aby uniknąć tego trudnego zadania, należy połączyć się z arkuszem Excela za pomocą DDE. Dzięki temu zachowane zostaną oryginalne formaty liczbowe Excela, w tym poprzedzające je zera.

Oto jak rozwiązać problemy z formatowaniem mail merge i sformatować pola tak, jak chcesz. Dziękuję za przeczytanie!