V priročniku je prikazano, kako ohraniti oblikovanje številk, datumov, odstotkov in valute pri združevanju pošte iz programa Excel v Word ali ga spremeniti po lastnih željah.

V enem od prejšnjih člankov smo si ogledali, kako združiti pošto iz programa Excel v program Word za pošiljanje personaliziranih pisem ali e-poštnih sporočil. Izkazalo se je, da lahko uporaba Wordovega poštnega združevanja za samodejno ustvarjanje dokumenta iz delovnega lista programa Excel predstavlja veliko izzivov. Nekatera polja morda ne bodo izpolnjena ali bodo izpolnjena z napačnimi podatki. Številke, pravilno oblikovane v programu Excel, morda ne bodo pravilno prikazane vv dokumentu Word. Pri poštnih številkah se lahko izgubijo začetne ničle. Spodnji nasveti za odpravljanje težav vam bodo pomagali odpraviti tipične težave pri oblikovanju v programu Mail Merge.

Kako združiti pošto in ohraniti oblikovanje

Pri združevanju pošte iz delovnega lista programa Excel lahko nekateri numerični podatki po združitvi izgubijo formatiranje. Težave se običajno pojavijo pri številkah, oblikovanih kot odstotki ali valuta, ali številkah, ki vsebujejo začetne ničle, kot so poštne številke.

Vzrok : Microsoft Word privzeto uporablja povezavo OLE DB, ki povleče podatke, ne pa tudi formatov. Zato so v dokumentu Word podatki prikazani v formatu, v katerem so interno shranjeni v Excelu, in ne v formatu, ki se uporablja v celicah.

Za ponazoritev težave si oglejte oblike izvornih podatkov v delovnem listu Excel:

Oglejte si, kaj se zgodi v dokumentu Wordovega združevanja pošte:

• Poštna številka - V Excelu se prikaže vodilna ničla, ker ima celica prilagojeno obliko števila, na primer 00000. V Wordu se prikaže osnovna vrednost (2451).
• Valuta - se prikaže brez simbola valute, ločila tisočink in decimalnih mest. V Excelu je številka oblikovana kot valuta (3.000,00 USD). V Wordu se prikaže številka v čisti obliki (3000).
• Odstotek - običajno se prikaže kot decimalno število, ki ustreza odstotku, v nekaterih primerih pa kot število s plavajočo vejico. Na primer, 30 %, oblikovanih kot odstotek v Excelu, se lahko v Wordu prikaže kot 0,3 ali 0,299999999.
• Datum - V našem primeru se Excelov datum 20-May-22 v Wordu spremeni v 5/20/2022.

Rešitev : Da bo Word poštne oznake, datume, cene, odstotke in druge številčne vrednosti prikazal v pravi obliki, se povežite z delovno knjižico Excel z uporabo Dinamična izmenjava podatkov (DDE).

Kako uporabljati dinamično izmenjavo podatkov za povezavo z Excelovim listom

Pred začetkom združevanja pošte opravite naslednje korake v programu Microsoft Word.

1. Pojdi na Datoteka> Možnosti> Napredno .
2. Pomaknite se navzdol do Splošno izberite potrditveno polje Potrdite pretvorbo formata datoteke pri odprtju in kliknite V REDU .
3. Mail Merge zaženite kot običajno (podrobni koraki so na voljo tukaj). Ko je treba izbrati prejemnike, izberite Uporaba obstoječega seznama .
4. Poiščite svojo preglednico, jo izberite in kliknite Odpri (ali dvakrat kliknite datoteko).
5. V Potrditev vira podatkov v pogovornem oknu, ki se odpre, preverite Pokaži vse v spodnjem levem kotu, nato izberite Delovni listi MS Excel prek DDE (*.xls) in kliknite V REDU .
6. Kliknite . Celotna preglednica in V REDU .

Povezovanje Worda z virom podatkov Excel prek DDE lahko traja kar nekaj časa, zato bodite potrpežljivi - tako boste na dolgi rok prihranili še več časa :)

Nasvet. Če želite preprečiti večkratne pozive, ki jih Word prikaže vsakič, ko odprete podatkovno datoteko, počistite polje Potrdite pretvorbo formata datoteke pri odprtju potrditveno polje po vzpostavitvi povezave s poštnim seznamom.

