Das Tutorial zeigt, wie man die Formatierung von Zahlen, Datumsangaben, Prozentsätzen und Währungen beibehält, wenn man einen Seriendruck von Excel nach Word erstellt, oder wie man sie nach eigenen Wünschen ändert.

In einem unserer früheren Artikel haben wir uns angeschaut, wie man einen Serienbrief von Excel an Word sendet, um personalisierte Briefe oder E-Mails zu verschicken. Es hat sich gezeigt, dass die Verwendung des Word-Serienbriefs zur automatischen Erstellung eines Dokuments aus einem Excel-Arbeitsblatt viele Herausforderungen mit sich bringen kann. Einige Felder werden möglicherweise nicht ausgefüllt oder mit falschen Informationen gefüllt. In Excel richtig formatierte Zahlen erscheinen möglicherweise nicht korrekt inPostleitzahlen können führende Nullen verlieren. Die folgenden Tipps zur Fehlerbehebung helfen Ihnen, typische Formatierungsprobleme bei Serienbriefen zu beheben.

Serienbriefe erstellen und Formatierung beibehalten

Wenn Sie einen Seriendruck von einem Excel-Arbeitsblatt aus durchführen, kann es vorkommen, dass einige Ihrer numerischen Daten die Formatierung verlieren, nachdem sie den Seriendruck durchlaufen haben. Die Probleme treten typischerweise bei Zahlen auf, die als Prozentsatz oder Währung formatiert sind, oder bei Zahlen, die führende Nullen enthalten, wie Postleitzahlen.

Ursache Standardmäßig verwendet Microsoft Word die OLE DB-Verbindung, die zwar die Informationen, nicht aber die Formate einzieht. Folglich erscheinen die Daten in einem Word-Dokument in dem Format, in dem sie intern in Excel gespeichert sind, und nicht in dem Format, das auf die Zellen angewendet wird.

Um das Problem zu verdeutlichen, sehen Sie sich bitte die Quelldatenformate in einem Excel-Arbeitsblatt an:

Sehen Sie sich nun an, was in einem Word-Serienbriefdokument passiert:

• Postleitzahl - erscheint ohne führende Null. In Excel wird eine führende Null angezeigt, weil eine Zelle ein benutzerdefiniertes Zahlenformat wie 00000 hat. In Word wird ein zugrunde liegender Wert (2451) angezeigt.
• Währung - erscheint ohne Währungssymbol, Tausendertrennzeichen und Dezimalstellen. In Excel wird die Zahl als Währung formatiert ($3.000,00). In Word wird eine Zahl in ihrer reinen Form angezeigt (3000).
• Prozentsatz - erscheint normalerweise als Dezimalzahl, die dem Prozentsatz entspricht; in manchen Fällen als Fließkommazahl. 30 %, die in Excel als Prozentsatz formatiert sind, können in Word beispielsweise als 0,3 oder 0,299999999 erscheinen.
• Datum - wird im Standardformat angezeigt, das in Ihren Regionseinstellungen festgelegt ist. In unserem Fall wird das Excel-Datum 20-Mai-22 in Word in 5/20/2022 umgewandelt.

Lösung Damit Word Postleitzahlen, Daten, Preise, Prozentsätze und andere numerische Werte im richtigen Format anzeigt, stellen Sie eine Verbindung zu Ihrer Excel-Arbeitsmappe her. Dynamischer Datenaustausch (DDE).

Wie man mit Dynamic Data Exchange eine Verbindung zu einem Excel-Blatt herstellt

Bevor Sie einen Seriendruck starten, führen Sie die folgenden Schritte in Microsoft Word durch.

1. Gehe zu Datei> Optionen> Erweitert .
2. Blättern Sie nach unten zum Allgemein aktivieren Sie das Kontrollkästchen Bestätigung der Dateiformatkonvertierung beim Öffnen und klicken Sie OK .
3. Starten Sie den Seriendruck wie gewohnt (die detaillierten Schritte finden Sie hier). Bei der Auswahl der Empfänger wählen Sie Eine bestehende Liste verwenden .
4. Navigieren Sie zu Ihrem Arbeitsblatt, wählen Sie es aus und klicken Sie auf Öffnen Sie (oder doppelklicken Sie auf die Datei).
5. In der Bestätigen Sie die Datenquelle Dialogfenster, das sich öffnet, die Option Alle anzeigen in der unteren linken Ecke, dann wählen Sie MS Excel-Arbeitsblätter über DDE (*.xls) und klicken Sie auf OK .
6. Klicken Sie auf Gesamte Kalkulationstabelle und OK .

Es kann eine Weile dauern, bis Word eine Verbindung zu Ihrer Excel-Datenquelle über DDE herstellt, also haben Sie bitte etwas Geduld - das spart Ihnen auf lange Sicht noch mehr Zeit :)

Tipp: Um zu verhindern, dass Word bei jedem Öffnen der Datendatei mehrere Eingabeaufforderungen anzeigt, deaktivieren Sie die Option Bestätigung der Dateiformatkonvertierung beim Öffnen nach dem Verbinden mit Ihrer Mailingliste anklicken.

