Tutorialak Excel-etik Word-era posta-baketa bat egiten duzunean zenbakien, daten, ehunekoen eta moneta formateatzen mantentzen edo zure gustura aldatzen erakusten du.

Gureetako batean. aurreko artikuluak, Excel-etik Word-era posta-batzea nola egin aztertu genuen gutun pertsonalizatuak edo mezu elektronikoak bidaltzeko. Horrexegatik, Word-en Mail Merge erabiltzeak Excel lan-orri batetik dokumentu bat sortzea automatizatzeko erronka asko sor ditzake. Baliteke eremu batzuk ez betetzea edo informazio oker batekin betetzea. Baliteke Excel-en behar bezala formateatutako zenbakiak Word dokumentu batean behar bezala ez agertzea. Posta-kodeek hasierako zeroak gal ditzakete. Beheko arazoak konpontzeko aholkuek Posta-baketa formateatzeko ohiko arazoak konpontzen lagunduko dizute.

Nola posta-batzea eta formateatzen jarraitu

Excel lan-orri batetik posta-baketa bat egitean, zenbait baliteke zure zenbakizko datuen formatua galtzea bateratzetik igaro ondoren. Arazoak normalean ehuneko edo moneta gisa formateatutako zenbakiekin edo hasierako zeroak dituzten zenbakiekin gertatzen dira, hala nola posta-kodeak.

Kausa : lehenespenez, Microsoft Word-ek OLE DB konexioa erabiltzen du, eta horrek sartzen du. informazioa baina ez formatuak. Ondorioz, Word dokumentu batean, datuak Excel-en barnean gordetzen diren formatuan agertzen dira, eta ez gelaxketan aplikatutako formatuan.

Arazoa ilustratzeko, begiratu mesedez. iturburu-datuen formatuak Excel lan-orri batean:

Orain, ikusi zer gertatzen den Word-eko posta-konbinazio dokumentu batean:

• Posta kodea - hasierako zerorik gabe agertzen da. Excel-en, hasierako zero bat bistaratzen da gelaxka batek zenbaki-formatu pertsonalizatua duelako, esate baterako, 00000. Word-en, azpiko balio bat (2451) agertzen da.
• Moneta - monetarik gabe agertzen da. ikurra, mila bereizlea eta zifra hamartarrak. Excel-en, zenbakia Moneta gisa formateatzen da (3.000,00 $). Word-en, bere forma hutsean zenbaki bat bistaratzen da (3000).
• Ehunekoa - normalean, ehunekoari dagokion zenbaki hamartar gisa agertzen da; kasu batzuetan - koma mugikorreko zenbakia. Adibidez, Excel-en ehuneko gisa formateatutako % 30 0,3 edo 0,299999999 gisa ager daiteke Word-en.
• Data - Eskualdearen ezarpenetan ezarritako formatu lehenetsian agertzen da. Gure kasuan, Excel-en maiatzaren 22ko data 2022/05/20 bihurtzen da Word-en.

Irtenbidea : Word-ek posta kodeak, datak, prezioak, bistaratzeko. ehunekoak eta beste zenbakizko balioak formatu egokian, konektatu zure Excel lan-liburura Dynamic Data Exchange (DDE) erabiliz.

Nola erabili Dynamic Data Exchange Excel orrira konektatzeko

Posta-konbinazioa hasi aurretik, egin urrats hauek Microsoft Word-en.

1. Joan Fitxategira > Aukerak > Aurreratua .
2. Joan behera Orokorra atalera, hautatu kontrol-laukia Berretsi fitxategi-formatuaren bihurketa irekita eta egin klik Ados .
3. Hasi posta-batzea ohi bezala (urrats zehatzak hemen daude). Hartzaileak hautatzeko orduan, aukeratu Erabili lehendik dagoen zerrenda bat .
4. Arakatu zure kalkulu-orria, hautatu eta egin klik Ireki (edo egin klik bikoitza fitxategian) .
5. Irekitzen den Berretsi datu-iturria elkarrizketa-koadroan, markatu Erakutsi guztiak koadroa beheko ezkerreko izkinan, eta, ondoren, aukeratu MS Excel lan-orriak DDE bidez. (*.xls) eta sakatu Ados .
6. Sakatu Kalkulu-orri osoa eta Ados .

Baliteke Word denbora dezente behar izatea zure Excel datu-iturburura DDE bidez konektatzeko, beraz, pazientzia izan; horrek are denbora gehiago aurreztuko dizu epe luzera :)

Aholkua. Datu-fitxategia irekitzen duzun bakoitzean Word-ek hainbat abisu bistaratzeko saihesteko, garbitu Berretsi fitxategi-formatuaren bihurketa irekita dagoenean kontrol-laukia zure posta-zerrendara konektatu ondoren.

