این آموزش نشان می دهد که چگونه می توانید قالب بندی اعداد، تاریخ ها، درصد و واحد پول را هنگام ادغام ایمیل از Excel به Word یا تغییر آن به دلخواه خود حفظ کنید.

در یکی از ما در مقاله‌های قبلی، نحوه ادغام ایمیل از Excel به Word برای ارسال نامه‌های شخصی یا پیام‌های ایمیل را بررسی کردیم. همانطور که مشخص شد، استفاده از Word's Mail Merge برای ایجاد خودکار یک سند از یک کاربرگ اکسل ممکن است چالش‌های زیادی ایجاد کند. برخی از فیلدها ممکن است پر نشده باشند یا با اطلاعات اشتباه پر نشده باشند. اعدادی که به درستی در اکسل فرمت شده اند ممکن است به درستی در یک سند Word ظاهر نشوند. کدهای پستی ممکن است صفرهای ابتدایی را از دست بدهند. نکات عیب‌یابی زیر به شما کمک می‌کند تا مشکلات معمولی قالب‌بندی Mail Merge را برطرف کنید.

نحوه ادغام نامه‌ها و ادامه قالب‌بندی

هنگام انجام ادغام ایمیل از یک کاربرگ Excel، برخی ممکن است پس از ادغام، فرمت داده های عددی شما از بین برود. مشکلات معمولاً با اعدادی که به صورت درصد یا ارز قالب‌بندی شده‌اند یا اعداد حاوی صفرهای اصلی مانند کدهای پستی رخ می‌دهند.

علت : به‌طور پیش‌فرض، Microsoft Word از اتصال OLE DB استفاده می‌کند که به داخل می‌کشد. اطلاعات اما نه قالب ها در نتیجه، در یک سند Word، داده ها در قالبی که در داخل آن در اکسل ذخیره شده است ظاهر می شود و نه در قالبی که در سلول ها اعمال می شود.

برای نشان دادن مشکل، لطفاً به فرمت های منبع داده در یک کاربرگ اکسل:

اکنون، ببینید در یک سند ادغام ایمیل Word چه اتفاقی می‌افتد:

• کد پستی - بدون صفر اول ظاهر می‌شود. در اکسل، یک صفر ابتدایی نمایش داده می شود زیرا یک سلول دارای قالب شماره سفارشی مانند 00000 است. در Word، یک مقدار زیرین (2451) نشان داده می شود.
• ارز - بدون ارز ظاهر می شود. نماد، جداکننده هزاران و رقم اعشار. در اکسل، شماره به صورت ارز (3000.00 دلار) قالب بندی می شود. در Word، یک عدد به شکل خالص آن نمایش داده می شود (3000).
• Percentage - معمولاً به صورت یک عدد اعشاری مربوط به درصد ظاهر می شود. در برخی موارد - یک عدد ممیز شناور. برای مثال، 30% فرمت شده به عنوان درصد در اکسل ممکن است به صورت 0.3 یا 0.299999999 در Word ظاهر شود.
• Date - در قالب پیش فرض تنظیم شده در تنظیمات منطقه شما ظاهر می شود. در مورد ما، تاریخ 20-مه-22 اکسل به 5/20/2022 در Word تبدیل شده است.

راه حل : برای Word برای نمایش کدهای پستی، تاریخ ها، قیمت ها، درصدها و سایر مقادیر عددی با فرمت مناسب، با استفاده از Dynamic Data Exchange (DDE) به Workbook Excel خود متصل شوید.

نحوه استفاده از Dynamic Data Exchange برای اتصال به صفحه اکسل

قبل از شروع ادغام نامه، مراحل زیر را در Microsoft Word انجام دهید.

1. به File > گزینه ها > پیشرفته .
2. به پایین به بخش عمومی بروید، کادر انتخاب تأیید تبدیل فرمت فایل در حالت باز را انتخاب کنید و روی OK کلیک کنید.
3. ادغام ایمیل خود را طبق معمول شروع کنید (مراحل دقیق در اینجا آمده است). وقتی نوبت به انتخاب گیرندگان می رسد، استفاده از لیست موجود را انتخاب کنید.
4. به صفحه گسترده خود مراجعه کنید، آن را انتخاب کنید و روی Open کلیک کنید (یا روی فایل دوبار کلیک کنید) .
5. در کادر محاوره ای تأیید منبع داده که باز می شود، کادر نمایش همه را در گوشه پایین سمت چپ علامت بزنید، سپس کاربرگ های MS Excel از طریق DDE را انتخاب کنید. (*.xls) ، و روی OK کلیک کنید.
6. روی کل صفحه گسترده ، و OK کلیک کنید.

ممکن است زمان زیادی طول بکشد تا Word از طریق DDE به منبع داده اکسل شما متصل شود، بنابراین لطفا صبور باشید - این کار در دراز مدت باعث صرفه جویی در وقت شما می شود :)

نکته. برای جلوگیری از نمایش چندین درخواست توسط Word هر بار که فایل داده را باز می کنید، کادر انتخاب تأیید تبدیل فرمت فایل در open را پس از اتصال به لیست پستی خود پاک کنید.

