Tutorial nunjukkeun kumaha cara ngajaga pormat angka, kaping, persentase sareng mata uang nalika ngalakukeun gabungan surat ti Excel ka Word atanapi ngarobih kana anu anjeun pikahoyong.

Dina salah sahiji urang. artikel saméméhna, urang nempo kumaha mail merge ti Excel ka Word pikeun ngirim surat pribadi atawa talatah surelek. Tétéla, ngagunakeun Word's Mail Merge pikeun ngajadikeun otomatis nyiptakeun dokumén tina lembar kerja Excel tiasa nyababkeun seueur tantangan. Sababaraha widang bisa jadi teu dieusian atawa dieusian ku informasi salah. Angka anu diformat leres dina Excel tiasa henteu katingali leres dina dokumen Word. Kode pos bisa leungit nol ngarah. Tips ngungkulan masalah di handap ieu bakal mantuan anjeun ngalereskeun masalah pormat Mail Merge ilaharna.

Kumaha cara ngagabung surat jeung tetep pormat

Nalika ngalakukeun gabungan surat ti lembar kerja Excel, sababaraha data numerik Anjeun bisa leungit pormat sanggeus datang ngaliwatan ngahiji. Masalah biasana lumangsung dina angka nu diformat salaku persentase atawa mata uang, atawa angka nu ngandung nol ngarah kayaning kode pos.

Alesan : Sacara standar, Microsoft Word ngagunakeun sambungan OLE DB, nu narik dina inpormasi tapi henteu formatna. Hasilna, dina dokumén Word, data nembongan dina format nu disimpen sacara internal dina Excel, teu dina format nu dilarapkeun ka sél.

Pikeun ngagambarkeun masalah, mangga tingali di format sumber data dina lembar kerja Excel:

Ayeuna, tingali naon anu lumangsung dina dokumén gabungan surat Word:

• Kode pos - muncul tanpa nol di hareup. Dina Excel, nol panghareupna dipintonkeun kumargi sél ngagaduhan format angka khusus sapertos 00000. Dina Word, nilai dasarna (2451) muncul.
• Mata Artos - muncul tanpa mata uang. simbol, rébu pamisah, jeung tempat decimal. Dina Excel, jumlahna diformat salaku Mata Artos ($3,000.00). Dina Word, hiji angka dina wangun murnina dipintonkeun (3000).
• Perséntase - biasana, némbongan salaku angka desimal nu pakait jeung persen; dina sababaraha kasus - angka floating-titik. Contona, 30% diformat jadi Percent dina Excel bisa jadi 0.3 atawa 0.299999999 dina Word.
• Tanggal - nembongan dina format standar nu disetel dina setelan Wewengkon anjeun. Dina kasus urang, tanggal Excel 20-Mei-22 dirobah jadi 5/20/2022 dina Word.

Solusi : Pikeun Word mintonkeun kode pos, tanggal, harga, perséntase sareng nilai numerik sanés dina format anu leres, sambungkeun ka buku kerja Excel anjeun nganggo Dinamic Data Exchange (DDE).

Kumaha ngagunakeun Dynamic Data Exchange pikeun nyambung ka lambaran Excel

Saméméh ngamimitian ngagabung surat, laksanakeun léngkah-léngkah ieu dina Microsoft Word.

1. Buka File > Pilihan > Canggih .
2. Gulung ka handap ka bagian Umum , pilih kotak centang Konfirmasi konvérsi format file dina muka teras klik OK .
3. Mimitian Gabung Surat anjeun sapertos biasa (lengkah-lengkahna aya di dieu). Lamun datang ka milih panarima, pilih Paké daptar nu geus aya .
4. Kotektak spreadsheet anjeun, pilih eta, teras klik Buka (atawa ganda-klik file) .
5. Dina kotak dialog Konfirmasi Sumber Data nu muka, centang kotak Témbongkeun kabéh di belah kénca juru handap, teras pilih Lembar Kerja MS Excel via DDE (*.xls) , teras klik OK .
6. Klik Sakabeh Spreadsheet , jeung OK .

Word bakal butuh sababaraha waktos kanggo nyambung ka sumber data Excel anjeun nganggo DDE, janten punten sabar - ieu bakal ngahémat waktos anjeun langkung lami :)

Tip. Pikeun nyegah sababaraha ajakan dipintonkeun ku Word unggal anjeun muka file data, pupus kotak centang Konfirmasi konvérsi format file dina muka sanggeus nyambung ka milis anjeun.

