이 자습서에서는 Excel에서 Word로 메일 병합을 수행하거나 원하는 대로 변경할 때 숫자, 날짜, 백분율 및 통화의 형식을 유지하는 방법을 보여줍니다.

이전 기사에서는 Excel에서 Word로 편지를 병합하여 개인화된 편지 또는 전자 메일 메시지를 보내는 방법을 살펴보았습니다. 결과적으로 Word의 편지 병합을 사용하여 Excel 워크시트에서 문서 작성을 자동화하면 많은 문제가 발생할 수 있습니다. 일부 필드는 채워지지 않거나 잘못된 정보로 채워질 수 있습니다. Excel에서 올바르게 서식이 지정된 숫자는 Word 문서에서 올바르게 표시되지 않을 수 있습니다. 우편 번호 앞에 오는 0이 손실될 수 있습니다. 아래의 문제 해결 팁은 일반적인 메일 병합 서식 문제를 해결하는 데 도움이 됩니다.

메일 병합 및 서식 유지 방법

Excel 워크시트에서 메일 병합을 수행할 때 일부 숫자 데이터는 병합 후 형식이 손실될 수 있습니다. 이 문제는 일반적으로 백분율 또는 통화 형식의 숫자 또는 우편 번호와 같이 선행 0을 포함하는 숫자에서 발생합니다.

원인 : 기본적으로 Microsoft Word는 OLE DB 연결을 사용합니다. 정보는 있지만 형식은 아닙니다. 결과적으로 Word 문서에서 데이터는 셀에 적용된 형식이 아니라 Excel 내부에 저장된 형식으로 나타납니다.

문제를 설명하기 위해 다음을 살펴보십시오. Excel 워크시트의 원본 데이터 형식:

이제 Word 편지 병합 문서에서 어떤 일이 발생하는지 확인하십시오.

• 우편번호 - 선행 0 없이 나타납니다. Excel에서는 셀에 00000과 같은 사용자 지정 숫자 형식이 있기 때문에 선행 0이 표시됩니다. Word에서는 기본 값(2451)이 표시됩니다.
• 통화 - 통화 없이 표시됩니다. 기호, 천 단위 구분 기호 및 소수 자릿수. Excel에서 숫자는 통화($3,000.00)로 형식이 지정됩니다. Word에서는 순수한 형태의 숫자(3000)가 표시됩니다.
• 백분율 - 일반적으로 백분율에 해당하는 십진수로 표시됩니다. 경우에 따라 - 부동 소수점 숫자. 예를 들어 Excel에서 백분율 형식의 30%는 Word에서 0.3 또는 0.299999999로 나타날 수 있습니다.
• 날짜 - 지역 설정에 설정된 기본 형식으로 나타납니다. 우리의 경우 Excel의 날짜 20-May-22는 Word에서 2022-05-20로 변환됩니다.

해결 방법 : Word에서 우편 번호, 날짜, 가격, 올바른 형식의 백분율 및 기타 숫자 값은 동적 데이터 교환 (DDE)을 사용하여 Excel 통합 문서에 연결합니다.

동적 데이터 교환을 사용하여 Excel 시트에 연결하는 방법

편지 병합을 시작하기 전에 Microsoft Word에서 다음 단계를 수행하십시오.

1. 파일 > 옵션 > 고급 .
2. 일반 섹션까지 아래로 스크롤하고 열 때 파일 형식 변환 확인 확인란을 선택한 다음 확인 을 클릭합니다.
3. 평소와 같이 편지 병합을 시작하십시오(자세한 단계는 여기 참조). 수신자를 선택하려면 기존 목록 사용 을 선택합니다.
4. 스프레드시트를 찾아 선택하고 열기 를 클릭하거나 파일을 두 번 클릭합니다. .
5. 열리는 데이터 소스 확인 대화 상자에서 왼쪽 하단 모서리에 있는 모두 표시 상자를 선택한 다음 DDE를 통한 MS Excel 워크시트를 선택합니다. (*.xls) , 확인 을 클릭합니다.
6. 전체 스프레드시트 를 클릭하고 확인 을 클릭합니다.