اکنون، همه مقادیر عددی در سند ادغام ایمیل Word فرمت اصلی خود را حفظ می کند.

نحوه قالب‌بندی فیلدهای ادغام ایمیل خاص

اتصال به کاربرگ Excel از طریق DDE سریع‌ترین راه برای رفع همه مشکلات قالب‌بندی در یک حرکت است. اگر این راه حل به دلایلی برای شما قابل اجرا نیست، می توانید با افزودن یک سوئیچ عددی (که قبلاً سوئیچ تصویر نامیده می شد) به یک فیلد ادغام خاص، قالب بندی داده های Excel در Word را کنترل کنید.

A سوئیچ عددی نوعی ماسک است که به شما امکان می دهد محتویات a را قالب بندی کنیددر یک سند Word به روشی که می خواهید وارد کنید. برای افزودن یک سوئیچ عددی، این مراحل را انجام دهید:

1. فیلد ادغامی را که می‌خواهید قالب آن را تغییر دهید، انتخاب کنید. این می تواند تاریخ ، ارز ، درصد یا فیلد دیگری باشد.
2. Shift + F9 را فشار دهید تا کدگذاری فیلد انتخابی نمایش داده شود یا Alt + F9 برای نمایش کدهای تمام فیلدهای سند شما. یک کد فیلد عمومی چیزی شبیه به { MERGEFIELD Name } است.
3. یک کد سوئیچ عددی را به انتهای فیلد اضافه کنید.
4. در حالی که مکان نما در هر جایی از فیلد قرار دارد، F9 را فشار دهید تا آن را به روز کنید. .
5. Shift + F9 یا Alt + F9 را دوباره فشار دهید تا کد فیلد پنهان شود، و سپس نتیجه را پیش‌نمایش کنید.

مثال‌های زیر شما را با چند سناریو معمولی آشنا می‌کنند.

ادغام ایمیل: قالب شماره

برای اینکه اعداد با فرمت مناسب ظاهر شوند (یکسان یا متفاوت از فایل اکسل شما)، از کدهای سوئیچ عددی زیر استفاده کنید.

مثلاً برای قالب بندی یک عدد کامل با هزار جداکننده، از سوئیچ عددی \# ,0 استفاده کنید تا Number fie ld تغییر می کندبه:

{ MERGEFIELD Number\# ,0 }

ادغام ایمیل: فرمت ارز

برای قالب‌بندی ارز در ادغام نامه، کدهایی که باید استفاده کنید عبارتند از:

به عنوان مثال، برای اعمال فرمت دلار در ادغام نامه، سوئیچ عددی \# $,0 را به فیلد Currency اضافه کنید:

{ MERGEFIELD Currency\# $,0 }

در نتیجه، عدد 3000 به صورت 3000 دلار بدون ارقام اعشاری قالب بندی می شود.

نکته. نمونه های بالا برای ادغام نامه فرمت دلار هستند. به جای علامت دلار ($)، می توانید از هر نماد ارز دیگری استفاده کنید، به عنوان مثال. € یا £ .

ادغام ایمیل: قالب درصد

نحوه قالب بندی درصدها در سند ادغام ایمیل Word بستگی به مقدار منبع دارد. در برگه اکسل شما قالب بندی شده اند.

اگر قالب عمومی یا تعداد در اکسل استفاده شود، یک عدد مربوطه در Word ظاهر می شود. برای قالب بندی آن عدد به صورت درصد، یکی از سوئیچ های عددی زیر را اضافه کنید.

به عنوان مثال، برای قالب بندی یک عدد به عنوان درصد کامل، فیلد درصد را به صورت زیر ویرایش کنید:

{ MERGEFIELD Percent\# 0% }

در نتیجه، عدد 50 به صورت 50% فرمت می شود.

اگر قالب درصد برای سلول های اکسل اعمال شود، Word یک مقدار واقعی را در پشت قالب بندی درصد نمایش می دهد که یک عدد اعشاری است. به عنوان مثال، مقدار 50% اکسل به صورت 0.5 در Word ظاهر می شود. برای تبدیل آن به درصد، ابتدا باید اعشار را در 100 ضرب کنید و سپس از یک سوئیچ عددی مناسب استفاده کنید. در اینجا مراحل دقیق آمده است:

1. فیلد ادغامی را که می خواهید به صورت درصد قالب بندی کنید، انتخاب کنید، به عنوان مثال. «درصد». توجه داشته باشید، علامت‌های نقل قول باید در انتخاب گنجانده شوند.
2. Ctrl + F9 را فشار دهید تا فیلد انتخابی در فیلد دیگری مانند این بسته شود: { «درصد» }
3. فیلد را ویرایش کنید تا بتوانید یکی از موارد زیر را دریافت کنید:
   • درصد کامل گرد شده: {=«درصد»*100 \# 0%}
   • درصد با دو رقم اعشار: {=«درصد»*100 \# 0.00 %}
4. مکان‌نما را در هر جایی از فیلد قرار دهید و برای به‌روزرسانی آن، F9 را فشار دهید.

