Падручнік паказвае, як захаваць фарматаванне лікаў, дат, працэнтаў і валюты пры выкананні зліцця пошты з Excel у Word або змяніць яго на свой густ.

У адным з нашых У папярэдніх артыкулах мы разглядалі, як зліццё пошты з Excel у Word для адпраўкі персаналізаваных лістоў або паведамленняў электроннай пошты. Як аказалася, выкарыстанне зліцця лістоў Word для аўтаматызацыі стварэння дакумента з аркуша Excel можа выклікаць шмат праблем. Некаторыя палі могуць быць незапоўнены або запоўнены няправільнай інфармацыяй. Нумары, правільна адфарматаваныя ў Excel, могуць няправільна адлюстроўвацца ў дакуменце Word. Паштовыя індэксы могуць страціць першыя нулі. Прыведзеныя ніжэй парады па ліквідацыі непаладак дапамогуць вам выправіць тыповыя праблемы фарматавання зліцця лістоў.

Як зліццё лістоў і захаванне фарматавання

Пры выкананні зліцця лістоў з аркуша Excel некаторыя вашых лікавых даных можа страціць фарматаванне пасля праходжання зліцця. Праблемы звычайна ўзнікаюць з лікамі, адфарматаванымі ў працэнтах або валюце, або з лікамі, якія ўтрымліваюць нулі ў пачатку, напрыклад, з паштовымі індэксамі.

Прычына : Па змаўчанні Microsoft Word выкарыстоўвае злучэнне OLE DB, якое падцягвае інфармацыя, але не фарматы. У выніку ў дакуменце Word даныя з'яўляюцца ў фармаце, у якім яны захоўваюцца ўнутры Excel, а не ў фармаце, прымененым да ячэек.

Каб праілюстраваць праблему, паглядзіце на фарматы зыходных дадзеных у працоўным аркушы Excel:

Цяпер паглядзіце, што адбываецца ў дакуменце зліцця пошты Word:

• Паштовы індэкс - з'яўляецца без нуля ў пачатку. У Excel адлюстроўваецца першы нуль, таму што ячэйка мае карыстальніцкі фармат лікаў, напрыклад 00000. У Word адлюстроўваецца базавае значэнне (2451).
• Валюта - адлюстроўваецца без валюты сімвал, падзельнік тысяч і знакі пасля коскі. У Excel лічба фарматуецца як валюта ($3000,00). У Word адлюстроўваецца лік у чыстым выглядзе (3000).
• Працэнт - звычайна паказваецца ў выглядзе дзесятковага ліку, які адпавядае працэнтам; у некаторых выпадках - лік з плаваючай коскай. Напрыклад, 30 % у фармаце працэнтаў у Excel можа адлюстроўвацца як 0,3 або 0,299999999 у Word.
• Дата - адлюстроўваецца ў фармаце па змаўчанні, усталяваным у наладах вашага рэгіёна. У нашым выпадку дата Excel 20-May-22 ператвараецца ў 5/20/2022 у Word.

Рашэнне : Каб Word адлюстроўваў паштовыя індэксы, даты, цэны, адсоткі і іншыя лікавыя значэнні ў правільным фармаце, падключыцеся да вашай кнігі Excel з дапамогай дынамічнага абмену дадзенымі (DDE).

Як выкарыстоўваць дынамічны абмен дадзенымі для падлучэння да аркуша Excel

Перш чым пачаць зліццё, выканайце наступныя крокі ў Microsoft Word.

1. Перайдзіце ў Файл > Параметры > Дадаткова .
2. Пракруціце ўніз да раздзела Агульныя , усталюйце сцяжок Пацвердзіць пераўтварэнне фармату файла пры адкрыцці і націсніце ОК .
3. Пачніце зліццё пошты як звычайна (падрабязныя крокі тут). Калі справа даходзіць да выбару атрымальнікаў, абярыце Выкарыстоўваць існуючы спіс .
4. Перайдзіце да электроннай табліцы, выберыце яе і націсніце Адкрыць (ці двойчы пстрыкніце файл) .
5. У дыялогавым акне Пацвердзіць крыніцу даных , якое адкрыецца, усталюйце сцяжок Паказаць усе ў левым ніжнім куце, затым выберыце Рабочыя аркушы MS Excel праз DDE (*.xls) і націсніце ОК .
6. Націсніце Уся электронная табліца і ОК .

Word можа заняць некаторы час, каб падключыцца да вашай крыніцы даных Excel праз DDE, таму будзьце цярплівыя - гэта зэканоміць вам яшчэ больш часу ў доўгатэрміновай перспектыве :)

Парада. Каб Word не паказваў некалькі запытаў кожны раз, калі вы адкрываеце файл даных, зніміце сцяжок Пацвердзіць пераўтварэнне фармату файла пры адкрыцці пасля падключэння да спісу рассылкі.

