Handledningen visar hur du behåller formateringen av siffror, datum, procent och valuta när du gör en sammanslagning från Excel till Word eller ändrar den efter dina önskemål.

I en av våra tidigare artiklar tittade vi på hur du kan skicka personliga brev eller e-postmeddelanden från Excel till Word. Det visade sig att det finns många utmaningar när du använder Word Mail Merge för att automatisera skapandet av ett dokument från ett Excel-arbetsblad. Vissa fält kanske inte fylls i eller fylls med fel information. Siffror som är korrekt formaterade i Excel kanske inte visas korrekt iett Word-dokument. Postnummer kan förlora ledande nollor. Felsökningstipsen nedan hjälper dig att åtgärda typiska problem med formatering i Mail Merge.

Hur du mailsammanfogar och behåller formateringen

När du utför en sammanslagning från ett Excel-arbetsblad kan en del av dina numeriska data förlora sin formatering efter att ha passerat sammanslagningen. Problemen uppstår vanligtvis med siffror som är formaterade som procent eller valuta, eller siffror som innehåller ledande nollor, t.ex. postnummer.

Orsak : Som standard använder Microsoft Word OLE DB-anslutningen, som hämtar information men inte format. I ett Word-dokument visas därför data i det format som de lagras internt i Excel och inte i det format som används i cellerna.

För att illustrera problemet kan du ta en titt på källdataformatet i ett Excel-arbetsblad:

Se nu vad som händer i ett Word-dokument med postsammanställning:

• Postnummer - visas utan en inledande nolla. I Excel visas en inledande nolla eftersom en cell har ett anpassat sifferformat, t.ex. 00000. I Word visas ett underliggande värde (2451).
• Valuta - visas utan valutasymbol, tusentalseparator och decimaler. I Excel formateras talet som valuta (3 000,00 dollar). I Word visas ett tal i sin rena form (3000).
• Procentuell andel - visas normalt som ett decimaltal som motsvarar procenten, i vissa fall som ett flyttal. 30 % som formaterats som procent i Excel kan till exempel visas som 0,3 eller 0,299999999 i Word.
• Datum - visas i standardformatet i regioninställningarna. I vårt fall omvandlas Excel-datumet 20-May-22 till 5/20/2022 i Word.

Lösning : För att Word ska kunna visa postnummer, datum, priser, procentsatser och andra numeriska värden i rätt format ska du ansluta till din Excel-arbetsbok med hjälp av Dynamiskt datautbyte (DDE).

Hur du använder Dynamic Data Exchange för att ansluta till Excel-ark

Innan du startar en sammanslagning av e-postmeddelanden ska du utföra följande steg i Microsoft Word.

1. Gå till Fil> Alternativ> Avancerat .
2. Bläddra ner till Allmänt Välj kryssrutan i avsnittet Bekräfta konverteringen av filformatet vid öppning och klicka på OK .
3. Starta Mail Merge som vanligt (detaljerade steg finns här). När du ska välja mottagare väljer du Använda en befintlig lista .
4. Bläddra till kalkylbladet, välj det och klicka på Öppna (eller dubbelklicka på filen).
5. I Bekräfta datakälla dialogrutan som öppnas, markera kryssrutan Visa alla i det nedre vänstra hörnet och välj sedan MS Excel-arbetsblad via DDE (*.xls) och klicka på OK .
6. Klicka på Hela kalkylbladet , och OK .

Det kan ta ett tag för Word att ansluta till Excel-datakällan via DDE, så ha tålamod - det kommer att spara ännu mer tid i längden :)

Tips: Om du vill förhindra att Word visar flera uppmaningar varje gång du öppnar datafilen, rensar du Bekräfta konverteringen av filformatet vid öppning kryssrutan efter att du har anslutit dig till din sändlista.

Nu behåller alla numeriska värden i Word-sammanslagningsdokumentet sina ursprungliga format.

Hur du formaterar specifika fält för mailsammanställning

Att ansluta till ett Excel-arbetsblad via DDE är det snabbaste sättet att åtgärda alla formateringsproblem på en gång. Om du av någon anledning inte kan använda den här lösningen kan du styra formateringen av Excel-data i Word genom att lägga till en numerisk switch (tidigare kallad bild switch) i ett visst sammanslagningsfält.

A numerisk omkopplare är en slags mask som gör att du kan formatera innehållet i ett fält i ett Word-dokument som du vill. Om du vill lägga till en numerisk växel gör du så här:

1. Välj det sammanslagningsfält vars format du vill ändra. Detta kan vara Datum , Valuta , Procent eller något annat område.
2. Tryck på Shift + F9 för att visa koden för det valda fältet eller Alt + F9 för att visa koderna för alla fält i dokumentet. En generisk fältkod ser ut ungefär som { MERGEFIELD Name }.
3. Lägg till en numerisk växelkod i slutet av fältet.
4. När markören är placerad någonstans i fältet trycker du på F9 för att uppdatera det.
5. Tryck på Shift + F9 eller Alt + F9 igen för att dölja fältkoden och förhandsgranska resultatet.

Följande exempel visar några typiska scenarier.

Mailmerge: nummerformat

För att få siffrorna att visas i rätt format (samma eller annorlunda än i Excel-filen) använder du följande koder för numerisk växling.

