Udžbenik pokazuje kako zadržati formatiranje brojeva, datuma, postotka i valute prilikom spajanja cirkularnih pisama iz Excela u Word ili ga promijeniti po želji.

U jednom od naših U prethodnim člancima pogledali smo kako cirkularno pismo iz Excela u Word za slanje personaliziranih pisama ili poruka e-pošte. Kako se pokazalo, korištenje Wordovog cirkularnog pisma za automatiziranje stvaranja dokumenta iz Excel radnog lista može predstavljati puno izazova. Neka polja možda nisu popunjena ili ispunjena pogrešnim podacima. Brojevi ispravno formatirani u Excelu možda se neće ispravno pojaviti u Word dokumentu. Poštanski brojevi mogu izgubiti početne nule. Savjeti za rješavanje problema u nastavku pomoći će vam da riješite tipične probleme s formatiranjem cirkularnog pisma.

Kako cirkularno pismo i zadržati formatiranje

Prilikom izvođenja cirkularnog pisma iz Excel radnog lista, neki Vaših numeričkih podataka može izgubiti format nakon spajanja. Problemi se obično javljaju s brojevima formatiranim kao postotak ili valuta, ili brojevima koji sadrže početne nule, kao što su poštanski brojevi.

Uzrok : Prema zadanim postavkama, Microsoft Word koristi OLE DB vezu, koja povlači informacije, ali ne i formate. Kao rezultat toga, u dokumentu programa Word podaci se pojavljuju u formatu u kojem su interno pohranjeni u Excelu, a ne u formatu primijenjenom na ćelije.

Da biste ilustrirali problem, pogledajte izvorni formati podataka u Excel radnom listu:

Sada, pogledajte što se događa u Word dokumentu cirkularnog pisma:

• Poštanski broj - pojavljuje se bez početne nule. U Excelu se prikazuje početna nula jer ćelija ima prilagođeni format broja kao što je 00000. U Wordu se prikazuje temeljna vrijednost (2451).
• Valuta - pojavljuje se bez valute simbol, razdjelnik tisućica i decimalna mjesta. U Excelu je broj oblikovan kao Valuta (3.000,00 USD). U Wordu se prikazuje broj u čistom obliku (3000).
• Postotak - obično se pojavljuje kao decimalni broj koji odgovara postotku; u nekim slučajevima - broj s pomičnim zarezom. Na primjer, 30% oblikovano kao postotak u Excelu može se pojaviti kao 0,3 ili 0,299999999 u Wordu.
• Datum - pojavljuje se u zadanom formatu postavljenom u postavkama regije. U našem slučaju, Excelov datum 20-May-22 pretvara se u 5/20/2022 u Wordu.

Rješenje : Da Word prikazuje poštanske brojeve, datume, cijene, postotke i druge numeričke vrijednosti u pravom formatu, povežite se s radnom knjigom programa Excel pomoću Dinamičke razmjene podataka (DDE).

Kako koristiti dinamičku razmjenu podataka za povezivanje s tablicom programa Excel

Prije pokretanja cirkularnog pisma izvedite sljedeće korake u programu Microsoft Word.

1. Idite na Datoteka > Opcije > Napredno .
2. Pomaknite se prema dolje do odjeljka Općenito , odaberite potvrdni okvir Potvrdi konverziju formata datoteke pri otvaranju i kliknite U redu .
3. Pokrenite cirkularna pisma kao i obično (detaljni koraci su ovdje). Što se tiče odabira primatelja, odaberite Koristi postojeći popis .
4. Pretražite svoju proračunsku tablicu, odaberite je i kliknite Otvori (ili dvaput kliknite datoteku) .
5. U dijaloškom okviru Potvrdi izvor podataka koji se otvori, potvrdite okvir Prikaži sve u donjem lijevom kutu, zatim odaberite MS Excel radni listovi putem DDE (*.xls) i kliknite OK .
6. Kliknite Cijela proračunska tablica i U redu .