Цяпер усе лікавыя значэнні ў дакумент зліцця пошты Word захоўвае свае зыходныя фарматы.

Як адфарматаваць пэўныя палі зліцця лістоў

Падключэнне да аркуша Excel праз DDE - самы хуткі спосаб адначасна выправіць усе праблемы фарматавання. Калі па нейкай прычыне гэтае рашэнне да вас непрыдатнае, вы можаце кантраляваць фарматаванне даных Excel у Word, дадаўшы лікавы пераключальнік (раней называўся пераключальнікам выявы) у пэўнае поле зліцця.

A лічбавы перамыкач - гэта свайго роду маска, якая дазваляе фарматаваць змесціва aполе ў дакуменце Word так, як вы хочаце. Каб дадаць лічбавы пераключальнік, выканайце наступныя крокі:

1. Выберыце поле аб'яднання, фармат якога вы хочаце змяніць. Гэта можа быць Дата , Валюта , Працэнт ці іншае поле.
2. Націсніце Shift + F9, каб адлюстраваць кадзіроўку выбранага поля або Alt + F9, каб паказаць коды ўсіх палёў у вашым дакуменце. Агульны код поля выглядае прыкладна так { MERGEFIELD Name }.
3. Дадайце лічбавы код пераключэння ў канец поля.
4. Калі курсор знаходзіцца ў любым месцы поля, націсніце F9, каб абнавіць яго .
5. Націсніце Shift + F9 або Alt + F9 яшчэ раз, каб схаваць код поля, а затым праглядзіце вынік.

У наступных прыкладах вы правядзеце некалькі тыповых сцэнарыяў.

Зліццё лістоў: фармат лікаў

Каб лікі адлюстроўваліся ў правільным фармаце (такім жа ці іншым, чым у файле Excel), выкарыстоўвайце наступныя лічбавыя коды пераключэння.

Напрыклад, для фарматавання цэлы лік з падзельнікам тысяч, выкарыстоўвайце лічбавы пераключальнік \# ,0, каб Лік цьфу ld зменыда:

{ MERGEFIELD Number\# ,0 }

Зліццё: фармат валюты

Каб адфарматаваць валюту ў зліцці, трэба выкарыстоўваць наступныя коды:

Напрыклад, каб прымяніць даляравы фармат у зліцці, дадайце лічбавы перамыкач \# $,0 у поле Валюта:

{ MERGEFIELD Currency\# $,0 }

У выніку лік 3000 фарматуецца як $3000 без дзесятковых знакаў.

Парада. Прыведзеныя вышэй прыклады адносяцца да зліцця даляравага фармату . Замест знака даляра ($) вы можаце выкарыстоўваць любыя іншыя сімвалы валюты, напр. € або £ .

Зліццё: фармат працэнтаў

Спосаб фарматавання працэнтаў у дакуменце зліцця лістоў Word залежыць ад зыходных значэнняў адфарматаваны ў вашым аркушы Excel.

Калі ў Excel выкарыстоўваецца фармат Агульны або Лік , у Word з'явіцца адпаведны нумар. Каб адфарматаваць гэты лік у працэнтах, дадайце адзін з наступных лікавых пераключальнікаў.

Напрыклад, каб адфарматаваць лік як цэлы працэнт, адрэдагуйце поле Працэнт наступным чынам:

{ MERGEFIELD Percent\# 0% }

У выніку лік 50 фарматуецца як 50%.

Калі да ячэек Excel прымяняецца працэнтны фармат, Word адлюструе фактычнае значэнне за працэнтным фарматаваннем, якое з'яўляецца дзесятковым лікам. Напрыклад, значэнне Excel, роўнае 50%, у Word будзе адлюстроўвацца як 0,5. Каб пераўтварыць яго ў працэнты, вам трэба спачатку памножыць дзесятковы дроб на 100, а затым выкарыстоўваць адпаведны лічбавы перамыкач. Вось падрабязныя крокі:

1. Выберыце поле зліцця, якое вы хочаце адфарматаваць у працэнтах, напрыклад. «Працэнт». Звярніце ўвагу, што двукоссі павінны быць уключаны ў выбар.
2. Націсніце Ctrl + F9, каб перанесці выбранае поле ў іншае, як гэта: { «Працэнт» }
3. Адрэдагуйце поле так, каб вы атрымаць адно з наступнага:
   • Акруглены цэлы працэнт: {=«Працэнт»*100 \# 0%}
   • Працэнт з двума знакамі пасля коскі: {=«Працэнт»*100 \# 0,00 %}
4. Размесціце курсор у любым месцы поля і націсніце F9, каб абнавіць яго.