Zdaj vse številčne vrednosti v dokumentu Wordovega združevanja pošte ohranijo svojo prvotno obliko.

Kako oblikovati določena polja za združitev pošte

Povezava z Excelovim delovnim listom prek DDE je najhitrejši način za odpravo vseh težav z oblikovanjem v enem zamahu. Če vam ta rešitev iz nekega razloga ne ustreza, lahko oblikovanje Excelovih podatkov v Wordu nadzorujete tako, da določenemu polju za združevanje dodate številčno stikalo (prej imenovano slikovno stikalo).

A številčno stikalo je vrsta maske, ki vam omogoča, da vsebino polja v Wordovem dokumentu oblikujete na želeni način. Če želite dodati številsko stikalo, izvedite naslednje korake:

1. Izberite polje združevanja, katerega obliko želite spremeniti. Datum , Valuta , Odstotek ali kakšno drugo področje.
2. Pritisnite Shift + F9 za prikaz kode izbranega polja ali Alt + F9 za prikaz kod vseh polj v dokumentu. Splošna koda polja je videti nekako takole: { MERGEFIELD Ime }.
3. Na konec polja dodajte številčno preklopno kodo.
4. Ko je kurzor postavljen kjer koli v polju, pritisnite F9, da ga posodobite.
5. Ponovno pritisnite Shift + F9 ali Alt + F9, da skrijete kodo polja, nato pa si oglejte rezultat.

V naslednjih primerih boste spoznali nekaj tipičnih scenarijev.

Združitev pošte: format številke

Če želite, da se številke prikažejo v pravi obliki (enaki ali drugačni kot v Excelovi datoteki), uporabite naslednje kode za številčna stikala.

Če želite na primer oblikovati celo število z ločilom tisočink, uporabite številsko stikalo \# ,0, tako da Številka polje se spremeni v:

{ MERGEFIELD Število\# ,0 }

Združitev pošte: oblika valute

Za oblikovanje valute pri združevanju pošte je treba uporabiti te kode:

Če želite na primer uporabiti obliko dolarja pri združevanju pošte, dodajte številsko stikalo \# $,0 v polje Valuta:

{ MERGEFIELD Currency\# $,0 }

Zato se število 3000 oblikuje kot 3.000 USD brez decimalnih mest.

Nasvet. Zgornji primeri so za združitev pošte. format dolarja Namesto znaka za dolar ($) lahko uporabite kateri koli drug simbol valute, npr. € ali £ .

Združitev pošte: format odstotkov

Način oblikovanja odstotkov v dokumentu Wordovega združevanja pošte je odvisen od tega, kako so izvorne vrednosti oblikovane v Excelovem listu.

Če je Splošno ali Številka format je uporabljen v Excelu, se bo v Wordu prikazala ustrezna številka. Če želite to številko oblikovati kot odstotek, dodajte eno od naslednjih številskih stikal.

Če želite na primer številko oblikovati kot cel odstotek, uredite Odstotek polje na naslednji način:

{ MERGEFIELD Odstotek\# 0% }

Zato je število 50 oblikovano kot 50 %.

Če je v Excelovih celicah uporabljena oblika odstotkov, bo Word za oblikovanjem odstotkov prikazal dejansko vrednost, ki je decimalno število. Na primer, Excelova vrednost 50 % bo v Wordu prikazana kot 0,5. Če jo želite pretvoriti v odstotke, morate decimalno število najprej pomnožiti s 100 in nato uporabiti ustrezno številsko stikalo. Tukaj so podrobni koraki:

1. Izberite polje združitve, ki ga želite oblikovati kot odstotek, npr. "Odstotek". Upoštevajte, da morajo biti v izbiro vključeni narekovaji.
2. Pritisnite kombinacijo tipk Ctrl + F9, da izbrano polje zavijete v drugo polje, kot je to: {"Odstotek" }
3. Polje uredite tako, da dobite eno od naslednjih možnosti:
   • Zaokrožen cel odstotek: {="Odstotek "*100 \# 0%}
   • Odstotek z dvema decimalnima mestoma: {="Odstotek "*100 \# 0,00%}
4. Postavite kurzor kamor koli v polje in pritisnite F9, da ga posodobite.