Ayeuna, sadaya nilai numerik dina dokumén Word mail merge nahan format aslina.

Kumaha pormat widang mail merge husus

Nyambungkeun ka lembar kerja Excel liwat DDE mangrupikeun cara panggancangna pikeun ngalereskeun sadaya masalah pormat sakaligus. Upami solusi ieu henteu tiasa dianggo pikeun anjeun kusabab sababaraha alesan, anjeun tiasa ngontrol pormat data Excel dina Word ku cara nambahkeun saklar numerik (baheulana disebut saklar gambar) kana widang gabungan nu tangtu.

A switch numerik mangrupakeun jenis topeng nu ngidinan Anjeun pormat eusi asawah dina dokumen Word ku cara anu anjeun pikahoyong. Pikeun nambahkeun saklar numerik, laksanakeun léngkah-léngkah ieu:

1. Pilih widang gabungan nu formatna rék dirobah. Ieu bisa mangrupa Tanggal , Mata Uang , Persen atawa sababaraha widang séjénna.
2. Pencét Shift + F9 pikeun mintonkeun coding tina widang nu dipilih atawa Alt + F9 pikeun ngalaan kodeu sadaya widang dina dokumén anjeun. Kodeu widang generik siga { MERGEFIELD Name }.
3. Tambahkeun kode switch numerik ka tungtung widang.
4. Kalayan kursor diposisikan di mana waé dina widang, pencét F9 pikeun ngapdet. .
5. Pencét Shift + F9 atawa Alt + F9 deui pikeun nyumputkeun kodeu widang, terus nilik hasilna.

Conto di handap ieu bakal mantuan anjeun ngaliwatan sababaraha skenario anu biasa.

Surat merge: format angka

Pikeun nembongan angka dina format nu bener (sarua atawa béda jeung dina file Excel anjeun), paké kodeu switch numerik di handap ieu.

Contona, pikeun pormat angka gembleng kalawan sarébu pamisah, make saklar numerik \# ,0 jadi Number fie parobahan ldka:

{ MERGEFIELD Number\# ,0 }

Surat ngahiji: format mata uang

Pikeun pormat mata uang dina gabungan surat, ieu kodeu anu dipaké:

Contona, pikeun nerapkeun format dollar dina mail merge, tambahkeun saklar numerik \# $,0 kana widang Mata Artos:

{ MERGEFIELD Currency\# $,0 }

Alhasil, angka 3000 diformat jadi $3,000 tanpa tempat desimal.

Tip. Conto di luhur nyaéta pikeun mail merge format dollar . Gantina tanda dollar ($), Anjeun tiasa make sagala simbol mata uang séjén, f.eks. € atawa £ .

Surat merge: format persentase

Cara anjeun pormat persentase dina dokumen gabungan surat Word gumantung kana kumaha nilai sumber. diformat dina lambaran Excel anjeun.

Upami format Umum atanapi Number dianggo dina Excel, nomer anu cocog bakal muncul dina Word. Pikeun pormat angka eta jadi persen, tambahkeun salah sahiji switch numerik di handap ieu.

Misalna, pikeun pormat hiji angka. sakabéh persén, édit widang Persén kieu:

{ MERGEFIELD Percent\# 0% }

Alhasil, angka 50 diformat jadi 50%.

Upami format Persen diterapkeun kana sél Excel, Word bakal ningalikeun nilai saleresna saatos pormat persentase, nyaéta angka desimal. Contona, nilai Excel 50% bakal muncul salaku 0,5 dina Word. Pikeun ngarobah kana persen, Anjeun mimitina kudu kalikeun hiji decimal ku 100, lajeng nganggo switch numerik luyu. Ieu léngkah-léngkah anu lengkep:

1. Pilih widang gabungan anu anjeun hoyong pormat salaku persen, contona. "Persen". Catetan, tanda petik kudu diasupkeun kana pilihan.
2. Pencét Ctrl + F9 pikeun mungkus widang nu dipilih dina widang nu lian kawas kieu: { «Percent» }
3. Édit widang sangkan anjeun meunang salah sahiji di handap:
   • Dibuleudkeun sakabeh persen: {=«Persén»*100 \# 0%}
   • Persén kalawan dua tempat decimal: {=«Persén»*100 \# 0,00 %}
4. Teundeun kursor di mana waé dina widang terus pencét F9 pikeun ngapdet na.