   Заўвага. Поле аб'яднання, якое змяшчае формулу, будзе адлюстроўваць значэнне, а не імя поля, нават калі яно не знаходзіцца ў рэжыме папярэдняга прагляду. Не хвалюйцеся, гэта нармальныя паводзіны. Каб пераканацца ўзначэнне не з'яўляецца статычным, пстрыкніце стрэлкі ў групе Папярэдні прагляд вынікаў для пераключэння паміж атрымальнікамі. Каб праглядзець код поля, абярыце значэнне і адначасова націсніце клавішы Shift + F9. Калі ўсё зроблена правільна, вы ўбачыце нешта накшталт гэтага:

   { ={MERGEFIELD Percent }*100 \# 0% }

Зліццё пошты: фармат даты і часу

Як і з лічбамі і валютай, вы можаце змяніць фармат даты ў зліцці з дапамогай лічбавага пераключальніка. У табліцы ніжэй пералічаны коды для некалькіх часта выкарыстоўваных фарматаў даты/часу.

Напрыклад, каб прымяніць поўную дату змяніце фармат поля зліцця даты такім чынам:

{ MERGEFIELD Date\@ "dddd, MMMM dd, yyyy" }

Парады і заўвагі:

• У лічбавым пераключальніку даты/часу верхні рэгістр M выкарыстоўваецца для месяцаў, а малыя літары m для хвілін.
• Акрамя кодаў, пералічаных вышэй, вы можаце выкарыстоўваць любыя іншыя карыстальніцкія фарматы даты і часу.

Як змяніць фарматбягучая дата і час у зліцці пошты Word

Каб уставіць сённяшнюю дату і бягучы час у дакумент зліцця, вы можаце выкарыстоўваць наступныя цэтлікі:

• Alt + Shift + D - уставіць поле ДАТЫ, якое адлюстроўвае бягучую дату.
• Alt + Shift + T - уставіць поле ЧАС, якое адлюстроўвае бягучы час.

Гэта дадасць дату і час у стандартныя фармат. Каб змяніць яго, вы можаце выкарыстоўваць лічбавы пераключальнік, як апісана вышэй. Ці вы можаце ўжыць жаданае фарматаванне даты/часу візуальным спосабам.

1. Абярыце поле Дата або Час , фармат якога вы хочаце змяніць .
2. Націсніце Shift + F9, каб адлюстраваць кадзіроўку палёў, якая можа выглядаць прыкладна так { ДАТА \@ "M/d/yyyy" }
3. Пстрыкніце правай кнопкай мышы выбранае поле і абярыце Рэдагаваць поле… з кантэкстнага меню.
4. У дыялогавым акне Пададзены выберыце патрэбны фармат для поля Дата і націсніце ОК .

   Парада. Калі вы жадаеце захаваць фарматаванне падчас абнаўленняў , усталюйце адпаведны сцяжок у правым ніжнім куце.

Як пазбегнуць страты першых нулёў у зліцці

Ва ўсіх лікавых значэннях нулі падчас зліцця выдаляюцца. Каб паштовыя індэксы і іншыя нумары праходзілі праз зліццё без страты нулёў, іх трэба адфарматаваць як тэкст .

Каб зрабіць гэта, абярыце слупок з лічбамі і абярыце Тэкст у нумарыПоле «Фарматаваць на ўкладцы Галоўная .

Як варыянт, вы можаце пстрыкнуць правай кнопкай мышы на выбраным слупку, а потым націснуць Фарматаваць вочкі… . У дыялогавым акне Фарматаваць вочкі , якое адкрыецца, на ўкладцы Лік выберыце Тэкст , а затым націсніце ОК .

Важная заўвага! Калі фармат Special (напрыклад, паштовы індэкс) або Custom (напрыклад, 00000) ужыты да вашых ячэек Excel, змяненне яго на фармат Text прывядзе да знікнення нулёў у пачатку. Пасля фарматавання ячэек як Тэкст вам трэба будзе праглядзець кожную ячэйку і ўвесці прапушчаныя нулі ўручную. Каб пазбегнуць гэтай складанай задачы, падключыцеся да ліста Excel праз DDE. Гэта захавае зыходныя фарматы лікаў Excel, уключаючы папярэднія нулі.

Вось як вырашыць праблемы фарматавання зліцця пошты і адфарматаваць палі так, як вы хочаце. Дзякуй за чытанне!