Jetzt behalten alle numerischen Werte im Word-Serienbriefdokument ihr ursprüngliches Format bei.

So formatieren Sie bestimmte Seriendruckfelder

Die Verbindung zu einem Excel-Arbeitsblatt über DDE ist der schnellste Weg, um alle Formatierungsprobleme auf einmal zu beheben. Wenn diese Lösung für Sie aus irgendeinem Grund nicht in Frage kommt, können Sie die Formatierung von Excel-Daten in Word steuern, indem Sie einen numerischen Schalter (früher Bildschalter genannt) zu einem bestimmten Platzhalter hinzufügen.

A numerischer Schalter ist eine Art Maske, mit der Sie den Inhalt eines Feldes in einem Word-Dokument nach Ihren Wünschen formatieren können. Um einen numerischen Schalter hinzuzufügen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Wählen Sie das Seriendruckfeld aus, dessen Format Sie ändern möchten. Dies kann sein Datum , Währung , Prozentsatz oder einem anderen Bereich.
2. Drücken Sie Umschalt + F9, um die Codierung des ausgewählten Feldes anzuzeigen, oder Alt + F9, um die Codes aller Felder in Ihrem Dokument anzuzeigen. Ein allgemeiner Feldcode sieht etwa so aus: { MERGEFIELD Name }.
3. Fügen Sie am Ende des Feldes einen numerischen Schaltcode ein.
4. Wenn sich der Cursor an einer beliebigen Stelle des Feldes befindet, drücken Sie F9, um es zu aktualisieren.
5. Drücken Sie erneut Umschalt + F9 oder Alt + F9, um den Feldcode auszublenden, und sehen Sie sich das Ergebnis in der Vorschau an.

Die folgenden Beispiele zeigen Ihnen einige typische Szenarien auf.

Serienbriefe: Zahlenformat

Damit die Zahlen im richtigen Format erscheinen (gleich oder anders als in Ihrer Excel-Datei), verwenden Sie die folgenden numerischen Umschaltcodes.

Um zum Beispiel eine ganze Zahl mit einem Tausendertrennzeichen zu formatieren, verwenden Sie den numerischen Schalter \# ,0, so dass die Nummer Das Feld ändert sich zu:

{MERGEFIELD Number\# ,0 }

Seriendruck: Währungsformat

Für die Formatierung von Währungen in Serienbriefen sind diese Codes zu verwenden:

Um z. B. ein Dollarformat im Seriendruck anzuwenden, fügen Sie den numerischen Schalter \# $,0 zum Feld Währung hinzu:

{MERGEFIELD Währung $,0 }

Infolgedessen wird die Zahl 3000 als $3.000 ohne Nachkommastellen formatiert.

Tipp: Die obigen Beispiele beziehen sich auf den Seriendruck. Dollar-Format Anstelle des Dollarzeichens ($) können Sie auch andere Währungssymbole verwenden, z. B. € oder £ .

Seriendruck: Prozentuales Format

Die Art und Weise, wie Sie Prozentsätze in einem Word-Serienbriefdokument formatieren, hängt davon ab, wie die Quellwerte in Ihrer Excel-Tabelle formatiert sind.

Wenn die Allgemein oder Nummer Um diese Zahl als Prozentwert zu formatieren, fügen Sie einen der folgenden numerischen Schalter hinzu.

Um zum Beispiel eine Zahl als ganzes Prozent zu formatieren, bearbeiten Sie die Prozentsatz Feld wie folgt:

{MERGEFIELD Prozent 0% }

Infolgedessen wird die Zahl 50 als 50% formatiert.

Wenn das Prozentformat auf Excel-Zellen angewendet wird, zeigt Word hinter der Prozentformatierung einen tatsächlichen Wert an, der eine Dezimalzahl ist. Ein Excel-Wert von 50 % wird in Word beispielsweise als 0,5 angezeigt. Um ihn in eine Prozentzahl umzuwandeln, müssen Sie zunächst eine Dezimalzahl mit 100 multiplizieren und dann einen entsprechenden numerischen Schalter verwenden. Hier sind die einzelnen Schritte:

1. Wählen Sie das Platzhalterfeld aus, das Sie als Prozentwert formatieren möchten, z. B. "Prozent". Beachten Sie, dass die Anführungszeichen in der Auswahl enthalten sein sollten.
2. Drücken Sie die Tastenkombination Strg + F9, um das ausgewählte Feld in ein anderes Feld einzuschließen, etwa so: { "Percent" }
3. Bearbeiten Sie das Feld so, dass Sie eine der folgenden Möglichkeiten erhalten:
   • Gerundeter ganzer Prozentsatz: {="Percent "*100 \# 0%}
   • Prozent mit zwei Nachkommastellen: {="Percent "*100 \# 0.00%}
4. Setzen Sie den Cursor an eine beliebige Stelle des Feldes und drücken Sie F9, um es zu aktualisieren.