Možda će Wordu trebati dosta vremena da se poveže s vašim izvorom podataka Excel putem DDE-a, stoga budite strpljivi - ovo će vam dugoročno uštedjeti još više vremena :)

Savjet. Kako biste spriječili višestruke upite koje Word prikazuje svaki put kada otvorite podatkovnu datoteku, poništite potvrdni okvir Potvrdi pretvorbu formata datoteke pri otvaranju nakon povezivanja na popis za slanje e-pošte.

Sada, sve numeričke vrijednosti u Wordov dokument cirkularnog pisma zadržava svoje izvorne formate.

Kako formatirati određena polja za spajanje pošte

Povezivanje s radnim listom programa Excel putem DDE-a najbrži je način za rješavanje svih problema s oblikovanjem u jednom potezu. Ako ovo rješenje nije primjenjivo na vas iz nekog razloga, možete kontrolirati oblikovanje Excel podataka u Wordu dodavanjem numeričkog prekidača (ranije zvanog prekidač slike) u određeno polje za spajanje.

A numerički prekidač je vrsta maske koja vam omogućuje formatiranje sadržaja apolja u Word dokumentu onako kako želite. Da biste dodali numerički prekidač, izvršite ove korake:

1. Odaberite polje spajanja čiji format želite promijeniti. To može biti Datum , Valuta , Postotak ili neko drugo polje.
2. Pritisnite Shift + F9 za prikaz kodiranja odabranog polja ili Alt + F9 za izlaganje kodova svih polja u vašem dokumentu. Generički kod polja izgleda otprilike kao { MERGEFIELD Name }.
3. Dodajte numerički kod za prebacivanje na kraj polja.
4. S kursorom postavljenim bilo gdje u polju, pritisnite F9 da ga ažurirate .
5. Ponovno pritisnite Shift + F9 ili Alt + F9 kako biste sakrili kod polja, a zatim pregledajte rezultat.

Sljedeći primjeri provest će vas kroz nekoliko tipičnih scenarija.

Skupna pisma: format broja

Da bi se brojevi pojavili u pravom formatu (isti ili drugačiji nego u vašoj Excel datoteci), upotrijebite sljedeće numeričke kodove za prebacivanje.

Na primjer, za formatiranje cijeli broj s razdjelnikom tisućica, koristite numerički prekidač \# ,0 tako da Broj fie ld promjeneza:

{ MERGEFIELD Number\# ,0 }

Cirno pismo: format valute

Za formatiranje valute u cirkularnom pismu, koristite ove kodove:

Na primjer, da biste primijenili dolarski format u cirkularnom pismu, dodajte numerički prekidač \# $,0 u polje Valuta:

{ MERGEFIELD Currency\# $,0 }

Kao rezultat, broj 3000 se formatira kao 3000 USD bez decimalnih mjesta.

Savjet. Gornji primjeri su za cirkularno pismo dollar format . Umjesto znaka dolara ($), možete koristiti bilo koji drugi simbol valute, npr. € ili £ .

Cirno pismo: format postotka

Način na koji formatirate postotke u Word dokumentu cirkularnog pisma ovisi o vrijednostima izvora formatirani su u vašem Excel listu.

Ako se format Općenito ili Broj koristi u Excelu, odgovarajući broj pojavit će se u Wordu. Da biste formatirali taj broj kao postotak, dodajte jedan od sljedećih numeričkih prekidača.

Na primjer, za formatiranje broja kao cijeli postotak, uredite polje Postotak na sljedeći način:

{ MERGEFIELD Percent\# 0% }

Kao rezultat, broj 50 je oblikovan kao 50%.

Ako se format Postotak primijeni na ćelije programa Excel, Word će prikazati stvarnu vrijednost iza oblikovanja postotka, a to je decimalni broj. Na primjer, Excel vrijednost od 50% pojavit će se kao 0,5 u Wordu. Da biste ga pretvorili u postotak, morate najprije pomnožiti decimalu sa 100, a zatim upotrijebiti odgovarajući numerički prekidač. Evo detaljnih koraka:

1. Odaberite polje za spajanje koje želite formatirati kao postotak, npr. "Postotak". Napomena, navodnici bi trebali biti uključeni u odabir.
2. Pritisnite Ctrl + F9 da biste odabrano polje prelomili u drugo ovako: { «Postotak» }
3. Uredite polje tako da dobiti jedno od sljedećeg:
   • Zaokruženi cijeli postotak: {=«Postotak»*100 \# 0%}
   • Postotak s dva decimalna mjesta: {=«Postotak»*100 \# 0,00 %}
4. Postavite kursor bilo gdje u polje i pritisnite F9 da biste ga ažurirali.

