В учебнике показано, как сохранить форматирование чисел, дат, процентов и валюты при слиянии писем из Excel в Word или изменить его по своему вкусу.

В одной из наших предыдущих статей мы рассмотрели, как объединить почту из Excel в Word для отправки персонализированных писем или сообщений электронной почты. Как оказалось, использование функции Mail Merge в Word для автоматизации создания документа из листа Excel может быть сопряжено с множеством проблем. Некоторые поля могут быть не заполнены или заполнены неправильной информацией. Числа, правильно отформатированные в Excel, могут неправильно отображаться вВ документе Word почтовые индексы могут потерять ведущие нули. Приведенные ниже советы по устранению неполадок помогут вам решить типичные проблемы форматирования Mail Merge.

Как объединить почту и сохранить форматирование

При выполнении объединения писем из листа Excel некоторые числовые данные могут потерять форматирование после прохождения через объединение. Обычно проблемы возникают с числами, отформатированными в процентах или валюте, или числами, содержащими ведущие нули, такими как почтовые индексы.

Причина : По умолчанию Microsoft Word использует соединение OLE DB, которое подтягивает информацию, но не форматы. В результате в документе Word данные появляются в том формате, в котором они хранятся внутри Excel, а не в формате, применяемом к ячейкам.

Чтобы проиллюстрировать проблему, посмотрите на форматы исходных данных в рабочем листе Excel:

Теперь посмотрите, что происходит в документе Word mail merge:

• Почтовый индекс - отображается без ведущего нуля. В Excel ведущий нуль отображается, потому что ячейка имеет пользовательский формат числа, например 00000. В Word отображается базовое значение (2451).
• Валюта - отображается без символа валюты, разделителя тысяч и десятичных знаков. В Excel число форматируется как Currency ($3,000.00). В Word отображается число в чистом виде (3000).
• Процент - обычно отображается как десятичное число, соответствующее проценту, в некоторых случаях - как число с плавающей точкой. Например, 30%, отформатированные как Percent в Excel, могут отображаться как 0,3 или 0,299999999 в Word.
• Дата - отображается в формате по умолчанию, установленном в настройках региона. В нашем случае дата 20 мая-22 в Excel преобразуется в 5/20/2022 в Word.

Решение : Чтобы Word отображал почтовые индексы, даты, цены, проценты и другие числовые значения в правильном формате, подключитесь к рабочей книге Excel, используя Динамический обмен данными (DDE).

Как использовать динамический обмен данными для подключения к листу Excel

Перед началом объединения писем выполните следующие действия в Microsoft Word.

1. Перейти к Файл> Параметры> Дополнительно .
2. Прокрутите вниз до Общий в разделе установите флажок Подтверждение преобразования формата файла при открытии и нажмите OK .
3. Запустите Mail Merge, как обычно (подробные шаги здесь). Когда дело дойдет до выбора получателей, выберите Использовать существующий список .
4. Перейдите к своей электронной таблице, выберите ее и нажмите кнопку Открыть (или дважды щелкните файл).
5. В Подтверждение источника данных В открывшемся диалоговом окне установите флажок Показать все поле в левом нижнем углу, затем выберите Рабочие листы MS Excel через DDE (*.xls) , и нажмите OK .
6. Нажмите Вся электронная таблица и OK .

Подключение Word к источнику данных Excel через DDE может занять довольно много времени, поэтому наберитесь терпения - это сэкономит вам еще больше времени в долгосрочной перспективе :)

Совет. Чтобы предотвратить появление множества подсказок, отображаемых Word при каждом открытии файла данных, снимите флажок Подтверждение преобразования формата файла при открытии флажок после подключения к списку рассылки.

Теперь все числовые значения в документе слияния писем Word сохраняют свои исходные форматы.

Как форматировать определенные поля почтовой рассылки

Подключение к рабочему листу Excel через DDE - самый быстрый способ устранить все проблемы форматирования за один раз. Если это решение по каким-то причинам неприменимо к вам, вы можете управлять форматированием данных Excel в Word, добавив числовой переключатель (ранее называемый переключателем картинок) к определенному полю слияния.

A цифровой переключатель это своего рода маска, позволяющая форматировать содержимое поля в документе Word по своему усмотрению. Чтобы добавить числовой переключатель, выполните следующие действия:

1. Выберите поле слияния, формат которого вы хотите изменить. Это может быть Дата , Валюта , Процент или в какой-либо другой области.
2. Нажмите Shift + F9 для отображения кодировки выбранного поля или Alt + F9 для отображения кодов всех полей в документе. Общий код поля выглядит примерно так { MERGEFIELD Name }.
3. Добавьте цифровой код переключателя в конец поля.
4. Когда курсор находится в любом месте поля, нажмите F9, чтобы обновить его.
5. Нажмите Shift + F9 или Alt + F9 еще раз, чтобы скрыть код поля, а затем просмотрите результат.

Следующие примеры помогут вам разобраться в нескольких типичных сценариях.

Слияние писем: формат чисел

Чтобы числа отображались в нужном формате (таком же или другом, чем в файле Excel), используйте следующие коды цифровых переключателей.