   Hinweis: Ein Seriendruckfeld, das eine Formel enthält, zeigt einen Wert und nicht den Feldnamen an, auch wenn es sich nicht im Vorschaumodus befindet. Keine Sorge, das ist ein normales Verhalten. Um sicherzustellen, dass der Wert nicht statisch ist, klicken Sie auf die Pfeile im Feld Vorschau Ergebnisse Gruppe, um zwischen den Empfängern zu wechseln. Um den Feldcode anzuzeigen, wählen Sie den Wert aus und drücken Sie gleichzeitig die Tasten Umschalt + F9. Wenn Sie alles richtig gemacht haben, sehen Sie etwas wie dieses:

   {={MERGEFIELD Prozent }*100 \# 0% }

Seriendruck: Format für Datum und Uhrzeit

Wie bei Zahlen und Währungen können Sie das Datumsformat im Seriendruck mit einem numerischen Schalter ändern. In der folgenden Tabelle sind die Codes für einige häufig verwendete Datums-/Zeitformate aufgeführt.

Zum Beispiel, um eine vollständiges Datum Format, ändern Sie das Format des Seriendruckfelds Datum auf diese Weise:

{ MERGEFIELD Date\@ "dddd, MMMM dd, yyyy" }

Tipps und Hinweise:

• Bei einer numerischen Datums-/Zeitumschaltung wird der Großbuchstabe M wird für Monate und Kleinbuchstaben verwendet m für Minuten.
• Neben den oben aufgeführten Codes können Sie auch beliebige andere benutzerdefinierte Datums- und Zeitformate verwenden.

Ändern des Formats des aktuellen Datums und der Uhrzeit in Word-Serienbriefen

Um das heutige Datum und die aktuelle Uhrzeit in ein Seriendruckdokument einzufügen, können Sie die folgenden Tastenkombinationen verwenden:

• Alt + Shift + D - fügt das Feld DATE ein, das das aktuelle Datum anzeigt.
• Alt + Shift + T - fügt das TIME-Feld ein, das die aktuelle Zeit anzeigt.

Dies fügt das Datum und die Uhrzeit im Standardformat ein. Um es zu ändern, können Sie wie oben beschrieben einen numerischen Schalter verwenden. Oder Sie können die gewünschte Datums-/Zeitformatierung auf visuelle Weise anwenden.

1. Wählen Sie die Datum oder Zeit Feld das Format, das Sie ändern möchten.
2. Drücken Sie Umschalt + F9, um die Feldcodierung anzuzeigen, die etwa so aussehen kann: { DATE \@ "M/d/yyyy" }
3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das ausgewählte Feld und wählen Sie Feld bearbeiten... aus dem Kontextmenü.
4. In der Abgelegt unter wählen Sie das gewünschte Format für die Datum Feld, und klicken Sie auf OK .

   Tipp: Wenn Sie Beibehaltung der Formatierung bei Aktualisierungen aktivieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen in der unteren rechten Ecke.

Wie vermeidet man den Verlust von führenden Nullen beim Seriendruck?

Bei allen numerischen Werten werden führende Nullen während eines Seriendrucks weggelassen. Damit Postleitzahlen und andere Zahlen einen Seriendruck ohne Verlust von Nullen überstehen, sollten sie wie folgt formatiert werden Text .

Markieren Sie dazu die Spalte mit den Zahlen und wählen Sie Text im Zahlenformat Feld auf der Startseite tab.

Alternativ können Sie auch mit der rechten Maustaste auf die ausgewählte Spalte klicken und dann auf Zellen formatieren... In der Zellen formatieren Dialogfeld, das sich öffnet, auf der Registerkarte Nummer Registerkarte, wählen Sie Text und klicken Sie dann auf OK .

Wichtiger Hinweis: Wenn Besonderes (z. B. Postleitzahl) oder benutzerdefiniertes Format (z. B. 00000) auf Ihre Excel-Zellen angewendet wird, wird es in das Format Text Formatierung verschwinden die führenden Nullen. Nach der Formatierung der Zellen als Text müssen Sie jede Zelle überprüfen und fehlende Nullen manuell eingeben. Um diese schwierige Aufgabe zu vermeiden, stellen Sie eine DDE-Verbindung zu Ihrer Excel-Tabelle her. Dadurch bleiben die ursprünglichen Excel-Zahlenformate einschließlich der vorangestellten Nullen erhalten.

So lösen Sie Probleme bei der Formatierung von Serienbriefen und formatieren die Felder nach Ihren Wünschen. Vielen Dank für die Lektüre!