Om du till exempel vill formatera ett helt tal med en tusentalseparator använder du den numeriska omkopplaren \# ,0 så att Antal fältet ändras till:

{ MERGEFIELD Number\# ,0 }

Mailmerge: valutaformat

För att formatera valuta i postsammanställning är det de här koderna du ska använda:

Om du till exempel vill tillämpa ett dollarformat i postsammanställning lägger du till den numeriska växeln \# $,0 i fältet Valuta:

{ MERGEFIELD Currency\# $,0 }

Som ett resultat av detta formateras talet 3000 till 3 000 dollar utan decimaler.

Tips. Ovanstående exempel gäller för postsammanställning. dollarformat I stället för dollartecknet ($) kan du använda andra valutasymboler, t.ex. € eller . £ .

Mailmerge: format i procent

Hur du formaterar procentsatser i ett Word-dokument beror på hur källvärdena är formaterade i ditt Excel-ark.

Om den Allmänt eller . Antal format används i Excel visas ett motsvarande tal i Word. Om du vill formatera talet som en procent lägger du till en av följande numeriska växlar.

Om du till exempel vill formatera ett tal som en hel procent redigerar du Procent fältet på följande sätt:

{ MERGEFIELD Percent\# 0% }

Som ett resultat av detta formateras talet 50 som 50 %.

Om formatet Procent tillämpas på Excel-celler visar Word ett faktiskt värde bakom procentformateringen, som är ett decimaltal. Ett Excel-värde på 50 % visas till exempel som 0,5 i Word. För att konvertera det till en procent måste du först multiplicera ett decimaltal med 100 och sedan använda en lämplig numerisk omkopplare. Här är de detaljerade stegen:

1. Välj det sammanslagningsfält som du vill formatera som en procent, t.ex. "Procent". Observera att citattecken ska ingå i urvalet.
2. Tryck på Ctrl + F9 för att slå in det markerade fältet i ett annat fält på följande sätt: { "Procent" }
3. Redigera fältet så att du får något av följande:
   • Avrundad hel procent: {="Procent "*100 \# 0%}
   • Procent med två decimaler: {="Procent "*100 \# 0.00%}
4. Placera markören någonstans i fältet och tryck på F9 för att uppdatera det.

   Observera: Ett sammanslagningsfält som innehåller en formel kommer att visa ett värde, inte fältnamnet, även när det inte är i förhandsgranskningsläget. Oroa dig inte, det är ett normalt beteende. För att se till att värdet inte är statiskt klickar du på pilarna i Förhandsgranska resultat för att växla mellan mottagarna. Om du vill se fältkoden markerar du värdet och trycker samtidigt på tangenterna Shift + F9. Om allt har gjorts korrekt kommer du att se något liknande:

   { ={MERGEFIELD Procent }*100 \# 0% }

Mailmerge: format för datum och tid

Precis som med siffror och valuta kan du ändra datumformatet i brevlänkning med hjälp av en numerisk omkopplare. I tabellen nedan visas koder för några vanliga datum- och tidsformat.

Om du till exempel vill tillämpa en fullständigt datum ändra formatet för fältet Datum på följande sätt:

{ MERGEFIELD Date\@ "dddd, MMMM dd, yyyy" }

Tips och anteckningar:

• I en numerisk datum/tid-omkopplare används stor bokstavsbeteckningen M används för månader och små bokstäver m i minuter.
• Förutom de koder som anges ovan kan du använda alla andra anpassade datum- och tidsformat.

Hur du ändrar formatet för aktuellt datum och tid i Word-postsammanställning

Du kan använda följande genvägar för att infoga dagens datum och aktuell tid i ett brev sammanfogningsdokument:

• Alt + Shift + D - infogar fältet DATE som visar det aktuella datumet.
• Alt + Shift + T - infogar fältet TIME som visar den aktuella tiden.

Detta lägger till datum och tid i standardformatet. Om du vill ändra det kan du använda en numerisk omkopplare enligt beskrivningen ovan. Du kan också tillämpa önskad datum/tid-formatering på ett visuellt sätt.

1. Välj den Datum eller . Tid fältet det format som du vill ändra.
2. Tryck på Shift + F9 för att visa fältkoden, som kan se ut som { DATE \@ "M/d/yyyy" }
3. Högerklicka på det valda fältet och välj Redigera fält... från kontextmenyn.
4. I Arkiverad dialogrutan, välj önskat format för Datum fältet och klicka på OK .

   Tips: Om du vill bevara formateringen under uppdateringar Markera motsvarande kryssruta i det nedre högra hörnet.

Hur du undviker att förlora ledande nollor i postsammanställning

I alla numeriska värden tas ledande nollor bort under en sammanslagning. För att postnummer och andra siffror ska kunna komma igenom en sammanslagning utan att nollor går förlorade ska de formateras som följande text .

För att göra det, välj kolumnen med siffror och välj Text i den Format för nummer på den Hem fliken.

Alternativt kan du högerklicka på den valda kolumnen och sedan klicka på Formatera celler... . I den Formatera celler dialogrutan som öppnas, på den Antal Välj Text och klicka sedan på OK .

Viktig anmärkning! Om Särskilt (t.ex. postnummer) eller anpassat format (t.ex. 00000) tillämpas på dina Excel-celler, vilket ändrar det till formatet Text formatet gör att ledande nollor försvinner. Efter att ha formaterat celler som Text måste du granska varje cell och skriva in saknade nollor manuellt. För att slippa denna skrämmande uppgift kan du ansluta till ditt Excel-ark via DDE. På så sätt behåller du de ursprungliga Excel-nummersnitten, inklusive föregående nollor.

Så här löser du problem med formateringen av postsammanställningar och formaterar fälten på det sätt du vill. Tack för att du läste!