يوضح البرنامج التعليمي كيفية الحفاظ على تنسيق الأرقام والتواريخ والنسبة المئوية والعملة عند القيام بدمج بريد من Excel إلى Word أو تغييره حسب رغبتك.

في أحد موقعنا في المقالات السابقة ، نظرنا في كيفية دمج البريد من Excel إلى Word لإرسال رسائل مخصصة أو رسائل بريد إلكتروني. كما اتضح فيما بعد ، فإن استخدام دمج المراسلات في Word لأتمتة إنشاء مستند من ورقة عمل Excel قد يمثل الكثير من التحديات. قد لا يتم ملء بعض الحقول أو ملؤها بمعلومات خاطئة. قد لا تظهر الأرقام التي تم تنسيقها بشكل صحيح في Excel بشكل صحيح في مستند Word. قد تفقد الرموز البريدية الأصفار البادئة. ستساعدك نصائح استكشاف الأخطاء وإصلاحها أدناه في إصلاح مشكلات تنسيق دمج المراسلات النموذجية.

كيفية دمج المراسلات والحفاظ على التنسيق

عند إجراء دمج المراسلات من ورقة عمل Excel ، بعض من البيانات الرقمية الخاصة بك قد تفقد التنسيق بعد الوصول خلال الدمج. تحدث المشكلات عادةً مع الأرقام المنسقة كنسبة مئوية أو عملة ، أو الأرقام التي تحتوي على أصفار بادئة مثل الرموز البريدية.

السبب : بشكل افتراضي ، يستخدم Microsoft Word اتصال OLE DB ، والذي يسحب المعلومات وليس الأشكال. نتيجة لذلك ، في مستند Word ، تظهر البيانات بالتنسيق الذي يتم تخزينها به داخليًا في Excel ، وليس بالتنسيق المطبق على الخلايا.

لتوضيح المشكلة ، يرجى إلقاء نظرة على تنسيقات البيانات المصدر في ورقة عمل Excel:

الآن ، شاهد ما يحدث في مستند دمج المراسلات في Word:

• الرمز البريدي - يظهر بدون صفر بادئ. في Excel ، يتم عرض الصفر البادئ لأن الخلية لها تنسيق رقم مخصص مثل 00000. في Word ، تظهر القيمة الأساسية (2451).
• العملة - تظهر بدون العملة رمز ، وفاصل آلاف ، ومنازل عشرية. في Excel ، تم تنسيق الرقم كـ Currency ($ 3،000.00). في Word ، يتم عرض رقم في شكله النقي (3000).
• النسبة المئوية - عادةً ما تظهر كرقم عشري يتوافق مع النسبة المئوية ؛ في بعض الحالات - رقم فاصلة عائمة. على سبيل المثال ، قد تظهر نسبة 30٪ المنسقة كنسبة مئوية في Excel كـ 0.3 أو 0.299999999 في Word. يظهر
• التاريخ - بالتنسيق الافتراضي المعين في إعدادات المنطقة الخاصة بك. في حالتنا ، يتم تحويل تاريخ Excel 20-May-22 إلى 5/20/2022 في Word.

الحل : لكي يعرض Word الرموز البريدية والتواريخ والأسعار ، النسب المئوية والقيم الرقمية الأخرى بالتنسيق الصحيح ، اتصل بمصنف Excel الخاص بك باستخدام تبادل البيانات الديناميكي (DDE).

كيفية استخدام تبادل البيانات الديناميكي للاتصال بورقة Excel

قبل بدء دمج المراسلات ، قم بتنفيذ الخطوات التالية في Microsoft Word.

1. انتقل إلى File & gt؛ خيارات & GT. خيارات متقدمة .
2. قم بالتمرير لأسفل إلى القسم عام ، حدد خانة الاختيار تأكيد تحويل تنسيق الملف عند الفتح وانقر فوق موافق .
3. ابدأ دمج المراسلات كالمعتاد (الخطوات المفصلة هنا). عندما يتعلق الأمر بتحديد المستلمين ، اختر استخدام قائمة موجودة .
4. تصفح إلى جدول البيانات الخاص بك ، وحدده ، وانقر فوق فتح (أو انقر نقرًا مزدوجًا فوق الملف) .
5. في مربع الحوار تأكيد مصدر البيانات الذي يفتح ، حدد المربع إظهار الكل في الزاوية اليسرى السفلية ، ثم اختر أوراق عمل MS Excel عبر DDE (* .xls) ، وانقر فوق موافق .
6. انقر فوق جدول البيانات بالكامل ، و موافق .

قد يستغرق Word وقتًا طويلاً للاتصال بمصدر بيانات Excel عبر DDE ، لذا يرجى التحلي بالصبر - سيوفر لك هذا المزيد من الوقت على المدى الطويل :)

نصيحة. لمنع المطالبات المتعددة التي يعرضها Word في كل مرة تفتح فيها ملف البيانات ، امسح خانة الاختيار تأكيد تحويل تنسيق الملف عند الفتح بعد الاتصال بالقائمة البريدية.