Word가 DDE를 통해 Excel 데이터 원본에 연결하는 데 시간이 오래 걸릴 수 있으므로 잠시만 기다려 주십시오. 이렇게 하면 장기적으로 훨씬 더 많은 시간을 절약할 수 있습니다 :)

팁. 데이터 파일을 열 때마다 Word에서 여러 프롬프트가 표시되지 않도록 하려면 메일링 리스트에 연결한 후 열 때 파일 형식 변환 확인 확인란을 선택 취소하십시오.

이제 모든 숫자 값이 Word 편지 병합 문서는 원래 형식을 유지합니다.

특정 편지 병합 필드의 서식을 지정하는 방법

DDE를 통해 Excel 워크시트에 연결하는 것이 모든 서식 문제를 한 번에 해결하는 가장 빠른 방법입니다. 어떤 이유로 이 솔루션을 적용할 수 없는 경우 특정 병합 필드에 숫자 스위치(이전에는 그림 스위치라고 함)를 추가하여 Word에서 Excel 데이터의 서식을 제어할 수 있습니다.

A 숫자 스위치 은원하는 방식으로 Word 문서의 필드. 숫자 스위치를 추가하려면 다음 단계를 수행하십시오.

1. 형식을 변경하려는 병합 필드를 선택하십시오. Date , Currency , Percent 또는 기타 필드일 수 있습니다.
2. Shift + F9를 눌러 선택한 필드의 코딩을 표시하거나 문서의 모든 필드 코드를 표시하려면 Alt + F9를 누르십시오. 일반 필드 코드는 { MERGEFIELD 이름 }과 유사합니다.
3. 필드 끝에 숫자 스위치 코드를 추가합니다.
4. 커서를 필드의 아무 곳에나 놓은 상태에서 F9를 눌러 업데이트합니다. .
5. Shift + F9 또는 Alt + F9를 다시 눌러 필드 코드를 숨긴 다음 결과를 미리 봅니다.

다음 예는 몇 가지 일반적인 시나리오를 안내합니다.

편지 병합: 숫자 형식

숫자를 올바른 형식(Excel 파일과 같거나 다름)으로 표시하려면 다음 숫자 스위치 코드를 사용하세요.

예: 형식 지정 천 단위 구분 기호가 있는 정수인 경우 숫자 스위치 \# ,0을 사용하여 Number 필드 ld 변경 사항to:

{ MERGEFIELD Number\# ,0 }

편지 병합: 통화 형식

편지 병합에서 통화 형식을 지정하기 위해 사용할 코드는 다음과 같습니다.

예를 들어 편지 병합에서 달러 형식을 적용하려면 통화 필드에 숫자 스위치 \# $,0을 추가합니다.

{ MERGEFIELD Currency\# $,0 }

결과적으로 숫자 3000은 소수 자릿수 없이 $3,000로 형식이 지정됩니다.

팁. 위의 예는 편지 병합 달러 형식 에 대한 것입니다. 달러 기호($) 대신 다른 통화 기호를 사용할 수 있습니다. € 또는 £ .

편지 병합: 백분율 형식

Word 편지 병합 문서에서 백분율 형식을 지정하는 방법은 소스 값이 Excel 시트에서 형식이 지정됩니다.

Excel에서 일반 또는 숫자 형식을 사용하는 경우 해당 숫자가 Word에 나타납니다. 해당 숫자를 백분율 형식으로 지정하려면 다음 숫자 스위치 중 하나를 추가합니다.

예를 들어, 숫자를 형식화하려면 전체 백분율로 Percent 필드를 다음과 같이 편집합니다.

{ MERGEFIELD Percent\# 0% }

따라서 숫자 50은 50%로 형식이 지정됩니다.

백분율 서식이 Excel 셀에 적용된 경우 Word는 십진수인 백분율 서식 뒤에 실제 값을 표시합니다. 예를 들어 Excel 값 50%는 Word에서 0.5로 나타납니다. 백분율로 변환하려면 먼저 소수에 100을 곱한 다음 적절한 숫자 스위치를 사용해야 합니다. 자세한 단계는 다음과 같습니다.

1. 백분율로 형식을 지정할 병합 필드를 선택합니다. "퍼센트". 따옴표는 선택 항목에 포함되어야 합니다.
2. Ctrl + F9를 눌러 선택한 필드를 다음과 같이 다른 필드로 묶습니다. { «Percent» }
3. 다음과 같이 필드를 편집합니다. 다음 중 하나를 가져옵니다.
   • 반올림된 전체 백분율: {=«Percent»*100 \# 0%}
   • 소수점 두 자리가 있는 백분율: {=«Percent»*100 \# 0.00 %}
4. 필드의 아무 곳에나 커서를 놓고 F9를 눌러 업데이트하십시오.