Orain, zenbakizko balio guztiak. Word posta-batze dokumentuak jatorrizko formatuak mantentzen ditu.

Nola formateatu posta-konbinazio eremu espezifikoak

DDE bidez Excel lan-orri batera konektatzea formateatzeko arazo guztiak bakarrean konpontzeko modurik azkarrena da. Arrazoiren bategatik irtenbide hau ez bazaizu aplikatzen, Excel-eko datuen formatua Word-en kontrola dezakezu batuketa-eremu jakin batean zenbakizko etengailu bat (lehen irudi-etengailu deitzen zena) gehituz.

A zenbakizko etengailua a-ren edukia formateatzeko aukera ematen duen maskara mota bat daWord dokumentu batean nahi duzun moduan. Zenbakizko etengailu bat gehitzeko, egin urrats hauek:

1. Hautatu aldatu nahi duzun formatua batuketa-eremua. Hau izan daiteke Data , Moneta , Ehunekoa edo beste eremuren bat.
2. Sakatu Maius + F9 hautatutako eremuaren kodeketa bistaratzeko edo Alt + F9 zure dokumentuko eremu guztien kodeak erakusteko. Eremu-kode generiko batek { MERGEFIELD Izena } bezalako itxura du.
3. Gehitu zenbakizko etengailu-kode bat eremuaren amaieran.
4. Kursorea eremuan edozein lekutan kokatuta dagoela, sakatu F9 eguneratzeko. .
5. Sakatu Shift + F9 edo Alt + F9 berriro eremu-kodea ezkutatzeko, eta, ondoren, emaitzaren aurrebista.

Ondoko adibideek egoera tipiko batzuk ezagutuko zaituzte.

Posta-konbinazioa: zenbaki-formatua

Zenbakiak formatu egokian ager daitezen (zure Excel fitxategian berdina edo desberdina), erabili zenbakizko etengailu-kode hauek.

Adibidez, formateatzeko mila bereizle duen zenbaki oso bat, erabili \# ,0 zenbakizko etengailua, beraz, Zenbakia izango da ld aldaketakhona:

{ MERGEFIELD Number\# ,0 }

Posta-konbinazioa: moneta formatua

Posta-konbinazioan moneta formateatzeko, hauek dira erabili beharreko kodeak:

Adibidez, posta-batzean dolarreko formatua aplikatzeko, gehitu \# $,0 zenbakizko etengailua Moneta eremuan:

{ MERGEFIELD Currency\# $,0 }

Ondorioz, 3000 zenbakiak $3.000 formateatzen du hamartarrik gabe.

Aholkua. Goiko adibideak posta-batzea dolar formatua dira. Dolar ikurraren ordez ($), beste edozein moneta-sinbolo erabil dezakezu, adibidez. € edo £ .

Posta-konbinazioa: ehuneko formatua

Word posta-konbinazio dokumentu batean ehunekoak formateatzeko modua iturburuak balioesten duenaren araberakoa da. zure Excel orrian formateatzen dira.

Excel-en Orokorra edo Zenbakia formatua erabiltzen bada, dagokion zenbaki bat agertuko da Word-en. Zenbaki hori ehuneko gisa formateatzeko, gehitu zenbakizko etengailu hauetako bat.

Adibidez, zenbaki bat formateatzeko ehuneko oso gisa, editatu Ehunekoa eremua honela:

{ MERGEFIELD Percent\# 0% }

Ondorioz, 50 zenbakia %50eko formatua dago.

Ehuneko formatua Excel gelaxketan aplikatzen bada, Word-ek benetako balio bat bistaratuko du portzentajearen formatuaren atzean, hau da, zenbaki hamartar bat. Adibidez, % 50eko Excel balio bat 0,5 gisa agertuko da Word-en. Ehuneko bihurtzeko, lehenik hamartar bat 100ez biderkatu behar duzu, eta gero zenbakizko etengailu egokia erabili. Hona hemen urrats zehatzak:

1. Hautatu ehuneko gisa formateatu nahi duzun bateratze-eremua, adibidez. «Ehunekoa». Kontuan izan, komatxoak hautapenean sartu behar direla.
2. Sakatu Ctrl + F9 hautatutako eremua beste batean biltzeko: { «Ehuneko»
3. Editatu eremua horrela lortu hauetako bat:
   • Ehuneko osoa biribildua: {=«Ehunekoa»*100 \# 0%}
   • Ehunekoa bi hamartarrekin: {=«Ehunekoa»*100 \# 0,00 %}
4. Kokatu kurtsorea eremuan edozein lekutan eta sakatu F9 eguneratzeko.