   Napomena. Polje za spajanje koje sadrži formulu prikazat će vrijednost, a ne naziv polja, čak i kada nije u načinu pregleda. Ne brinite, to je normalno ponašanje. Kako biste bili sigurni davrijednost nije statična, kliknite strelice u grupi Preview Results za prebacivanje između primatelja. Za prikaz koda polja odaberite vrijednost i pritisnite tipke Shift + F9 zajedno. Ako je sve ispravno napravljeno, vidjet ćete nešto poput ovoga:

   { ={MERGEFIELD Percent }*100 \# 0% }

Skupna pisma: format datuma i vremena

Kao s brojevima i valutom, možete promijeniti format datuma u cirkularnom pismu pomoću numeričkog prekidača. Tablica ispod navodi kodove za nekoliko često korištenih formata datuma/vremena.

Na primjer, za primjenu punog datuma promijenite format polja za spajanje datuma na ovaj način:

{ MERGEFIELD Date\@ "dddd, MMMM dd, yyyy" }

Savjeti i bilješke:

• U numeričkom prekidaču za datum/vrijeme, velika slova M se koristi za mjesece, a mala slova m za minute.
• Osim gore navedenih kodova, možete koristiti bilo koje druge prilagođene formate datuma i vremena.

Kako promijeniti formattrenutni datum i vrijeme u Word cirkularnom pismu

Da biste umetnuli današnji datum i trenutno vrijeme u dokument cirkularnog pisma, možete koristiti sljedeće prečace:

• Alt + Shift + D - umetni polje DATUM koje prikazuje trenutni datum.
• Alt + Shift + T - umetnite polje VRIJEME koje prikazuje trenutno vrijeme.

Ovo će dodati datum i vrijeme u zadani format. Da biste ga promijenili, možete koristiti numerički prekidač kao što je gore opisano. Ili možete primijeniti željeno oblikovanje datuma/vremena na vizualni način.

1. Odaberite polje Datum ili Vrijeme čiji format želite promijeniti .
2. Pritisnite Shift + F9 za prikaz kodiranja polja, koje može izgledati otprilike kao { DATE \@ "M/d/yyyy" }
3. Kliknite desnom tipkom odabrano polje i odaberite Uredi polje… iz kontekstnog izbornika.
4. U dijaloškom okviru Filed odaberite željeni format za polje Datum i kliknite OK .

   Savjet. Ako želite sačuvati oblikovanje tijekom ažuriranja , označite odgovarajući potvrdni okvir u donjem desnom kutu.

Kako izbjeći gubitak početnih nula u cirkularnom pismu

U svim numeričkim vrijednostima, početne nule se ispuštaju tijekom spajanja pošte. Da bi poštanski brojevi i drugi brojevi došli kroz cirkularno pismo bez gubitka nula, trebali bi biti oblikovani kao tekst .

Da biste to učinili, odaberite stupac s brojevima i odaberite Tekst u BrojOkvir Format na kartici Početna .

Alternativno, možete desnom tipkom miša kliknuti odabrani stupac, a zatim kliknuti Oblikuj ćelije… . U dijaloškom okviru Format Cells koji se otvori, na kartici Number odaberite Text , a zatim kliknite OK .

Važna napomena! Ako je format Special (kao što je poštanski broj) ili prilagođeni (kao što je 00000) primijenjen na ćelije programa Excel, promjena u format Text uzrokovat će nestanak početnih nula. Nakon formatiranja ćelija kao Tekst , morat ćete pregledati svaku ćeliju i ručno upisati nule koje nedostaju. Kako biste izbjegli ovaj zastrašujući zadatak, spojite se na svoju Excel tablicu putem DDE-a. Ovo će zadržati izvorne Excel formate brojeva uključujući prethodne nule.

Tako ćete riješiti probleme s oblikovanjem cirkularnih pisama i formatirati polja onako kako želite. Hvala vam na čitanju!