الآن ، جميع القيم الرقمية في مستند دمج المراسلات Word يحتفظ بالتنسيقات الأصلية الخاصة بهم.

كيفية تنسيق حقول محددة لدمج البريد

يعد الاتصال بورقة عمل Excel عبر DDE أسرع طريقة لإصلاح جميع مشكلات التنسيق دفعة واحدة. إذا لم يكن هذا الحل مناسبًا لك لسبب ما ، فيمكنك التحكم في تنسيق بيانات Excel في Word عن طريق إضافة مفتاح تبديل رقمي (يُسمى سابقًا تبديل الصورة) إلى حقل دمج معين.

A المفتاح الرقمي هو نوع من القناع يتيح لك تنسيق محتويات ملففي مستند Word بالطريقة التي تريدها. لإضافة مفتاح تبديل رقمي ، قم بتنفيذ الخطوات التالية:

1. حدد حقل الدمج الذي تريد تغيير تنسيقه. يمكن أن يكون هذا التاريخ ، العملة ، النسبة المئوية أو بعض الحقول الأخرى.
2. اضغط Shift + F9 لعرض ترميز الحقل المحدد أو Alt + F9 لعرض رموز جميع الحقول في المستند الخاص بك. يبدو رمز الحقل العام شيئًا مثل {MERGEFIELD Name}.
3. أضف رمز تبديل رقمي إلى نهاية الحقل.
4. مع وضع المؤشر في أي مكان في الحقل ، اضغط على F9 لتحديثه .
5. اضغط Shift + F9 أو Alt + F9 مرة أخرى لإخفاء رمز الحقل ، ثم قم بمعاينة النتيجة.

ستطلعك الأمثلة التالية على بعض السيناريوهات النموذجية.

دمج المراسلات: تنسيق الأرقام

للحصول على الأرقام لتظهر بالتنسيق الصحيح (هو نفسه أو مختلف في ملف Excel الخاص بك) ، استخدم رموز التبديل الرقمية التالية.

على سبيل المثال ، للتنسيق رقم صحيح بفاصل الألف ، استخدم المفتاح الرقمي \ # ، 0 بحيث يكون الرقم خطأً التغييرات الثانيةإلى:

{ MERGEFIELD Number\# ,0 }

دمج البريد: تنسيق العملة

لتنسيق العملة في دمج المراسلات ، هذه هي الرموز التي يجب استخدامها:

على سبيل المثال ، لتطبيق تنسيق بالدولار في دمج المراسلات ، أضف رمز التبديل الرقمي \ # $ ، 0 إلى حقل العملة:

{ MERGEFIELD Currency\# $,0 }

نتيجة لذلك ، يتم تنسيق الرقم 3000 على أنه $ 3،000 بدون منازل عشرية.

نصيحة. الأمثلة أعلاه لدمج المراسلات تنسيق الدولار . بدلاً من علامة الدولار ($) ، يمكنك استخدام أي رموز عملات أخرى ، على سبيل المثال € أو £ .

دمج البريد: تنسيق النسبة المئوية

تعتمد طريقة تنسيق النسب المئوية في مستند دمج المراسلات في Word على كيفية القيم المصدر تم تنسيقها في ورقة Excel الخاصة بك.

إذا تم استخدام تنسيق عام أو رقم في Excel ، فسيظهر رقم مطابق في Word. لتنسيق هذا الرقم كنسبة مئوية ، أضف أحد المفاتيح الرقمية التالية.

على سبيل المثال ، لتنسيق رقم كنسبة مئوية كاملة ، قم بتحرير الحقل النسبة المئوية كما يلي:

{ MERGEFIELD Percent\# 0% }

نتيجة لذلك ، تم تنسيق الرقم 50 على أنه 50٪.

إذا تم تطبيق تنسيق النسبة المئوية على خلايا Excel ، فسيعرض Word قيمة فعلية خلف تنسيق النسبة المئوية ، وهو رقم عشري. على سبيل المثال ، ستظهر قيمة Excel البالغة 50٪ على شكل 0.5 في Word. لتحويلها إلى نسبة مئوية ، تحتاج أولاً إلى ضرب رقم عشري في 100 ، ثم استخدام مفتاح رقمي مناسب. فيما يلي الخطوات التفصيلية:

1. حدد حقل الدمج الذي تريد تنسيقه كنسبة مئوية ، على سبيل المثال "نسبه مئويه". لاحظ أنه يجب تضمين علامات الاقتباس في التحديد.
2. اضغط على Ctrl + F9 لالتفاف الحقل المحدد في حقل آخر مثل هذا: {«النسبة المئوية»}
3. قم بتحرير الحقل بحيث يمكنك احصل على واحد مما يلي:
   • نسبة مئوية كاملة مدورة: {= «النسبة المئوية» * 100 \ # 0٪}
   • نسبة مع منزلتين عشريتين: {= «النسبة» * 100 \ # 0.00 ٪}
4. ضع المؤشر في أي مكان في الحقل واضغط على F9 لتحديثه.