Например, чтобы отформатировать целое число с разделителем тысяч, используйте числовой переключатель \# ,0 так, чтобы Номер полевые изменения:

{ MERGEFIELD Number\# ,0 }

Слияние писем: формат валюты

Для форматирования валюты при слиянии писем используются следующие коды:

Например, чтобы применить формат доллара при слиянии писем, добавьте числовой переключатель \# $,0 в поле Валюта:

{ MERGEFIELD Currency\# $,0 }

В результате число 3000 будет отформатировано как $3,000 без десятичных знаков.

Совет. Приведенные выше примеры относятся к объединению писем формат доллара Вместо знака доллара ($) вы можете использовать любые другие символы валюты, например. € или £ .

Слияние писем: процентный формат

Способ форматирования процентов в документе Word mail merge зависит от того, как исходные значения отформатированы в листе Excel.

Если Общий или Номер Чтобы отформатировать это число в проценты, добавьте один из следующих числовых переключателей.

Например, чтобы отформатировать число в виде целых процентов, отредактируйте параметр Процент поле следующим образом:

{ MERGEFIELD Percent\# 0% }

В результате число 50 будет отформатировано как 50%.

Если формат Проценты применяется к ячейкам Excel, Word за процентным форматированием отображает фактическое значение, которое является десятичным числом. Например, значение 50% в Excel отображается в Word как 0,5. Чтобы преобразовать его в проценты, нужно сначала умножить десятичную дробь на 100, а затем использовать соответствующий числовой переключатель. Вот подробные шаги:

1. Выберите поле слияния, которое вы хотите отформатировать в проценты, например, "Проценты". Обратите внимание, что кавычки должны быть включены в выделение.
2. Нажмите Ctrl + F9, чтобы обернуть выделенное поле в другое поле, как показано здесь: { "Процент" }
3. Отредактируйте поле так, чтобы получить одно из следующих значений:
   • Округленные целые проценты: {="Процент "*100 \# 0%}
   • Процент с двумя десятичными знаками: {="Процент "*100 \# 0.00%}
4. Установите курсор в любом месте поля и нажмите F9, чтобы обновить его.

   Примечание. Поле слияния, содержащее формулу, будет отображать значение, а не имя поля, даже если не находится в режиме предварительного просмотра. Не волнуйтесь, это нормальное поведение. Чтобы убедиться, что значение не статично, нажмите на стрелки в поле Результаты предварительного просмотра для переключения между получателями. Чтобы просмотреть код поля, выберите значение и нажмите клавиши Shift + F9. Если все сделано правильно, вы увидите что-то вроде этого:

   Смотрите также: Заглавная буква в ячейках Excel

   { ={ПРОЦЕНТ МЕРГЕФИЯ }*100 \# 0% }

Объединение писем: формат даты и времени

Как и в случае с числами и валютой, формат даты в слиянии писем можно изменить с помощью цифрового переключателя. В таблице ниже перечислены коды для нескольких часто используемых форматов даты/времени.

Например, чтобы применить полная дата формат, измените формат поля слияния Дата таким образом:

{ MERGEFIELD Date\@ "dddd, MMMM dd, yyyy" }

Советы и примечания:

• В числовом переключателе даты/времени заглавная буква M используется для месяцев и строчных букв m минут.
• Помимо перечисленных выше кодов, вы можете использовать любые другие пользовательские форматы даты и времени.

Как изменить формат текущей даты и времени в объединении писем Word

Чтобы вставить сегодняшнюю дату и текущее время в документ слияния писем, можно использовать следующие сочетания клавиш:

• Alt + Shift + D - вставка поля DATE, в котором отображается текущая дата.
• Alt + Shift + T - вставка поля TIME, в котором отображается текущее время.

Это добавит дату и время в формате по умолчанию. Чтобы изменить его, вы можете использовать числовой переключатель, как описано выше. Или вы можете применить желаемое форматирование даты/времени визуальным способом.

1. Выберите Дата или Время поле, формат которого вы хотите изменить.
2. Нажмите Shift + F9, чтобы отобразить кодировку поля, которая может выглядеть примерно так { DATE \@ "M/d/yyyy" }
3. Щелкните правой кнопкой мыши выбранное поле и выберите Редактировать поле... из контекстного меню.
4. В Размещено В диалоговом окне выберите нужный формат для Дата поле, и нажмите кнопку OK .

   Совет. Если вы хотите сохранение форматирования при обновлении , установите соответствующий флажок в правом нижнем углу.

Как избежать потери ведущих нулей при объединении писем

Во всех числовых значениях ведущие нули отбрасываются при слиянии писем. Чтобы почтовые индексы и другие числа проходили через слияние писем без потери нулей, они должны быть отформатированы как текст .

Чтобы сделать это, выделите столбец с числами и выберите Текст в Формат номера поле на Главная вкладка.

Также можно щелкнуть правой кнопкой мыши выбранный столбец, а затем нажать кнопку Форматировать ячейки... . В Форматирование ячеек в открывшемся диалоговом окне, на Номер выберите Текст , а затем нажмите OK .

Важное замечание! Если Специальный (например, почтовый индекс) или пользовательский (например, 00000) формат применяется к ячейкам Excel, изменяя его на Текст формат приведет к исчезновению ведущих нулей. После форматирования ячеек как Текст Чтобы избежать этой сложной задачи, подключитесь к листу Excel через DDE. Это позволит сохранить исходный формат чисел Excel, включая предшествующие нули.

Вот как решить проблемы с форматированием почты и отформатировать поля так, как вам нужно. Спасибо, что прочитали!