   Catetan. Widang gabungan anu ngandung rumus bakal nunjukkeun nilai, sanés nami lapangan, sanaos henteu dina modeu tilik. Tong hariwang, éta kabiasaan normal. Pikeun mastikeun yénnilaina henteu statis, klik panah dina grup Preview Results pikeun pindah antara panarima. Pikeun ningali kodeu lapangan, pilih nilai sareng pencét Shift + F9 babarengan. Upami sadayana dilakukeun leres, anjeun bakal ningali sapertos kieu:

   { ={MERGEFIELD Percent }*100 \# 0% }

Surat gabungan: format tanggal sareng waktos

Sapertos angka sareng mata uang, Anjeun tiasa ngarobah format tanggal dina mail merge ku ngagunakeun switch numerik. Tabél di handap daptar kode pikeun sababaraha format tanggal/waktu nu ilahar dipaké.

Contona, pikeun nerapkeun tanggal lengkep format, robih format widang Date merge ku cara kieu:

{ MERGEFIELD Date\@ "dddd, MMMM dd, yyyy" }

Tip sareng catetan:

• Dina saklar numerik tanggal/waktu, hurup ageung M dianggo sababaraha bulan sareng hurup leutik m kanggo menit.
• Salian ti kodeu anu didaptarkeun di luhur, anjeun tiasa nganggo format tanggal sareng waktos khusus anu sanés.

Kumaha cara ngarobah format filetanggal sareng waktos ayeuna dina Word mail merge

Pikeun nyelapkeun tanggal dinten ayeuna sareng waktos ayeuna dina dokumen gabungan surat, anjeun tiasa nganggo potong kompas ieu:

• Alt + Shift + D - sisipan widang DATE nu mintonkeun tanggal ayeuna.
• Alt + Shift + T - selapkeun widang TIME nu mintonkeun waktu ayeuna.

Ieu bakal nambahan tanggal jeung waktu dina standar. formatna. Pikeun ngarobah éta, anjeun tiasa nganggo switch numerik sakumaha ditétélakeun di luhur. Atanapi anjeun tiasa nerapkeun pormat tanggal/waktos anu dipikahoyong ku cara visual.

1. Pilih widang Kaping atanapi Waktu format anu anjeun hoyong robih. .
2. Pencét Shift + F9 pikeun mintonkeun coding widang, nu bisa kasampak kawas { DATE \@ "M/d/yyyy" }
3. Klik katuhu widang nu dipilih tur pilih Édit Widang... tina ménu kontéks.
4. Dina kotak dialog Filed , pilih format nu dipikahoyong pikeun widang Tanggal , teras klik OK .

   Tip. Upami anjeun hoyong ngawétkeun pormat salami apdet , pilih kotak centang anu aya di pojok katuhu handap.

Kumaha carana ngahindarkeun kaleungitan nol utama dina gabungan surat

Dina sakabéh niléy numerik, nol ngarah dileungitkeun nalika ngagabung surat. Pikeun kode pos jeung nomer sejenna datang ngaliwatan gabungan surat tanpa kaleungitan nol, aranjeunna kedah diformat jadi téks .

Pikeun rengse, pilih kolom nu mibanda nomer tur pilih Téks dina NumberFormat kotak dina tab Home .

Alternatipna, anjeun tiasa ngaklik katuhu kolom anu dipilih, teras klik Format Sél… . Dina kotak dialog Format Sél , dina tab Number , pilih Teks , teras klik OK .

Catetan penting! Upami format Special (sapertos kode pos) atanapi Custom (sapertos 00000) diterapkeun kana sél Excel anjeun, ngarobih kana format Teks bakal ngaleungit nol utama. Saatos pormat sél salaku Teks , anjeun kedah marios unggal sél sareng ngetik nol anu leungit sacara manual. Pikeun ngahindarkeun tugas anu pikasieuneun ieu, sambungkeun ka lambaran Excel anjeun nganggo DDE. Ieu bakal nahan format angka Excel asli kaasup nol saacanna.

Kitu cara ngabéréskeun masalah pormat gabungan surat sareng pormat widang anu dipikahoyong. Hatur nuhun pikeun maca!