   ملاحظة. سيعرض حقل الدمج الذي يحتوي على صيغة قيمة ، وليس اسم الحقل ، حتى عندما لا تكون في وضع المعاينة. لا تقلق ، إنه سلوك طبيعي. للتأكد من أنالقيمة ليست ثابتة ، انقر فوق الأسهم في مجموعة معاينة النتائج للتبديل بين المستلمين. لعرض رمز الحقل ، حدد القيمة واضغط على مفتاحي Shift + F9 معًا. إذا تم كل شيء بشكل صحيح ، فسترى شيئًا كالتالي:

   { ={MERGEFIELD Percent }*100 \# 0% }

   أنظر أيضا: استيراد جهات اتصال Outlook إلى Gmail وتصدير جهات اتصال Google إلى Outlook

دمج البريد: تنسيق التاريخ والوقت

كما هو الحال مع الأرقام والعملات ، يمكنك تغيير تنسيق التاريخ في دمج المراسلات باستخدام مفتاح تبديل رقمي. يسرد الجدول أدناه رموز بعض تنسيقات التاريخ / الوقت الشائعة الاستخدام.

على سبيل المثال ، لتطبيق تاريخ كامل <تنسيق 13> ، قم بتغيير تنسيق حقل دمج التاريخ بهذه الطريقة:

{ MERGEFIELD Date\@ "dddd, MMMM dd, yyyy" }

تلميحات وملاحظات:

• في التبديل الرقمي للتاريخ / الوقت ، الأحرف الكبيرة M يُستخدم للأشهر والحروف الصغيرة m للدقائق.
• بصرف النظر عن الرموز المذكورة أعلاه ، يمكنك استخدام أي تنسيقات مخصصة أخرى للتاريخ والوقت.

كيفية تغيير تنسيق ملفالتاريخ والوقت الحاليان في دمج المراسلات في Word

لإدراج تاريخ اليوم والوقت الحالي في مستند دمج المراسلات ، يمكنك استخدام الاختصارات التالية:

• Alt + Shift + D - إدراج حقل التاريخ الذي يعرض التاريخ الحالي.
• Alt + Shift + T - أدخل حقل الوقت الذي يعرض الوقت الحالي.

سيؤدي هذا إلى إضافة التاريخ والوقت في الوضع الافتراضي صيغة. لتغييره ، يمكنك استخدام مفتاح رقمي كما هو موضح أعلاه. أو يمكنك تطبيق تنسيق التاريخ / الوقت المطلوب بطريقة مرئية.

1. حدد الحقل التاريخ أو الوقت الذي تريد تغيير تنسيقه .
2. اضغط Shift + F9 لعرض ترميز المجال ، والذي قد يبدو مثل {DATE \ @ "M / d / yyyy"}
3. انقر بزر الماوس الأيمن فوق الحقل المحدد واختر تحرير الحقل… من قائمة السياق.
4. في مربع الحوار Filed ، حدد التنسيق المطلوب للحقل Date ، وانقر فوق OK .

   نصيحة. إذا كنت تريد الاحتفاظ بالتنسيق أثناء التحديثات ، فحدد خانة الاختيار المقابلة في الزاوية اليمنى السفلية.

كيفية تجنب فقد الأصفار البادئة في دمج المراسلات

في كافة القيم الرقمية ، يتم إسقاط الأصفار البادئة أثناء دمج المراسلات. لكي تظهر الرموز البريدية والأرقام الأخرى عبر دمج البريد دون فقد الأصفار ، يجب تنسيقها على هيئة نص .

للقيام بذلك ، حدد العمود الذي يحتوي على أرقام واختر اكتب في رقمتنسيق المربع في علامة التبويب الصفحة الرئيسية .

بدلاً من ذلك ، يمكنك النقر بزر الماوس الأيمن فوق العمود المحدد ، ثم النقر فوق تنسيق الخلايا ... . في مربع الحوار تنسيق الخلايا الذي يفتح ، في علامة التبويب رقم ، حدد نص ، ثم انقر فوق موافق .

ملاحظة مهمة! إذا تم تطبيق تنسيق خاص (مثل الرمز البريدي) أو تنسيق مخصص (مثل 00000) على خلايا Excel ، فإن تغييره إلى تنسيق نص سيؤدي إلى اختفاء الأصفار البادئة. بعد تنسيق الخلايا كـ نص ، سيتعين عليك مراجعة كل خلية وكتابة الأصفار المفقودة يدويًا. لتجنب هذه المهمة الشاقة ، قم بالاتصال بورقة Excel عبر DDE. سيحتفظ هذا بتنسيقات أرقام Excel الأصلية بما في ذلك الأصفار السابقة.

هذه هي كيفية حل مشكلات تنسيق دمج المراسلات وتنسيق الحقول بالطريقة التي تريدها. شكرا على القراءة!