   توجه داشته باشید. یک فیلد ادغام حاوی یک فرمول، یک مقدار، نه نام فیلد را، حتی زمانی که در حالت پیش‌نمایش نباشد، نمایش می‌دهد. نگران نباشید این یک رفتار طبیعی است. برای اطمینان ازمقدار ثابت نیست، روی فلش های گروه پیش نمایش نتایج کلیک کنید تا بین گیرندگان جابجا شوید. برای مشاهده کد فیلد، مقدار را انتخاب کرده و کلیدهای Shift + F9 را با هم فشار دهید. اگر همه چیز به درستی انجام شود، چیزی شبیه به این خواهید دید:

   { ={MERGEFIELD Percent }*100 \# 0% }

ادغام ایمیل: قالب تاریخ و زمان

همانند اعداد و واحد پول، می توانید با استفاده از یک سوئیچ عددی، قالب تاریخ را در ادغام نامه تغییر دهید. جدول زیر کدهای چند فرمت متداول تاریخ/زمان را فهرست می کند.

به عنوان مثال، برای اعمال تاریخ کامل<فرمت 13>، قالب فیلد ادغام تاریخ را به این صورت تغییر دهید:

{ MERGEFIELD Date\@ "dddd, MMMM dd, yyyy" }

نکات و نکات:

• در یک سوئیچ عددی تاریخ/زمان، حروف بزرگ M برای ماهها و از حروف کوچک m برای دقیقه استفاده می شود.
• به غیر از کدهای ذکر شده در بالا، می توانید از هر قالب سفارشی تاریخ و زمان دیگری استفاده کنید.

چگونه قالب را تغییر دهیمتاریخ و زمان فعلی در Word ادغام ایمیل

برای درج تاریخ امروز و زمان فعلی در سند ادغام ایمیل، می توانید از میانبرهای زیر استفاده کنید:

• Alt + Shift + D - insert فیلد DATE که تاریخ فعلی را نشان می‌دهد.
• Alt + Shift + T - فیلد TIME را وارد کنید که زمان فعلی را نشان می‌دهد.

با این کار تاریخ و زمان در حالت پیش‌فرض اضافه می‌شود. قالب برای تغییر آن، می توانید از یک سوئیچ عددی همانطور که در بالا توضیح داده شد استفاده کنید. یا می توانید قالب بندی تاریخ/زمان مورد نظر را به صورت تصویری اعمال کنید.

1. فیلد تاریخ یا زمان را انتخاب کنید که قالب آن را می خواهید تغییر دهید. .
2. Shift + F9 را فشار دهید تا کدگذاری فیلد نمایش داده شود، که ممکن است چیزی شبیه به { DATE \@ "M/d/yyyy" باشد
3. روی فیلد انتخابی راست کلیک کرده و <12 را انتخاب کنید>ویرایش فیلد… از منوی زمینه.
4. در کادر گفتگوی Filed ، قالب مورد نظر را برای قسمت Date انتخاب کنید و روی OK کلیک کنید.

   نکته. اگر می‌خواهید قالب‌بندی را در حین به‌روزرسانی‌ها حفظ کنید ، کادر مربوطه را در گوشه سمت راست پایین انتخاب کنید.

چگونه از از دست دادن صفرهای اول در ادغام ایمیل جلوگیری کنید

در تمام مقادیر عددی، صفرهای ابتدایی هنگام ادغام ایمیل حذف می شوند. برای اینکه کدهای پستی و سایر اعداد از طریق ادغام نامه بدون از دست دادن صفر بیایند، باید به صورت متن قالب بندی شوند.

برای انجام این کار، ستونی را با اعداد انتخاب کنید و را انتخاب کنید. متن در شمارهکادر را در برگه Home قالب بندی کنید.

از طرف دیگر، می توانید روی ستون انتخاب شده کلیک راست کرده و سپس روی Format Cells… کلیک کنید. در کادر محاوره ای Format Cells که باز می شود، در برگه Number ، Text را انتخاب کنید و سپس روی OK کلیک کنید.

نکته مهم! اگر فرمت Special (مانند کد پستی) یا سفارشی (مانند 00000) در سلول های اکسل شما اعمال شود، تغییر آن به قالب Text باعث ناپدید شدن صفرهای ابتدایی می شود. پس از قالب‌بندی سلول‌ها به عنوان Text ، باید هر سلول را مرور کنید و صفرهای از دست رفته را به صورت دستی تایپ کنید. برای جلوگیری از این کار دلهره آور، از طریق DDE به برگه اکسل خود متصل شوید. این فرمت‌های اعداد اکسل اصلی از جمله صفرهای قبلی را حفظ می‌کند.

به این ترتیب می‌توان مشکلات قالب‌بندی ادغام نامه‌ها را حل کرد و فیلدها را به روشی که می‌خواهید قالب‌بندی کرد. ممنون که مطالعه کردید!