   Oharra. Formula bat duen bateratze eremuak balio bat bistaratuko du, ez eremuaren izena, aurrebista moduan ez dagoenean ere. Ez kezkatu, portaera normala da. Ziurtatzekobalioa ez da estatikoa, egin klik Emaitzak aurrebista taldeko geziak hartzaile batetik bestera aldatzeko. Eremu-kodea ikusteko, hautatu balioa eta sakatu Shift + F9 teklak batera. Guztia ondo egiten bada, honelako zerbait ikusiko duzu:

   { ={MERGEFIELD Percent }*100 \# 0% }

   Ikusi ere: Nola zenbatu balio bakarrak Excel-en: irizpideekin, hutsuneak alde batera utzita

Posta-batzea: data eta orduaren formatua

Zenbakiekin eta monetarekin bezala, posta-konbinazioan data-formatua alda dezakezu zenbakizko etengailu bat erabiliz. Beheko taulan erabili ohi diren data/ordu formatu batzuen kodeak zerrendatzen dira.

Adibidez, data osoa formatuan, aldatu Data batuketa eremuaren formatua modu honetan:

{ MERGEFIELD Date\@ "dddd, MMMM dd, yyyy" }

Aholkuak eta oharrak:

• Data/ordu zenbakizko etengailu batean, maiuskulak M hilabeteetarako erabiltzen da eta minuskula m minutuetarako.
• Goian zerrendatutako kodeak ez ezik, beste edozein data eta ordu formatu pertsonalizatu erabil ditzakezu.

Nola aldatu formatuauneko data eta ordua Word-en posta-konbinazioan

Posta-konbinazio dokumentu batean gaurko data eta ordua txertatzeko, lasterbide hauek erabil ditzakezu:

• Alt + Maius + D - txertatu uneko data bistaratzen duen DATE eremua.
• Alt + Maius + T - txertatu uneko ordua erakusten duen ORDUA eremua.

Horrek lehenetsitako data eta ordua gehituko ditu. formatua. Hori aldatzeko, zenbakizko etengailu bat erabil dezakezu goian azaldu bezala. Edo nahi duzun data/orduaren formatua modu bisualean aplika dezakezu.

1. Hautatu Data edo Ordua eremua zein formatua aldatu nahi duzun. .
2. Sakatu Maius + F9 eremuaren kodeketa bistaratzeko, { DATA \@ "L/d/aaaa" antza izan dezakeen
3. Egin klik eskuineko botoiarekin aukeratutako eremuan eta aukeratu Editatu eremua... testuinguruko menutik.
4. Fitxatua elkarrizketa-koadroan, hautatu Data eremurako nahi duzun formatua eta sakatu Ados .

   Aholkua. Eguneratzeetan formatua gorde nahi baduzu , hautatu dagokion kontrol-laukia beheko eskuineko izkinan.

Nola saihestu hasierako zeroak posta-batzean

Zenbakizko balio guztietan, hasierako zeroak kentzen dira posta-batze batean. Posta-kodeak eta beste zenbaki batzuk posta-konbinazio baten bidez zeroak galdu gabe etor daitezen, testua moduan formateatu behar dute.

Hori egiteko, hautatu zenbakidun zutabea eta aukeratu . Testua ZenbakianFormateatu laukia Hasiera fitxan.

Bestela, aukeratutako zutabean eskuineko botoiarekin klik egin dezakezu eta, ondoren, sakatu Formatu gelaxkak... . Irekitzen den Formatu gelaxkak elkarrizketa-koadroan, Zenbakia fitxan, hautatu Testua eta, ondoren, sakatu Ados .

Ohar garrantzitsua! Excel-eko gelaxketan Berezia (adibidez, posta kodea) edo pertsonalizatua (adibidez, 00000) formatua aplikatzen bazaizu, Testua formatura aldatuz gero, hasierako zeroak desagertuko dira. Gelaxkak Testua gisa formateatu ondoren, gelaxka bakoitza berrikusi eta falta diren zeroak eskuz idatzi beharko dituzu. Zeregin izugarri hau saihesteko, konektatu zure Excel orrira DDE bidez. Honek jatorrizko Excel zenbaki-formatuak gordeko ditu aurreko zeroak barne.

Horrela konpon daitezke posta-baketa formatu-arazoak eta eremuak nahi duzun moduan formateatu. Eskerrik asko irakurtzeagatik!