   Opomba: V polju združevanja, ki vsebuje formulo, se prikaže vrednost in ne ime polja, tudi če ni v načinu predogleda. Ne skrbite, to je normalno vedenje. Če se želite prepričati, da vrednost ni statična, kliknite puščice v polju Rezultati predogleda skupino za preklapljanje med prejemniki. Če si želite ogledati kodo polja, izberite vrednost in hkrati pritisnite tipki Shift + F9. Če je vse opravljeno pravilno, boste videli nekaj takega:

   { = {{MERGEFIELD odstotek }*100 \# 0% }

Združitev pošte: format datuma in časa

Podobno kot pri številkah in valuti lahko tudi format datuma pri združevanju pošte spremenite s številčnim stikalom. V spodnji preglednici so navedene kode za nekaj pogosto uporabljenih formatov datuma/časa.

Če želite na primer uporabiti celoten datum spremenite obliko polja za združevanje Datum na ta način:

{ MERGEFIELD Datum\@ "dddd, MMMM dd, yyyy" }

Nasveti in opombe:

• V številčnem stikalu za datum/čas je velika začetnica M se uporablja za mesece in male črke m za nekaj minut.
• Poleg zgoraj naštetih kod lahko uporabite tudi druge oblike datuma in časa po meri.

Kako spremeniti obliko trenutnega datuma in časa v združevanju pošte v Wordu

Za vstavljanje današnjega datuma in trenutnega časa v dokument za združevanje pošte lahko uporabite naslednje bližnjice:

• Alt + Shift + D - vstavite polje DATUM, ki prikazuje trenutni datum.
• Alt + Shift + T - vstavite polje TIME, ki prikazuje trenutni čas.

To bo dodalo datum in čas v privzeti obliki. Če jo želite spremeniti, lahko uporabite številčno stikalo, kot je opisano zgoraj. Lahko pa želeno oblikovanje datuma/časa uporabite na vizualni način.

1. Izberite Datum ali Čas polje, katerega obliko želite spremeniti.
2. Pritisnite Shift + F9, da prikažete kodiranje polja, ki je lahko videti nekako takole { DATA \@ "M/d/yyyy" }
3. Z desno tipko miške kliknite izbrano polje in izberite Uredi polje... iz kontekstnega menija.
4. V Objavljeno v pogovornem oknu izberite želeno obliko za Datum in kliknite V REDU .

   Nasvet. Če želite ohranjanje oblikovanja med posodobitvami , izberite ustrezno potrditveno polje v spodnjem desnem kotu.

Kako se izogniti izgubi vodilnih ničel pri združevanju pošte

V vseh številčnih vrednostih se pri združevanju pošte izločijo vodilne ničle. Če želite, da se poštne številke in druge številke pri združevanju pošte izločijo brez izgubljenih ničel, jih je treba oblikovati kot besedilo .

Če želite to narediti, izberite stolpec s številkami in izberite Besedilo v Format števila v polju Domov zavihek.

Lahko pa desno kliknete izbrani stolpec in nato kliknete Oblikovanje celic... . V Oblikovanje celic v pogovornem oknu, ki se odpre, na Številka izberite zavihek Besedilo in nato kliknite V REDU .

Pomembna opomba! Če Posebna (kot je poštna številka) ali po meri (kot je 00000) se uporabi v celicah programa Excel, tako da se spremeni v obliko Besedilo bo izginila vodilna ničla. Po oblikovanju celic kot Besedilo , boste morali pregledati vsako celico in ročno vnesti manjkajoče ničle. Če se želite izogniti temu težavnemu opravilu, se povežite s svojim Excelovim listom prek DDE. To bo ohranilo izvirne oblike Excelovih številk, vključno s predhodnimi ničlami.

Tako lahko odpravite težave z oblikovanjem pri združevanju pošte in oblikujete polja, kot želite. Hvala za branje!