   참고. 수식이 포함된 병합 필드는 미리 보기 모드가 아닌 경우에도 필드 이름이 아닌 값을 표시합니다. 걱정하지 마세요. 정상적인 행동입니다. 확인하려면값이 정적이 아닌 경우 결과 미리보기 그룹의 화살표를 클릭하여 수신자 간에 전환합니다. 필드 코드를 보려면 값을 선택하고 Shift + F9 키를 함께 누르십시오. 모두 올바르게 완료되면 다음과 같이 표시됩니다.

   { ={MERGEFIELD Percent }*100 \# 0% }

편지 병합: 날짜 및 시간 형식

숫자와 통화와 마찬가지로 숫자 스위치를 사용하여 편지 병합에서 날짜 형식을 변경할 수 있습니다. 아래 표에는 일반적으로 사용되는 몇 가지 날짜/시간 형식에 대한 코드가 나열되어 있습니다.

예를 들어 전체 날짜 형식에서 날짜 병합 필드 형식을 다음과 같이 변경합니다.

{ MERGEFIELD Date\@ "dddd, MMMM dd, yyyy" }

팁 및 참고 사항:

• 날짜/시간 숫자 스위치에서 대문자 M 은 월, 소문자 m 는 분을 나타냅니다.
• 위에 나열된 코드 외에도 다른 사용자 지정 날짜 및 시간 형식을 사용할 수 있습니다.

포맷 변경 방법Word 메일 병합의 현재 날짜 및 시간

메일 병합 문서에 오늘 날짜와 현재 시간을 삽입하려면 다음 단축키를 사용할 수 있습니다.

• Alt + Shift + D - 삽입 현재 날짜를 표시하는 DATE 필드.
• Alt + Shift + T - 현재 시간을 표시하는 TIME 필드를 삽입합니다.

기본값에 날짜와 시간이 추가됩니다. 체재. 이를 변경하려면 위에서 설명한 대로 숫자 스위치를 사용할 수 있습니다. 또는 원하는 날짜/시간 형식을 시각적으로 적용할 수 있습니다.

1. 형식을 변경하려는 날짜 또는 시간 필드를 선택합니다. .
2. Shift + F9를 눌러 { DATE \@ "M/d/yyyy" }
3. 선택한 필드를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 <12를 선택합니다>필드 편집… 컨텍스트 메뉴에서.
4. 파일 대화 상자에서 날짜 필드에 원하는 형식을 선택하고 확인 을 클릭합니다.

   팁. 업데이트하는 동안 서식을 유지 하려면 오른쪽 하단에서 해당 확인란을 선택하십시오.

   또한보십시오: SUM 또는 SUMIF 함수를 사용하는 Excel VLOOKUP - 수식 예

메일 병합에서 선행 0이 손실되지 않도록 하는 방법

모든 숫자 값에서 메일 병합 중에 선행 0이 삭제됩니다. 0을 잃지 않고 메일 병합을 통해 우편 번호 및 기타 번호를 받으려면 텍스트 형식이어야 합니다.

이렇게 하려면 숫자가 있는 열을 선택하고 을 선택합니다. 번호의 텍스트 홈 탭의 형식 상자.

또는 선택한 열을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭한 다음 셀 서식... 을 클릭할 수 있습니다. 열리는 셀 서식 대화 상자의 숫자 탭에서 텍스트 를 선택한 다음 확인 을 클릭합니다.

중요 참고 사항! 특수 (예: 우편 번호) 또는 사용자 지정(예: 00000) 형식이 Excel 셀에 적용된 경우 텍스트 형식으로 변경하면 선행 0이 사라집니다. 셀을 텍스트 로 포맷한 후 각 셀을 검토하고 누락된 0을 수동으로 입력해야 합니다. 이 어려운 작업을 피하려면 DDE를 통해 Excel 시트에 연결하십시오. 이렇게 하면 앞의 0을 포함하여 원래 Excel 숫자 서식이 유지됩니다.

메일 병합 서식 문제를 해결하고 원하는 방식으로 필드 서식을 지정하는 방법입니다. 읽어주셔서 감사합니다!